【社内】歓送迎会の案内メール書き方・例文

【幹事】日程調整メールやりとり完了！日程が決まる！
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【幹事】歓送迎会の案内メールを出す ➡︎ 今回はココ！

※社内上司などに相談してすでに日程が決まり、案内メールを出すための書き方・例文です

当たり前ではありますが、

歓迎会は「歓迎のみ」➡︎【社内】歓迎会の案内メール書き方と例文

送別会は「送別のみ」➡︎【社内】送別会・案内メールの書き方と例文

歓送迎会は「歓迎と送別」

の目的でおこなわれます。取り違えのないようにご注意を。

社内あて歓送迎会・案内メールの書き方

まずは社内（上司・目上・他部署・各位など）の歓送迎会・案内メールについて、書き方を簡単に。

メール件名は…
「歓送迎会のご案内」
「【ｘ月▲日】歓送迎会のご案内」
とにかく受け取った相手がパッとわかる件名にする。
あるいは日程調整メールを持ち出して「履歴つき返信Re: 歓送迎会日程調整のお願い」「返信Re: 歓送迎会のお誘い」や転送FWとしてもよい
↓
つづいて社内挨拶「お疲れ様です」
↓
（公式な飲み会であれば季節にマッチした時候の挨拶をくわえても丁寧）
↓
メール本文は「さて、このたびの組織改変により異動される●●部長の送別会ならびに、ご就任されるｘｘ部長の歓迎会につき、下記のとおり開催いたします」として書き始める。変にこだわる必要は無く、必要事項の連絡だけで十分。
↓
出欠の確認が必要であれば「なお、準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです」などとする
↓
メール結び・締めくくりは「よろしく」的な文章で締める。
↓
「記」「以上」をつかって詳細の案内をする

「ご栄転＝出世すること」を使ってもよいが…「栄転」じゃない場合には嫌味に取られる可能性もあるため、普通に「（ご）異動されます●●部長」「（ご）異動なさいます●●部長」「（ご）異動となります●●部長」という尊敬語を使うのが無難

社内あて歓送迎会・案内メール例文：基本テンプレート

【社内/上司/目上/各位・テンプレート】

社内あて歓送迎会案内のビジネスメール例文
テンプレートとして使えるもっともシンプルな例文にしています
上司や目上の歓送迎会であれば「（ご）異動なさいます方々の歓送迎会につき～」
「（ご）異動されます」「（ご）異動となります」とする（例文①②③）
下っ端の送別会であればもっとテキトーでよい（例文④）

【重要な補足】

①「ご栄転＝出世し、転勤になること」を使ってもよいですが…「栄転」じゃない場合には嫌味に取られる可能性もあるため、普通に「（ご）異動される」「（ご）異動なさる」という尊敬語を使うのが無難

②「（ご）～される」「（ご）～なさる」はどちらも「する」の尊敬語なので、どちらを使っても丁寧です。もっと丁寧にするためには丁寧語をくみあわせて「（ご）～されます」「（ご）～なさいます」とするとよいでしょう。

社内上司の歓送迎会・案内メール例文①出欠確認が必要

・上司や目上の歓送迎会をする案内メールテンプレート
・出欠確認が必要となるケース

メール件名：【4月28日】歓送迎会開催のご案内

営業部　各位　（社内各位）

お疲れ様です。

さて、このたびの組織改変によりご異動なさいます●●部長および、ご就任なさいますｘｘ部長の歓送迎会につき、下記のとおりに開催いたします。

新たな門出と出会いを祝する会といたしたく、ぜひご参加いただければと存じます。

なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

記

①日時：4月28日（木）18:30~
※本社1階に18:00集合 → 移動
②場所：未定
※改めて連絡いたします
③会費：目安5000円/人（事後徴収）
④緊急連絡先：
・ｘｘｘ（幹事・ノマド）
・ｘｘｘ（副幹事・野間子）

