メールの書き方とポイント
メール件名：面接辞退のお詫び（就活大学・就活）
【メール件名の書き方】面接辞退することを「謝罪」するため件名は「○○のお詫び」を使う。「面接辞退のご連絡」でも可。
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
【メール宛名の書き方】個人に送るときは「○○様」、団体に送るときは「○○御中」を使う。また相手が役職者であれば「○○部長」とする。「○○部長 様」はNGとなるのでご注意を。
お世話になっております。
就活大学の就活です。
【メール書き出し】初対面の相手には「（これから）お世話になります」を使い、面識のある相手には「（今）お世話になっております」を使う。名乗る時は名字だけ or フルネームのどちらでも良い。就活生は大学名を使い、転職者は氏名だけを使用。
さて、本日13時より貴社の面接に出席予定でしたが、
諸事情により面接を辞退いたします。
【メール本文の書き方】まずは「面接辞退するという事実」を伝える。
貴重なお時間をいただいておきながらこのような結果となり、
誠に申し訳ございません。
また直前での連絡となりましたこと、重ねてお詫びを申し上げます。
【メール本文の書き方】これまで相手の採用担当が使った時間をムダにしてしまったことに、お詫びするために、謝罪「申し訳ありません・申し訳ございません」を使う。「重ねてお詫び申し上げます」とすることで、先の「申し訳ありません」との重複を避ける。
「また、本来であれば直接伺いお詫びするべきところ、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます」としてもよい。いずれにせよ、丁重なお詫びを心がける。
今後、何かの折にご縁がありましたら、
その際には何卒よろしくお願い致します。
【メール文末の書き方】もう二度と会うこともないと思われるが、社交辞令として「また会ったときにはよろしく」という一文を入れる。
末筆ではございますが、
○○様のご健勝と、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
【メール締め・結びの書き方】もう二度と会うことのない相手、しばらくやりとりしないであろう相手に対しては公式の挨拶を使うと丁寧。そうすると例文のようになる。
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メール署名
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【メール署名の書き方】メール署名は、あなたが誰だか分かる情報を入れること。就活生だと「大学名＋学部名＋学科名＋氏名＋住所＋電話＋Eメール」で構成されているとよい。これは、何回やり取りを繰り返しても変えなくてよい。
また転職者はシンプルに「氏名＋住所＋電話＋メール」で構成すればよい。バイトであれば「氏名＋電話＋メール」だけで大丈夫。
メール署名のデザインは、正直どうでもよい。
◎参考になる記事：
【電話対応例とポイント】-当日の面接辞退
つづいて、当日に面接辞退をするときの電話対応を例文で紹介します。
あなた：
「就活大学の就活太郎と申します。お世話になります。
電話連絡のときは、まず名乗る。そしてビジネス挨拶をひとこと述べる。
誠に申し訳ございません。
本日13時より、貴社の面接に出席予定だったのですが、諸事情により欠席いたします。お時間を頂いたにもかかわらず大変申し訳ありません…。」
電話連絡のときはメールと違い、謝罪を全面に押し出す。とにかく「申し訳ありません」「申し訳ございません」を連呼する。「ご調整いただいたにも関わらず、～」でもよい。
人事 or バイト先：
「そうですか…。大変残念ですが、辞退されるとのこと承知いたしました。○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。」
普通なら、相手もすんなりと納得する（ハズ）。ここで理由を突っ込んで聞くような採用担当者は、ビジネスマナーができていない。
あなた：
「大変申し訳ありません…。また機会がございましたらどうぞよろしくお願いいたします。失礼します。」
何度も謝る。電話のおわりは必ず「失礼いたします」「失礼します」で締める。これはビジネスマナー。
人事 or バイト先：
「失礼します」
これにて一件落着。
ただ実際には、電話をかける最初の部分がいろいろとややこしいです。詳しくは別の記事に記載しておりますので、ご参考にどうぞ。
参考になる記事：
当日のドタキャンはそもそも「失礼」
そもそも「当日になって突然、面接辞退を申し出る」というのは本来、やってはいけないことです。少なくとも前日までに連絡を入れるべき。
したがって、どれだけ丁寧に対応しようと失礼は失礼です。
でも一応、どんな対応の仕方がもっとも丁寧かランキング付けしておきます。
当日ドタキャン連絡手段、丁寧ランクごと
- 丁寧レベルMax｜電話で連絡し、さらに謝罪メールも送る
→ もっとも素晴らしい当日キャンセルの方法です。電話で確実に伝え、さらに念押しとして謝罪メールを送っておけば完璧。営業場面では通常、当日キャンセルにはこの方法を使います。 - 丁寧レベルMax｜キャンセルメールを送り、後で電話連絡もする
→ 順番をかえただけです。急ぎでキャンセル連絡をしたいとき電話連絡だと、営業時間外になってしまうことがあります。そんな時はまずキャンセルメールを送り、その後、営業時間内に電話をするとよいでしょう。
- 丁寧レベル中｜電話のみで連絡する
→ 相手が社内だったり、仲のよい取引先であれば電話連絡のみで十分です。 - 丁寧レベル中～低｜メールで連絡する
→ 当日キャンセルをメールだけで連絡するのは、ビジネスマナー上は一般的でない対応です。私は、相手に電話が繋がらなかったときだけ使います。
※ただし就活・転職・バイトに限っていえば、もし、当日キャンセルする企業の選考を受けるつもりがないのでしたら無断キャンセルでも構いませんし、メール連絡でも構いません。私が述べているのはあくまで通常のビジネスマナーです。
