【就活】メールで時間変更を依頼し“お礼を返信する”までの書き方

「就活メールで面接などの時間変更をおねがいし、お礼メールを返信する」までの書き方を、誰よりも完璧にするための記事(もちろん例文つき)。

また、この記事では就活メールに関する以下の質問、すべてに対応しております。

  • 「面接日程調整の時間変更をお願いしたいけど、メールの書き方がわからない」
  • 「採用担当に時間変更(時間調整)してもらったとき、お礼メール返信はどう書く?」

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

【例文】就活メールで「時間変更をお願いする」

まずは就活メールで「面接日程の時間変更をお願い」するときのことを考えます。

いったん決まっている日時を変えてもらうため、新たにメールを書く必要があります。

ただ実際のビジネスメールでは、過去の日程調整メールを持ち出して履歴付き返信する人がほとんどですが・・・。

本来のメールマナーとしては新たなメールを作成せず、履歴付き返信でOKなのですが、これはラフな印象を与える可能性があるため時間に余裕のある就活生は、あらたにメール作成しましょう。

【例文と書き方のポイント】

メール件名:二次面接日時変更のお願い(就活大学・就活)

icon-hand-o-up 【メール件名のポイント】件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。何かのお願いをするときには必ず「○○のお願い」という件名にする。

また、どこの誰がメールしたか分かるように( )内に大学名+名字を入れておくと、相手への配慮が感じられる。フルネームで書いても、名字だけでも可(メール署名にフルネームを記載しているため)。

転職株式会社
人事部
転職 様

icon-hand-o-up 【宛先のポイント】採用担当者の名前がわかるときは、会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。部署名や課名は入れてもよいし、入れなくてもよい。また、役職つきの相手であれば「○○部長」などとする。「○○部長 様」はマナー違反、役職者に「様」はつけない。「部長 ○○様」はOK。

お世話になっております。
就活大学の就活です。

icon-hand-o-up 【メール挨拶のポイント】初対面の相手には「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。就活生はどちらを使うべきか迷ったら、「(これから)お世話になります」を使うとよい。

さて首記の件、二次面接日程を4月10日13:30~14:30にて設定いただいておりましたが、
諸事情により日程変更(または「時間変更」)をお願いいたしたく存じます。

icon-hand-o-up メール本文に入るときには、「さて~」を使うとスムーズになる。変更してほしい理由は細かく説明する必要がなく「諸事情により」とする。日程ではなく時間だけを変更するのであれば、「時間変更」としてもよい。

つきまして、誠に勝手を申し上げますが、
以下日程(または「以下の時間」)にご変更いただいてもよろしいでしょうか。

icon-hand-o-up 「誠に勝手を申し上げますが」を使って「申し訳ない気持ち」を表現すると丁寧。そして、時間変更してほしい候補日を連絡する。日程ではなく時間だけを変更するのであれば、「以下の時間に~」としてもよい。

〇月〇日(〇)13:30~
◯月△日(△)13:30~
◯月X日(X)13:30~

icon-hand-o-up 日時の表記の仕方はPM1:30でも可、相手がわかれば良い。できる限り多くの候補を挙げる。少なくとも3つ候補を挙げるのが基本。

お取り計らい頂いておきながら、たびたびのお願いとなり誠に申し訳ございません。

icon-hand-o-up ここで謝罪を一言はさむ。「お取り計らい」の意味は「物事をうまく進める」。また、謝罪のタイミングはもう少し早い段階でもよい。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
何卒よろしくお願いいたします。

icon-hand-o-up 【メール結びのポイント】申し訳ない気持ちを示すために「恐れ入ります」を使う。「お忙しいところ大変お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします」でも可。

**************************
就活大学
就活学部・就活学科
就活一郎
住所
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx
**************************
icon-hand-o-up 署名のポイント】あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+学科名+氏名+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。これは、何回やり取りを繰り返しても変えなくてよい。メール署名のデザインは、正直どうでもよい。

【返信】採用担当からの「時間変更OKメール」にお礼する

つづいて、先ほどの就活メールに対して、採用担当から「時間変更(時間調整)OKメール」があったときの返信を考えます。

採用担当から「○月△日13:00-14:00でお願いします」といった形でメール返信がきます。これに対するメール返信は以下のようにします。

※もし日時変更が「不可」とのメールがきたら、もう諦めるしかない。

【例文と書き方のポイント】

メール件名:Re:Re:二次面接日程変更のお願い(就活大学・就活)

icon-hand-o-up 【メール件名のポイント】件名はそのままにして「履歴つき返信」を使う。2回くらいのやりとりであれば、Re:の数を減らしたりメール件名を変える必要はない。

