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【就活】メールで質問して“お礼を返信する”までの例文と全注意点 – 添削あり

就活・転職者のよくある質問に、

「企業の採用担当にメールで問い合わせ・質問したいけど、メールの書き方がわからない…」

「採用担当から質問メールに回答がきた!お礼をしたいけど、お礼メール返信のやり方がわからない…」

というのがあります。そこで今回は、“メールで質問”して“お礼を返信”するまでの例文と全注意点を解説します。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

“就活メールで質問・問い合わせをする”例文とポイント

例文と抑えるべきポイント

件名: 2018年卒・新卒採用予定の有無(大阪大学・加藤一郎)

icon-hand-o-up 件名のポイント①件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。また件名では、どこの誰が問い合わせをしたかも分かるようにしておく。

◯◯株式会社
採用担当者 様

icon-hand-o-up 宛先のポイント②担当者の名前がわかる場合には、“氏名 様”を使い、分からない場合には“採用担当者 様”にする。

突然のメールにて、大変失礼いたします。私、現在就職活動をしております、大阪大学・経済学部の加藤一郎と申します。

icon-hand-o-up 挨拶のポイント③相手へ気遣いの一文、“突然のメールにて、大変失礼いたします”を入れ、その後、簡潔に自己紹介する。“突然のご連絡、失礼いたします”でもよい。

この度は、今年度の新卒採用予定の有無について伺いたく、連絡いたしました。
もし貴社にて新卒採用のご予定がおありでしたら、応募したいと考えております。

icon-hand-o-up 本文のポイント④なぜ連絡をしたかをいれ、用件を簡潔に伝える。ぐだぐだと何度も同じことを書く必要はない。シンプルであることが重要。“ご連絡いたしました”でもよい。

お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご連絡のほど何卒宜しくお願いいたします。

icon-hand-o-up 締めのポイント⑤メール締めでは、相手を気遣う社交辞令と“連絡がほしい”ことを念押しする。

************************************
大阪大学
経済学部・○○学科
加藤一郎
住所:〒123-456 大阪府大阪市北区~~~
電話:~~~
Eメール:~~~
************************************
icon-hand-o-up 署名のポイント⑥あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+(学科名)+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。

“就活メールでお礼を返信する”例文とポイント

先ほどの質問・問い合わせメールに企業採用担当から返信がきた場合。お礼メールを返信する必要があります。そこで、お礼メール返信の書き方を例文に基づいて解説します。

例文と抑えるべきポイント

Re:2018年卒・新卒採用予定の有無(大阪大学・加藤一郎)

icon-hand-o-up 件名のポイント①返信がきたら、そのまま“履歴つき返信”を使う。

◯◯株式会社
伊藤 様

icon-hand-o-up 宛先のポイント②返信がきたら採用担当者の名前がわかるので、会社名+名字を宛先にする。部署名や課名は入れてもよいし、入れなくてもよい

お世話になっております。大阪大学・伊藤です。

icon-hand-o-up 挨拶のポイント③“お世話になっておりますは、お疲れ!の丁寧な表現であり、誰にでも使える。なお、面識のある相手には“いつもお世話になっております”か、“平素よりお世話になります”を使うのが普通。
先の質問メールで自己紹介は終わっているため「大学名+名字のみ」にする。

ご丁寧にご返信をいただき、誠にありがとうございます。

それでは、新卒採用の募集開始を楽しみにしております。

icon-hand-o-up 本文のポイント④メールに返信してくれたことへの“お礼”を示す。そして、何か一文を適当に加える。例文では、新卒採用は実施されるが応募開始していない、と返信がきた場合を想定している。
もし新卒採用がない、との返信だった場合「新卒採用をご予定されていないとのこと、承知いたしました。またご縁がありましたら、何卒宜しくお願いいたします。」とする。

今後とも何卒宜しくお願いいたします。

icon-hand-o-up 締めのポイント⑤社交辞令として、何かでまたお世話になるかもしれないので、これからも宜しく”的なことを丁寧に述べる。

************************************
大阪大学
経済学部・○○学科
加藤一郎
住所:〒123-456 大阪府大阪市北区~~~
電話:~~~
Eメール:~~~
************************************
icon-hand-o-up 署名のポイント⑥あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+(学科名)+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。これは、何回やり取りを繰り返しても変えなくてよい。

就活生注意!!“メールで質問”して“お礼を返信”する場合に気をつけること

メール質問・お礼返信の注意点①丁寧すぎて意味不明にならないように!!

就活・転職者の中には、丁寧すぎて意味不明のメール質問・返信になる場合があります。就活・転職メールの目的は、あなたの意図を簡潔に伝えることが重要であって、丁寧すぎることは悪です。

たとえば、以下のNG例文のようにダラダラと文章を書くことは、丁寧であっても読みにくいだけです。

NGとなる例文

~~前略~~

この度は、今年度の新卒採用予定の有無についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。

icon-hand-o-up 何の問題もなく、かなり丁寧な表現ですが、丁寧すぎて(私は)読みにくい…

もし今年度の採用をお考えであれば、ぜひ応募したいと考えているのですが、今年度は新卒採用のご予定はありますでしょうか?

icon-hand-o-up 注意!!すでに最初の文章で新卒採用の有無を知りたいと確認している。2重で質問することには意味が無い。違う文章に直すべき。

~~中・後略~~

メールは必要事項を連絡するためのコミュニケーション・ツールです。従って、だらだらと長く書くことは悪。忙しい採用担当者に気遣う意味で、本題前の文章はできるだけ短く、必要最低限にしておくことをオススメします。※もちろん、最低限のメールマナーは守りましょう。

メール質問・お礼返信の注意点②短い文章で要点だけを伝えること!!

“丁寧すぎる表現は読みにくいだけ”に追加して、もう一点。

就活・転職のメール返信では、マナーを守るのは当然のことですですが、メールマナーを守った上で、“どこまでシンプルに要点を伝えられるか”にも気をつけましょう。

メールマナーで気をつけたいNG例

  1. NG例“同じ言い回しを2回使う”
    →○違う表現に変える
  2. NG例“お礼ばかり述べている”
    →○お礼はマックス2回までにする
  3. NG例“時候の挨拶などをいれてしまい、手紙風のメールになっている”
    →○就活・転職用メールに時候の挨拶は必要なし
  4. NG例“謝罪ばかり述べている”
    →○謝罪を表す表現はマックス2回までにする
  5. NG例“絵文字や顔文字を使う”
    →○論外です。

メール質問・お礼返信の注意点③一般職の女性やぺいぺいの若手社員が相手だから、変に気遣いしなくていい

就活・転職者の質問や問い合わせって、最終的に誰が返信することになると思いますか?

実は入社数年程度のぺいぺい若手社員か、一般職・派遣のアシスタント社員です(苦笑)。決して、人事部のマネージャーや採用責任者が問い合わせ対応をする訳ではありません。

そういう意味で、凝ったメールを書いたとしても就活では何も役に立たないでしょう。逆に、失礼なメール質問を送ったとしても、何も問題ありません。

メールやりとりの練習だと思って、気軽に問い合わせして大丈夫ですよ!!

※でも最低限のメールマナーは守ってくださいね!

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