- 【社外ビジネス相手】アポイントのビジネスメールを送る
↓ - 【あなた】訪問OK!了解!と返信する ⇒ 今回はここ!
↓ - 【社外ビジネス相手】お礼&日時の確定メール返信
↓ - 【あなた】了解メール返信 ⇒ 今回はここ!
この記事の目次
訪問OK!と都合の返信をする「アポイントメール文例」
ビジネスシーンで取引先などからアポイントを依頼するビジネスメールを受けたとき。
返信メールで「訪問OK!了解!」と承諾するビジネスメールの例文を紹介します。
- 【社外ビジネス相手】アポイントのビジネスメールを送る
- 【あなた】訪問OK!了解!と返信する ⇒ 今ここ!
- 【社外ビジネス相手】お礼&日時の確定メール返信
- 【あなた】了解メール返信 ⇒ 次項にて解説
書き方のコツ「訪問OK!アポイントメール」
まず、返信メールで「訪問OK!了解!」と承諾するビジネスメールの書き方について簡単に。返信メールは以下のようなステップで書いていきます。
- メール件名は履歴付き返信を使う
「返信Re:貴社訪問のお願い(社名・名字)」などとなる
↓ - 初めての相手「お世話になります」
面識ありの社外ビジネス挨拶「お世話になっております」
久しぶりの相手には「大変ご無沙汰しております」
↓ - つづいて簡単なお礼
「ご連絡ありがとうございます」などを入れる
↓ - メール本文ではまず「ご訪問の件、承知しました」と相手のアポイントを承諾する。気の利いたひと言、ふた言をいれると丁寧(無くてもよい)。柔軟にご対応を
↓ - 「なお、」として、あなたの都合(候補日)を伝える
↓ - メール結び・締めくくりは相手を気づかうフレーズ「お忙しいところ恐れ入りますが、」などを使い「お取り計らい」などの文章で締める。
※初めての取引先と、面識ありの取引先では返信の仕方というか、使うべき敬語フレーズがちがいます。それぞれのシーンに対する例文をこれから紹介します。
アポイント了解!の返信メール例文「面識ありの相手」
【社外ビジネス】
面識のある取引先に対して、訪問アポイントOK!了解!と承諾するビジネスメール例文。相手から候補日連絡があればその中から選び(例文①)、なければ自ら候補日を連絡する(例文②)。いつでもいいと伝えるときは(例文③)を使う。
ビジネスメール返信例文①相手から候補日連絡あり
【社外ビジネス】
面識のある取引先に対して「訪問アポイントOK!了解!」と承諾するビジネスメール返信例文。相手から候補日の連絡があり、選ぶパターン。
メール件名: 返信Re:貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社転職
営業部 ノマド 様
お世話になっております。
(株)ビジネス・野間子でございます。こちらこそ大変ご無沙汰しております。
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私のほうでもご報告したい案件がございましたので、ぜひご面談お願いしたく存じます。
なお、頂いた候補日程ですと①11月10日AM、②11月15日PMが空いております。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
——————————-
株式会社ビジネス
法人営業部 国内営業課
野間子 オーエル
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxx
FAX:xxxx
E-mail:xxx@xxx
——————————-
ビジネスメール返信例文②相手から候補日連絡なし
【社外ビジネス】
面識のある取引先に対して「訪問アポイントOK!了解!」と承諾するビジネスメール返信例文。相手から候補日の連絡がなく、あなたが連絡しなければいけないパターン。
メール件名: 返信Re:貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社転職
営業部 ノマド 様
お世話になっております。
(株)ビジネス・野間子でございます。ご連絡ありがとうございます。
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私のほうでも久方ぶりにお話したいと思っておりましたので、ぜひご面談お願いしたく存じます。
なお、今週ですと以下の日時ではご都合いかがでしょうか。
①11月10日 16:00-18:00
②11月11日 10:00-12:00
③11月13日 終日
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
メール署名
ビジネスメール返信例文③いつでもOK!と返信
【社外ビジネス】
面識のある取引先に対して「訪問アポイントOK!了解!」と承諾するビジネスメール返信例文。「いつでもいいよ!」と返事する例文。
メール件名: 返信Re:貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社転職
営業部 ノマド 様
お世話になっております。
(株)ビジネス・野間子でございます。ご連絡ありがとうございます。
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私のほうでも情報交換したい案件がございましたので、ぜひご面談お願いしたく存じます。
