就活メールの時間帯は?深夜でもOK?|マナー解説

就活メールを送る時間帯ってどうする?深夜とか早朝でもだいじょうぶ?

という就活の疑問を解消していく記事。

まずは結論ですが、就活メールを送る時間帯はいつでもよいです。とくに決まりはありません。べつに深夜の1時であろうと、早朝5時であろうと問題なし。

でも相手の即レスポンスを期待するのであれば、定刻内(朝9:00~18:00)がベスト。

また、お願いごとなとの込み入ったメールをするのであれば昼過ぎの13:00~14:00がベスト。

どれが正解というのはありませんが、念のためそれぞれ理由を解説します(私の勤める化学メーカー採用担当に、実際に聞いてみました)。

就活メールを送る時間帯はいつでもよい

なぜ就活メールを送る時間帯がいつでもいいのか?

その理由は二つあり、

一つは、4月~6月の採用期間中において、採用担当は鬼のように忙しくなるから。メール送信時間が定刻内であろうと深夜であろうと、どちらにせよ細かくメールチェックできません。

二つめは、ビジネスがグローバルになっていて時間帯をとわず、容赦なくメールが飛んでくるから。時差のある海外出張者からのメール、海外顧客からのメール、海外の同僚からのメールなど・・・。深夜であろうと、早朝であろうと、メールはどんどんたまっていきます。

就活メールが定刻内に送らないと「失礼」にあたるとしたら、これらの人々はすべて失礼に当たります。

メール返信は内容よりもスピード!(原則24時間以内)

就活・転職メールに限らず、原則24時間以内にメール返信をしましょう。たとえすぐに決められないようなメール内容であったとしても、すばやい返信は必須です。

とりあえず何かしらのメール返信が先!

たとえば、

NG×「試合日程が明日にならないとわからないから、面接日程が決められない・・・とりあえず保留しよう・・・」

NG×「他の会社の面接が入るかもしれないから、返信を保留しておこう・・・」

ではダメです。

こんなときには「大変申し訳ありません。別件との兼ね合いもありますので、明日(または今週中など)に改めて連絡いたします。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

などと、とりあえず連絡することが重要です。

内容よりもまずスピード!凝ったメールを考える暇があったら完成度が低くてもいいので、1分でも早くメールを送りましょう。これは実際のビジネスでも同じです。

なぜメール返信はスピード重視なのか?

たとえば就活・転職の面接日程調整を考えると、あなたの他にもたくさんの応募者がいるわけです。

採用担当者は暇人ではないので、全員の返信を待ってから予定を組む、みたいなことはしません。自分の中で仕事の期日を決めています。

したがって、採用担当者の期日までに返信のなかった就活・転職者は、空いている枠を他の応募者に取られてしまう可能性がでてきます。そうすると、せっかく送った面接日程メールが「ご希望の面接日程は埋まってしまったので、別の日程でお願いします」となるでしょう。

これでは何のためにメール返信の文章を考えたか、わからなくなりますよね?ということなので、メール返信は早い方が、就活・転職を有利に進められるでしょう。

【就活メール時間】午前中だと相手はどう思う?

午前中に大量のメールが送られてくると、がっかりします。なぜなら、午前中は前日からの持ち越した仕事(宿題)や、時差のある海外から送られてきた夜間メールを処理する時間だから。

朝の時間は、おおくのビジネスパーソンにとって貴重な時間です。

たとえば前日から持ち越した仕事のかたづけ、時差のある海外からきたメール返信、資料の作成、打ち合わせなどなど。

したがって、午前中のメールは重要なものを除いて後回しにされがちです。結局、就活メールを朝早く送っても、返答は午後になることでしょう。

これは私の場合。

採用担当は鬼のように忙しい(4~6月限定)

では、気になる採用担当はどうか?

