就活メールにES・履歴書を添付して送るときの例文と全注意点

就活生のよくある質問に、

「エントリーシート(es)または履歴書をメールに添付して送るように言われたけど、書類を添付する際のメールの書き方がわからない…」

「就活メールにエントリーシート(es)などの書類を添付するときって、どうしたらいいの?」

というのがあります。

そこで今回は、“就活メールにエントリーシート(es)・履歴書を添付して送るときの、例文と全注意点”を解説します。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

メールにES・履歴書を添付する”ときの例文とポイント

例文と抑えるべきポイント

メール件名: エントリーシート送付の件(京都大学・就活太郎)

icon-hand-o-up メール件名の書き方】件名で何を目的としたメールか、ちゃんと伝わるようにする。この場合、エントリーシート(ES)や履歴書をメールで送るわけなので、“〜〜送付の件”とすること。添付書類を送るとき、これ以外の表現を使うのはおかしい。

◯◯株式会社
採用担当者 様

icon-hand-o-up 【宛名の書き方】担当者の名前がわかる場合には、“氏名 様”を使い、分からない場合には“採用担当者 様”にする。

お世話になります。大阪大学・経済学部の加藤一郎と申します。

icon-hand-o-up 【あいさつ文の書き方】まずはお決まりの挨拶をし、自己紹介を簡潔にする。初めての相手には「(これから)お世話になります」をつかい、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。どちらを使うかまよったら「お世話になります」のほうでよい。また面識のある相手には“〜〜と申します”ではなく、“〜〜です”を使う。

さて首記の件、エントリーシートを添付ファイルにて送付いたします。

icon-hand-o-up本文の書き方“さて首記の件、〜〜”は、これから件名にした本題に移りますよ、という意味で使う。ここではエントリシート(ES)や履歴書を添付ファイルで送るわけなので“〜〜を添付にて送付いたします”とする。これ以外の表現は使わなくてよい。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご査収のほど何卒宜しくお願いいたします。

icon-hand-o-up締めの書き方】ご査収のほど、〜〜 = “よく中身を確認してくださいね”の意味。これ以外の表現は使わなくてよい。ただ、相手へのきづかいのために「お忙しいところ大変恐れ入りますが、~~」をいれると好感度UP。

************************************
京都大学
経済学部・○○学科
就活太郎
住所:〒123-456 大阪府大阪市北区~~~
電話:~~~
Eメール:~~~
************************************
icon-hand-o-up 署名のポイント⑥あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+(学科名)+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。

メールにES・履歴書を添付して送るときの注意点

メール添付の注意点①丁寧すぎて読みにくくならないように!!

就活・転職者の中には、丁寧すぎて意味不明のメールになる場合があります。就活・転職メールの目的は、あなたの意図を簡潔に伝えることが重要であって、丁寧すぎることは悪です。

たとえば、以下のNG例文のようにダラダラと文章を書くことは、丁寧であっても読みにくいだけ。敬語の使い方は合っていても30点の例文です。

NG例文と注意点

~~前略~~

さて首記の件、エントリーシートを作成しましたので、提出をさせて頂きたく存じます

icon-hand-o-up “エントリーシートを作成しました”なんていう報告は必要ない(笑)。誰かに依頼されてエントリーシート(ES)を書いてる訳じゃないのだから、おかしい。エントリーシート(ES)を添付ファイルにて送付いたします、というのが正解。

さらに、“〜〜させて頂きたく存じます”は、謙譲語として使い方は合っている。ただ、これを声に出して読んでみてください。提出ささささ〜、としか聞こえなくなるでしょう。

平民が総理大臣にメールしている訳じゃないのだから、もっとシンプルな丁寧語を使うこと。

お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、お手すきの際にご確認を頂ければ幸いでございます。

上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。

icon-hand-o-up 最後の文章でよろしくね〜と言っているのだから、その前の“お手すきの際に〜〜”は余計な一言。そして“上記につきまして、〜〜”という表現はビジネスメールでは使わない。