転職株式会社
人事部
転職 様

icon-hand-o-up 【メール宛先のポイント】採用担当者の名前がわかるときは、会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。

お世話になっております。
就活大学の就活です。

icon-hand-o-up 【メール挨拶のポイント】初対面の相手には「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。就活生はどちらを使うべきか迷ったら、「(これから)お世話になります」を使うとよい。

お忙しいところ日程をご調整(または「ご変更」)いただき、大変恐れ入ります。

icon-hand-o-up メール本文ではまず、時間変更をしてもらったことに対し、申し訳ない気持ちを表すひと言を入れる。

それでは、いただいた日程○月△日13:00に、ご指定の場所へ伺います。

icon-hand-o-up 相手の時間指定に対して「OK」と伝えるには、この一文だけでよい。ここでメールをややこしくする必要はない。

当日は何卒よろしくお願い致します。

icon-hand-o-up 【メール結びのポイント】これにて一件落着のはずなので、「面接の当日はよろしく」的なことを述べるとよい。そこまでこだわる必要もないし、「恐れ入りますが」などと謙遜する必要もない。

**************************
就活大学
就活学部・就活学科
就活一郎
住所
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx
**************************
icon-hand-o-up 【署名のポイント】あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+学科名+氏名+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。これは、何回やり取りを繰り返しても変えなくてよい。メール署名のデザインは、正直どうでもよい。

例文で使ったビジネス敬語の解説

せっかくの機会ですので、ビジネスメールでよく使われる敬語の「意味と使い方」もおさらいしておきます。遅かれ早かれ身につけるべき敬語なので、今のうちに使いこなせるようになっておけば、あとあとラクになりますよ。

「恐縮です」「恐れ入ります」

「恐れ入ります」「恐縮です」の意味はどちらも「①ありがたく思う」「②申し訳なく思う」です。

①感謝と②すみません、の2つのまったく逆の意味をもちます。これは状況によってどちらともとれます。

たとえば、

  • 例文「お取り計らいをいただき、恐れ入ります(恐縮です)」
  • 例文「たいそうなお品をいただき、恐れ入ります(恐縮です)」

このような使い方は、どちらかというと「①ありがたいと思う」という意味で使われます(申し訳なく思う、の意味ともとれますが・・・)。

いっぽうでたとえば、

  • 例文「お忙しいところ、恐れ入ります(恐縮です)」
  • 例文「ご多忙のところ、恐れ入ります(恐縮です)」

としたときには「②申し訳なく思う」の意味で使われます。

ということで、「恐れ入ります」「恐縮です」は感謝の気持ちと、申し訳なく思う気持ちの両方を表すことができるため、ビジネスシーンにおいては使いやすい言葉です。

「ありがとう」なのか「申し訳ない」なのか、どっちつかずの感じがいいですよね。

◎参考となる記事:

「いただく」

「いただく」の意味は「(自分が)もらう」であり、「もらう」の謙譲語。

以下の例文のように使います。

◎例文:

  • 部長から年賀状をいただいた(話し言葉)
  • 早々にご連絡いただき、誠にありがとうございます(感謝・メールの冒頭)
  • ご検討いただきますよう、お願い申し上げます(お願いメール・文末)
  • ご了承いただきたく存じます。何卒よろしくお願いいたします(お願いメール・文末)
  • ご了承をいただければ幸いです。何卒宜しくお願い申し上げます(お願いメール・文末)
  • 傘を貸していただけますか?(話し言葉)

◎参考となる記事:

「伺う」

「伺う」は「行く・聞く・訪ねる」の謙譲語。

とても間違いやすい敬語なので、正しい使い方をマスターしておきましょう。

  • 正しい敬語:伺います/伺いたいです/伺いたく存じます
  • ×間違い敬語:お伺いいたします/お伺いさせて頂きます/お伺いしたい
  • 間違いだけど慣例でOK:お伺いします

◎参考となる記事:

「お取り計らい」

「お取り計らい」の読みは「おとりはからい」。

「お取り計らい」の辞書的な意味は「ものごとがうまく運ぶように考え、処理をすること」 。

ここで「お」は尊敬語であり、「取り計らう」を敬語にして目上の方へも使えるようにしています。決して「相手へ気づかい、配慮、心配りをすること」という意味ではありません。

◎参考となる記事:

その他

【注意】メール・電話の両方で連絡するのが確実!

