アポイントメールに「お礼返信し、日時決定する」書き方・例文5選

  1. 【あなた】アポイントの依頼メールを送る
     ↓
  2. 【社外ビジネス相手】訪問OK!と返信する
     ↓
  3. 【あなた】お礼&日時の決定メール返信 ➡︎ 今回はココ!
     ↓
  4. 【社外ビジネス相手】了解メール返信

お礼&日時決定の返信をする「アポイントメール」例文

  1. 【あなた】アポイントの依頼メールを送る
  2. 【社外ビジネス相手】訪問OK!と返信する
  3. 【あなた】お礼&日時の確定メール返信 ⇒ 今ココ!
  4. 【社外ビジネス相手】了解メール返信

書き方のコツ「お礼&日時決定のアポイント返信メール」

まず、お礼&日時決定のアポイント返信メールの書き方について簡単に。返信メールは以下のようなステップで書いていきます。

  1. メール件名は履歴付き返信を使う
    「返信Re:貴社訪問のお願い(社名・名字)」などとなる

  2. 初めての相手「お世話になります」
    面識ありの社外ビジネス挨拶「お世話になっております」
    ※ 省略し、お礼から入ってもよい
  3. つづいて訪問や打ち合わせを受け入れてくれたことや、日程調整してもらったことに対するお礼を簡潔に
  4. 「ご都合につき承知いたしました」「それでは~」として日程だけでなく、場所やアジェンダについても案内しておくと丁寧。簡潔でよい。
  5. メール結び・締めくくりは「当日は何卒宜しくお願い致します」などの常套句で締める

※初めての取引先と、面識ありの取引先では返信の仕方というか、使うべき敬語フレーズがちがいます。それぞれのシーンに対する例文をこれから紹介します。

お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文」面識あり

【社外ビジネス・面識あり】
面識のある取引先に対して、お礼&日時決定を伝える「アポイントメール返信」のビジネスメール例文。
日時決定の連絡をするだけでなく、会議の目的や場所なども案内すると丁寧。

お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文①」面識あり

メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)

株式会社ビジネス
経理部 ●● 様

お時間を頂けるとのこと、誠にありがとうございます。
●●様のご都合につき承知いたしました。

それでは以下の通りに訪問いたしたく存じます。

日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:●●(上司)、ノマド、計2名

お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————

お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文②」面識あり

メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)

株式会社ビジネス
資材部 ●● 様

ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、誠にありがとうございます。

さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに訪問いたしたく、仔細につきご案内申し上げます。

日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:●●(上司)、ノマド、計2名

お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————

お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文③」面識あり

メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)

株式会社ビジネス
営業部 ●● 様

お世話になっております。転職・ノマドでございます。

ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、厚くお礼申し上げます。

さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに訪問いたしたく、仔細につきご案内申し上げます。

日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィス
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:●●(上司)、ノマド、計2名

●●様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————

【補足】
・お取り計らい は「ものごとを上手く進めること」の意味
・いただく は「もらう」の謙譲語
・よろしい は「よい」の丁寧表現
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・いたしたく存じます は「~したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしている
・伺う は「行く・訪問する」の謙譲語
・久方ぶりに は「久しぶりに」の丁寧な表現

お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文」初めて

【社外ビジネス・初めての相手】
初めての相手(取引先)に対して、お礼&日時決定を伝える「アポイントメール返信」のビジネスメール例文。日時決定の連絡をするだけでなく、会議の目的や場所なども案内すると丁寧。

お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文①」初めて

メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)

株式会社ビジネス
経理部 ●● 様

ご連絡ありがとうございます。転職・ノマドでございます。
また、ご面談のお時間を頂けるとのこと併せてお礼申し上げます。

さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに貴社へ伺います。

日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィス
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:xx(上司)、ノマド、計2名

以上

●●様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————

【補足】
・箇条書きを使うときは「記」「以上」を使うのが一般的。ただしこれは手紙やビジネス文書での話であり、ビジネスメールであれば省略してもよい。

お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文②」初めて

メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)

株式会社ビジネス
資材部 ●● 様

早速のご連絡、誠にありがとうございます。
また、ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、感謝申し上げます。

さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに訪問いたしたく、仔細につきご案内申し上げます。

日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:xx(上司)、ノマド、計2名

以上

●●様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————

【補足】
・仔細 は「詳細」と似たような意味
・いただく は「もらう」の謙譲語
・よろしい は「よい」の丁寧表現
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・いたしたく存じます は「~したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしている
・伺う は「行く・訪問する」の謙譲語

