面接辞退メールの例文 – 穏便に断るための書き方と全注意点

面接辞退メールの例文、穏便にことわるための書き方・注意点を誰よりも親切に解説する記事。

まずは就活生や転職者が面接辞退をするとき、よくある質問にたいしての答えから。

■質問「面接辞退メールはいつまでに送る?」
→ 答え「面接前日までにするのが礼儀であるが、できるだけ早く連絡するのが礼儀」

■質問「面接辞退の理由はどう書く?」
→ 答え「面接辞退の理由は、諸事情により〜でよく、詳細を伝える必要はない。突っ込んで聞かれたらウソでも何でもいいので答える」

■質問「メール or 手紙 or 電話、面接辞退の連絡はどれにする?」
→ 答え「メール連絡でよいが、本来のビジネスマナーを守るのであれば電話&メールが好ましい」

■質問「面接辞退メールへの返信がこない、どうしたらいい?」
→ 答え「気にしなくてもよい」or「返信催促のメールを入れる」or「電話してみる」

■質問「面接辞退メールを送ったら呼びだしをくらった。どうしたらいい?」
→ 答え「行かなくてよい」

それでは具体的に面接辞退メールの例文と書き方、注意点を解説していきましょう。

就活・転職のご参考にどうぞ。

【例文】面接辞退メール – 就活・転職

まずは就活・転職者が面接辞退をするときに、コピペして使える例文を紹介します。めんどくさければ、このテンプレートをそのまま適用してください。

— 面接辞退メールの例文① —

メール件名:面接辞退のお詫び(就活大学・就活)

転職株式会社
人事部
◯◯ 様

お世話になっております。
就活大学の就活です。

さて、先日貴社より次回面接のご案内をいただいておりましたが、
諸事情により面接を辞退いたします。
貴重なお時間をいただいておきながら、このような返事となり誠に申し訳ございません。

また、本来であれば直接伺い謝罪するべきところ、
メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

今後、何かのご縁でご一緒させて頂く機会がありましたら、
何卒よろしくお願い致します。

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メール署名
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— 面接辞退メールの例文② —

メール件名:面接辞退のお詫び(就活大学・就活)

転職株式会社
人事部
◯◯ 様

お世話になっております。
就活大学の就活です。

さて標記の件、5月15日13:00より貴社の二次面接に参加予定でしたが、
諸々の事情により面接を辞退いたします。
お時間を頂いておきながら、このような返事となり誠に申し訳ございません。

また、本来であれば直接伺い謝罪するべきところ、
メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

今後、何かのご縁でご一緒させて頂く機会がありましたら、
何卒よろしくお願い致します。

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メール署名
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◎ビジネス敬語の意味・使い方:

  1. 「諸々の事情(読みかた:もろもろ)」意味:いろいろな事情
  2. 「諸事情(しょじじょう)」意味:いろいろな事情
  3. 「いただく」意味:「もらう」の謙譲語
    「いただく」「くださる」の違い、使い分け【ビジネス敬語】
  4. 「伺う」意味:「行く・尋ねる」の謙譲語
    「お伺いしたい」「伺いたい」「伺いたく存じます」正しい敬語は?
  5. 「何卒よろしくお願い致します」意味:どうかよろしくお願いします
    「何卒よろしくお願いいたします」の意味と使い方【ビジネスメール】
  6. 「お取り計らい」意味:ものごとがうまく運ぶように考え、処理をすること
    「お取り計らい」意味と目上の方への正しい使い方【例文あり】

【書き方】面接辞退メール – 就活・転職

つづいて、面接辞退メールで書き方のポイントとなる部分を解説します。

—- 面接辞退メールの書き方—–

メール件名:面接辞退のお詫び(就活大学・就活)

icon-hand-o-up 【メール件名の書き方】面接辞退することを「謝罪」するため件名は「○○のお詫び」を使う。「面接辞退のご連絡」でも可。

転職株式会社
人事部 採用チーム
◯◯ 様

icon-hand-o-up 【メール宛名の書き方】個人に送るときは「○○様」、団体に送るときは「○○御中」を使う。また相手が役職者であれば「○○部長」とする。「○○部長 様」はNGとなるのでご注意を。

お世話になっております。
就活大学の就活です。

icon-hand-o-up 【メール冒頭の書き方】初対面の相手には「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。名乗る時は名字だけ or フルネームのどちらでも良い。就活生は大学名を使い、転職者は氏名だけを使う

さて、先日貴社より次回面接のご案内をいただいておりましたが、
諸事情により面接を辞退いたします。
貴重なお時間をいただいておきながら、このような返事となり誠に申し訳ございません。

icon-hand-o-up 【メール本文の書き方】まずは「面接辞退するという事実」を伝える。そのあとに謝罪する一文「申し訳ありません・申し訳ございません」を使う。これまで相手の採用担当が使った時間をムダにしてしまったことに、お詫びする。

また、本来であれば直接伺い謝罪するべきところ、
メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

icon-hand-o-up 【お詫びの書き方】「面接辞退」という重要な連絡をメール連絡ですませたことに対する「お詫び」。「重ねてお詫び申し上げます」とすることで、先の「お詫び」との重複を避ける。省略してもよい。

今後、何かのご縁でご一緒させて頂く機会がありましたら、
何卒よろしくお願い致します。

icon-hand-o-up 【メール締め・結びの書き方】もう二度と会うこともないと思われるが、社交辞令として「また会ったときにはよろしく」という一文を入れる。メール締めには色々な言い回しがあるため、言い換えは後述する。

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メール署名
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icon-hand-o-up 【メール署名の書き方】メール署名は、あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+学科名+氏名+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。これは、何回やり取りを繰り返しても変えなくてよい。

また転職者はシンプルに「氏名+住所+電話+メール」で構成すればよい。

メール署名のデザインは、正直どうでもよい。

◎書き方の参考になる記事

面接辞退の理由は「諸事情により」だけでよい

面接辞退をする理由をどうしよう?

とお悩みの就活・転職者も多いのですが、理由は細かく伝える必要はありません。突っ込んで聞かれたときにだけ、詳しい理由を説明するのがビジネスマナーです(普通は突っ込んで聞きませんが…)。

そこでビジネスメールでよく使う「理由の伝え方」を例文でまとめておきます。