「見積もり依頼を断る」ときのビジネスメール例文、理由の伝え方

【メール件名】返信Re: 御見積もりのお願い(転職・ノマド)

ビジネス会社
資材部 ○○ 様

お世話になります。
株式会社転職にて営業を担当しております、ノマドと申します。
このたびは見積もりのご依頼を頂き、誠にありがとうございます。

さて、頂いた見積もり前提を拝見し弊社内にて精査いたしましたところ、ご希望納期までにお納めすることが非常に難しく、ご依頼を辞退させて頂きます。せっかくのご依頼にも関わらず、このような返事となりましたこと深くお詫び申し上げます。

誠に勝手を申し上げますが、どうかお察しいただければ幸いです。ご了承のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:nomadxxx
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見積もり依頼を断るビジネスメール・書き方のポイント

見積もり依頼を断るビジネスメールは上記例文のようにするとよいでしょう。

書き方のポイントは以下のとおり。なお、断りの理由を細かく伝えると親切・丁寧ではありますが、必ずしも必要という訳ではありません(くわしくは後ほど)。

  1. メール件名は変えずに「履歴つき返信」or 新しく書くときは「見積もりの件」「見積もりご依頼に関するお詫び」
  2. まずは相手が依頼してくれたことに対するお礼を簡潔に
  3. つづいて「お見送りいたします/させて頂きます」「お受け致しかねます」「辞退いたします/させて頂きます」などの断りフレーズを使い丁寧に断る
  4. さらに「断るお詫び」を丁寧に!
  5. 最後は「申し訳ない」あるいは「またよろしく!」的なメール結び・締めくくりを使う

※「断りに使える丁寧なフレーズ」「理由のフレーズ」は例文の後に紹介しています

ざっくりとした解説はこれにて終了。

本文ではビジネスシーンごとに、丁寧な見積もり依頼を断るビジネスメール例文を紹介します。長文になりますので以下の「目次」より目的部分へどうぞ。

メール文例①返信メールで「見積もり依頼を断る」

【メール件名】返信Re: 御見積もりのお願い(転職・ノマド)

ビジネス会社
資材部 ○○ 様

お世話になります。
株式会社転職にて営業を担当しております、ノマドと申します。
このたびは見積もりのご依頼、誠にありがとうございます。

さて、頂いた見積もり前提にもとづき弊社内にて協議いたしましたところ、ご希望の仕様部分「No.3 トンネル工事」にお応えすることが非常に難しく、不本意ながらご依頼をお見送りさせて頂きます。せっかくのご依頼にも関わらず大変申し訳ございません。

弊社の事情により勝手を申し上げますが、どうかお察しいただければ幸いです。ご容赦のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:nomadxxx
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メール文例②返信メールで「とても丁寧に見積もり依頼を断る」

【メール件名】返信Re: 御見積もりのお願い(転職・ノマド)

ビジネス会社
資材部 ○○ 様

お世話になります。
株式会社転職にて営業を担当しております、ノマドと申します。
このたびは見積もりのご依頼、誠にありがとうございます。

さて、頂いた見積もり前提にもとづき弊社内にて協議いたしましたが、不本意ながら以下の理由によりご依頼をお見送りさせて頂きます。せっかくのご依頼にも関わらず大変申し訳ございません。

①ご希望納期3ヶ月:
・通常、弊社では工期6ヶ月~を頂いております。
②前提の仕様でお応えできない部分:
・「トンネルデザイン」に関する知見がございません。
・「セメント使用による施工」に関する知見がございません。
③その他:
・~~~

以上

弊社の事情により勝手を申し上げますが、どうかお察しいただければ幸いです。ご容赦のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:nomadxxx
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懇意にしている取引先に対して本当に丁寧に断りを入れるときには、細かい理由までしっかりと伝えると良い。

メール文例③新規メールで「見積もり依頼を断る」

【メール件名】見積もりご依頼に関するお詫び(転職・ノマド)

ビジネス会社
資材部 ○○ 様

いつもお世話になっております。株式会社転職・ノマドでございます。
このたびは見積もりのご依頼、誠にありがとうございます。

さて、いただいた見積もり前提を拝見し弊社内にて協議いたしましたところ、ご希望仕様の「②耐震工事」に関して知見が無く、不本意ながらご依頼をお受けいたしかねます。せっかくのご依頼にも関わらず大変申し訳ございません。

弊社の事情により勝手を申し上げますが、どうかご賢察の上、ご了承いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:nomadxxx
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メール文例④新規メールで「見積もり依頼を断る」

【メール件名】見積もりご依頼に関するお詫び(転職・ノマド)

ビジネス会社
資材部 ○○ 様

いつもお世話になっております。株式会社転職・ノマドでございます。
このたびは見積もりのご依頼、誠にありがとうございます。

さて、いただいた見積もり前提を拝見し弊社内にて協議いたしましたところ、ご希望仕様の「③サイトデザイン構築」にお応えすることが非常に難しく、不本意ながらご依頼をお受けいたしかねます。せっかくのご依頼にも関わらず大変申し訳ございません。

