【就活】応募書類(履歴書・ES)をメールで送る書き方・例文

「就活メールに履歴書・ES・在学証明書・成績証明書など応募書類を添付してまとめて送る」ときの書き方を、例文つきで誰よりも正しく解説する記事。

就活メールにかんする以下の質問、すべてに対応してます。

  • 採用担当に履歴書と在学証明書をメールに添付して送るように言われたけど、書類を添付するときのメールの書き方がわからない…
  • 応募書類の一式をまとめてメール添付するとき、コピペで使える例文を教えてほしい。
  • 採用担当からの返信メールで応募書類を送付するときの例文は?
  • 応募書類を添付するときのファイル名は?
  • ファイルは暗号化してパスワードロックすべき?

それでは具体的にすすめていきます。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

【書き方】就活メールに複数の応募書類を添付する

まずは基本となる書き方について簡単に復習。

「就活メールに履歴書やエントリーシートES、あるいはほかにも複数の応募書類を添付する」ときは以下のような構成となっていると素晴らしく丁寧な就活メールとなります。

※ コピペできる例文は書き方のあとで紹介
※ 返信メールで送るときはこちら → 【就活】返信メールで応募書類(履歴書・ES)を送付する書き方・例文

メール件名の例文・書き方

【例文】
メール件名: 応募書類送付の件(就活大学・ノマド)

【メール件名の書き方】
・件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにする。
・この場合はなにかしらの資料をメールで送るわけなので「〜〜送付の件」。
・添付書類を送るとき、これ以外の表現を使うのはおかしい。また、どこの誰がメールしたか分かるように( )内に大学名・名字or氏名を入れておくと相手への配慮が感じられる。

  • 特定の書類をおくる=○○送付の件
  • まとめて複数の応募書類をおくる=応募書類送付の件
【NG例文】
「履歴書の件」「応募書類の件」「職務経歴書添付の件」などの意味不明なメール件名はNGとなるためご注意を。資料を送付するときの件名は「〇〇送付の件」と決まっている。

メール宛名の例文・書き方

【例文】
就活株式会社
人事部 採用課
就活 様

【メール宛名の書き方】
・採用担当者の名前がわかるときは、会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。
・わからなければ「採用担当様」などとする。部署名や課名も入れることが普通だが、長すぎたら部署名だけでよい。
・また役職つきの相手であれば「○○部長」「部長 ○○様」などとする。
【NG例文】
「○○部長 様」はマナー違反、役職者に「様」はつけない。「部長 ○○様」はOK。

メール挨拶文の例文・書き方

【例文パターン①唐突Ver.】
突然の連絡にて大変失礼いたします。
私、就活大学・就活学部のノマドと申します。2019卒の就活をしております。

【メール挨拶文の書き方①】
・ホントになんの前触れもなくメールを送るのであれば、例文のようなパターンにする。
・「突然ゴメンネ!わたしは◯◯というものですよ」という内容を丁寧にすると例文のようになる。
・はじめてコンタクトするのであれば簡単に自己紹介もする。

【例文パターン②唐突Ver.】
お世話になります。
私、就活大学・ノマドと申します。2019卒予定で就活をしております。

【メール挨拶文の書き方②】
・あるいはオーソドックスでもOK。

・初対面の相手には「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。
・履歴書やESを送る段階では相手と面識がないことが多いため、例文のように簡単な自己紹介をする。選考が進んでいるのであれば、「お世話になっております。就活大学・ノマドです」だけでよい。

【例文パターン③】
お世話になります。
私、就活大学・ノマドと申します。貴社2019卒採用サイトを拝見し、連絡いたしました。

【メール挨拶文の書き方③】
・こんな書き方もあり
・ほかにも、「リクナビにてご掲載の新卒採用情報を拝見し、連絡いたしました」「マイナビにてご掲載の新卒採用情報を拝見し、連絡いたしました」などもOK。

【NG例文】
「お疲れ様です」「こんにちは」「お久しぶりです」は社内の相手にのみ使う挨拶フレーズであるためNG。カジュアルすぎる。

メール本文の例文・書き方

【例文パターン①】
このたび、貴社2019卒採用サイトにてご記載の事務系職に応募いたしたく、
添付にて以下の応募書類を送付いたします。

【メール本文の書き方①】
・唐突に応募するのであれば、例文のような書き方がよい。
・「あなたの会社の2019卒・事務系職種に応募したいから応募書類を添付するよ」を丁寧な敬語をつかって文章にするとこのようになる。
・採用枠がもっと細かく決まっている場合は「営業職・地域特定コースに応募いたしたく~」などとする。要は採用担当に伝わればよい。

【例文パターン②】
さて、企業説明会の際にご指示をいただきました応募書類につき、
添付にて送付いたします。

【メール本文の書き方②】
・「さて標記の件」はこれから件名にした本題に移りますよ、という意味で使う。
・「首記の件」などでもOK。ここでは履歴書やESを添付ファイルで送るわけなので“〜〜を添付にて送付いたします”とする。これ以外の表現は使わなくてよい。グチャグチャと書く必要はない。

メール結び・締めの書き方

【例文】
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

【メール結びの書き方】
・「ご査収=よく中身を確認して受け取ること」の意味。「ご査収のほど何卒よろしくお願いいたします」だけでもよい。
・ただ、相手へのきづかいのために「お忙しいところ大変恐れ入りますが~」をいれると好感度UP。あるいは「ご査収くださいますよう~」でもOK。

メール署名の書き方

************************************
就活大学
就活学部 就活学科
ノマド 就活
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
E-mail:nomad@gmail.com
************************************

