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この記事の目次
お礼&日時決定の返信をする「アポイントメール」例文
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- 【あなた】お礼&日時の確定メール返信 ⇒ 今ココ!
- 【社外ビジネス相手】了解メール返信
書き方のコツ「お礼&日時決定のアポイント返信メール」
まず、お礼&日時決定のアポイント返信メールの書き方について簡単に。返信メールは以下のようなステップで書いていきます。
- メール件名は履歴付き返信を使う
「返信Re:貴社訪問のお願い(社名・名字)」などとなる
↓ - 初めての相手「お世話になります」
面識ありの社外ビジネス挨拶「お世話になっております」
※ 省略し、お礼から入ってもよい
↓ - つづいて訪問や打ち合わせを受け入れてくれたことや、日程調整してもらったことに対するお礼を簡潔に
↓ - 「ご都合につき承知いたしました」「それでは~」として日程だけでなく、場所やアジェンダについても案内しておくと丁寧。簡潔でよい。
↓ - メール結び・締めくくりは「ご査収のほどよろしく」あるいは「当日はよろしく」を丁寧にした常套句で締める
※初めての取引先と、面識ありの取引先では返信の仕方というか、使うべき敬語フレーズがちがいます。それぞれのシーンに対する例文をこれから紹介します。
お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文」面識あり
【社外ビジネス・面識あり】
面識のある取引先に対して、お礼&日時決定を伝える「アポイントメール返信」のビジネスメール例文。
日時決定の連絡をするだけでなく、会議の目的や場所なども案内すると丁寧。
お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文①」面識あり
メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社ビジネス
経理部 ●● 様
お時間を頂けるとのこと、誠にありがとうございます。
●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに訪問いたしたく存じます。
日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:●●(上司)、ノマド、計2名
お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————
お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文②」面識あり
メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社ビジネス
資材部 ●● 様
ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、誠にありがとうございます。
さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに訪問いたしたく、仔細につきご案内申し上げます。
日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:●●(上司)、ノマド、計2名
ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————
お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文③」面識あり
メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社ビジネス
営業部 ●● 様
お世話になっております。転職・ノマドでございます。
ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、厚くお礼申し上げます。
さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに訪問いたしたく、仔細につきご案内申し上げます。
日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィス
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:●●(上司)、ノマド、計2名
●●様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————
・お取り計らい は「ものごとを上手く進めること」の意味
・いただく は「もらう」の謙譲語
・よろしい は「よい」の丁寧表現
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・いたしたく存じます は「~したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしている
・伺う は「行く・訪問する」の謙譲語
・久方ぶりに は「久しぶりに」の丁寧な表現
お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文」初めて
【社外ビジネス・初めての相手】
初めての相手(取引先)に対して、お礼&日時決定を伝える「アポイントメール返信」のビジネスメール例文。日時決定の連絡をするだけでなく、会議の目的や場所なども案内すると丁寧。
お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文①」初めて
メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社ビジネス
経理部 ●● 様
ご連絡ありがとうございます。転職・ノマドでございます。
また、ご面談のお時間を頂けるとのこと併せてお礼申し上げます。
さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに貴社へ伺います。
記
日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィス
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:xx(上司)、ノマド、計2名
以上
●●様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————
・箇条書きを使うときは「記」「以上」を使うのが一般的。ただしこれは手紙やビジネス文書での話であり、ビジネスメールであれば省略してもよい。
お礼&日時決定の「アポイントメール返信例文②」初めて
メール件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社ビジネス
資材部 ●● 様
早速のご連絡、誠にありがとうございます。
また、ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、感謝申し上げます。
さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに訪問いたしたく、仔細につきご案内申し上げます。
記