弊社の事情により勝手を申し上げますが、どうかご賢察の上、ご了承いただければ幸いです。また機会がございましたら何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxx
FAX:xxxxx
E-mail:nomadxxx
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文例⑤見積もり価格が高すぎて、購入を断る返信メール

【ビジネス・社外】
社外の相手から見積もりを入手したあと値段が高すぎたとき。丁寧な断りをいれるビジネスメールの例文。「お見送りいたします」「見送らせて頂きます」「お見送りさせて頂きます」という敬語フレーズを使うとよい。

メール件名: Re: 御見積送付の件(ビジネス・○○)

ビジネス会社
営業部 ○○ 様

お世話になっております。転職株式会社・ノマドです。
早々にご対応いただき誠にありがとうございます。

さて、頂いた見積もりを拝見し精査いたしました結果、プロジェクト予算を超過しているため今回はお見送りいたします。

魅力的なオファーを頂いておきながら、このような返答となりましたこと深くお詫び申し上げます。またの機会に購入いたしたく存じますので、どうかご理解を頂ければ幸いです。

今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

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株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxxxx
FAX:xxxxxxx
E-mail:nomad@gmail.com
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【補足】
・くださる は「くれる」の尊敬語
・いただく は「もらう」の謙譲語
・存じる は「思う」の謙譲語
・精査 は「吟味すること」の意味

文例⑥見積もりを入手したあと、営業マンに断りをいれるビジネスメール

【ビジネス・社外】
営業マンに丁寧な断りをいれるビジネスメールの例文。「お見送りいたします」「見送らせて頂きます」「お見送りさせて頂きます」という敬語フレーズを使うとよい。

メール件名: 生命保険 見送りのお詫び(転職・ノマド)

ビジネス会社
営業部 ○○ 様

お世話になっております。株式会社転職・ノマドでございます。
先般はとても魅力的なご提案をいただき誠にありがとうございました。

さて過日、お見積もりくださいました「生命保険プラン」につき精査いたしました結果、誠に遺憾ではございますが、今回はお見送りさせて頂きます。価格面でより魅力的なオファーを受けことが理由でございます。

○○様の素晴らしいご提案と並々ならぬお力添えを頂いておきながら、このような返事となりましたこと深くお詫び申し上げます。

どうかご了承を頂ければ幸いです。また機会がございましたら、ぜひお声がけくださいませ。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社転職
法人営業部 国内営業課
ノマド サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxxxxx
FAX:xxxxxxx
E-mail:nomad@gmail.com
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書き方:「見積もり依頼を断る」ビジネスメール

メール件名の例文・書き方

【例文① 最初から書く
メール件名: 見積もりご依頼に関するお詫び

【例文② 履歴つき返信Re: 】
メール件名: 返信Re: 見積もりのお願い

 icon-arrow-circle-o-up メール件名の書き方

件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。この場合はなにかしらの誘いを断るお詫びをするわけなので「例文①〜〜のお詫び」とすること。ただ、メールで見積もり依頼を受けたのであれば「例文②履歴つき返信」を使う。

メール宛名の例文・書き方

【例文① to 社内・上司など】
○○ 部長

【例文② to 社外・取引先など】
ケミカル株式会社
資材部 三菱 様

 icon-arrow-circle-up メール宛名の書き方

担当者の名前がわかるときは、会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。わからなければ「ご担当」「○○部 御中」などとする。また役職つきの相手であれば「○○部長」「部長 ○○様」などとする。

「○○部長 様」はマナー違反、役職者に「様」はつけない。「部長 ○○様」はOK。

メール挨拶文の例文・書き方

【例文① to 社内
お疲れ様です。
このたびは見積もりのご依頼、誠にありがとうございます。

【例文② to 社外・取引先】
お世話になります。株式会社転職・ノマドでございます。
このたびは見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

 icon-arrow-circle-o-left メール挨拶文の書き方

社内の相手には「お疲れ様です」「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を使う。社外メールには初対面だと「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。見積もり依頼を受けるときにはどちらのパターンもあるためご注意を。

挨拶の後には見積もり依頼をもらったことに対するお礼を簡単にいれる。「見積もりのご依頼を頂き、お礼申し上げます」「見積もりのご依頼、ありがとうございます」などなど。「いただく」「くださる」は違う意味と敬語であるが、どちらも同じように使ってOK。

メール本文の例文・書き方

【例文①】
さて、頂いた見積もり前提をもとに弊社内にて精査いたしましたところ、ご希望納期までにお納めすることが非常に難しく、ご依頼を辞退させて頂きます。せっかくのご依頼にも関わらず、このような返事となりましたこと深くお詫び申し上げます。