なお日程につきまして、私のほうではとくに希望はございません。ノマド様のご都合のよろしい日時にて調整いただければ幸いです。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
メール署名
敬語およびフレーズの解説
・お取り計らい は「ものごとを上手く進めること」の意味
・いただく は「もらう」の謙譲語
・よろしい は「よい」の丁寧表現
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・いたしたく存じます は「~したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしている
・伺う は「行く・訪問する」の謙譲語
・久方ぶりに は「久しぶりに」の丁寧な表現
アポイント承諾の返信メール例文「初めての相手」
【社外ビジネス】
初めての取引先に対して、訪問アポイントOK!了解!と承諾するビジネスメール例文。相手から候補日連絡があればその中から選び(例文①)、なければ自ら候補日を連絡する(例文②)。いつでもいいと伝えるときは(例文③)を使う。
※ とくに飛び込み営業や新規営業に来た相手に使います
ビジネスメール返信例文①相手から候補日連絡あり
【社外ビジネス】
初めての取引先に対して「訪問アポイントOK!了解!」と承諾するビジネスメール返信例文。「候補日程ならこの日がいい!」と返事する例文。
メール件名: 返信Re:貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社転職
営業部 ノマド 様
お世話になります。
(株)ビジネス・野間子でございます。ご丁寧にありがとうございます。
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私も●●につきお話を伺いたいと考えておりましたので、ぜひご面談お願いしたく存じます。
なお、頂いた候補日程ですと①11月10日AM、②11月15日PMが空いております。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
——————————-
株式会社ビジネス
法人営業部 国内営業課
野間子 オーエル
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxx
FAX:xxxx
E-mail:xxx@xxx
——————————-
ビジネスメール返信例文②相手から候補日連絡なし
【社外ビジネス】
初めての取引先に対して「訪問アポイントOK!了解!」と承諾するビジネスメール返信例文。相手のメールに候補日程がなく「候補日を自ら連絡する」シーン。
メール件名: 返信Re:貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社転職
営業部 ノマド 様
お世話になります。
(株)ビジネス・野間子でございます。
ご丁寧にご連絡くださいまして、誠にありがとうございます。
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私も●●に関して大変興味があり、ぜひお話を伺いたく存じます。
なお、今週ですと以下の日時ではご都合いかがでしょうか。
①11月10日 16:00-18:00
②11月11日 10:00-12:00
③11月13日 終日
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
メール署名
ビジネスメール例文③いつでもOK!と返信
【社外ビジネス】
初めての取引先に対して「訪問アポイントOK!了解!」と承諾するビジネスメール返信例文。「いつでもいいよ!」と返事する例文。
メール件名: 返信Re:貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社転職
営業部 ノマド 様
お世話になります。
(株)ビジネス・野間子でございます。
ご丁寧にご連絡くださいまして、誠にありがとうございます。
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私も●●に関して大変興味があり、ぜひお話を伺いたく存じます。
なお日程につきまして、私のほうでとくに希望はございません。ノマド様のご都合のよろしい日時にて調整いただければ幸いです。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
メール署名
敬語およびフレーズの解説
・お取り計らい は「ものごとを上手く進めること」の意味
・いただく は「もらう」の謙譲語
・よろしい は「よい」の丁寧表現
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・いたしたく存じます は「~したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしている
・伺う は「行く・訪問する」の謙譲語
・久方ぶりに は「久しぶりに」の丁寧な表現
アポイントのビジネスメールへのお礼返信/返事
- 【社外ビジネス相手】アポイントのビジネスメールを送る
↓ - 【あなた】訪問OK!了解!と返信する ⇒ すでに解説
↓ - 【社外ビジネス相手】お礼&日時の確定メール返信
↓ - 【あなた】了解メール返信 ⇒ 今ここ!
