「御中」「様」の違いと正しい使い方【社内外メール対応】

宛名に使う「御中・様」の違いとビジネスメールでの使い方を、誰よりも親切に解説していく記事。まずは基本として「御中」の違いは、個人宛であれば「様」を使い、団体宛には「御中」を使います。その他の注意点は記事中でまとめます。

特に今回は、社内外のビジネスメールで「御中・様」を適切に使う方法を見ていきます。

御中・様の違いと使い方①「宛名が個人名=様」「宛名が団体名=御中」

「御中・様」の違いと使い分けは、宛名が個人であれば「様」を使い、宛名が個人でない時には「御中」を使います。「宛名が個人でない」とは具体的には企業や団体、部署、課などが代表的な例です。これは手紙・ハガキの場合だけでなく、ビジネスメールにおいても同じです。わかりやすくするために、正しい宛名の例とNGの宛名の例を見比べてみましょう。

ビジネスメールでの正しい「御中・様の使い方」

◎正しい宛名「株式会社就活 御中」(企業宛)
◎正しい宛名「株式会社就活 就活部 御中」(部署宛)
◎正しい宛名「株式会社就活 就活部 転職太郎 様」(個人宛)

※改行は適切に行ってください。

ビジネスメールでの誤った「御中・様の使い方」

×NGの宛名「株式会社就活 御中 就活太郎 様」← 「御中」と「様」は併用しない
×NGの宛名「株式会社就活 就活太郎 御中 様」← 個人を宛名にするときは「様」を使う

ビジネスメールでの正しい「御中・様の書き方」

「御中」の書き方は上の図のように「会社名(改行)部署名 御中」としましょう。

「様」の書き方は「会社名(改行)部署名(改行)役職 氏名または苗字 様」とします。

相手の氏名はフルネームで書くほうが丁寧だ!という人がいますが、実際にはどちらも同じです。受け手がどう考えるかだけの話です。ちなみに、私はフルネームで宛名を書かれると「もっとシンプルでいいのにね〜」と思います。

宛名って、いちいち相手の部署やら課やら役職やらを入れていると、長たらしくなってメールの見栄えが悪くなるのですよね…。ということで、メールに長々と宛名を書くのは止めましょう。課やチーム名は省略しても構いませんよ。

御中・様の違いと使い方②「御中」と「様」を併用しない

先のNG例でも示したように「御中」「様」は併用してはいけません。なぜなら「御中」とは「様」と同じ意味を持つからです。宛名を「企業名 御中 氏名 様」とした場合「企業様 氏名様」と同じ意味であり、二重に「様」を使っていることになります。

したがって宛名を書く際には「御中」か「様」のどちらかだけを使います。使い分け方法は前項で解説した通りになります。

社内メールでは「御中」を使わなくてよい

ビジネスメールを社内にする時は「御中」を使わなくてよいです。もちろん「御中」の意味を考えると「部署名+御中」などと使えますが、私はそのような社内メールを見たことがありません。※一般的なメーカー大手に勤めています

これは業界にもよると思います。銀行などお堅い業界ではたとえ社内メールでも「部署名+御中」としたほうが無難でしょうし、メーカーのように緩い業界では「◯◯部の皆様」「部署名 各位」で十分です。業界や会社ごとの「暗黙のルール」があるでしょうから、念のため先輩に確認されることを推奨します。

最近の大企業は社内に気を遣わない方向へ

特に最近の大企業は「社内さん付け活動」に代表されるように、たとえ上司であっても役職ではなく「さん付け」で呼ぶ会社が多くなっています。時代の流れも「社内の人に気を遣いすぎるべきではない」という方向です。

※ただし社外は気をつけましょう。また、社内の人でも相変わらず役職で呼ぶような会社では「御中」を使ったほうが無難です。メールではありませんが、社内の部署に手紙やハガキを出す際には「御中」を使いましょうね。

社内メールで使う宛名の例
  • 採用課の皆様
  • 人事部 各位
  • 人事部 御中
    ※改行は適切に行ってください。

社外メールでは「御中」を使う

書くまでもないことですが、社外の取引先・顧客へビジネスメールを送る際には「御中」を使いましょう。「御中」は企業や団体へ敬意を示す意味も込められています。「◯◯部 御中」「採用チーム 御中」などとしましょう。

社外メールで使う宛名の例
  • 就活会社 人事部 採用チーム 御中
  • 就活会社 人事部 御中
  • 就活会社 人事部 採用チーム 就活 
    ※改行は適切に行ってください。

就活生は「御中・様」の使い方を間違えても気にしない!

「御中・様」の使い方を間違えてた!ビジネスメールに慣れないうちはこんな経験、あると思います。でもご安心ください。マナー違反したからといってビジネスを失ったり、就活で選考に不利になったりしません。

そのような些細なことを気にするような採用担当がもしいたとしたら、そんな会社には就職・転職するべきではありません。こちらから願い下げです。また、そんな些細なことでビジネスチャンスを失うようなら、最初から取引する価値のない会社です。

営業マンの私が「就活太郎 御中」としていれば、さすがに常識を疑われてしまい、とてもマズイでしょう。

しかし、就活生であれば多少のミスは「若いから仕方ないなぁ」といって笑って済まされます。新卒採用は「正しいメール・コンテスト」ではないのですから、そんなに神経質になる必要はありません(苦笑)。

小手先だけ磨いてもダメ、重要なのは中身!

重要なのは手紙の中身、ビジネスの中身、メールの中身、あなた自身の人となりです。小手先の技術を磨いても、長い目で見ると何も役には立ちません。マナーや言葉遣いは年齢を重ねると自然に身につくことなので、もっとビジネスの本質的なことに時間を使いましょうね!

※私が就活生だった頃には「御中」と「様」の使い分け方なんて知りませんでした(汗)。でも社会人になると自然に身につきます。

まとめ

これでもかというくらいビジネスメールでの「御中」について語ってみました。

この「御中」は必ず使う表現で、手紙やハガキを送るときに活躍します。また、社内メールには使わなくてもよいですが、会社と業界によりますので気をつけましょう。ではでは〜〜。