会社説明会キャンセルメールについて、理由別の書き方を誰よりも詳しく、わかりやすく解説していく記事。
まずは基本として、会社説明会をキャンセルするときの本当の理由には、寝坊してしまったとか、やってはいけない理由もあるでしょう。しかし正直に述べてしまうとNGです。
会社説明会をキャンセルする場合には「体調不良により～」「諸事情により～」という理由にするのがもっともスムーズ（仮に実際には違う理由であったとしても…）。
就活に限らずビジネスシーンにおいては、体調不良などで予定をキャンセルすることもあります。
この記事では特に、
「会社説明会キャンセルメールの書き方」
「キャンセル理由のつけ方」
を解説していきます。
この記事の目次
例文①体調不良が理由｜説明会キャンセルメールの書き方
まずは「会社説明会の当日に体調不良でキャンセルしたい！」ときの会社説明会キャンセルメールの書き方を解説します。
件名：説明会欠席のご連絡（就活大学・就活）
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。
さて本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席をいたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
次回、会社説明会の機会がございましたら、改めて参加させて頂きたく存じます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
説明会キャンセルメールの書き方と注意点
つづいて、会社説明会の当日キャンセルメールの書き方と抑えるべきポイント、注意点を解説します。
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件名：説明会欠席のご連絡（就活大学・就活）
メール件名は読み手がわかるようにし、（ ）内にどこの誰かも分かるように記載する。
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
メール宛名は、担当者の氏名がわからなければ「採用担当者 様」もしくは「採用担当チーム 御中」とする。
お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。
どんなメールでも「お世話になっております＋簡単な自己紹介」を忘れずに書く。
さて本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席をいたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
当日キャンセルのときは「寝坊した」などとしない。キャンセルの理由が思いつかなければ必ず「体調不良のため…」とすること。「お取り計らい～～」の表現が使いにくければ「席を設けていただいたにも関わらず～～」でもよい。「欠席いたしたします」の部分は「欠席いたしたく存じます」でも良い。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
メールのみで当日キャンセル連絡をするのであれば、電話ではなくメールで連絡した無礼をわびると、より丁寧。省略も可。
次回、会社説明会の機会がございましたら、改めて参加させて頂きたく存じます。
完全な社交辞令。実際には興味がなくても入れておくと丁寧になる一文。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
「許してね」の丁寧な敬語表現。
メール署名
メール署名は必ず入れる。
例文②個人的な理由｜説明会キャンセルメールの書き方
つづいて、個人的な理由により会社説明会をキャンセルするときのキャンセルメールの書き方を解説します。ちなみに個人的な理由とは、たとえば以下のようなものがあります。
- 志望度の高い企業の説明会日程とかぶった
- 大学の講義日程とかぶった
- デートの日程とかぶった
- 教授の許可が得られなかった
- 部活の試合とかぶった
まずは結論として、このようなときには全て「諸事情により～」とするのが正解。「他社の説明会日程と重複したため、欠席します」などとするのはNGです。なぜなら、メールの受け手にとって欠席する理由は、すべて言い訳にしか聞こえないから。
「欠席する」という事実には変わりがないので、変に事情を説明する必要はありません。欠席する理由よりも、欠席するという事実を正確に伝えることが重要です。
それでは例文と書き方です。
件名：説明会欠席のご連絡（就活大学・就活）
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。
さて首記の件、○月△日の会社説明会に参加予定でしたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
次回、会社説明会の機会がございましたら、改めて参加させて頂きたく存じます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
説明会キャンセルメールの書き方と注意点
件名：説明会欠席のご連絡（就活大学・就活）
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。
例文①と同じ。
さて首記の件、○月△日の会社説明会に参加予定でしたが、諸事情により欠席をいたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
個人的な理由であれば全て「諸事情により～」とする。グダグダと欠席する理由を説明するのは、言い訳がましくなるだけであり無意味。「お取り計らい」の表現が使いにくければ「席を設けていただいたにも関わらず～～」でもよい。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
次回、会社説明会の機会がございましたら、改めて参加させて頂きたく存じます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
例文①と同じ
当日キャンセルするときの理由は「体調不良」「交通事故」「天災」「誰かの不幸」だけを使う
会社説明会を当日キャンセルしなければいけないときだけは、少し特殊なので、解説しておきます。体調不良のほかにも、当日キャンセルをしなければいけないケースがあります。
たとえば寝坊した、電車が遅れた、地震や台風などの天災などなど。
まず結論ですが、当日キャンセルの理由に使えるのは「体調不良」「交通事故」「天災」「誰かの不幸」の4つだけです。「諸事情により～」では、説明が足りていません。当日キャンセルというのは、それだけ重いのです。
たとえあなたの失敗だったとしても、この4つの理由のいずれかを使いましょう。ウソをついても構いません。
それでは例文と書き方です。メールの前後は重複しているため、導入分だけを書きます。
説明会キャンセルメール例文①体調不良を理由に当日キャンセル
前略～さて本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席をいたしたく存じます。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。～後略
②交通事故を理由に当日キャンセル
前略～さて本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、交通事故に巻き込まれたため欠席をいたしたく存じます。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。～後略
③天災を理由に当日キャンセル
前略～さて本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、台風による交通機関トラブルのため欠席をいたしたく存じます。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。～後略
④誰かの不幸を理由に当日キャンセル
前略～さて本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、身内に不幸があったため欠席をいたしたく存じます。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。～後略
会社説明会のキャンセルは電話連絡＋謝罪メールが丁寧
ここまでは、会社説明会キャンセルメールの書き方について解説してきました。
ところが何かをキャンセルする場合、メール連絡だけでは決して丁寧な対応とは言えません。通常のビジネスマナーを考えると電話連絡をした上で、謝罪メールを送るのが丁寧な対応です。電話連絡と謝罪メールの書き方については、別の記事にしていますので以下のリンクをご確認ください。
参考になる記事：
まとめ
長々と書きましたが就活における「会社説明会のキャンセル」というのは、よくある話であり、そこまで慎重になる必要はありません。
ただし、本当に志望する企業の会社説明会を、本当にどうにもできない理由で欠席する場合には必ず「電話連絡＋謝罪メール」を使いましょう。メールだけでは決して丁寧とは言えませず、内定の可能性が低くなります。
いっぽうで、どうでもいい企業（言葉は悪いですが…）の会社説明会は、無断キャンセルしても構いません。いちおうは最低限の礼儀として、キャンセルメールくらいはしたほうがいいかなぁ～、という程度です。ではでは、就活のご参考になりましたら幸いです。
例文で使用した敬語の解説
敬語の使い方がわからない！という就活生のために、例文で使用した敬語の正しい使い方を個別の記事で解説しています。詳細は以下のリンクよりご確認ください。