というと就活時期の採用担当は、ず~っと激務です(苦笑)。

なぜなら、あちこちで会社説明会に行かなきゃダメだし、それが終われば永遠とエントリーシートとにらめっこしなきゃだめだし、それが終わっても面接日程の調整をしなきゃダメだし・・・。

結局のところ採用担当は4月~6月まで鬼のように忙しい。

したがって、どの時間帯でもあまり細かくメールチェックするヒマがありません。どんな時間帯にメール送信しても一緒かと思われます。

時間帯を気にするよりも、分かりやすいメール、シンプルなメールを心がけましょう。

【就活メール時間】午後だと相手はどう思う?

まずは営業マンの基本の話から。

「込み入った話は昼イチにする!」

クレームの話、値上げの話、難航している交渉などなど。ややこしい話があるときには、昼イチの時間帯(13:30とか)にすると上手くいくという都市伝説があります。

これってなぜでしょうか?

人間の3大欲求が満たされているとき、人は穏やかになるから…相手が穏やかな食後に、ややこしい話をすると相手からの攻撃が少なくて済む、ということらしいです。

確かに、食事のあとって満たされてねむた〜くなってきますよね(朝食だけはその日のエネルギーをチャージするためのものだから、ちょっと違う)。

これは人間の基本的なリズムなので、どんな人でもそう変わらないでしょう。私も営業のアポイントで、この手法をよく使います(本当に役立っているのかどうか、不明ではありますが…)。

また、午前中で前日の宿題を終わらせて、昼からさぁメール整理!!というビジネスパーソンも多いことと思います。これを利用するのであれば食後13:00-14:00くらいの時間に就活メールを送るのがいい、ということになります。

【就活メール時間】深夜・早朝だと相手はどう思う?

まずは私の話から。

深夜・早朝に就活メールが来たらどうか?

というと、別に驚きもしませんし、「失礼だ」と思うこともありません。「寝ればいいのに、就活よく頑張ってるなぁ」と感心します。とくに面接お礼メールとか、インターンシップお礼メール、OB訪問お礼メールなどは、終わった直後にするのがベスト。

可能な限り「その日中」にお礼メールを送りましょう。

そう考えると、就活メールを送る時間帯は深夜だろうと早朝だろうと、「まったく構わない」ということになります。

※ただし私の場合は海外とのやりとりが多い、という特殊な事情もありますが…。

採用担当は深夜でも働いてるかも!?(4~6月限定)

では、気になる採用担当はどうか?

というと就活時期の採用担当は、ず~っと激務です(苦笑)。

繰り返しになってしまいますが、採用担当チームは期間中、そこだけブラック企業みたくなっています。夜おそくまで残業しなきゃ、仕事がまわらないらしい(これは採用担当に聞いた話、私は定時で帰るので目撃はできない)…。

結局のところ採用担当は4月~6月まで鬼のように忙しい。

したがって、どの時間帯でもメール返信してくれる可能性はありますし、どの時間帯でもスルーされる可能性もあります。とにかく、あまり細かくメールチェックするヒマがありませんので、ひょっとしたらチェック漏れしている可能性もあります。

2~3日待っても就活メールに返事がなければ、念のため電話するとよいでしょう。

※弁護のために述べておきますが、そんな「期間限定もれなく激務な採用担当」も、残業代はちゃんと出ます、休日出勤の残業代も出ます、代わりの休みもあります。

まとめ

結局のところ、就活・転職におけるメールのやりとりって、誰もそこまで気にしてません。採用担当者はシーズンになると激務になるため、就活・転職者の返信メールを隅々まで読む暇などないのですよ。

ただ、明らかに敬語の使い方がおかしかったり、カジュアルすぎたり、メールマナーを守っていなかったりしたら、メールが読みにくいから一瞬で気付きます(苦笑)。

たとえばメール本文の最初に必要な、「お世話になります」「突然の連絡にて大変失礼いたします」などの冒頭挨拶が抜けているメールとか…これは流石にマズイ。

心の狭い人事採用担当がみた場合、減点の対象になってもおかしくありません。私なら確実に“もっと勉強しとけよ!!!”と思いますね。

※私は心が狭いです

したがって、就活・転職におけるメール返信のポイントは「うまい文章を作っても加点されることはないが、マナー違反してると減点されることはある」ということです。

よく心得ておきましょう。

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