この2つの文章を統合して、“ご査収のほど、何卒宜しくお願いいたします”だけでよい。丁寧すぎると何が言いたいのか、肝心な部分がわからなくなる。

大統領にメールを書いている訳じゃないのだから…そこまで謙る必要はない。

~~中・後略~~

メールは必要事項を連絡するためのコミュニケーション・ツールです。従って、だらだらと長く書くことは悪。忙しい採用担当者に気遣う意味で、メールの文章はできるだけ短く、必要最低限にしておくことをオススメします。※もちろん、最低限のメールマナーは守りましょう。

メール添付の注意点②ES・履歴書などの書類はPDFにして送る

書類はPDFに変換して送ること。これは、誰かに編集されることを防ぐためです。履歴書やエントリーシート(ES)などの書類は、Windowsであればワードで書いて顔写真を貼り、PDFに変換しましょう。※手書きの場合はPDFスキャンします。

メール添付の注意点③メールでES・履歴書を送る意味を考える

メールでエントリーシート(ES)や履歴書を送る意味ってなんでしょうか?

よくよく考えてみると、何も意味はありません。ましてや、メールのやりとりが選考基準になっていて、採点される訳でもありません。メールでのやりとりは、就活生にとっても採用担当者にとっても、単なる業務連絡です。

したがって、このメールでの目的は“誰がエントリーシート(ES)を提出したか”がハッキリとわかれば構いません。あなたの個人情報とエントリーシート(ES)が、ちゃんと送られていればよいのです。メールに余計な情報を多く入れてしまうと、肝心な部分が伝わらなくなりますので、要注意。

メール添付の注意点④メールを送信する時間帯はいつでもよい

採用担当に気遣うため、メールを送信する時間帯は平日の昼間にしましょう!?

そんなバカな…

いつ、どこにいても対応できることがメールの強みじゃないですか!別にメールを送る時間が深夜0:00であろうと、早朝3:00であろうと、構いませんよ。就活メールは1分でも早く提出することが重要で、変な気遣いなど必要なし。

メール添付の注意点⑤ぺいぺいの若手社員が相手だから、変に気遣いしなくていい

就活・転職者のメール窓口って、誰がやっていると思いますか?

実は入社数年程度のぺいぺい若手社員です(苦笑)。決して、人事部のマネージャーや採用責任者が履歴書・エントリーシート(ES)を集める訳ではありません。

敬語もロクに使えないぺいぺい若手社員が採用担当をやっているのですから、凝ったメールを書いたとしても、その良さが理解できないでしょう。時間の無駄ですから、凝ったメールを書くよりも、エントリーシート(ES)や履歴書の中身を充実させてくださいね

※でも最低限のメールマナーは守ってください!!

メール添付の注意点⑥メールは件名が最も重要!!

就活生にはメール件名の重要性を理解し難いかもしれないので、私の仕事を例に出します。

たとえば私は毎日、400件以上のメールが送られてきます。営業時間8時間で割ると1時間あたり50件の速度、分速になおすと1分に1件のメールが来ます

1日400件のメールを1件ずつ読んでいたら、どうなると思いますか?読むだけで1日が終わるでしょう。

ですから、この400件のメールはいちいち開かずに、件名と宛先だけで読むかどうかを判断します。まず宛先に私の名前がなければ、即ゴミ箱行き。次に件名でメール処理の優先度合いを判断します。意味不明な件名だと処理を後回しにするか、ゴミ箱いきにしてしまいます。

採用担当者の場合、就活シーズンにはこれ以上の数のメールを処理しているかと思われます。したがって、件名をビジネスマナーに則って書くことがもっとも重要なのです。

まとめ:受け取る側の気持ちを考えるなら、シンプルなメールこそベスト!!

忙しい採用担当者の気持ちになった場合、丁寧すぎて読みにくいメールは悪。メールが長いのも悪。メールを送る時間帯は、いつでも良い。

世間一般の認識とはだいぶ異なっていますが、大企業の採用現場を知っている私の意見の方が、圧倒的に正しいと思いますよ。ではでは〜〜。

シェアしていただけると嬉しいです^ ^

フォローして頂くと更新を見逃しません