日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:xx(上司)、ノマド、計2名
以上
●●様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————
株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:xxx
——————————
・仔細 は「詳細」と似たような意味
・いただく は「もらう」の謙譲語
・よろしい は「よい」の丁寧表現
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・いたしたく存じます は「~したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしている
・伺う は「行く・訪問する」の謙譲語
相手から返信が来なかったら…
ところが、
ビジネスシーンにおいては訪問アポイントの依頼メールを送付したものの、相手からの連絡がこないケースあり。そんなときには返事を催促しましょう。
以下の記事をご参考にどうぞ。
→【社外ビジネス】丁寧な催促メールの書き方、ビジネスメール文例10選
→【社内あて】丁寧な催促メールの書き方と、ビジネスメール文例10選
書き方「アポイントお礼返信メール」
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↓ - 【社外ビジネス相手】了解メール返信
メール件名の例文・書き方
【例文】
メール件名: 返信Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・のまど)
メール件名の書き方
・件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。この場合はアポイントの依頼に対する返事をするわけなので「履歴付き返信」を使う。
メール宛名の例文・書き方
【例文①ビジネスメール・相手がわかる】
ビジネス会社
営業部 ケミカル課 ○○ 様
【例文②ビジネスメール・相手不明】
ビジネス会社
営業部 ご担当 様
メール宛名の書き方
- 担当者の名前がわかるときは、会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。
- わからなければ「担当 様」「ご担当 様」「ご担当者 様」「営業部 御中」などとする。
- 部署名や課名も入れることが普通だが、長すぎたら部署名だけでよい。
- また役職つきの相手であれば「○○ 部長」「部長 ○○ 様」などとする。
メール挨拶文の例文・書き方
【例文①ビジネスメール返信・基本Ver】
1-1. お時間を頂けるとのこと、誠にありがとうございます。
1-2. ご連絡ありがとうございます。
【例文②ビジネスメール返信・初めてVer】
早速のご連絡、誠にありがとうございます。
また、ご多忙にも関わらずご面談いただけるとのこと、感謝申し上げます。
【例文③ビジネスメール返信・初めてVer】
早速のご連絡、誠にありがとうございます。
また、ご面談のお時間をいただけるとのこと併せてお礼申し上げます。
メール挨拶文の書き方
- 返信メールでは定型のビジネス挨拶は必ずしも必要でなく、例文のように「お礼」から入ってもよい
- 通常、社内の相手には「お疲れ様です」「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を使う。
- 通常、社外の相手には初対面だと「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。
- どちらを使うか迷ったら「(これから)お世話になります」を使えばよい。
メール本文の例文・書き方
【例文①面識ありの相手】
さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下の通りに伺います。
日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:xx(上司)、ノマド、計2名
【例文②初めての相手】
さて、●●様のご都合につき承知いたしました。
それでは以下、仔細につきご案内申し上げます。
記
日時:10月23日10:00-11:30
場所:貴社オフィスへ伺います
目的:ご挨拶および商品のご紹介
訪問者:xx(上司)、ノマド、計2名
以上
メール本文の書き方
- 「さて」はこれから本題に移りますよ、という意味で使う。
- 初めての相手であろうと、面識ありの相手であろうとほとんど同じ定型文でよい
- アポイントお礼&決定の返信メールでは、日時の決定だけでなく、場所や目的、訪問者なども案内しておくと丁寧(必ずしも必要ではないけど…)
メール結び・締めの書き方
【例文①】
1-1. ご査収のほど何卒よろしくお願いいたします。
1-2. ご査収くださいますよう宜しくお願いいたします。
1-3. ご査収いただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
【例文②】
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
当日はどうぞ宜しくお願いいたします。
【例文③】
●●様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
【例文④】
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
メール結び・締めの書き方
- アポイントの詳細などをよく確認してほしい、という意味で「ご査収」を使ってメール結び/締めをつくるとよい
- 他には例文②以降のようにしてもOK
ビジネスメールでよく使う「アポイントの敬語フレーズ」
せっかくの機会ですので、訪問アポイント返信のビジネスメールでよく使われる敬語を紹介します。ご参考にどうぞ。
大変お手数ではございますが
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「大変お手数ではございますが、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます」
- 例文「大変お手数おかけいたしますが、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます」
ここで「お手数」は「手間」の意味。丁寧語「ございます」とくっつけて「お手数ではございますが」として使います。
何かしらのお願い・依頼をするときのビジネスメール締めによく使われる敬語フレーズです。
「伺う」「伺いたく存じます」
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「新商品ご紹介のため、貴社へ伺いたく存じます」
- 例文「ご挨拶かたがた伺いたく存じます」
ここで「伺う」は「行く」の謙譲語。丁寧語「ます」とくっつけて「伺います」として使います。さらに「思う」の謙譲語「存じる」を組み合わせれば「伺いたく存じます」という敬語のできあがり。
すると意味は「訪問したいと思う」となりますね。使い方はそのままで、目上やビジネス相手のところへ訪問したいときに使う敬語フレーズ。
※「お伺いします」「お伺いしたいです」は間違い敬語(フツーに使われていますが…)
→「お伺いしたい」「伺いたい」「伺いたく存じます」正しい敬語は?
