就活・転職者から選考辞退メールがきたとき、メール返信の書き方を例文つきで誰よりも親切に解説する記事（人事採用担当むけです）。
まずは「選考辞退メールへの返信」の書き方をざっくりと。
- 選考辞退メールを「受け取り、了解した」の連絡
- 就活生・転職者の「今後を気づかう」メール結び・締め
こんなメール構成になっていることが望ましいです。
とにかく就活生・転職者に対して「了解した」と丁寧に伝えることが重要であり、その他の部分は比較的どうでもよい部分です。
それでは具体的に選考辞退メールへの返信例文と書き方、注意点を解説していきます。
※人事採用担当がとんでもない対応をすると、すぐにTwitterやFacebookで拡散される時代ですので十分にご注意ください。
【例文】選考辞退メールへの返信 – 人事採用担当むけ
まずは人事採用担当が選考辞退メールに返信をするとき、コピペして使える例文を紹介します。めんどくさければ、このテンプレートをそのまま適用してください。
— 選考辞退メール返信・例文① —
メール件名: Re: 選考辞退のお詫び（就活大学・就活）
就活さん
お世話になっております。
株式会社転職・人事採用担当の○○です。
選考辞退されるとのこと承知いたしました。
こちらこそ、またご縁がありましたら宜しくお願い致します。
末筆ながら、就活さんの今後のご活躍をお祈り申し上げます。
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メール署名
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— 選考辞退メール返信・例文② —
メール件名: Re: 選考辞退のお詫び（就活大学・就活）
就活 様
お世話になっております。
株式会社転職・人事採用担当の○○です。
選考辞退されるとのこと承知いたしました。
大変残念ではございますが、
こちらこそ、またご縁がありましたら宜しくお願い致します。
末筆ながら、就活様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
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メール署名
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— 面接辞退メール返信・例文③ —
メール件名: Re: 選考辞退のお詫び（就活大学・就活）
就活 様
お世話になっております。
株式会社転職・人事採用担当の○○です。
選考辞退されるとのこと承知いたしました。
大変残念ではございますが、
また何かの折にご縁がありましたら、その際はよろしくお願い致します。
末筆ながら、就活様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
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メール署名
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◎ビジネス敬語の意味・使い方：
- 「末筆ながら（読み：まっぴつ）」意味：最後に〜を書きます
→「末筆ながら〜ご活躍・ご健勝」の意味とビジネスメールでの使い方 - 【完全版】ビジネスメール締め・結びの例文50選
【書き方】選考辞退メール返信 – 人事採用担当むけ
つづいて選考辞退メールに対する「返信メールの書き方」を解説します。
—- 選考辞退メール返信の書き方—–
メール件名: Re: 選考辞退のお詫び（就活大学・就活）
就活 様
お世話になっております。
株式会社転職・人事採用担当の○○です。
【メール件名・宛名・書き出し】通常のビジネスメールマナーに従う。
選考辞退されるとのこと承知いたしました。
【メール本文の書き方】まずは選考辞退することを了解した、という返信が必要。そうしないと就活生や転職者が戸惑ってしまう。
大変残念ではございますが、
こちらこそ、またご縁がありましたら宜しくお願い致します。
【メール本文の書き方】就活生や転職者の選考辞退メールには「また機会がございましたら宜しくお願いします」とあるハズ。すると返信は「こちらこそ宜しく」的なことを書く。ここは「丁寧にご連絡をいただき誠にありがとうございます。また何かの折にご縁がありましたら、その際はよろしくお願い致します」などと言い換えてもよい。
末筆ながら、就活様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
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メール署名
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【メール締め・結びの書き方】もう二度と会うことのない相手、しばらくやりとりしないであろう相手に対しては公式の挨拶を使う。そうすると例文のようになる。
◎参考になる記事：
人事から返信がなくて困っている就活・転職者は多い
話は逸れますが私の過去記事「選考辞退メールに“返信がこない”ときの対処法4つ」へのアクセス数を見ていると、
「人事から選考辞退メールへの返信がこなくて困っている、就活・転職者どれくらいいるのか？」すぐにわかります。
書いたばかりの記事なので誰もみてくれてないかと思いきや、1日100アクセス前後もあるのです…。といことは月にすると約3,000人が、人事採用担当の「サボり」によって迷惑を被っています。
本来なら「こんな記事には需要がない、誰にも必要ない」と信じたいのですが…。私の記事へのアクセス数がゼロになるよう、人事採用担当のあなたは礼儀正しくご対応ください。
就活・転職者は採用担当にとっての「お客さん」
重々承知されていることと思いますが、人事採用担当は就活生・転職者に対して「サービス精神を持って接するべき」です。
なぜなら、就活・転職者は人事採用担当にとっての「お客さん」であるから。彼らは数ある企業の中から、あなたの企業を選び、エントリーし、説明会に参加し、ESを書き、面接に参加し…と、めんどくさい事を色々としてくれているのです。
ところが、倍率がとんでもないことになる人気企業の人事採用担当は、「誰がお客さんなのか？」を忘れてしまいがち。
結果として「選考辞退メールに返信しない」という行動をとる人事採用担当もいます。「返信を忘れていた」というのも、就活生を客としてみていないから起きる事態です。
例文にしたように簡単なメールで終わることですから、どんなに忙しくても丁寧な対応を心がけましょう。
TwitterなどSNSで簡単に拡散される時代
こちらも重々承知されていることとは思いますが…。
時代とともに、就活・転職における「情報公開」のあり方も変わってきています。
ひと昔前であれば、就活・転職者が企業の内部情報を得られるのは「2ch、みん就」といったメディアだけでした。それも本当の情報かどうかも怪しいものばかり。
でも今は、誰かがtwitterでつぶやいて拡散されたら、一気に1億アクセスとかになる時代です。たとえば「○○社の人事採用担当から、こんな不誠実なメールきた(> <)」など。
これで公開されたあなたのメールが本当に不誠実だったとしたら、あなた自身の査定に響きます。さらに最悪の場合、私のブログも含むいろいろなネットメディアに叩かれ、干されてしまいますよね。
電通の過労死事件もそうでしたが、twitterからバレることって多いです。とくに口コミ関連。
人事採用担当の不誠実な対応は、常にSNSで拡散されるリスクがあることを理解しておきましょう。拡散された後に「削除要請」してもムダであり、取り返しのつかないことになります。