つづいて相手から日時確定のメール返信がきたあと。返信メールで「了解!」とするビジネスメール例文を紹介します。※ただし必ずしも返信する必要はありませんが…
お礼返信・書き方のポイント
日時が確定し「了解!」とする返信メールは、初めての相手であろうと、面識ありの相手であろうとさほど大きな違いはありません。
ここではより丁寧なメールが求められる「初めての取引先」を相手に想定しますが、どちらにも使えます。
- 日程調整してもらったことに対するお礼を簡潔に
↓ - 了解!は使わず「仔細につき承知しました・承知いたしました」などとする
↓ - メール結び・締めくくり
日時が決定し「了解!」と返信するビジネスメール例文
【社外ビジネス】
訪問アポイントについて日時が確定し「了解!」とする返信メール例文。
メール件名: Re:Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社転職
営業部 ノマド 様
ご連絡ありがとうございます。
さて、日時等の仔細につき承知いたしました。
ご足労をおかけいたしますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————-
株式会社ビジネス
法人営業部 国内営業課
野間子 オーエル
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxx
FAX:xxxx
E-mail:xxx@xxx
——————————-
・ご足労 は「わざわざ来てもらうこと」の意味
・仔細 は「詳細」のような意味
・承知 は「了解」の意味
日時が決定し「了解!」と返信するビジネスメール例文
【社外ビジネス】
訪問アポイントについて日時が確定し「了解!」とする返信メール例文。
メール件名: Re:Re:Re: 貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社転職
営業部 ノマド 様
ご連絡ありがとうございます。
さて、日時等の仔細につき承知いたしました。
こちらこそ、○○様にお会いするのを楽しみにしております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
——————————-
株式会社ビジネス
法人営業部 国内営業課
野間子 オーエル
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxx
FAX:xxxx
E-mail:xxx@xxx
——————————-
「訪問アポイントを断る」返信ビジネスメール例文
ところで、相手から訪問アポイントの依頼があったものの、どうしても断りたいときもあるかと思います。
二度と関わりたくないような営業マン(生命保険・投資用マンションなど)でなければ、無視するようなことは止めておきましょう。
念のため、アポイントに断りを入れるビジネスメール例文も紹介しておきます。
【社外ビジネス】
商談・面談・訪問アポイントをめんどくさくて受けたくないとき。丁寧な断り方の例文。
メール件名:返信Re:貴社訪問のお願い(転職・ノマド)
株式会社 転職
営業部 ノマド 様
お世話になっております。
(株)ビジネス・野間子でございます。ご丁寧にありがとうございます。
さて、メールを拝読し精査いたしましたが、このたびの訪問ご依頼につきましてはお見送りさせて頂きます。せっかくのお話を頂いておきながら、このような返事となりましたこと深くお詫び申し上げます。
なお、頂いたご提案はとても興味深く拝見しました。しかしながら、私共の業務内容といささか分野が異なるものと思われ、ご協力は極めて難しいと考えております。
どうかご了承いただければ幸いです。また機会がございましたらその際にはぜひ、宜しくお願いいたします。
甚だ略儀とは存じますが、まずはお詫びかたがたご返事申し上げます。
——————————-
株式会社ビジネス
法人営業部 国内営業課
野間子 オーエル
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxx
FAX:xxxx
E-mail:xxx@xxx
——————————-
相手から返信が来なかったら…
ところが、
ビジネスシーンにおいては返信したものの、相手からの連絡がこないケースあり。そんなときには返事を催促しましょう。
以下の記事をご参考にどうぞ。
→【社外ビジネス】丁寧な催促メールの書き方、ビジネスメール文例10選
→【社内あて】丁寧な催促メールの書き方と、ビジネスメール文例10選
アポイントメール返信「訪問OK!メール」の書き方
- 【社外ビジネス相手】アポイントのビジネスメールを送る
↓ - 【あなた】訪問OK!了解!と返信する ⇒ 今ココ!書き方の解説
↓ - 【社外ビジネス相手】お礼&日時の確定メール返信
↓ - 【あなた】了解メール返信 ⇒ 書き方は簡単なため省略。例文はすでに解説
メール件名の例文・書き方
【例文】
メール件名: 返信Re: 貴社訪問のお願い(転職・のまど)
メール件名の書き方
・件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。この場合はアポイントの依頼に対する返事をするわけなので「履歴付き返信」を使う。
メール宛名の例文・書き方
【例文①ビジネスメール・相手がわかる】
ビジネス会社
営業部 ケミカル課 ○○ 様
【例文②ビジネスメール・相手不明】
ビジネス会社
営業部 ご担当 様
メール宛名の書き方