誠に勝手を申し上げますが
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「誠に勝手を申し上げますが、どうかご容赦くださいますようお願い致します」
- 例文「勝手ばかり申し上げますが、どうかご検討くださいますようお願い致します」
- 例文「勝手ばかり申し上げ大変恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです」
- 例文「勝手なお願いにて大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます」
「勝手なことを言いますけど」という意味の、相手を気づかうクッションフレーズです。
初めての訪問アポイントや突然のアポイントは、こっちの都合で勝手におしかけている訳ですから、例文のような敬語フレーズを使うと多少はやんわりとした感じになりますね。
ここで「恐れ入る」は「申し訳なく思う、恐縮する」という意味です。「ご容赦」は「許すこと」の意味。
お・ご~いたしかねます
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「あいにく別件があり、参加いたしかねます」
意味「参加することができない」 - 例文「あいにく先約があり、出席いたしかねます」
意味「出席することができない」
「お・ご~いたしかねる」という謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしています。おなじく「お・ご~しかねる」も謙譲語。
ここで「かねる(兼ねる)」は「~できない」という意味の語。敬語でもなんでもありませんが「できません」よりも丁寧に聞こえるため重宝するフレーズです。
「自分が~することができない」の意味であり、断りのビジネスメールでは万能に活躍する敬語です。就活メールで使ってもよし、電話で使ってもよし。
→「お断りします」の代わりに使える敬語フレーズ20選、メール例文
~することが叶いません
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「出席することが叶いません」
意味「出席できない」 - 例文「参加することが叶いません」
意味「参加できない」
原文「~することが叶う」に否定の丁寧語「ません」をくっつけて敬語にしています。
「できない」の代わりに「叶わない」を使うことによって、ホントはやりたいんだけど何かしらの理由によってできない、というニュアンスになります。
直接的な「お断りします」「~できない」よりも回りくどい表現であり、丁寧な敬語といえますね。とくに就活メールで活躍するフレーズです。
(お・ご)~いたします
「お・ご~いたす」という謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしています。おなじく「お・ご~する」「~いたす」も謙譲語。
「自分が~する」の意味であり、ビジネスシーンでは万能に活躍する敬語です。
どれを使っても丁寧ですが、就活メールでは「お・ご~いたします」「~いたします」という敬語フレーズをよく使いますね。
ビジネスメール・電話に使える例文
- 例文「選考を辞退いたします」
- 例文「面接を辞退いたします」
- 例文「受賞を辞退いたします」
- 例文「購入をお見送りいたします」
- 例文「今回はお見送りいたします」
→「する」の敬語変換|謙譲語と尊敬語、ビジネスメール例文、使い方
承知しました/承知いたしました
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文①承知しました
- 例文②承知いたしました
了解!の代わりに使える丁寧な敬語表現です。ここで「例文②承知いたしました」は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語の過去形「ました」をくっつけて敬語にしています。
ビジネスメールで使える例文
- 例文「承知いたしました、それでは9月10日13:30に貴社へ伺います」
- 例文「資料作成の件、承知しました。今週末までに作成の上、提出いたします」
- 例文「ご依頼の製品カタログ送付(3部)の件につき、承知いたしました」
お時間を頂戴したく存じます
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文①お時間を頂戴したく存じます
- 例文②お時間を頂戴いたしたく存じます
- 例文③お時間を頂きたく存じます
- 例文④お時間を頂ければと存じます
ご都合いかがでしょうか
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「ご都合いかがでしょうか」
目上のヒトや転職メールで相手に都合をたずねるときに活躍する敬語フレーズです。
当然ですが、以下のようなフレーズは就活メールでは不適切なのでご注意ください。とくに目上のヒトに対する言葉としては失礼にあたります。
- NG例文「空いてる?」
- NG例文「都合つく?」
- NG例文「どう?」
よろしければ
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「よろしければ」
- 例文「よろしければ、一度貴社へ伺いたく存じます」
- 例文「よろしければ、○○の件につき打ち合わせをしたく存じます」
- 例文「よろしければ、○○の件につき会議をしたく存じます」