就活で“メール返信が遅れた”ときの対処法と全注意点

就活・転職者のよくある質問に、

「面接日程メールへの返信が遅れてしまったけど、お詫びメールの書き方が分からない…」

「説明会参加メールへの返信が遅れてしまったけど、お詫びメールの書き方が分からない…」

「そもそも、どれだけメール返信が遅れたら“返信が遅れた”のか分からない…」

というのがあります。そこで今回は、就活・転職でメール返信が遅れたときの対処法と全注意点を解説します。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

どれだけ待たせたら就活メールの“返信が遅れた”と言えるのか?

まずはどれだけ相手を待たせたらメール返信が遅れたと言えるのか?

その定義についてすこし。

ビジネスマナーの基本は24時間以内にメール返信

ビジネスシーンにおいては「原則として24時間以内にメール返信する」がマナーとなります。

メールは手紙や文書などと違い、いつ・どこにいてもスマホでチェックし返信できるのですから、返事を早くすることは必須です。

「ちょっとややこしいから後回し~」

みたいな考えは捨てましょう(結構やりがち)。とくに最近は会社のメールですらスマホでチェックできる時代になり、ホントにこの「24時間以内に返信」っていうのがマストな感じになってきてますね…

ブログ問い合わせ返信のおそい私が言うのも変な話ですが…

就活でも24時間以内に返信してなければ「遅い」

就活生は社会人ではないため、多少は大目に見られます。ただし社会人になってからのこともあるため、ビジネスマナーの基本に従うべき。

ということなのでシンプルに、

メール返信に24時間以上かかってしまった場合「メール返信が遅れた」と考えましょう。

これはメールの内容にもよるのですが…

重要度の高いメールほど早く返信したほうがよいです。

すぐには返信できないようなことであっても、まずは「回答保留メール」をして逃げること。→ 対処例②にて記載

とくに早く返信すべき就活メール

就活メールでとくに重要度の高いものをまとめると以下のとおり。

  1. 日程調整メール(面接日程、説明会日程、その他)
    日程調整のメールはもっとも重要。企業の採用担当者は、あなただけでなく他の応募者との調整も必要であるため、メール返信が遅れてもいいのですが、希望する日程が取れないリスクあり。
  2. キャンセルメール(面接・説明会・その他)
    礼儀として、無断キャンセルや前日、当日キャンセルは止めましょう。あなたにとってダメージはなくても相手を気づかうことが重要です。
  3. 辞退メール(選考辞退・面接辞退など)
  4. お礼メール(面接・インターンシップ・OB訪問お礼など)
    お礼や謝罪は早ければ早いほど良い。ビジネスの鉄則です。待たせれば待たせるほど、求められる内容のハードルが上がっていき、採用担当者への心象が悪くなるでしょう。

就活メールの返信は原則、24時間以内です。

が、

メールのチェックを忘れていたり他のメールに埋もれていたりで、遅れてしまうこともあります。就活をしていると、やることがたくさんあり過ぎてメール返信が遅れてしまいますよね…

そこで、

前置きがながくなりましたが、
就活でメール返信がおくれたときの対処法と注意点をまとめておきます。

すぐには返信できないようなことであっても、まずは「回答保留メール」をして逃げること。→ 対処例②にて記載

メール返信が遅れたときの対処例①本文中にてお詫び

誰しもメール返信が遅れることはあります。そんなときには変に言い訳をせずメール返信が遅れたことをフツーにお詫びする一文を入れるとよいでしょう。

以下例文のようなフレーズを使いましょう。

【例文】返信が遅くなり大変申し訳ございません

メール件名:Re:Re: 面接日程調整のお願い(人事部・xx)

株式会社ケミカル
人事部
xx 様

お世話になっております。就活大学のノマドです。

返信が遅くなり大変申し訳ございません。

さて面接日程の件、特に希望はございませんので、
xx様のご都合のよろしい日時にて調整いただければと存じます。

お忙しい中恐れ入りますが、
お取り計らいのほど何卒よろしくお願い申し上げます。

メール署名

【補足】
面接日程調整メールへの返信が遅れたシーンを想定。メールあいさつ文のあとに謝罪の一文を入れる。返信=返答=返事と言い換えできる。

ほかにも使える謝罪の例文

  • 例文「返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます」
  • 例文「返信が遅くなりまして大変申し訳ありません」
  • 例文「返答が遅くなり、大変失礼いたしました」

メール返信が遅れたときの対処例②保留したい!と連絡

返信をためらうようなややこしいメールであったり、スケジュール調整などが必要ですぐには返信できそうにない場合。

メール返信が遅れるまえに「回答を保留したい」という感じのメールをするのがベスト。

でも、

すでに手遅れで、さらにメール返信が遅れそうであれば以下の例文を使いましょう。

【例文】メール返信保留を伝える

メール件名:Re:Re: 面接日程調整のお願い(人事部・xx)

