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就活で“メール返信が遅れた”ときの対処法と全注意点 – 添削あり!

就活・転職者のよくある質問に、

「面接日程メールへの返信が遅れてしまったけど、お詫びメールの書き方が分からない…」

「説明会参加メールへの返信が遅れてしまったけど、お詫びメールの書き方が分からない…」

「そもそも、どれだけメール返信が遅れたら“返信が遅れた”のか分からない…」

というのがあります。そこで今回は、就活・転職でメール返信が遅れたときの対処法と全注意点を解説します。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

どれだけ待たせたら就活メールの“返信が遅れた”と言えるのか?

メール返信に24時間以上かかってしまった場合、“メール返信が遅れた”と考えましょう。これはメールの内容にもよるのですが…重要度の高いメールほど、早く返信したほうがよいです。どんなメールの重要度が高いのか?重要度の高い順にまとめておきます。

  1. 日程調整メール(面接日程、説明会日程、その他)
    ▼日程調整のメールは最も重要。採用担当者は、あなただけでなく他の応募者との調整も必要であるため、メール返信が遅れた場合には希望する日程が取れないリスクあり。
  2. お礼メール(インターンシップなど)
    ▼お礼や謝罪は早ければ早いほど良い。ビジネスの鉄則です。待たせれば待たせるほど、求められる内容のハードルが上がっていき、採用担当者への心象が悪くなるでしょう。
  3. キャンセルメール(面接日程、説明会日程、その他)
    ▼礼儀として、無断キャンセルや前日、当日キャンセルは止めましょう。あなたにとってダメージはなくても相手を気遣うことが重要です。

就活・転職メールの返信は原則、24時間以内です。が、メールのチェックを忘れていたり他のメールに埋もれていたりで、遅れてしまうこともあります。その場合の対処法と注意点をまとめておきます。

メール返信が遅れたときの対処例:本文中に謝罪をいれる

例文
◯◯株式会社
採用担当者 様お世話になっております。東北大学・経済学部の佐藤一郎です。

返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はございませんので、ご担当者様のご都合のよろしい日時をご指定いただければ幸いです。
~~中・後略~~

icon-hand-o-up ポイント!!名乗った後に謝罪の一文を入れる。

他にも使える謝罪の例文
●返信が遅くなりましたこと、深くお詫びを申し上げます。
●返信が遅くなりまして大変申し訳ありません。 

注意!メール返信が遅れたときに気をつけておきたいこと

メール返信の注意点①“お礼”と“お詫び”は併用しない

NGとなる例文

 ◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。北海道大学・経済学部の伊藤太郎です。

この度は、次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。

さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はございませんので、ご担当者様のご都合のよろしい日時をご指定いただければ幸いです。
~~中・後略~~

icon-hand-o-up ポイント!!お礼とお詫びは併用しない。

これ、知らず知らずの内によくやってしまいます。別にマナー違反でも何でもないのですが、お礼をしたいのか、お詫びをしたいのか、よくわかりません…お礼ならお礼、お詫びならお詫び、とすることがメールをシンプルに読みやすくするコツ。

メールは必要事項を連絡するためのコミュニケーション・ツールです。従って、だらだらと長く書くことは悪。忙しい採用担当者に気遣う意味で、本題前の文章はできるだけ短く、必要最低限にしておくことをオススメします。※もちろん、最低限のメールマナーは守りましょう。

メール返信の注意点②返信が遅れた理由を書かない!

NGとなる例文

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。北海道大学・経済学部の伊藤太郎です。

返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。メールに気づくのが遅くなってしまいました。

さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はございませんので、ご担当者様のご都合のよろしい日時をご指定いただければ幸いです。
~~中・後略~~

icon-hand-o-up ポイント!!返信が遅れた理由を書かない。

これも、知らず知らずの内によくやってしまいます。メール返信が遅れた理由を書いたとしても、採用担当者にとっては“あなたの言い訳”など聞きたくないのですよ…お詫びをするのに、できなかった理由をつけてしまうことは最悪です

普段から言い訳ばかりして仕事のできない人だ、という印象を与えかねません。

お詫びをするときのコツは、“自分の非を素直に認め、次のアクションを早くとる”ことです。言い訳をするだけ時間のムダですから、止めておきましょう。

メール返信の注意点③どれだけ遅れたとしても返信する

一応、メール返信が遅れたとしても返信だけはしましょう。あなたにとって興味のない企業の面接日程連絡だったり、説明会日程連絡だったり…このまま無視をしてしまいたい気持ちも十分に理解できます(私も、ブログのお問い合わせに対して返信が遅れたら無視してしまいます)。

でも礼儀として、“メール返信したという誠意”だけはみせましょうね。就活や転職のメール返信は定型文を少し変えれば良いだけなのですから。

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