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就活生必見!メール返信マナー①宛名②件名③本文④署名を完璧にするコツ6選

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就活で何かと多くなるメールでのやりとり。OB訪問のアポイントやお礼、リクルーター面接のお礼、面接の日程メールへの返信、内定後のメール返信などなど…数えだしたらキリがないかと思います。

当然メールでのやりとりも選考の一つ。とんでもないメールを書く就活生はそれだけで印象が悪くなり内定の合否に影響します。

そこで「就活のメールでやってはいけない書き方と正しいメールマナー」を作りました。最低限のメールマナーを学んで採用担当者に嫌われないように気をつけましょうね!

*大手化学メーカー営業マンとして日頃から鍛えられているサラリーマンおっさんのメールマナーですので、これさえ身につければ完璧。

それでは見ていきましょう。

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1.メールアドレスは苗字・名前で構成!

たとえば「i-love-ichiro@・・・・」「disney-lovers@・・・・」などなど。「個性的で面白いメールアドレスですね!」なんて絶対に言われないので止めましょう。頭の固いバカおっさん(=企業の採用担当者のことです)たちはこんな些細なことでも「カチン!」ときてしまいます。

私は別に気にしませんが、ビジネスメールマナーとしては全然イケてないので止めておきましょうね。

正解:メールアドレスは名前と苗字で構成されていると良い

メールアドレスは無難に「Ichiro.Suzuki@gmail.com」などといった自分の名前と苗字で構成されたメールアドレスを新しく取得して使いましょう。

またメールサービスはヤフーであろうが、グーグルであろうが、大学のメールサービスであろうが何でも構いません。あなたの使いやすいサービスを使用してくださいね。

2.件名は具体的に書く

件名というのは、そのメールを読むかどうかを決める最も重要な要素。メールの件名は人に例えるなら「顔」の部分にあたります。表情でその人の印象が決まるように、メールの件名で印象が変わります。

OB訪問後のお礼をしたい場合;

▼ダメな件名の例文:ありがとうございました

▼正しい件名の例文:OB訪問のお礼(◯◯大学△△)
*OB訪問でなくてもリクルーター面談・面接などなど。「お礼」をしたい時にこの件名を使います。

▼ダメな件名の例では何に対しての「ありがとう」なのか意味不明な上に、カジュアルすぎるためNG。営業マンが親しい取引先に対して使うのは許されても、就活生が使う表現ではありません。

「ありがとう」を伝えたい場合には「◯◯のお礼」というタイトルにしましょうね。

OB訪問のアポイントをメールでお願いしたい場合;

▼ダメな件名の例文:◯月◯日アポイントのお願い

▼正しい件名の例文:OB訪問のお願い(◯◯大学△△)

▼件名は具体的だからといって良い訳ではありません。アポイントのお願いをする時には、まず相手が受けてくれるかどうかを探る必要があります。「◯月◯日アポイント」という件名のメールを受け取っても「まだ会うかどうかも決まっていないのに急に日程の話をされてもなぁ・・・」というのが普通の反応。

この場合の正しい件名は「◯◯のお願い」です。まずは「アポイントを受けてくれますか?」とお願いしないことには始まらないですからね。

正解:メール件名には決まりきった表現を使う

ビジネスシーンでのメールマナーというのは、ほとんど決まり切った表現しか使われません。これに反するようなメールを受け取ると「なんじゃこいつは?」となってしまうので要注意。

以下のような表現を身につけておけば、どんなことにでも応用が効くでしょう。

  • 何か頼みごと・お願いする時のメール件名:◯◯のお願い
  • 感謝を伝えるメール件名:◯◯のお礼
  • 何か情報を伝えるメール件名:◯◯のご案内
  • アポイント日時確認のメール件名:◯◯のご確認

正解:メール件名には自身の大学と苗字も入れる

これはちょっとした優しさ。初めてメールを送る相手に対して「自分はどこの誰々です」と件名に書いてあると、読む方も「迷惑メールではない」と判断します。

3.宛名は会社名・相手の苗字だけでよい

よく宛名に会社名・事業部名・部署名・役職名、すべて書いてくる就活生がいます。

そんなことは全く必要ないのでやめてください。宛名は長いとメール読む気失せます。

メールはシンプルで見やすくすること。これが忙しいビジネスマンに対する優しさです!

