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まるで教科書!就活でのOB訪問依頼メールやりとり。やってはいけない4つの例と正解例文

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OB訪問は選考には関係しないとはいえ、社会人を相手にするのですから最低限のメールマナーは抑えておきたいもの。←まぁ、OBも大学生に完璧は期待していないので多少はマナー違反しても大丈夫だけどね。

そこでOB訪問を検討している就職活動生へ、OB訪問依頼メールのやってはいけないNGな書き方と正しい書き方を解説していきます。

*大手化学メーカー営業マンとして日頃から鍛えられているサラリーマンおっさんのメールマナーですので、これさえ身につければ完璧。完璧すぎてOBの方は笑っちゃうかもしれません…

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就活でのOB訪問依頼メール:完璧な例文

「NG集なんかいらないから、コピペでOKのメール例文をまず見せてくれよ!」

という多忙なあなたのために、まず結論です。以下のような内容であれば完璧。完璧すぎてOBの方は思わず笑っちゃうかもしれません。

メール件名:OB訪問のお願い(××大学□□)

メール本文:

株式会社◯◯
△△様

お世話になっております。

突然の連絡にて大変失礼を致します。××大学○○学部の□□と申します。大学のキャリアセンターからの紹介で連絡をさせて頂きました。

さて首記の件、△△様にOB訪問をさせて頂きたくメールを致しました。

私は現在、◯◯業界を中心に企業研究をしており貴社に大変興味を持っております。そこで是非、現場でご活躍されている△△様のお話を伺いたく存じます。

つきまして、宜しければ下記日程のいずれかにて伺いたく存じますが、ご都合のほど如何でしょうか。

・x月xx日〜x月xx日 13:00-19:00
・x月xx日〜x月xx日 11:00-16:00

△△様のご都合のよろしい日時・場所をご指定頂きましたら幸いです。

お忙しい中、誠に恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

—————署名—————–

××大学○○学部
□□
連絡先

忙しくて「NG集」を読んでいる暇のない就職活動生はこれをそのまま適用してくださいね。

「いやいや、暇だからNG集も詳しく解説してよ!」という就職活動生は続きをご覧ください(^^)

やってはいけない①メール件名を見ても何のことか分からない

これは就職活動生が最もやってしまいがち。何度も解説していますが、メールタイトルは人に例えると「顔」の部分。顔で人の印象がきまるように、メールタイトルであなたのビジネスパーソンとしての印象が決まります。奇抜なタイトルにしないでベーシックな表現を使うことを推奨します。

▼ダメなメール件名の例文:

  1. はじめまして。
  2. OB訪問依頼
  3. ○○大学△△です。

なんでこれらの表現がNGなのかお分かりになりましたか?

まず1番の「はじめまして」は何の話をしたいのか意味不明。2番の「OB訪問依頼」は目上の人が使う表現。たとえば上司が部下に何か依頼するときに使うのです。3番の「○○大学△△です。」も何の話がしたいのか意味不明なので1番と同じくNG。

正解;何か頼みごとをするときには「○○のお願い」を使う

これはもう決まりきったビジネスマナーですので、「○○のお願い」以外の表現は使わないようにしましょうね。正しい表現は以下の通りです。

▼正しいメール件名の例文:

OB訪問のお願い(◯◯大学△△)
*OB訪問でなくてもリクルーター面談・面接などなど。「お願いごと」をしたい時にこの件名を使います。

正解;メール件名に自身の「大学+名字」が入っているとベター

これはちょっとした相手への配慮、優しさです。あなたのメールを後で検索するときに見つけやすくなりますからね。

やってはいけない②メール本文で突然本題に入る

メール本文で突然本題に入ってしまうのもNG。みなさんも友人と話をするときには最初に「お疲れ!最近どうよ?」などと挨拶をしますよね!?それと同じでビジネスメールでも最初の挨拶は欠かせません。

▼ダメなメール本文冒頭の例文:

株式会社△△
◯◯様

このたびはOB訪問を致したく以下の日程で考えておりますが、ご都合いかがでしょうか?