以上

営業部　ノマド

公式なメールで箇条書きを使うときには「記～箇条書き～以上」のようにする。「記」は中央ぞろえ、「以上」は右寄せだが、ビジネスメールでは相手のメール環境によってレイアウトが崩れるのでどちらも左寄せでよい

社内上司の歓送迎会・案内メール例文②すでに参加者わかっている

・上司や目上の社内あて歓送迎会をする案内メールテンプレート
・先に日程調整しており参加者がわかっているときの例文

メール件名：【4月28日】歓送迎会のご案内

皆さま　（社内各位）

お疲れ様です。

さて、このたびの組織改変により異動される●●部長および、就任されるｘｘ部長の歓送迎会につき下記のとおりに開催いたします。

なおご参加いただく方で、急用などがありご欠席される際は事前に幹事（ノマド：内線1234）までお申し付けください。

どうぞよろしくお願いいたします。

記

①日時：4月28日（木）18:30~
※本社1階に18:00集合 → 移動
②場所：●●●
※地図を別途添付いたします
③会費：目安5000円/人（後日精算）
④緊急連絡先：
・ｘｘｘ（幹事・ノマド）
・ｘｘｘ（副幹事・野間子）

以上

営業部　ノマド

社内上司の歓送迎会・案内メール例文③参加者のみに送付

・上司や目上の歓送迎会をする案内メールテンプレート
・先に日程調整しており参加者がわかっているときの例文

メール件名：【3月20日】歓送迎会のご案内

皆さま　（社内各位）

お疲れ様です。

さて、このたびの組織改変により異動なさいます●●部長の送別会ならびに、あらたにご就任なさいますｘｘ部長の歓迎会につき、下記のとおりに開催いたします。

新たな門出と出会いをお祝いする会といたしたく存じます。

なお、本メールはご参加いただく方のみに送付しております。
もし急用などでご欠席される際は、事前に幹事（ノマド：内線1234）までお申し付けください。

よろしくお願いいたします。

記

①日時：3月20日（木）18:30~
※本社1階に18:00集合 → 移動
②場所：●●●
※地図を別途添付いたします
③会費：目安5000円/人（後日精算）
④緊急連絡先：
・ｘｘｘ（幹事・ノマド）
・ｘｘｘ（副幹事・野間子）

以上

営業部　ノマド

社内の歓送迎会・案内メール例文④会費を事前に徴収する

・下っ端の歓送迎会をする案内メールテンプレート
・先に日程調整しており参加者がわかっているときの例文
・さらに会費を事前に徴収したいときにつかう

メール件名：【3月20日】歓送迎会のご案内

皆さま　（社内各位）

お疲れ様です。

さて、このたびの組織改変により異動される「●●さん」の送別会ならびに、あらたに仲間に加わります「ｘｘさん」の歓迎会につき、下記のとおりに開催いたします。

また、会費●●●円は事前徴収とさせて頂きたく、歓送迎会の前日までに幹事にお支払いいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

記

①日時：3月20日（木）18:30~
※本社営業部フロア18:00出発
②場所：●●●●
※地図を別途添付いたします
③会費：●●●円/人（事前徴収）
④緊急連絡先：
・ｘｘｘ（幹事・ノマド）
・ｘｘｘ（副幹事・野間子）

以上

営業部　ノマド

社内の歓送迎会・案内メール例文⑤複数人を歓送迎するとき

・複数人の歓送迎会を同時にやるときのメールテンプレート
・先に日程調整しており参加者がわかっているときの例文
・さらに会費を事前に徴収したいときにつかう

メール件名：【3月20日】歓送迎会開催のご案内

皆さま　（社内各位）

さて、このたびの組織改変に伴い異動される方々の送別会および、新たに仲間に加わります方々の歓迎会につき、下記のとおり開催いたします。

新たな門出と出会いを祝する会といたしたく、ぜひご参加いただければと存じます。

なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

記

①ゲスト：
・送別：ｘｘ部長、●●さん、▲▲さん、ｄｄさん
・歓迎：●●部長、ｚｚさん、ｘｘさん、ｓｓさん（新人）
②日時：3月20日（木）18:30~
※本社1階に18:00集合 → 移動
③場所：未定
※改めて連絡いたします
④会費：目安5000円/人（事後精算）
⑤緊急連絡先：
・ｘｘｘ（幹事・ノマド）
・ｘｘｘ（副幹事・野間子）