メール本文宛名の例文:

株式会社△△
◯◯様

・・・・

4.メール本文にはまず、簡単な挨拶が必要!

就活生はわからなくて当然ですが、ビジネスメールでは冒頭のあいさつを忘れてはいけません。

OB訪問のアポイントを取りたい場合;

▼ダメなメール本文冒頭の例文:

株式会社△△
◯◯様

このたびはOB訪問を致したく以下の日程で考えておりますが、ご都合いかがでしょうか?

・・・・・・・

▼正しいメール本文冒頭の例文:

株式会社△△
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学△△学部の◯◯と申します。
突然の連絡にて大変失礼をいたします。

さて首記の件、・・・・・・

正解:簡単なあいさつ+自己紹介から始める

これはもうマナーとしか言いようがありません。

ビジネスメールの書き出しは必ず「平素よりお世話になります。」「いつもお世話になり誠にありがとうございます。」「いつもお世話になっております。」といった表現を挨拶として使います。ただ就活生の場合、「いつもお世話になっております」は流石におかしいので「お世話になっております」と簡単に挨拶をしましょう。

ちなみに「こんにちは」などといった日常表現はカジュアルすぎるので会社内の同僚や上司とのやりとりにしか使いません。

5.メール本文では定型文を使え!

「え〜〜〜まだ続きがあるの、もういいでしょ!?」

という声が聞こえてきそうですね(><)長いですが大切なので最後までお付き合いください。

「ようやく挨拶まで終わってさぁ書き出すぞ!」というときに…地雷を踏む可能性が一番高いのですよ!

OB訪問のアポイントを取りたい場合;

▼ダメなメール本文の例文:

株式会社△△
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学△△学部の◯◯と申します。
突然の連絡にて大変失礼をいたします。大学の就職課からの紹介でメールをさせていただきました。

このたびはOB訪問を致したく以下の日程で考えておりますが、ご都合いかがでしょうか?

・・・・・・・

▼正しいメール本文の例文:

株式会社△△
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学△△学部の◯◯と申します。

突然の連絡にて大変失礼をいたします。大学の就職課からの紹介でメールをさせていただきました。

さて首記の件、就職活動に関してのアドバイスを頂戴致したくOB訪問を考えているのですが如何でしょうか?

・・・・・・

ここから本題に入るよ=「さて首記の件、・・・」を使う

これを抑えていないと、挨拶を飛ばしていきなり本題に入るのと同じくメールの構成がイマイチになってしまいます。挨拶は終わってここからが本題だよ!と読む側に伝えるために「さて首記の件、・・・」を使ってみてくださいね。

6.むすびの挨拶にはコレ!

メールの最初と最後は決まり切った表現しか使いません。ぜひ正しいメールマナーをマスターしてください。

OB訪問のアポイントを取りたい場合;

▼ダメなメール本文むすびの例文:

株式会社△△
◯◯様

本文・・・

ご連絡お待ちしております。

◯◯大学△△学部
名前
Mail;
Tel;

▼正しいメール本文むすびの例文:

株式会社△△
◯◯様

本文・・・

お忙しい中大変恐れ入りますが、ご検討を頂きましたら幸いです。
どうぞ宜しくお願い致します。

◯◯大学△△学部
名前
Mail;
Tel;

正解:メール結びの表現もほとんど決まっている

メール最後は「どうぞ宜しくお願い致します」「何卒宜しくお願い致します」といった言葉で締めくくるのがビジネスマナーです。これによって全体が引き締まった文章になりますので、就活生の方はぜひ試してみてくださいね。

ちなみに細かいことですが「ご連絡お待ちしております。」では「連絡するのが当たり前でしょ」みたいな、ちょっと上から目線になってしまいます。

どうしても「連絡をください」という一文を入れたい場合には「ご連絡のほど、何卒宜しくお願い致します」が正解。

その他の部分はどうでもよい

この5つを避けて通り、正しいメールマナーを身につけておけば後はどうでもよい些細なことです。メール署名の書き方なんて「大学名+学部名+名前+連絡先」さえ書いてあれば別になんでもよいし、顔写真を貼ったりといった涙ぐましい就活生の努力もまた、あってもなくても良いでしょう。

それではご検討をお祈りしておりますね!

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