【例文②】
さて、いただいた見積もり前提を拝見し弊社内にて協議いたしましたところ、ご希望納期・仕様にお応えすることが非常に難しく、不本意ながらご依頼をお受けいたしかねます。せっかくのご依頼にも関わらず大変申し訳ございません。

 icon-arrow-circle-o-up メール本文の書き方

「さて」はこれから本題に移りますよ、という意味で使う。必ず「①誘いを断るときの丁寧な敬語フレーズ」→「②お詫び」という順に書く。

メール結び・締めの書き方

【例文①】
弊社の事情により勝手を申し上げますが、どうかご賢察の上、ご了承いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

【例文②】
弊社の事情により勝手を申し上げますが、どうかお察しいただければ幸いです。ご容赦のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

【例文③】
また機会がございましたら、ぜひお声がけくださいませ。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

 icon-arrow-up メール結びの書き方

再度、申し訳なく思う気持ちを書く。あるいは「またよろしく!」的な文章でも良い。これまで登場したお詫びのフレーズとの重複を避けると例文のようになる。

見積もり依頼を断るときの理由と、注意点

繰り返しにはなりますが、ビジネスシーンで仕事を理由にして飲み会や接待・食事の誘いを断るときに、「〇〇向けのクレームがあり残業しなければいけません」などと細かく伝える必要はありません。

が、

親しい友人・先輩・上司・社外取引先、あるいは強引なタイプの上司に対しては細かい理由をしっかりと伝えるべき。そうでないと「不本意ながら断る」という気持ちが伝わりません。「なんだよ、社交辞令かよ!」と思われてしまう恐れがありますのでご注意を。

このあたりの使い分けは、あなたがどれだけ相手と親密であるかによって変わります。親密であればあるほど、相手がメンドくさい人であればあるほど「断るための言い訳」を細かく伝えるべきです。

「仕事・見積もりの依頼を断る」ときの理由

  1. 例文「弊社内のリソースが不足しており」
  2. 例文「別件に社内リソースを取られており」
  3. 例文「サービス終了により」
  4. 例文「在庫不足により」
  5. 例文「ご要望の予算内での対応が非常に困難であるため」
  6. 例文「ご希望されている納期でのお届けが非常に困難であるため」
  7. 例文「ご要望されている仕様への対応が非常に難しく」
  8. 例文「ご要望されている納期内での対応が非常に難しく」
  9. 例文「ご希望納期にお応えすることが非常に困難であるため」
  10. 例文「ご要望されている仕様にお応えすることが非常に難しく」
  11. 例文「より魅力的なお仕事のオファーがあり」
  12. 例文「より魅力的なお仕事をご紹介頂いたため」
  13. 例文「希望する条件に合致していない部分が多く」

「提案や購入を断る」ときの理由

  1. 例文「プロジェクト予算を超過してしまい」
  2. 例文「より魅力的なオファーがあったため」
  3. 例文「価格が想定予算を超過しており」
  4. 例文「弊社内で精査いたしました結果、現時点では不要であるとの判断が下され」

「誘いを断る」ときの丁寧な断りフレーズ

  1. 例文「あいにく別件があり」
  2. 例文「あいにく仕事の予定が詰まっており」
  3. 例文「仕事の都合により」
  4. 例文「あいにく出張で不在にしており」
  5. 例文「あいにく外出で不在にしており」
  6. 例文「〇〇により業務に支障をきたすため」
  7. 例文「明日の会議の準備があり」
  8. 例文「海外との電話会議予定があり」

ビジネスメールでよく使う「断りのフレーズ」

せっかくの機会ですので、丁寧な断りのビジネスメールでよく使われる敬語を紹介します。ご参考にどうぞ。

「仕事・見積もりの依頼を断る」ときの丁寧な断りフレーズ

  1. 断りのフレーズ「お受けいたしかねます」
  2. 断りのフレーズ「ご要望にそいかねます」「ご要望にそうことができません」
  3. 断りのフレーズ「ご対応いたしかねます」
  4. 断りのフレーズ「ご要望にそうことが非常に困難な状況でございます」
  5. 断りのフレーズ「ご要望にはお応えいたしかねます」
  6. 断りのフレーズ「○○にはお応えいたしかねます」

「提案や購入を断る」ときの丁寧な断りフレーズ

  1. 断りのフレーズ「お見送りいたします」「見送らせて頂きます」「お見送りさせて頂きます」
  2. 断りのフレーズ「今回はお見送りいたしたく、何卒ご了承ください」

「誘いを断る」ときの丁寧な断りフレーズ

  1. 断りのフレーズ「お気持ちだけ頂戴します」
  2. 断りのフレーズ「ご遠慮いたします」「遠慮させて頂きます」
  3. 断りのフレーズ「お心遣いを頂いておきながら誠に申し訳ございません」
  4. 断りのフレーズ「せっかくお誘い頂いたにも関わらず申し訳ございません」
  5. 断りのフレーズ「せっかくのお誘いにも関わらず、このような返事となり誠に申し訳ございません」
  6. 断りのフレーズ「心苦しい限りでございます」