【会社を休むときのメール例文5選】当日・事前などシーン別

会社(仕事)を休むときのメール連絡の例文と、書き方について。ビジネスシーンごとに誰よりも正しく紹介する記事。

まずは基本として、
会社を休むときのメール連絡に多い、間違った敬語の使い方についてすこし…

▶︎ 間違い敬語の例文

・間違い「お休みさせていただきます」

・間違い「お休みをいただきます」

などは間違い敬語なので使わないようにしてください(間違った解説をしているウェブサイトが多くあります)。

なぜかというと、
「休み」に尊敬語なのか謙譲語なのかわからない「お・ご」をつけているから。「部長は今日、お休みです」などと、目上のひとの行動に尊敬をこめて使うのが尊敬語です。

ここで、
「お休み」するのはあなたのハズです。「お休み」という言葉をあなたの行為に使うのは、自身の行為を敬っていることになり、完全にNG。くわしい解説は本文中にて。

つづいて、
会社を休むメール連絡の書き方について。以下のような4ステップ構成になっていると、すばらしいビジネスメールになります。

▶︎ 会社を休むメール連絡の書き方

  1. メール件名は
    ・申し訳ありません、本日欠勤いたします
    ・申し訳ありません、本日休みをいただきます
    などとする。
  2. 会社を休む連絡と理由

    お詫びを簡潔に
  3. 誰が仕事のバックアップをするか、連絡
  4. 再度のお詫びでメールを締める

※注意)上司だけでなく仕事をサポートしてくれるかたにも連絡が必要。上司へのメールに「CC:」するのではなく、別で送りましょう。例文は本文にて。

※注意)長文になってしまったので、「見出し」より目的の部分にどうぞ。

【シーン別】会社を休むときのメール例文

当日に会社を休むとき、
事前に会社を休む連絡をするときなど、ビジネスシーン状況別にメール例文を紹介します。

ふだん私が使っている、あるいは部下から受けたことのあるメールテンプレートになります。そのままコピペして使い、敬語の使い方は変えないようご注意ください。

1.「当日に会社を休む」ときのメール例文

まずはもっともよくある、
当日になって会社を休む連絡をするときのメール例文。

–メール例文–

メール件名:申し訳ありません、本日欠勤いたします

○○部長

大変申し訳ありません。
本日、体調不良のため欠勤いたします。

突然の連絡にて大変恐れ入りますが、
ご了承のほどお願い申し上げます。

なお、
本日予定しておりました以下の顧客アポイントはすべて、
先方にキャンセル・延期の連絡をしております。

10:00 東レ(キャンセル連絡済)
13:00ダイセル(キャンセル連絡済)
15:00 東ソー(翌日同時刻に延期)

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、
ご容赦くださいますよう、何卒よろしくお願いいたします。

メール署名

—–

つづいて、
先ほどのメール例文をつかって、当日に会社を休むときのメール書き方についてポイントのみ解説します。

「メール件名」の書き方

メール件名:申し訳ありません、本日欠勤いたします

icon-hand-o-up メール件名の書き方
会社を休むことがわかる内容にすること!

ほかには、
「メール件名:【欠勤連絡】本日、休みをいただきます」
「メール件名:本日、休ませていただきます」
などが使えます。

「会社を休む理由」の書き方

○○部長

大変申し訳ありません。
本日、体調不良のため欠勤いたします。

突然の連絡にて大変恐れ入りますが、
ご了承のほどお願い申し上げます。

icon-hand-o-up 会社を休む理由の書き方:
「体調不良により」というのが、当日に会社を休むときにもっとも使える(ウソでも構いません)。

注意点として、
休む理由は「熱がでた」「風邪ひいた」などのように具体的に書く必要はありません。聞かれたら答える程度でOK。

ほかには、
「子供の急病のため」
「両親の介護のため」
「子供が体調不良となり、病院へ連れて行きます」
なども当日に会社を休むときに使える理由。

本文では
すみません…の代わりに「お詫び」「申し訳ありません」「恐れ入ります」などのフレーズを使う。なんどもおなじ表現を使わないように注意!みっともないビジネスメールになる。

仕事バックアップの書き方

なお、
本日予定しておりました以下の顧客アポイントはすべて、
先方にキャンセル・延期の連絡をしております。

10:00 東レ(キャンセル連絡済)
13:00ダイセル(キャンセル連絡済)
15:00 東ソー(翌日同時刻に延期)

icon-hand-o-up 仕事バックアップの書き方
あなたが休んだとき、誰かが仕事をバックアップする必要がある。あるいは、アポイントや会議などもキャンセルするときもある。

あなたが休んだことによって、
なにか問題はないか?
仕事はどうなるのか?