以上

営業部　ノマド

社内の歓送迎会・案内メール例文⑥シンプル

・歓送迎会のメールテンプレート
・いろいろ書くのがめんどくさいときのシンプルver

メール件名：【3月20日】歓送迎会開催のご案内

皆さま　（社内各位）

さて、このたびの組織改変に伴い異動される方々の歓送迎会につき、下記のとおり開催いたします。

なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

記

以上

営業部　ノマド

▼【補足】敬語の解説

門出と出会いを祝する　は「出発（送別）と出会いを祝う」の意味。歓送迎会には必ずと言っていいほど使うフレーズ
皆様お誘い合わせの上〜　は「皆様を誘い合わせて〜」の意味
いただければ幸いです　は「～してもらえたら嬉しいなぁ」の意味の敬語
いたしたく存じます　は「～したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
いただく　は「もらう」の謙譲語
存じる　は「思う」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「存じます」として使う
おる　は「いる」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「おります」として使う
いたす　は「する」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「いたします」として使う
ご多忙　は「忙しいこと」の意味。「ご多忙の折ではございますが」だと「忙しい季節ではあるけども」という意味になる。とくに年末年始の挨拶文に使われる
お（ご）～いたします　は「～する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
お申し付けください　は「言いつけてください」の意味
（お・ご）～なさる　は「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「なさいます」として使う
（お・ご）～される　も「する」の尊敬語

【重要な補足】

社内あて歓送迎会・案内メールの書き方①件名

社内あて歓送迎会・案内メール件名の書き方を例文で紹介します。

社内メール件名

メール件名「歓送迎会のご案内」
メール件名【3月20日】歓送迎会のご案内
メール件名【営業部内】歓送迎会のご案内
メール件名「返信Re:歓送迎会のお誘い」
メール件名「返信Re:歓送迎会日程調整のお願い」

▼書き方のコツ

とにかく受け取った相手がパッとわかる件名にする。とくに社内の飲み会は役職が高くなればなるほど誘いも多くなるため混同しがち。ご配慮ください。

そこで「【日付】歓送迎会のご案内」などと分かりやすくすると親切です。

社外取引先むけメール件名

メール件名「会食のご案内」
メール件名「会食のご案内（社名・名字）」
メール件名【12月20日】会食のご案内（社名・名字）
メール件名「返信Re:会食のお誘い」

▼書き方のコツ

※（　）内に社名・名字をいれて「会食のご案内（転職・ノマド）」としても親切

※社外の相手には、歓送迎会であろうと送別会であろうと、食事であろうと飲み会であろうと懇親会であろうと、すべて「会食」でOKです。ランチであれば「ランチ会」とします。

社内あて歓送迎会・案内メールの書き方②挨拶文

社内あて歓送迎会メール挨拶文の書き方を例文で紹介します。いずれも公式なお知らせにふさわしい丁寧な例文にしています。

【重要な補足】

①「ご栄転＝出世すること」を使ってもよいですが…「栄転」じゃない場合には嫌味に取られる可能性もあるため、普通に「ご異動される」「ご異動なさる」という尊敬語を使うのが無難