・・・・・・・

▼正しいメール本文冒頭の例文:

株式会社◯◯
△△様

お世話になっております。

突然の連絡にて大変失礼を致します。××大学○○学部の□□と申します。大学のキャリアセンターからの紹介で連絡をさせて頂きました。

正解;冒頭にはビジネスメールの定型文を使う

ビジネスメールの書き出しは必ず「平素よりお世話になります。」「いつもお世話になり誠にありがとうございます。」「いつもお世話になっております。」といった表現をメール本文冒頭の挨拶として使います。

ただ就活生の場合、「いつもお世話になっております」は流石におかしいので「お世話になっております」と簡単に挨拶をしましょう。これは友人に「お疲れ!最近どうよ!?」と声をかける表現の「ビジネスバージョン」だと覚えておきましょうね。

ちなみに「こんにちは」「お疲れ様です」などといった日常表現はカジュアルすぎるので会社内の同僚や上司とのやりとりにしか使いません。

正解;相手への配慮を示す

「突然の連絡にて大変失礼を致します。」「突然申し訳ございません。」

これらの表現は「はじめまして」の代わりに使われるビジネスの表現。ビジネスシーンでは「はじめまして」という表現は使わずに、どんな時でも相手より下手にでるのが基本です。

正解の例文を使うと、何となくあなたの誠意が伝わると思いませんか!?

今は理解できなくても「はじめまして」はカジュアルな表現でビジネスシーンには適さないと覚えておきましょうね。

正解;簡単に名乗る

初めての相手には名乗るのが基本。就職活動生であれば「××大学○○学部の□□と申します。」で十分。不要な情報は入れずにシンプルに名乗りましょう。「趣味は○○です」とか、自己紹介が長くなるような情報は一切必要ありません。

正解;どこから連絡先を入手したかを説明する

「大学のキャリアセンターからの紹介で連絡をさせて頂きました。」「○○さんの紹介で連絡をさせて頂きました。」などなど。

メールを受け取る側としては「なんでコイツは俺のメールアドレスを知っているの?」と疑問に思うものです。不要な表現は使わずに、シンプルに説明しましょう。

▼▼▼▼▼▼

とにかく、社会人というのは頭の固いおっさんばかりで色々とややこしいのですよ。

やってはいけない③連絡する背景を説明しない

「なぜあなたにコンタクトしたの?」「私になにをして欲しいの?」

といったことがメール本文の内容から分かるように背景を説明しましょう。OB訪問の場合はグダグダと説明しなくてもOBの方は察してくれると思いますので、簡単で大丈夫ですよ。

正解;簡単に背景を説明

これはそのままコピペして使ってください。OB訪問にこれ以外の表現は必要ないと思います。

▼正しいメール本文本題の例文:

さて首記の件、△△様にOB訪問をさせて頂きたくメールを致しました。

私は現在、◯◯業界を中心に企業研究をしており貴社に大変興味を持っております。そこで是非、現場でご活躍されている△△様のお話を伺いたく存じます。

やってはいけない④候補日程の連絡がない

「よろしい。OB訪問を受けいれてあげよう。それで、いつどこでやればいいの?」

メールを受けるOB側からすれば、日程候補も同時に聞いておきたいところ。これがないと、メールのやりとりが一往復増えることになります。そんなめんどくさい状況を避けるために、日程候補を連絡しておきましょう。

正解;候補日程を連絡する

▼正しいメール本文本題の例文:

つきまして、宜しければ下記日程のいずれかにて伺いたく存じますが、ご都合のほど如何でしょうか。

・x月xx日〜x月xx日 13:00-19:00
・x月xx日〜x月xx日 11:00-16:00

△△様のご都合のよろしい日時・場所をご指定頂きましたら幸いです。

やってはいけない⑤メール結びの挨拶がない

さぁ、ここまできたら最後の締めくくり!でもどうやって締めくくればいいの?

ご安心を!メール結びの挨拶も決まりきった表現しか使われません。

正解;メール結びの挨拶はこれを使え!

「どうぞ宜しくお願いいたします」「何卒宜しくお願いいたします」

こういった表現がビジネスメール結びの代表的な表現。でも今回はお願いをしている立場なので、「ご検討くださいね」というフレーズを入れておきます。ちなみに署名は何でも構いません。

▼正しいメール結びの例文:

お忙しい中、誠に恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

—————署名—————–

××大学○○学部
□□
連絡先

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