相手から返信が来なかったら…

ところが、

ビジネスシーンにおいては訪問アポイントの依頼メールを送付したものの、相手からの連絡がこないケースあり。そんなときには返事を催促しましょう。

以下の記事をご参考にどうぞ。

【完全版】丁寧な催促のビジネスメール文例20選

【社外ビジネス】丁寧な催促メールの書き方、ビジネスメール文例10選

【社内あて】丁寧な催促メールの書き方と、ビジネスメール文例10選

書き方「アポイントお礼返信メール」

  1. 【あなた】アポイントの依頼メールを送る
  2. 【社外ビジネス相手】訪問OK!と返信する
  3. 【あなた】お礼&日時の確定メール返信 ⇒ 今ココ!書き方の解説
  4. 【社外ビジネス相手】了解メール返信

メール件名の例文・書き方

【例文】
メール件名: 返信Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・のまど)

 icon-arrow-circle-o-up メール件名の書き方

・件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。この場合はアポイントの依頼に対する返事をするわけなので「履歴付き返信」を使う。

メール宛名の例文・書き方

【例文①ビジネスメール・相手がわかる】
ビジネス会社
営業部 ケミカル課 ○○ 様

【例文②ビジネスメール・相手不明】
ビジネス会社
営業部 ご担当 様

 icon-arrow-circle-up メール宛名の書き方
  • 担当者の名前がわかるときは、会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。
  • わからなければ「担当 様」「ご担当 様」「ご担当者 様」「営業部 御中」などとする。
  • 部署名や課名も入れることが普通だが、長すぎたら部署名だけでよい。
  • また役職つきの相手であれば「○○ 部長」「部長 ○○ 様」などとする。

メール挨拶文の例文・書き方

【例文①ビジネスメール返信・基本Ver
1-1. お時間を頂けるとのこと、誠にありがとうございます。
1-2. ご連絡ありがとうございます。

【例文②ビジネスメール返信・初めてVer
早速のご連絡、誠にありがとうございます。
また、ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、感謝申し上げます。

【例文③ビジネスメール返信・初めてVer
早速のご連絡、誠にありがとうございます。
また、ご面談のお時間をいただけるとのこと併せてお礼申し上げます。

 icon-arrow-circle-o-left メール挨拶文の書き方

  • 返信メールでは定型のビジネス挨拶は必ずしも必要でなく、例文のように「お礼」から入ってもよい
  • 通常、社内の相手には「お疲れ様です」「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を使う。
  • 通常、社外の相手には初対面だと「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。
  • どちらを使うか迷ったら「(これから)お世話になります」を使えばよい。

メール本文の例文・書き方

【例文①面識ありの相手】
さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに伺います。
日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:xx(上司)、ノマド、計2名

【例文②初めての相手】
さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下、仔細につきご案内申し上げます。

日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:xx(上司)、ノマド、計2名
以上

 icon-arrow-circle-o-up メール本文の書き方

  • 「さて」はこれから本題に移りますよ、という意味で使う。
  • 初めての相手であろうと、面識ありの相手であろうとほとんど同じ定型文でよい
  • アポイントお礼&決定の返信メールでは、日時の決定だけでなく、場所や目的、訪問者なども案内しておくと丁寧(必ずしも必要ではないけど…)

メール結び・締めの書き方

【例文①】
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
当日はどうぞ宜しくお願いいたします。

【例文②】
●●様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

【例文③】
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

 icon-arrow-up メール結び・締めの書き方

  • アポイントメール返信の結び定型文をつかうだけでよい
  • アポイント返信お礼の結びは種類が少ない

ビジネスメールでよく使う「アポイントの敬語フレーズ」

せっかくの機会ですので、訪問アポイント返信のビジネスメールでよく使われる敬語を紹介します。ご参考にどうぞ。

大変お手数ではございますが

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  1. 例文「大変お手数ではございますが、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます」
  2. 例文「大変お手数おかけいたしますが、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます」

ここで「お手数」は「手間」の意味。丁寧語「ございます」とくっつけて「お手数ではございますが」として使います。

何かしらのお願い・依頼をするときのビジネスメール締めによく使われる敬語フレーズです。

「お手数ですが」意味と正しい使い方・敬語の解説

「伺う」「伺いたく存じます」

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  1. 例文「新商品ご紹介のため、貴社へ伺いたく存じます」
  2. 例文「ご挨拶かたがた伺いたく存じます」

ここで「伺う」は「行く」の謙譲語。丁寧語「ます」とくっつけて「伺います」として使います。さらに「思う」の謙譲語「存じる」を組み合わせれば「伺いたく存じます」という敬語のできあがり。

すると意味は「訪問したいと思う」となりますね。使い方はそのままで、目上やビジネス相手のところへ訪問したいときに使う敬語フレーズ。

※「お伺いします」「お伺いしたいです」は間違い敬語(フツーに使われていますが…)

「お伺いしたい」「伺いたい」「伺いたく存じます」正しい敬語は?