- 担当者の名前がわかるときは、会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。
- わからなければ「担当 様」「ご担当 様」「ご担当者 様」「営業部 御中」などとする。部署名や課名も入れることが普通だが、長すぎたら部署名だけでよい。
- また役職つきの相手であれば「○○ 部長」「部長 ○○ 様」などとする。
メール挨拶文の例文・書き方
【例文①ビジネスメール返信・基本Ver】
お世話になっております。
株式会社転職・ノマドでございます。ご連絡ありがとうございます
【例文②ビジネスメール返信・初めてVer】
お世話になります。
(株)ビジネス・野間子でございます。ご丁寧にありがとうございます。
【例文③ビジネスメール返信・初めてVer】
お世話になります。
(株)ビジネス・野間子でございます。
ご丁寧にご連絡くださいまして、誠にありがとうございます。
【例文④ビジネスメール返信・久しぶりVer】
大変ご無沙汰しております。
転職・ノマドでございます。
メール挨拶文の書き方
- 社内の相手には「お疲れ様です」「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を使う。
- 社外の相手には初対面だと「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。どちらを使うか迷ったら「(これから)お世話になります」を使えばよい。
- また、久しぶりの相手には例文④のようなフレーズも常套句。
メール本文の例文・書き方
【例文①相手から候補日連絡あり】
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私も●●につきお話を伺いたいと考えておりましたので、ぜひご面談お願いしたく存じます。
なお、頂いた候補日程ですと①11月10日AM、②11月15日PMが空いております。
【例文②相手から候補日の連絡なし】
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私のほうでも久方ぶりにお話したいと思っておりましたので、ぜひご面談お願いしたく存じます。
なお、今週ですと以下の日時ではご都合いかがでしょうか。
①11月10日 16:00-18:00
②11月11日 10:00-12:00
③11月13日 終日
【例文③いつでもOKと返信する】
さて、ご訪問の件につき承知いたしました。私も●●に関して大変興味があり、ぜひお話を伺いたく存じます。
なお日程につきまして、私のほうでとくに希望はございません。ノマド様のご都合のよろしい日時にて調整いただければ幸いです。
メール本文の書き方
- 「さて」はこれから本題に移りますよ、という意味で使う。
- 初めての相手に対してメール返信するときには例文②③のような本文にし、面識のある相手に対しては例文①のようにする。
- 相手から候補日連絡があればその中から選び(例文①)、なければ自ら候補日を連絡する(例文②)。いつでもいいと伝えるときは(例文③)を使う。
メール結び・締めの書き方
【例文①】
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
【例文②】
大変お手数ではございますが、
お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
メール結び・締めの書き方
- 「相手を気づかう敬語フレーズ+調整してほしい」という内容のメール結びにする。すると例文のような敬語フレーズとなる。
- 「ご調整」という言葉よりも「お取り計らい」がベター。「お取り計らい」は「ものごとをうまく進めること」の意味
- 相手に手間をかけるため「お手数」「恐れ入る」というような敬語フレーズを使う
ビジネスメールでよく使う「アポイントの敬語フレーズ」
せっかくの機会ですので、訪問アポイント返信のビジネスメールでよく使われる敬語を紹介します。ご参考にどうぞ。
大変お手数ではございますが
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「大変お手数ではございますが、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます」
- 例文「大変お手数おかけいたしますが、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます」
ここで「お手数」は「手間」の意味。丁寧語「ございます」とくっつけて「お手数ではございますが」として使います。
何かしらのお願い・依頼をするときのビジネスメール締めによく使われる敬語フレーズです。
「伺う」「伺いたく存じます」
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「新商品ご紹介のため、貴社へ伺いたく存じます」
- 例文「ご挨拶かたがた伺いたく存じます」
ここで「伺う」は「行く」の謙譲語。丁寧語「ます」とくっつけて「伺います」として使います。さらに「思う」の謙譲語「存じる」を組み合わせれば「伺いたく存じます」という敬語のできあがり。
すると意味は「訪問したいと思う」となりますね。使い方はそのままで、目上やビジネス相手のところへ訪問したいときに使う敬語フレーズ。
※「お伺いします」「お伺いしたいです」は間違い敬語(フツーに使われていますが…)
→「お伺いしたい」「伺いたい」「伺いたく存じます」正しい敬語は?
