【ビジネス】資料送付メールの書き方・例文

資料送付のビジネスメールの書き方を、例文つきで誰よりも正しく解説する記事。

ビジネスメールにかんする以下の質問、すべてに対応してます。

社内（上司など）に会議資料などの報告書をメール添付して送付したい。書き方は？
社外（取引先など）に見積書などの書類をメール添付して送付したい。書き方は？
複数の書類や資料をいちどにまとめておくるときの書き方は？
応募書類を添付するときのファイル名は？
ファイルは暗号化してパスワードロックすべき？

それでは具体的にすすめていきます。

※こんなメールってあり？というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

【書き方】資料送付のビジネスメール

まずは資料送付メールの基本となる書き方について簡単に復習。

「ビジネスメールに見積書、製品カタログ、あるいはほかにも複数の資料を送付する」ときは以下のような構成となっていると素晴らしく丁寧なメールとなります。

※ コピペできる例文は書き方のあとに紹介

メール件名の例文・書き方

【例文パターン①社内・上司】
メール件名: 【9月度】販売会議資料送付の件

【例文パターン②社外・取引先】
メール件名: 【製品A】見積送付の件（転職・ノマド）

【例文パターン③複数書類】
メール件名: 書類送付の件（転職・ノマド）

【メール件名の書き方】
件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。この場合はなにかしらの資料をメールで送るわけなので「〜〜送付の件」とすること。添付書類を送るとき、これ以外の表現を使うのはおかしい。また、社外メールに限りどこの誰がメールしたか分かるように（　）内に企業名・名字を入れておくと相手への配慮が感じられる。

例文①②特定の資料をおくる＝○○送付の件
例文③まとめて複数の応募書類をおくる＝応募書類送付の件

【NG例文】
「製品カタログ」「お見積書」「会議資料」などの意味不明なメール件名はNGとなるためご注意を。資料を送付するときの件名は「〇〇送付の件」と決まっている。

メール宛名の例文・書き方

【例文①社内・上司など】
○○　部長

【例文②社外・取引先など】
ケミカル株式会社
資材部
三菱　様

【メール宛名の書き方】
担当者の名前がわかるときは、会社名＋部署名（課名）＋名字を宛先にする。わからなければ「担当者様」「○○部　御中」などとする。また役職つきの相手であれば「○○部長」「部長　○○様」などとする。

【NG例文】
「○○部長様」はマナー違反、役職者に「様」はつけない。「部長　○○様」はOK。

メール挨拶文の例文・書き方

【例文パターン①社内・上司】
お疲れ様です。

【例文パターン②社外・取引先】
お世話になっております。株式会社転職・ノマドです。

【メール挨拶文の書き方】

社内の相手には「お疲れ様です」「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を使う。

社外メールには初対面だと「（これから）お世話になります」を使い、面識のある相手には「（今）お世話になっております」を使う。例文②では取引先から資料送付依頼を受けたときのことを想定しているため、（今）お世話になっております　をつかった。

【NG例文】
社外の相手に「お疲れ様です」「こんにちは」「お久しぶりです」NG。

→ ビジネス挨拶文の例文50選（文書・メール・年賀状・時候ほか）

メール本文の例文・書き方

【例文パターン①特定の資料をおくる】
さて標記の件、ご依頼の会議資料を添付にて送付いたします。

【メール本文の書き方①】
「さて標記の件」はこれから件名にした本題に移りますよ、という意味で使う。「さて首記の件」「さて」でもOK。ここでは添付ファイルで送るわけなので“〜〜を添付にて送付いたします”とする。これ以外の表現は使わなくてよい。グチャグチャと書く必要はない。

【例文パターン②複数の書類をおくる】
さて、先般ご依頼いただきました以下の資料につき、
添付にて送付いたします。
記
①御見積書
②製品カタログ
③製品仕様書
以上
（※ 改行は適切に）

【メール本文の書き方②】
あるいは複数の書類をおくるときは例文のような書き方でもOK。「記」「以上」は省略してもOK。本来のビジネス文書は「記」を真ん中ぞろえ、「以上」を右ぞろえにするが、メールでは左よせにして差し支えない。

メール結び・締めの書き方

【例文①】
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご査収の上、お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

【例文②】
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご査収のほど何卒宜しくお願いいたします。

【メール結びの書き方】
「ご査収のほど〜＝よく中身を確認して受け取ってくださいね」の意味。これ以外の表現は使わなくてよい。ただ、相手へのきづかいのために「お忙しいところ大変恐れ入りますが～」をいれると好感度UP。あるいは「ご査収くださいますよう～」でもOK。

→ 【完全版】ビジネスメール締め・結びの例文50選

メール署名の書き方

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株式会社ビジネス企業
法人営業部　国内営業課
のまど
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話：00-0000-0000
携帯：090-0000-0000
E-mail：nomad@gmail.com
会社HP：企業HPのURL
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【メール署名の書き方】
あなたが誰だか分かる情報を入れること。ビジネスパーソンは「会社名＋部署名＋課名＋（役職名）＋氏名＋住所＋電話＋Eメール＋（企業HP）」で構成されているとよい。署名のデザインはどうでもよい。