ということを報告しておく(なにも問題なければこの一文は不要)。

※注意)上司にいちじるしく迷惑をかける、または同僚にいちじるしく迷惑をかけるのであれば電話で連絡しておく。メール連絡 or 電話連絡を使い分けてください。

メール結びの書き方

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、
ご容赦くださいますよう、何卒よろしくお願いいたします。

メール署名

icon-hand-o-up メール結びの書き方:
メール締め・結びはふたたび謝罪。かぶる表現はできるだけさける。

このメール結びの意味は、
「迷惑をかけてすみません・・・ゆるしてね、お願い」となります。

2.「事前に休む連絡をする」ときのメール例文

つづいては前日までに、
事前に会社を休む連絡をするときのメール例文。会社を休む連絡を事前にするときは、そこまで申し訳ない気持ちをだす必要はありません。

なぜなら、
有給休暇の範囲内で休むことは、あなたの権利だからです。ちゃんとした敬語の使い方さえしていれば問題ありません。

2.1.事前連絡のメール例文「休みが複数日」

メール件名:6月10-12日まで休みを頂きます

○○部長

お疲れさまです。

さて首記の件、
私用により6月10日、11日、12日の期間に休みを頂きます。

なお休み期間中、
小職の仕事は○○さんにサポートをお願いしております。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、
ご承認いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

メール署名

—-

▶︎ 書き方のポイント:

・メール件名は「いつからいつまで」休むのかを明記する。

・メール本文は「どこで休みが終わり、いつ出社するのか」をわかるように書く。

・前日までに連絡するばあい、休む理由は「諸事情により」「所用により」「私用により」だけでよい。聞かれたときにだけ、もっともらしい理由を伝える。

・また、誰が休み期間中の仕事サポートをするのかも、ちゃんと上司に伝える。

・メール結びはお詫びと、「休むことを承認して欲しい」連絡をかならず入れる。

2.2.事前連絡のメール例文「休みが1日のみ」

メール件名:6月10日に休みを頂きます

○○部長

お疲れさまです。

さて首記の件、
私用により6月10日に休みを頂きます。

なお休み期間中、
小職の仕事は○○さんにサポートをお願いしております。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、
ご承認いただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

メール署名

3.「仕事のサポートをお願いする」メール例文

つづいて、
会社を休むとき、誰か別のひとに仕事のサポートをお願いするときのメール例文。上司に送る欠勤メールのほかに、仕事サポートをしてくれるひとにもメールしておきます。

あとあと気まずい関係にならないよう、ぬかりなくやっておきましょう。

3.1.メール例文「当日、急に会社を休むとき」

メール件名:本日欠勤のお詫びとサポートのお願い

○○様

大変申し訳ありません。
本日、体調不良のため欠勤いたします。

急な連絡にて大変恐れ入りますが、
もし何かトラブルが発生しましたら、サポートをお願いしたく存じます。

また、
携帯電話(090-1234-5678)には可能な限り出るようにいたします。ご不明な点がございましたら、お気づかいなくご連絡くださいますよう、お願いいたします。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、
お力添えをいただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

メール署名

—-

▶︎ 書き方のポイント:

・メール件名は「お詫びとお願い」を明記する。

・メール本文は「仕事のサポートをお願いしたい」旨を丁寧な敬語でつたえる。

・休む理由は「熱がでた」「風邪ひいた」などのように具体的に書く必要はない。聞かれたら答える程度でOK、すべて体調不良を理由にする。

・かならず連絡のつく電話番号をいれておく。会社を休むひとに普通なら電話しないが「気づかいしてますよ」というアピールが必要。

・メール結びはお詫びと、「手伝ってほしい」連絡をかならず入れる。「お力添え」の意味は「手助け/手伝うこと」であり、すごく役に立つ。

3.2.メール例文「事前に連絡できるとき」

メール件名:6月10日・欠勤のお詫びとサポートのお願い

○○様

お疲れさまです。

さて首記の件、
大変恐れ入りますが所用により、6月10日に休みを頂きます。

つきまして休み期間中、
もし何か急なトラブルが発生しましたら、サポートをお願いしたく存じます。

また、
休み期間中も携帯電話(090-1234-5678)には可能な限り出るようにいたします。ご不明な点がございましたら、お気づかいなくご連絡くださいますよう、お願いいたします。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんが、
お力添えをいただければ幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

メール署名

▶︎ 「ご尽力」「お力添え」意味と違い、正しい使い方 – メール例文

【注意点】会社を休むときの連絡メール

つづいて、
会社を休むときの連絡メールで気をつけるべき注意点について。

念のため、ここまでの注意事項をまとめておきます。