【メール署名の書き方】
あなたが誰だか分かる情報を入れること。就活生の署名は一般的に「大学名+学部名+学科名+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。署名のデザインはどうでもいい。

応募書類・ファイル名の書き方

もうひとつ、重要な点を。

応募書類(履歴書・エントリーシートESなど)のファイル名の書き方ですが、以下のようにすると分かりやすくてGood。

書類名_氏名
書類名_志望コース_氏名
書類名_志望コース_氏名_20170917

最後に編集した日付 or 提出した日付までを入れて、

「書類名_氏名_20170917」としてもOK。つまり2017年9月17日に提出した資料だという意味ですね。ビジネスパーソンであれば、たいていはファイル名に日付も入れますね。

  • 履歴書のファイル名
    書き方の例①履歴書_就活ノマド
    書き方の例②履歴書_事務系志望_就活ノマド
    書き方の例③履歴書_事務系志望_就活ノマド_20170918
  • エントリーシートESのファイル名
    書き方の例①ES_就活ノマド
    書き方の例②ES_事務系志望_就活ノマド
    書き方の例③ES_事務系志望_就活ノマド_20170918
  • 応募書類のファイル名
    書き方の例①応募書類_就活ノマド
    書き方の例②応募書類_事務系志望_就活ノマド
    書き方の例③応募書類_事務系志望_就活ノマド_20170918

まぁ、

ファイル名は結局のところ受け手の管理しやすいように変えられるので、そこまで神経質になる必要はありません。

※ 区切りには「 _ 」アンダースコアを使うのが無難。
※ ファイルを暗号化したりパスワードロックをかける必要はありません。

ファイル名に使わない方が無難な記号一覧
「 」スペース
「,」カンマ
「;」セミコロン
「-」ハイフン
「:」コロン
「~」チルダ
「(」「)」「[」「]」「{」「}」「&」「$」「`」「^」「@」「+」

【コピペOK例文】就活で応募書類をメール添付する

これまでの書き方とポイントをふまえて就活メール例文を作ると、以下のようになります。めんどくさければコピペしてそのままお使いください。

就活メール例文①複数の応募書類を送付する(突然Ver)

メール件名: 応募書類送付の件(就活大学・ノマド)

就活株式会社
人事部 採用課
就活 様

突然の連絡にて大変失礼いたします。
私、就活大学・就活学部のノマドと申します。2019卒予定の就活生です。

このたび、貴社2019卒採用サイトにてご記載の事務系職に応募いたしたく、
添付にて以下の応募書類を送付いたします。

  1. 履歴書
  2. エントリーシートES
  3. 運転免許書のコピー
  4. 在学証明書
  5. 成績証明書

以上

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

************************************
就活大学
就活学部 就活学科
ノマド 就活
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
E-mail:nomad@gmail.com
************************************

何の前ぶれもなく唐突に職務経歴書を送付するシーンを想定している
「記」は真ん中ぞろえ、「以上」は右ぞろえが文書のマナーであるものの、メールでは気にしなくてよい。また「記・以上」はメールであれば省略してもよい。

就活メール例文②複数の応募書類を送付する(突然Ver)

メール件名: 応募書類送付の件(就活大学・ノマド)

就活株式会社
人事部 採用課
就活 様

お世話になります。
私、就活大学・就活学部のノマドと申します。2019卒予定で就活をしております。

このたび、貴社2019卒採用サイトにてご記載の事務系職に応募いたしたく、
添付にて以下の応募書類を送付いたします。

  1. 履歴書
  2. エントリーシートES
  3. 運転免許書のコピー
  4. 在学証明書
  5. 成績証明書

以上

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

************************************
就活大学
就活学部 就活学科
ノマド 就活
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
E-mail:nomad@gmail.com
************************************

就活メール例文③返信メールで応募書類を送付する

メール件名: Re: 応募書類送付のお願い(企業名・人事部)

就活株式会社
人事部 採用課
就活 様

お世話になります。
就活大学・就活です。ご連絡いただき、ありがとうございます。

さてご依頼の件、添付にて以下の応募書類を送付いたします。

  1. 履歴書
  2. エントリーシートES
  3. 運転免許書のコピー
  4. 在学証明書
  5. 成績証明書

以上

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

************************************
就活大学
就活学部 就活学科
ノマド 就活
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
E-mail:nomad@gmail.com
************************************

丁寧にも人事部から「応募書類を送ってください」とメール来る場合あり。そのときには「履歴付き返信」をつかって例文のようにする。

就活メール例文④複数の応募書類を添付する(説明会後Ver)

メール件名: 応募書類送付の件(就活大学・ノマド)

就活株式会社
人事部 採用課
就活 様

お世話になります。
就活大学・ノマドと申します。

さて、説明会の際にご指示をいただきました以下の応募書類につき、
添付にて送付いたします。

  1. 履歴書
  2. エントリーシートES
  3. 運転免許書のコピー
  4. 在学証明書
  5. 成績証明書

以上

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

************************************
就活大学
就活学部 就活学科
ノマド 就活
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
E-mail:nomad@gmail.com
************************************

企業説明会に参加した後に応募書類をおくるシーンを想定している。
「記」は真ん中ぞろえ、「以上」は右ぞろえが文書のマナーであるものの、メールでは気にしなくてよい。また「記・以上」はメールであれば省略してもよい。

【注意点】応募書類をメールで送付するときはこうする!

つづいて就活メールに応募書類(履歴書・ESなど)を添付して送付するときの注意点について。

恥ずかしいミスを犯さないよう十分にご注意ください。