誠に勝手を申し上げますが
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「誠に勝手を申し上げますが、どうかご容赦くださいますようお願い致します」
- 例文「勝手ばかり申し上げますが、どうかご検討くださいますようお願い致します」
- 例文「勝手ばかり申し上げ大変恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです」
- 例文「勝手なお願いにて大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます」
「勝手なことを言いますけど」という意味の、相手を気づかうクッションフレーズです。
初めての訪問アポイントや突然のアポイントは、こっちの都合で勝手におしかけている訳ですから、例文のような敬語フレーズを使うと多少はやんわりとした感じになりますね。
ここで「恐れ入る」は「申し訳なく思う、恐縮する」という意味です。「ご容赦」は「許すこと」の意味。
お・ご~いたしかねます
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「あいにく別件があり、参加いたしかねます」
意味「参加することができない」 - 例文「あいにく先約があり、出席いたしかねます」
意味「出席することができない」
「お・ご~いたしかねる」という謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしています。おなじく「お・ご~しかねる」も謙譲語。
ここで「かねる(兼ねる)」は「~できない」という意味の語。敬語でもなんでもありませんが「できません」よりも丁寧に聞こえるため重宝するフレーズです。
「自分が~することができない」の意味であり、断りのビジネスメールでは万能に活躍する敬語です。就活メールで使ってもよし、電話で使ってもよし。
→「お断りします」の代わりに使える敬語フレーズ20選、メール例文
~することが叶いません
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「出席することが叶いません」
意味「出席できない」 - 例文「参加することが叶いません」
意味「参加できない」
原文「~することが叶う」に否定の丁寧語「ません」をくっつけて敬語にしています。
「できない」の代わりに「叶わない」を使うことによって、ホントはやりたいんだけど何かしらの理由によってできない、というニュアンスになります。
直接的な「お断りします」「~できない」よりも回りくどい表現であり、丁寧な敬語といえますね。とくに就活メールで活躍するフレーズです。
(お・ご)~いたします
「お・ご~いたす」という謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしています。おなじく「お・ご~する」「~いたす」も謙譲語。
「自分が~する」の意味であり、ビジネスシーンでは万能に活躍する敬語です。
どれを使っても丁寧ですが、就活メールでは「お・ご~いたします」「~いたします」という敬語フレーズをよく使いますね。
ビジネスメール・電話に使える例文
- 例文「選考を辞退いたします」
- 例文「面接を辞退いたします」
- 例文「受賞を辞退いたします」
- 例文「購入をお見送りいたします」
- 例文「今回はお見送りいたします」
→「する」の敬語変換|謙譲語と尊敬語、ビジネスメール例文、使い方
承知しました/承知いたしました
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文①承知しました
- 例文②承知いたしました
了解!の代わりに使える丁寧な敬語表現です。ここで「例文②承知いたしました」は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語の過去形「ました」をくっつけて敬語にしています。
ビジネスメールで使える例文
- 例文「承知いたしました、それでは9月10日13:30に貴社へ伺います」
- 例文「資料作成の件、承知しました。今週末までに作成の上、提出いたします」
- 例文「ご依頼の製品カタログ送付(3部)の件につき、承知いたしました」
お時間を頂戴したく存じます
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文①お時間を頂戴したく存じます
- 例文②お時間を頂戴いたしたく存じます
- 例文③お時間を頂きたく存じます
- 例文④お時間を頂ければと存じます
ご都合いかがでしょうか
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「ご都合いかがでしょうか」
目上のヒトや転職メールで相手に都合をたずねるときに活躍する敬語フレーズです。
当然ですが、以下のようなフレーズは就活メールでは不適切なのでご注意ください。とくに目上のヒトに対する言葉としては失礼にあたります。
- NG例文「空いてる?」
- NG例文「都合つく?」
- NG例文「どう?」
よろしければ
訪問アポイントのビジネスメールに使える敬語フレーズ
- 例文「よろしければ」
- 例文「よろしければ、一度貴社へ伺いたく存じます」
- 例文「よろしければ、○○の件につき打ち合わせをしたく存じます」
- 例文「よろしければ、○○の件につき会議をしたく存じます」