誠に勝手を申し上げますが

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  1. 例文「誠に勝手を申し上げますが、どうかご容赦くださいますようお願い致します」
  2. 例文「勝手ばかり申し上げますが、どうかご検討くださいますようお願い致します」
  3. 例文「勝手ばかり申し上げ大変恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです」
  4. 例文「勝手なお願いにて大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます」

「勝手なことを言いますけど」という意味の、相手を気づかうクッションフレーズです。

初めての訪問アポイントや突然のアポイントは、こっちの都合で勝手におしかけている訳ですから、例文のような敬語フレーズを使うと多少はやんわりとした感じになりますね。

ここで「恐れ入る」は「申し訳なく思う、恐縮する」という意味です。「ご容赦」は「許すこと」の意味。

お・ご~いたしかねます

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  • 例文「あいにく別件があり、参加いたしかねます」
    意味「参加することができない」
  • 例文「あいにく先約があり、出席いたしかねます」
    意味「出席することができない」

「お・ご~いたしかねる」という謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしています。おなじく「お・ご~しかねる」も謙譲語。

ここで「かねる(兼ねる)」は「~できない」という意味の語。敬語でもなんでもありませんが「できません」よりも丁寧に聞こえるため重宝するフレーズです。

「自分が~することができない」の意味であり、断りのビジネスメールでは万能に活躍する敬語です。就活メールで使ってもよし、電話で使ってもよし。

「お断りします」の代わりに使える敬語フレーズ20選、メール例文

~することが叶いません

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  • 例文「出席することが叶いません」
    意味「出席できない」
  • 例文「参加することが叶いません」
    意味「参加できない」

原文「~することが叶う」に否定の丁寧語「ません」をくっつけて敬語にしています。

「できない」の代わりに「叶わない」を使うことによって、ホントはやりたいんだけど何かしらの理由によってできない、というニュアンスになります。

直接的な「お断りします」「~できない」よりも回りくどい表現であり、丁寧な敬語といえますね。とくに就活メールで活躍するフレーズです。

(お・ご)~いたします

「お・ご~いたす」という謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしています。おなじく「お・ご~する」「~いたす」も謙譲語。

「自分が~する」の意味であり、ビジネスシーンでは万能に活躍する敬語です。

どれを使っても丁寧ですが、就活メールでは「お・ご~いたします」「~いたします」という敬語フレーズをよく使いますね。

ビジネスメール・電話に使える例文

  • 例文「選考を辞退いたします」
  • 例文「面接を辞退いたします」
  • 例文「受賞を辞退いたします」
  • 例文「購入をお見送りいたします」
  • 例文「今回はお見送りいたします」

「する」の敬語変換|謙譲語と尊敬語、ビジネスメール例文、使い方

承知しました/承知いたしました

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  • 例文①承知しました
  • 例文②承知いたしました

了解!の代わりに使える丁寧な敬語表現です。ここで「例文②承知いたしました」は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語の過去形「ました」をくっつけて敬語にしています。

ビジネスメールで使える例文

  • 例文「承知いたしました、それでは9月10日13:30に貴社へ伺います」
  • 例文「資料作成の件、承知しました。今週末までに作成の上、提出いたします」
  • 例文「ご依頼の製品カタログ送付(3部)の件につき、承知いたしました」

ビジネスメールで「了解」と返信するときの書き方・例文

お時間を頂戴したく存じます

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  • 例文①お時間を頂戴したく存じます
  • 例文②お時間を頂戴いたしたく存じます
  • 例文③お時間を頂きたく存じます
  • 例文④お時間を頂ければと存じます
意味は例文①②③は「時間をもらいたいと思う」。例文④の意味は「時間をもらえたらと思う」。ここで「頂く」は「もらう」の謙譲語、「存じる」は「思う」の謙譲語。

ご都合いかがでしょうか

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  • 例文「ご都合いかがでしょうか」
意味は「都合はどうでしょうか?」。ココで使う「いかが?」は「どう?」の丁寧な表現です。

目上のヒトや転職メールで相手に都合をたずねるときに活躍する敬語フレーズです。

当然ですが、以下のようなフレーズは就活メールでは不適切なのでご注意ください。とくに目上のヒトに対する言葉としては失礼にあたります。

  1. NG例文「空いてる?」
  2. NG例文「都合つく?」
  3. NG例文「どう?」

よろしければ

訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ

  • 例文「よろしければ」
意味は「もしよかったら」。ここで使う「よろしい」は「良い」の丁寧な表現です。都合を尋ねたり、お願いするときのクッション敬語として使うと好感がもてます。
ビジネスメールで使える例文
  • 例文「よろしければ、一度貴社へ伺いたく存じます」
  • 例文「よろしければ、○○の件につき打ち合わせをしたく存じます」
  • 例文「よろしければ、○○の件につき会議をしたく存じます」

その他イロイロ