内定辞退メールの書き方と例文、全注意点

内定辞退メールの書き方、注意点を例文つきで誰よりも詳しく親切に解説する記事。

まずは就活生や転職者が内定辞退をするとき、よくある質問に対しての答えから。

■質問「内定辞退メールはいつまでに送る?」
→ 答え「入社の前日までであれば内定辞退は許されるが、できるだけ早く連絡するのが礼儀」

■質問「メール or 手紙 or 電話、内定辞退の連絡はどれにする?」
→ 答え「メール連絡でよい」

■質問「内定辞退メールへの返信がこない、どうしたらいい?」
→ 答え「気にしなくてもよい」or「リマインダーのメールを入れる」or「電話してみる」

■質問「内定辞退メールを送ったら呼びだしをくらった。どうしたらいい?」
→ 答え「行かなくてよい」

それでは具体的に内定辞退メールの例文と書き方、注意点を解説していきましょう。

就活・転職のご参考にどうぞ。

内定辞退メールの例文

まずは就活生が内定辞退をするときに、コピペして使える例文を紹介します。めんどくさければ、このテンプレートをそのまま適用してください。

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件名:内定辞退のご連絡(就活大学・就活)

転職株式会社
人事部
◯◯ 様

お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。

さて、先日貴社より内定のご連絡をいただいておりましたが、
諸事情により内定を辞退いたします。
貴重なお時間をいただいておきながら、このような返事となり誠に申し訳ございません。

また、本来であれば直接伺いお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

今後、何かのご縁でご一緒させて頂く機会がありましたら、
どうぞよろしくお願いいたします。

メール署名

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  • 書き方①件名は内定辞退のご連絡+大学名・氏名
    ▼メール件名は見る人がパッとわかるように「内定辞退のご連絡」「内定辞退のお詫び」とする。
  • 書き方②挨拶は定型文
    ▼メール挨拶では「お世話になっております」などとし、簡単に名乗る。
  • 書き方③本文はまず結論「内定辞退します!」
    ▼メール本文ではまず「内定辞退をする」ことを相手に伝え、謝罪をする。お礼を入れたり変に長くする必要はなく、簡潔に結論だけを伝える。
  • 書き方④文末の「メール連絡となりすみません…」
    ▼メール文末では「メール連絡すみません」的な文章を丁寧な敬語にして伝える。なぜなら、内定辞退という重大な結果を連絡するのにメールは失礼にあたるから。すると例文に示した通り「本来なら〜〜」がふさわしい表現となる。
  • 書き方⑤メール締めは社交辞令「今後もよろしく」
    ▼これが最後の連絡となり、おそらくもう会うことがない、と思われる相手に対しては社交辞令として「何かの機会によろしく」という文章を付け加える。するとメールの結び・締めくくりには「どこかで会ったらよろしくね」を丁寧な敬語に直し、例文のようにする。

内定辞退メールの書き方6ステップ

例文のところですでに解説しましたが、内定辞退お詫びメールの書き方とポイントをまとめておきます。

【書き方】メール件名は「内定辞退のご連絡」

メール件名は見る人がパッとわかるようにします。NG例および使えそうな表現を、ご参考までにまとめておきます。

×NG件名:お世話になっております
×NG件名:お詫び
×NG件名:就活大学の就活一郎です
正しいメール件名「内定辞退のご連絡(就活大学・就活)」
正しいメール件名「内定辞退のお詫び(就活大学・就活)」

【書き方】書き出しは「お世話になっております」など

メール冒頭の挨拶には定型文を使います。使えそうな表現をまとめておきます。

正しい挨拶例文「平素よりお世話になっております。就活大学の就活です。」
正しい挨拶例文「お世話になっております。就活大学の就活です。」

【書き方】まず結論から「内定辞退します」

次にメール本文です。まずは結論として「内定辞退する」ことを伝えます。ここも長々と書かず簡潔で構いません。就活生の中には内定したことへのお礼を述べてから、内定辞退の謝罪をする人もいますが、何が言いたいのかわからないので結論だけにしましょう。

例文「さて、先日貴社より内定のご連絡をいただいておりましたが諸事情により、内定を辞退いたします。」

【書き方】次に内定辞退の「謝罪・お詫び」

「内定辞退」の事実を伝えたあとには必ず、お詫びを丁寧にします。

考えるのに苦労するようでしたら例文をそのまま適用してください。考えるだけ時間の無駄です(苦笑)。また、丁寧すぎて自分が理解できない敬語を使わないようにしましょう。

例文「貴重なお時間をいただいておきながら、このような返事となり誠に申し訳ございません。」

【書き方】メール連絡したことの「謝罪・お詫び」

内定辞退という重要な事項を「メールで済ませた」ことに対する謝罪も必ず入れます。

先ほどのお詫びは内定辞退に対する謝罪。ここでのお詫びはメールで連絡を済ませたことに対する謝罪です。本来であれば内定辞退という重大な結果を連絡するのにメールは失礼にあたります。

例文「また、本来であれば直接伺いお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。」

【書き方】メール締め結びは「今後もよろしく」的な社交辞令

ビジネスシーンでは、たとえ二度と会うことのない相手に対しても社交辞令的に「今後もよろしく」という文章を入れます。この一文は内定辞退メールでは「会社としては残念だったけど、相手のことを拒否したわけではない」というニュアンスで使われます。

もしくは、会社の発展を祈るメールで締めくくりを用いてもよいでしょう。

メール締め「今後、何かのご縁でご一緒する機会がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。」

メール締め「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」

参考 → 「ご健勝」「ご多幸」「ご活躍」の意味と違い・使い方【例文あり】

内定辞退メールの全注意点

つづいて内定辞退をする際の注意点について述べていきます。