転職株式会社
人事部
xx 様

お世話になっております。就活大学のノマドです。

返信が遅くなり大変申し訳ございません。

さて面接日程の件、
別件との兼ね合いにより未だ日程が確保できておりません。

つきまして誠に勝手を申し上げますが、
今週末まで回答にお時間を頂戴したく存じます。

【メール本文の書き方】
「別件で忙しくて日程調整できてないのです」とテキトーな理由をつけて回答を引き伸ばす。
【返信が遅れた理由の書き方】
ながながと書くと「言い訳クソ野郎」になるので短い文章にする。他には「部活」「ゼミ」「諸事情により」「大学の講義との兼ね合い」などでもOK。
「他選考との兼ね合い〜」だと第一志望じゃないことがバレてしまうので、あまりよろしくない(これは採用担当者による、別に問題ないというヒトもいる)。
回答を保留するとき、メール返信期日を自分でちゃんと決める必要あり。そうすると採用担当も「仕方ないなぁ、じゃあ今週末までは待つかな」と思うかもしれない。

ご了承いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

メール署名

【メール結びの書き方】
ご了承=了解してほしい みたいな意味。

【注意】メール返信が遅れたときに気をつけておきたいこと

つづいて、
就活メール返信が遅れたときにやってはいけない注意点について。これから紹介する注意点は悪意がなくてもやってしまいがち。

十分にお気をつけください。

「お礼」と「お詫び」はできるだけ併用しない

【NG例文】

お世話になっております。
就活大学のノマドです。

この度は、次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。

さて面接日程の件、特に希望はございませんので、
xx様のご都合のよろしい日時にて調整いただければと存じます。
~中・後略~

これ、知らず知らずの内によくやってしまいます。

別にマナー違反でも何でもないのですが、お礼をしたいのか、お詫びをしたいのか、よくわかりません…

お礼ならお礼、お詫びならお詫び、とすることがメールをシンプルに読みやすくするコツ。お詫びとお礼を併用すると、チグハグな感じのメールとなってしまいます

メールは必要事項を連絡するためのコミュニケーション・ツールです。

従ってだらだらと長く書くことは悪。いそがしい採用担当者に気づかう意味で文章はできるだけ短く必要最低限にしておくことをオススメします。

※ もちろん最低限のメールマナーは守りましょう。

返信が遅れた理由は書く必要なし!

【NG例文】

お世話になっております。
就活大学のノマドです。

返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。
メールに気づくのが遅くなってしまいました。

さて面接日程の件、特に希望はございませんので、
xx様のご都合のよろしい日時にて調整いただければと存じます。
~中・後略~

これも知らず知らずの内によくやってしまいます。

メール返信が遅れた理由を書いたとしても、採用担当者にとっては言い訳など聞きたくないのですよね…

お詫びをするのに、できなかった理由をつけてしまうことは最悪です

「普段から言い訳ばかりして仕事のできない人だ」という印象を与えかねません。

お詫びをするときのコツは「自分の非を素直に認めて次のアクションを早くとること」です。言い訳をするだけ時間のムダですから止めておきましょう。

ただし、
対処法②回答保留メールをするときは理由や背景の簡単な説明が必要。

どれだけ遅れたとしても返信する

メール返信が遅れてしまったからといって、「どうせもう落ちただろ、無視しよ」見たいな対応をするのは止めておきましょう。

たとえ1週間ほどメール返信が遅れたとしても、相手が待ってくれてる可能性もあります。あなたの勝手な判断で見切りをつけてしまわないこと。

ということで、

どれだけ遅れても返信だけはしましょう。あなたにとって興味のない企業の面接日程連絡だったり、説明会日程連絡だったり…

このまま無視をしてしまいたい気持ちも十分に理解できます(私もブログの問い合わせに対して返信が遅れたら無視してしまいます)。

でも礼儀として「メール返信したという誠意」だけはみせましょうね。就活メール返信は定型文をすこし変えれば良いだけなのですから。

何度も同じフレーズを使わない!

お詫びメールをおくるとき、よく就活生がやってしまう間違いに「同じフレーズを何度も使う」というのがあります。

たとえば、

「返信が遅れて申し訳ありません。日程調整できません。ホントに申し訳ありません」

みたいな感じ。

「申し訳ありません」を連投しすぎっ!!

電話ならこんな感じの対応でいいのですが、メールは文章なので同じフレーズばかり使うとみっともないですよね。

ということで、

お詫びメールにしろ、普段の就活メールにしろ、重複するフレーズはできるだけ使わないのがメールを読みやすくするコツです。

「お詫び」をあらわすフレーズには「重ねてお詫び申し上げます」「返信が遅くなり大変失礼いたしました」などのような言い換えもできるのですから。

こんな間違い敬語、つかってませんか?

せっかくの機会ですので、ビジネスメールでよく使われる敬語の「意味と使い方」もおさらいしておきます(とくに例文でつかった間違いやすい敬語について)。

就活生はよく間違っています(失笑)。

まぁ間違っていても一瞬だけクスッとなるだけで気には留めませんが、恥ずかしいミスを犯さないよう身につけておきましょう。