【就活】メールで質問して“お礼を返信する”までの例文と全注意点 – 添削あり

就活・転職者のよくある質問に、

「企業の採用担当にメールで問い合わせ・質問したいけど、メールの書き方がわからない…」

「採用担当から質問メールに回答がきた!お礼をしたいけど、お礼メール返信のやり方がわからない…」

というのがあります。

そこで今回は「メールで質問して、お礼を返信する」までの例文と全注意点を解説します。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

【例文】就活メールで質問・問い合わせをする

まずは例文(黒文字)と押さえるべき書き方(青文字)を見ていきましょう。

例文と書き方

メール件名: 2018年卒・新卒採用予定の有無(大阪大学・加藤一郎)

icon-hand-o-up 【メール件名の書き方】件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。また、どこの誰が問い合わせをしたかも分かるようにしておくと、相手への配慮が感じられる。フルネームで書いても、名字だけでも可(メール署名にフルネームを記載しているため)。

◯◯株式会社
採用担当者 様

icon-hand-o-up 【メール宛名の書き方】担当者の名前がわかる場合には、「氏名 様」もしくは「名字 様」を使い、分からない場合には「採用担当者 様」にする。

突然のメールにて、大変失礼いたします。私、現在就職活動をしております、大阪大学・経済学部の加藤一郎と申します。

icon-hand-o-up 【メール書き出し相手へ気遣いの一文「突然のメールにて、大変失礼いたします」を入れ、その後、簡潔に自己紹介する。「突然のご連絡、失礼いたします」でもよい。ここで自分の趣味などをアピールする必要はない。

この度は、今年度の新卒採用予定の有無について伺いたく、連絡いたしました。
もし貴社にて新卒採用のご予定がおありでしたら、応募したいと考えております。

icon-hand-o-up 【メール本文の書き方】なぜ連絡をしたかをいれ、用件を簡潔に伝える。ぐだぐだと何度も同じことを書く必要はない。シンプルであることが重要。「ご予定がおありでしたら」が丁寧すぎて気持ち悪ければ、「ご予定がありましたら」と言い換えてもOK。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

icon-hand-o-up 【メール締め・結びのポイント】メール締めでは、相手を気遣う社交辞令と「連絡がほしいこと」を念押しする。マイルドな表現にするのであれば「お忙しいところ恐れ入りますが、ご連絡いただければ幸いです。何卒よろしくお願い致します」と言い換えできる。

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大阪大学
経済学部・○○学科
加藤一郎
住所:〒123-456 大阪府大阪市北区~~~
電話:~~~
Eメール:~~~
************************************
icon-hand-o-up 【メール署名の書き方】あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+学科名+氏名+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。

ビジネス敬語の意味と使い方:

【例文】就活メールでお礼を返信する

先ほどの質問・問い合わせメールに企業採用担当から返信がきた場合。お礼メールを返信する必要があります。そこで、お礼メール返信の書き方を例文に基づいて解説します。

例文と書き方

Re:2018年卒・新卒採用予定の有無(大阪大学・加藤一郎)

icon-hand-o-up 【メール件名の書き方】返信がきたら、そのまま「履歴つき返信」を使う。就活ではあまりないが、5回も10回もやり取りを繰り返してRe:Re:Re:Re~~~みたいになったら、さすがに「Re:」を一回のみに書き換える。目安としては3~5回くらい。

◯◯株式会社
伊藤 様

icon-hand-o-up 【メール宛名の書き方】返信がきたら採用担当者の名前がわかるので、会社名+名字を宛先にする。部署名や課名は入れてもよいし、入れなくてもよい

お世話になります。大阪大学・伊藤です。

icon-hand-o-up 【メール書き出し初対面の相手には「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。

就活生はどちらを使うべきか迷ったら、「(これから)お世話になります」を使うとよい。また、先の質問メールで自己紹介は終わっているため「大学名+名字のみ」にする。

ご丁寧にご返信をいただき、誠にありがとうございます。
それでは、新卒採用の募集開始を楽しみにしております。

icon-hand-o-up 【メール本文の書き方】メールに返信してくれたことへの“お礼”を示す。そして、何か一文を適当に加える。例文では新卒採用は実施されるが応募開始していない、と返信がきた場合を想定している。「ご」を何度もつづけて書くのが嫌いな人は「ご丁寧に返信をいただき誠にありがとうございます」でもよい。

もし「新卒採用がない」との返信だった場合「新卒採用をご予定されていないとのこと、承知いたしました。またご縁がありましたら、その際には何卒よろしくお願い致します」とする。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

icon-hand-o-up 【メール締め・結びのポイント】社交辞令として、何かでまたお世話になるかもしれないので、これからも宜しく”的なことを丁寧に述べる。

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大阪大学
経済学部・○○学科
加藤一郎
住所:〒123-456 大阪府大阪市北区~~~
電話:~~~
Eメール:~~~
************************************
icon-hand-o-up 【メール署名の書き方】あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+学科名+氏名+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。これは、何回やり取りを繰り返しても変えなくてよい。

ビジネス敬語の意味と使い方:

【注意】「メール質問〜お礼返信」で気をつけること

つづいて就活・転職メールにありがちな、やってはいけない注意点を解説します。ちなみに、当ブログで紹介している「NGとなる例文」はすべてWantedlyをはじめとする、既存の就活サイトから引っ張っています。

【注意】丁寧すぎて意味不明にならないように!!

就活・転職者の中には、丁寧すぎて意味不明のメール質問・返信になる場合があります。就活・転職メールの目的は、あなたの意図を簡潔に伝えることが重要であって、丁寧すぎることは悪。

たとえば、以下のNG例文のようにダラダラと文章を書くことは、丁寧であっても読みにくいだけです。