時間変更(時間調整)のお願いは電話とメール、両方で連絡するのが確実です。

このようにする理由は、メールだと読まれない可能性があるから。ココだけの話、採用活動時期の人事採用担当はとても忙しいのです(採用担当のところだけ、まるでブラック企業みたいになってます)。

2~3日まってメール返信がこなかったら電話してみる、というのでもよいですが、どうせなら電話もしてしまいましょう。

たとえば、

①メールをまず送り、電話では以下のように対応すればOK。

「お世話になっております。先ほどメールにてお送りいたしましたが諸事情により、面接の時間変更をお願いしたいのですが…。大変申し訳ありません・・・。14時からに変更していただきたいのですが、よろしいでしょうか?」

②まず電話をし確認メールを送るときは、以下のように電話します。

「お世話になっております。二次面接日時の件、諸事情により面接の時間変更をお願いしタイのですが…。大変申し訳ありません・・・。14時からに変更していただきたいのですが、よろしいでしょうか?」

電話で調整したあとに「確認+お礼メール」を入れましょう。

忙しい採用担当には「①メールをした後に電話」の方が、相手への気づかいとしては正解です。突然の電話だと「その場で調整しなきゃ!」みたいになってしまうので…。

お願いメールの連絡手段、丁寧ランクごと

次に普通のビジネスシーンにおいて、丁寧な「お願いのやり方」をランクしていきます。

  • 丁寧レベルMax|電話で連絡&調整し、お礼メールも+確認メールを送る
    → もっとも素晴らしい「お願い」の方法です。電話で確実に伝え、さらに念押しとしてお礼メールを送っておけば完璧。
  • 丁寧レベルMax|メールをまず送り、後で電話連絡もする
    → 順番をかえただけです。電話連絡だと営業時間外になってしまうことがあります。そんな時はまずメールを送り、その後、営業時間内に電話をするとよいでしょう。
  • 丁寧レベル中|電話のみで連絡する
    → 相手が社内だったり、仲のよい取引先であれば電話連絡のみで十分です。
  • 丁寧レベル中|メールで連絡する
    → メールだけでお願いするのも、マナー違反ではありません。

参考になる記事:

【パターン別】日程調整メールの書き方

その他にも、日程調整メールにはいろいろなパターンがあるかと思われます。

たとえば、面接日程が「いつでもいい」ときにはどうメール返信する?複数の候補日程のなかから一枠を指定するにはどう返信する?まったくゼロから時間指定メールを作るにはどうする?などのパターンがあります。

代表的なパターンを抑えて例文を作成していますので、ご参考にどうぞ。

面接日程が「いつでもいい」とき

面接メール返信、鉄板の5つの書き方

【注意】ビジネスメールは補助であり、さほど重要でない

最後に社会人である筆者からのビジネスメールに関する一言。

ビジネスにおけるコミュニケーションの基本は会話(商談・会議・プレゼン・電話)であり、ビジネスメールではありません。

なぜなら、ビジネスで重要なことは決してメールでは済まさないからです。メールでコミュニケーションが全て済むなら、企業は人を採用するのにわざわざ面接を設けたりしません。

ビジネスメールが重要なのであれば「メール・コンテスト」で人を採用すればよい

もしビジネスメールがそれほど重要であれば、メールのやりとりだけでビジネスレベルを図って人を採用すればいいだけです。

でも実際には、メールは補助的な役割であって重要でないため、企業は面接をして、会話をして、就活生や転職者を採用するのです。

ですから、ビジネスメールは最低限のマナーだけを抑えておけばよく、変に気をつかいすぎる必要はありません。

それよりも会話やプレゼンのスキル(就活だと面接のスキル)を磨くほうが重要ですね。

まとめ

結局のところ、就活・転職におけるメールのやりとりって、誰もそこまで気にしてません。採用担当者はシーズンになると激務になるため、就活・転職者の返信メールを隅々まで読む暇などないのですよ。

ただ、明らかに敬語の使い方がおかしかったり、カジュアルすぎたり、メールマナーを守っていなかったりしたら、メールが読みにくいから一瞬で気付きます(苦笑)。

たとえばメール本文の最初に必要な、“お世話になります”が抜けているメールとか…これは流石にマズイ。心の狭い人事採用担当がみた場合、減点の対象になってもおかしくありません。私なら確実に“もっと勉強しとけよ!!!”と思いますね。

※私は心が狭いです

したがって、就活・転職におけるメール返信のポイントは“うまい文章を作っても加点されることはないが、マナー違反してると減点されることはある”ということです。

よく心得ておきましょう。

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