内定辞退メールの書き方と例文、全注意点

件名：内定辞退のご連絡（就活大学・就活）

転職株式会社
人事部
◯◯　様

お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。

さて、先日貴社より内定のご連絡をいただいておりましたが、
諸事情により内定を辞退いたします。
貴重なお時間をいただいておきながら、このような返事となり誠に申し訳ございません。

また、本来であれば直接伺いお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

今後、何かのご縁でご一緒させて頂く機会がありましたら、
どうぞよろしくお願いいたします。

メール署名

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• 書き方①件名は内定辞退のご連絡＋大学名・氏名
  ▼メール件名は見る人がパッとわかるように「内定辞退のご連絡」「内定辞退のお詫び」とする。
• 書き方②挨拶は定型文
  ▼メール挨拶では「お世話になっております」などとし、簡単に名乗る。
• 書き方③本文はまず結論「内定辞退します！」
  ▼メール本文ではまず「内定辞退をする」ことを相手に伝え、謝罪をする。お礼を入れたり変に長くする必要はなく、簡潔に結論だけを伝える。
• 書き方④文末の「メール連絡となりすみません…」
  ▼メール文末では「メール連絡すみません」的な文章を丁寧な敬語にして伝える。なぜなら、内定辞退という重大な結果を連絡するのにメールは失礼にあたるから。すると例文に示した通り「本来なら〜〜」がふさわしい表現となる。
• 書き方⑤メール締めは社交辞令「今後もよろしく」
  ▼これが最後の連絡となり、おそらくもう会うことがない、と思われる相手に対しては社交辞令として「何かの機会によろしく」という文章を付け加える。するとメールの結び・締めくくりには「どこかで会ったらよろしくね」を丁寧な敬語に直し、例文のようにする。

内定辞退メールの書き方6ステップ

例文のところですでに解説しましたが、内定辞退お詫びメールの書き方とポイントをまとめておきます。

【書き方】メール件名は「内定辞退のご連絡」

メール件名は見る人がパッとわかるようにします。NG例および使えそうな表現を、ご参考までにまとめておきます。

【書き方】書き出しは「お世話になっております」など

メール冒頭の挨拶には定型文を使います。使えそうな表現をまとめておきます。

【書き方】まず結論から「内定辞退します」

次にメール本文です。まずは結論として「内定辞退する」ことを伝えます。ここも長々と書かず簡潔で構いません。就活生の中には内定したことへのお礼を述べてから、内定辞退の謝罪をする人もいますが、何が言いたいのかわからないので結論だけにしましょう。

【書き方】次に内定辞退の「謝罪・お詫び」

「内定辞退」の事実を伝えたあとには必ず、お詫びを丁寧にします。

考えるのに苦労するようでしたら例文をそのまま適用してください。考えるだけ時間の無駄です（苦笑）。また、丁寧すぎて自分が理解できない敬語を使わないようにしましょう。

【書き方】メール連絡したことの「謝罪・お詫び」

内定辞退という重要な事項を「メールで済ませた」ことに対する謝罪も必ず入れます。

先ほどのお詫びは内定辞退に対する謝罪。ここでのお詫びはメールで連絡を済ませたことに対する謝罪です。本来であれば内定辞退という重大な結果を連絡するのにメールは失礼にあたります。

【書き方】メール締め結びは「今後もよろしく」的な社交辞令

ビジネスシーンでは、たとえ二度と会うことのない相手に対しても社交辞令的に「今後もよろしく」という文章を入れます。この一文は内定辞退メールでは「会社としては残念だったけど、相手のことを拒否したわけではない」というニュアンスで使われます。

もしくは、会社の発展を祈るメールで締めくくりを用いてもよいでしょう。

参考 → 「ご健勝」「ご多幸」「ご活躍」の意味と違い・使い方【例文あり】

内定辞退メールの全注意点

つづいて内定辞退をする際の注意点について述べていきます。

注意①内定辞退する理由など必要ない

内定辞退の「お詫びメール」では、どれだけ申し訳ない気持ちを装っても無意味です。できなかった理由をゴチャゴチャと書くビジネスメールほど見苦しいものはありません。

例文で示した通り、内定辞退する理由は「諸事情によります」だけで十分。

メールで謝罪の気持ちを伝えることは不可能であると心得て、シンプルな「お詫びメール」にしましょう。

注意②内定辞退したあとに「どうするか？」も必要ない

就活生の内定辞退メールとしてよくある例が「考えた末に別の会社に就職することにしました」という報告。こんな報告を内定辞退する会社にする必要って、特にないですよね？

こちらも前項で述べた「内定辞退する言い訳」ですので、書く必要がありません。

注意③感謝する文面は必要ない

就活生の中にはお礼をしたいのか、謝罪をしたいのか、意味不明な内定辞退メールを書く人がいます。ビジネスメールでは「お礼ならお礼」「謝罪なら謝罪」とするべきです。たとえば「内定辞退します、本当に申し訳ない気持ちでいっぱいです」はOK。

でも「内定辞退します。申し訳ない気持ちでいっぱいです。でも感謝もしています」は正直、めちゃくちゃ気持ち悪いから止めておくこと。

したがって内定辞退メールでは「お詫び」だけを示すようにしましょう。

参考 → 就活生のメールはなぜ嫌われる？NG例と鉄則マナー13選

注意④内定辞退はいつまでに出す？期日は企業側が設ける

内定辞退をいつまでに出すべきか？タイミングについてお悩みの就活・転職者もいらっしゃることでしょう。が、悩む必要はありません。企業から内定辞退の期日を設定されていなければ、催促があるまで待たせておけばよいですし、期日があればそれに従いましょう。

そもそも内定辞退はメール・手紙・電話のどれを使うべき？

冒頭でも述べましたが、どの手段を用いても関係ありません。メールでも、電話でもよいです。メールや手紙を送っても最終的に、企業からの怒り電話が飛んできます。

ただし礼儀を重んじるのであれば、電話とメール、両方で連絡するのが丁寧です。

内定辞退を手紙で出すことの「無意味さ」について

就活生や転職者の中にはメールではなく、手紙でいちいち内定辞退を伝える人もいます。

でも、無意味なので止めてください。何度も繰り返しますが、手紙で出そうが、メールで出そうが、結局のところ企業から怒りの電話がきますので同じこと（失笑）。

手紙は労力だけかかって全く報われない作業です。

手紙のほうが丁寧だ！いや、電話でしょ？という議論も同じように無意味です。大人しくお詫びメールで済ませましょうね。

内定辞退で「呼び出し」されても気にしない

「内定辞退 → 企業から呼び出しされる」というのも就活や転職ではよくあるパターンです。でも、気にする必要はありません。

あなたの気持ちを素直に伝え、お詫びをしましょう。内定を複数得たのであれば、どこかの企業に「お断り」を入れるのは仕方のないことです。法的な責任は発生しませんのでご安心ください。

内定辞退メールに返信がなくても気にしない

「内定辞退メール」を送ったものの、企業の採用担当から返信がこない場合もあります。

これも気にしなくてよいでしょう。

とりあえず「内定辞退メール」であなたの意向を伝えたら、それで終了でよいです。あとは企業側の責任ですから、親切に催促をしてあげる必要もありません。