社内メールの挨拶文

例文「お疲れ様です」
例文「こんにちは」
その他にはカジュアルな時候の挨拶を用いてもよい

▼書き方のコツ

※社内の挨拶は例文①だけで十分だが、変化をつけたければ時候の挨拶もある

※また、自己紹介が必要だと感じたら「お疲れ様です。歓送迎会の幹事を務めさせて頂きます●●と申します。」として挨拶する

企業むけの挨拶文

例文「お世話になっております」
例文「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます」
例文「●●の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り感謝申し上げます」
例文「●●の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます」
例文「●●の候　貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます」
例文「●●の候　貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」
例文「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」

※「○○の候」に使う時候の挨拶は季節によっていろいろあり。

➡︎ ビジネス挨拶文の例文50選（文書・メール・年賀状・時候ほか）

※「ご清栄」は「ご盛栄」「ご隆昌」で言い換えできる

➡︎ ご健勝/ご清栄/ご盛栄/ご清祥/ご発展/ご隆昌の違いと使い分け

個人むけの挨拶文

例文「お世話になっております」
例文「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます」
例文「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」
例文「●●の候　ｘｘ様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます」
例文「平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます」
例文「●●を迎え、お健やかな日々をお過ごしのこととお慶び申し上げます」

※個人むけの挨拶で「貴社ますます～」は使えない。

➡︎ ご健勝/ご清栄/ご盛栄/ご清祥/ご発展/ご隆昌の違いと使い分け

社内あて歓送迎会・案内メールの書き方③文章

社内あて歓送迎会・案内メール本文の書き方を例文で紹介します。いずれも公式なお知らせにふさわしい丁寧な例文にしています。

「（ご）～される」「（ご）～なさる」はどちらも「する」の尊敬語なので、どちらを使っても丁寧です。もっと丁寧にするためには丁寧語をくみあわせて「（ご）～されます」「（ご）～なさいます」とするとよいでしょう。

出欠確認をする

【社内メール・出欠確認あり】
さて、このたびの組織改変により異動される●●部長の送別会ならびに、あらたに就任されるｘｘ部長の歓迎会につき、下記のとおりに開催いたします。
なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

出欠確認をしない

【社内メール・出欠確認なし・会費事前徴収】
さて、このたびの組織改変により異動なさいます●●部長の送別会ならびに、あらたにご就任なさいますｘｘ部長の歓迎会につき、下記のとおりに開催いたします。
なお、本メールはご参加いただく方のみに送付しております。
もし急用などでご欠席される際は、事前に幹事（ノマド：内線1234）までお申し付けください。
また、会費●●●円は事前徴収とさせて頂きたく、送別会の前日までに幹事にお支払いいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。

下っ端の歓送迎会

さて、このたびの組織改変により異動されます「●●さん」の送別会ならびに、あらたに仲間に加わることとなりました「ｘｘさん」の歓迎会につき、下記のとおりに開催いたします。
なお、本メールはご参加いただく方のみに送付しております。
もし急用などでご欠席される際は、事前に幹事（ノマド：内線1234）までお申し付けください。
よろしくお願いいたします。

社内上司の歓送迎会

さて、このたびの組織改変により異動なさいます●●部長の送別会ならびに、あらたにご就任なさいますｘｘ部長の歓迎会につき、下記のとおりに開催いたします。
なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

複数人の歓送迎会を同時に開く

さて、このたびの組織改変に伴い異動される方々の送別会および、新たに仲間に加わります方々の歓迎会につき、下記のとおり開催いたします。
なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
記
①ゲスト：
・送別：ｘｘ部長、●●さん、▲▲さん、ｄｄさん
・歓迎：●●部長、ｚｚさん、ｘｘさん、ｓｓさん（新人）
②～
③～
以上

さて、このたびの組織改変に伴い異動される方々の歓送迎会につき、下記のとおり開催いたします。
なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
記
①ゲスト：
・送別：ｘｘ部長、●●さん、▲▲さん、ｄｄさん
・歓迎：●●部長、ｚｚさん、ｘｘさん、ｓｓさん（新人）
②～
③～
以上