【就活メール完全版】メールアドレス・件名・締め・署名の書き方

就活メールの書き方について、誰よりも完璧にするためのコツを紹介する記事(もちろん例文つき)。就活メールを書くときにもっとも間違いの多い、以下のマナーについて重点的に解説していきます。

  1. メールアドレス
  2. メール件名
  3. メール本文
  4. メール締め・結び
  5. メール署名

これらの書き方について、就活メール知識ゼロの状態から内定を得るまでに必要なすべての知識を提供します。そのままコピペして使える例文となっておりますので就活メールのご参考にどうぞ。

また例文は就活の最初から最後まで使えます。「Googleキープ・Facebook・Feedly」などで登録しておくことをオススメします。※メール添削にも対応しております。

就活でなにかと多くなるメールでのやりとり。OB訪問のアポイントやお礼、リクルーター面接のお礼、面接日程調整メールへの返信、内定後のメール返信などなど…

数えだしたらキリがないかと思います。この機会に身につけておきましょう。

メールアドレスは名字・名前で構成!

メールアドレスは無難に「Ichiro.Suzuki@gmail.com」などといった自分の名前と苗字で構成されたメールアドレスが好まれます。

いまお持ちでなければ、Gmailなどで新しく取得して使いましょう。

ありがちな失敗として「i-love-ichiro@…」「disney-lovers@…」などのメールアドレスはNGになるため、ヤメておきましょう。「個性的で面白いメールアドレスですね!」なんて絶対に言われません。

頭の固いバカおっさん(=企業の採用担当者のこと)たちはこんな些細なことでも「カチン!」ときてしまいます。

メールサービスは携帯電話で確認できるものを!

メールを使う目的は「必要なコミュニケーションを早く・確実にこなすこと」なので、スマホなどの携帯電話で、いつでもどこでもチェックできるメールサービスが好ましいです。

PCでしかチェックできないようなメールサービスを使ってしまうと、「メール返信の遅れ」につながります。

メールは24時間以内に返信することが鉄則ですので、あなたが最も早くレスポンスできるメールサービスを選んでください。iCloudであろうと、GmailであろうとYahooメールであろうと、メールマナーさえ守っていれば問題ありません。

メール件名は内容を表していること!

メール件名は人に例えるなら「顔」の部分にあたります。表情でその人の印象が決まるように、メール件名で印象が変わります。

◎メール件名のNG例と正しい例:

  • NG例文「こんにちは」 → 正しい例「○○の問い合わせ」
  • NG例文「初めまして」 → 正しい例「○○のお願い」
  • NG例文「OB訪問の件」 → 正しい例「OB訪問のお願い」
  • NG例文「ありがとうございました」 → 正しい例「○○のお礼」
  • NG例文「ごめんなさい」 → 正しい例「○○のお詫び」

NGにした例文はすべて、件名であなたが何を意図しているのかわからないのです。具体的に、メール内容を示すメール件名にしましょう。

とはいえメール件名は使うパターンが決まっていますので、以下の例文からふさわしいものを選ぶだけでOK。

メール件名「返信メールは履歴つき返信」

返信メールをするときのマナー。メール件名はそのままにして「履歴つき返信」を使いましょう。就活ではあまりないですが、5回も10回もやり取りを繰り返してRe:Re:Re:Re~~~みたいになったら、さすがに「Re:」を一回のみに書き換えます。目安としては3~5回くらい。どれだけやりとりを繰り返しても、メール件名は自分から変えない。

メール件名「○○のお礼(就活大学・就活)」

何かのお礼メールをするときに使うメール件名。たとえば以下のような時に使います。また( )書きで大学名・名字が記載されていると、受け手がわかりやすくて親切。

  • 例文「インターンシップのお礼(就活大学・就活)」
  • 例文「OB訪問のお礼(就活大学・就活)」
  • 例文「会社説明会のお礼(就活大学・就活)」
  • 例文「選考結果のお礼(就活大学・就活)」
  • 例文「内々定のお礼(就活大学・就活)」

メール件名「○○のお詫び(就活大学・就活)」

  • 例文「選考辞退のお詫び(就活大学・就活)」
  • 例文「内定辞退のお詫び(就活大学・就活)」
  • 例文「説明会欠席のお詫び(就活大学・就活)」

メール件名「○○のお願い(就活大学・就活)」

問い合わせメールなどで、何かのお願いをするときのメール件名です。

  • 例文「会社案内送付のお願い(就活大学・就活)」
  • 例文「面接日程変更のお願い(就活大学・就活)」
  • 例文「面接時間変更のお願い(就活大学・就活)」
  • 例文「内定通知書送付のお願い(就活大学・就活)」

メール件名「○○送付の件(就活大学・就活)」

履歴書やエントリーシートなど、添付ファイルを送りたい時に使うメール件名です。

  • 例文「履歴書送付の件(就活大学・就活)」
  • 例文「エントリーシート送付の件(就活大学・就活)」

メール件名「○○の問い合わせ(就活大学・就活)」

  • 例文「選考結果の問い合わせ(就活大学・就活)」
  • 例文「新卒採用有無の問い合わせ(就活大学・就活)」

メール件名「○○のご連絡(就活大学・就活)」

  • 例文「面接日程候補のご連絡(就活大学・就活)」
  • 例文「履歴書郵送完了のご連絡(就活大学・就活)」

メール件名「○○のご確認(就活大学・就活)」

相手の返事を催促したい時、または何かの確認に使うメール件名。とくに面接結果の連絡がない、などの時に使えます。

  • 例文「選考結果のご確認(就活大学・就活)」
  • 例文「二次面接合否のご確認(就活大学・就活)」
  • 例文「履歴書到着有無のご確認(就活大学・就活)」
  • 例文「OB訪問日程のご確認(就活大学・就活)」

メール宛名は「○○様」「○○部長」

メールの宛名は相手の「部署+課+名字+様」、もしくは「部署+課+役職+名字+様」としましょう。他に使える表現としては「○○部長」「ご担当者様」などがあります。

こちらもよく使うメール宛名を例文でまとめます。

◎メール宛名の例文:

株式会社就活
人事部 採用チーム
転職 様

ーー①ーー

株式会社就活
人事部 採用チーム
転職 課長

ーー②ーー

株式会社就活
人事部 採用チーム
課長
転職 様

ーー③ーー

【注意】役職者は「○○部長様」とせず「○○部長」とする

相手が役職者だった場合、「○○部長様」はNGとなるのでご注意を。「役職名+様」とはせずに「○○部長」、もしくは「部長 ○○様」とします。

【注意】メール宛名にすべて書く必要なし

企業が大きくなればなるほど、部署や課はどんどん細かくなっていきます。

名刺に書いてある情報をすべてメール宛名に入れると、それだけで5行くらいになってしまいます。ところがよく宛名に会社名・カンパニー名・事業部名・部署名・役職名、すべて書いてくる就活生がいます。

そんなことは全く必要ないのでやめてください。

せめて書くとしても「部署・課」くらいで十分です。

メールはシンプルで見やすくすること。これが忙しいビジネスマンに対する優しさです!

◎参考となる記事:

就活メール本文にはまず「お世話になります/お世話になっております」

ーつづくー

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