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面接日程が“いつでもいい”と伝えたい時のメール返信例文と全注意点

就活・転職で書類選考に通過し、面接日程を調整しなければいけない!そんなとき、企業側の採用担当から「面接日程を調整しますので、ご都合のよい日程を教えてください」と連絡がきます。

そこでよくある就活・転職者の質問に、

「12月1日には退職してるし、それ以降であればいつでもいいんだけど、どう伝えたらよいの?」

「いつでもいいですよ!!というのを丁寧に伝えるにはどう返答したらよい?そもそも電話返答かメール返信、どっちがよい?」

というのがあります。

そこで今回は、“面接日程がいつでもよい場合のメール返信方法”と注意点を例文つきで解説します。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

【メール返信例文】面接日程が“いつでもいい”とき

就活・転職の場面で企業側の採用担当者から“ご都合のよい面接日程を教えてください”とメールで連絡があった場合には、例文のようにメール返信します。

例文と抑えるべきPOINT

Re: 面接日程調整のお願い

icon-arrow-up POINT①】件名は変えずに返信する。どんなメールであっても“履歴つき返信”をするのがマナー。

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。
関西大学の関西太郎です。

icon-arrow-up POINT②】面識のある相手には“いつもお世話になっております”か、“平素よりお世話になります”のどちらかを使う。また名乗る時は苗字だけ or フルネームのどちらでも良い。就活生は大学名を使い、転職者は氏名だけを使う。

この度は、次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

icon-arrow-up POINT③】まず連絡をもらったことに対する“お礼”をする。

さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はございませんので、
○○様のご都合のよろしい日時にて、設定いただきたく存じます。

icon-arrow-up POINT④】ビジネスシーンで“いつでもOK”は絶対に使ってはいけない。丁寧な表現に直すと、こうなる。最後の部分は“ご指定ください”でも可。

お忙しい中、大変恐れ入りますが、
ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

icon-arrow-up POINT⑤】メールの最後は念押し。余計な文章はいれず、例文のように“お願いをするときの決まり文句”を使う。

関西大学
文学部
関西太郎
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx

icon-arrow-up POINT⑥】最後はお決まりの署名。同じ苗字の人と混同してしまうことを防ぐため、名前はフルネームで記載しておくこと。最初の名乗る部分では苗字だけで良い。

面接日程“いつでもいい”メール返信のポイント

就活・転職者が面接日程で“いつでもOK”を伝えたい場合の注意点を、例文付きでまとめておきます。上の例文で示したPOINTで、特に気をつけるべき箇所を詳しく解説しています。

①件名の例(面接日程“いつでもいい”メール)

【履歴付き返信ができる場合】
Re: 面接日程調整のお願い

icon-hand-o-up 件名はよほどのことがない限り、変えずに“履歴付き返信”を使う。人によっては過去のメール履歴が長々と付くことを嫌いますが、それは少数派。やりとりが多くなって過去メールが5件とか10件になってしまった場合でも、普通に“履歴付き返信”で大丈夫です。

【新たにメール作成する場合】
面接候補日程のご連絡

icon-hand-o-up もし面接日程調整の案内がメールではなく、書類であったり、電話であったりした場合、メールで企業の採用担当者に連絡するのが良いでしょう。その場合、例文のような件名にします。“ご連絡”は、自分が連絡する場合には敬語としておかしいのですが、一般的に使われているので大丈夫です。

②宛先・導入文の例(面接日程“いつでもいい”メール)

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。
関西大学の関西太郎です。

icon-hand-o-up お礼メールの宛先は、会社名+採用担当者の苗字のみ。面識のある相手には“いつもお世話になっております”か、“平素よりお世話になります”のどちらかを使う。また名乗る時は苗字だけ or フルネームのどちらでも良い。就活生は大学名を使いますが、転職者は氏名だけを使います。

③本文の例(面接日程“いつでもいい”メール)

この度は、次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はございませんので、
○○様のご都合のよろしい日時にて、設定いただきたく存じます。

お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

icon-hand-o-up ビジネスシーンで“いつでもOK”や、“いつでも大丈夫です”は絶対に使ってはいけません。営業場面では、仲の良い取引先に限りカジュアルな表現を使いますが、採用活動においては最後まで隙を見せず、堅苦しいやりとりをしていくことがオススメです。最後の部分は“ご指定ください”でも可。

④署名の例(面接日程“いつでもいい”メール)

【就活の場合】
北海道大学
経済学部
佐藤 一郎
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx
~~事実を伝える就活・転職サイト“のまどサラリーマンのブログ”~~

icon-hand-o-up メールの最後に署名を使う目的は、当たり前ですが、送信者が誰かをわかるようにするためです。したがって、奇をてらう必要はなく採用担当者があなたを認識しやすくなるような情報だけを入れましょう。また転職者であれば、署名は以下のようにしましょう!

【転職の場合】
佐藤 一郎
住所:〒123-4567 東京都新宿区xxxx
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx

icon-hand-o-up 転職者が署名を作る場合、前にいた会社の情報は必要ありません。前職や前部署は採用担当者には必要のない情報だからです。したがって署名には、シンプルに名前・住所・電話・Eメールだけを記載します。

最後にメール返信の注意点をまとめておきます(すでに当ブログで何度も紹介していますが…)。重複すみません…

メール返信の注意点①内容よりもスピード重視!!

「鉄は熱い内に打て!」ビジネスの鉄則ですね。就活・転職の場面でのメールに限らず、原則24時間以内にメール返信をしましょう。内容よりもまずスピード!凝ったメールを考える暇があったら完成度が低くてもいいので、1分でも早くメールを送りましょう。これは実際のビジネスでも同じです。

なぜメール返信はスピード重視なのか?

たとえば就活・転職の面接日程調整を考えると、あなたの他にもたくさんの応募者がいるわけです。採用担当者は暇人ではないので、全員の返信を待ってから予定を組む、みたいなことはしません。自分の中で仕事の期日を決めています。

したがって、採用担当者の期日までに返信のなかった就活・転職者は、空いている枠を他の応募者に取られてしまう可能性がでてきます。そうすると、せっかく送った面接日程メールが「ご希望の面接日程は埋まってしまったので、別の日程でお願いします」となるでしょう。

これでは何のためにメール返信の文章を考えたか、わからなくなりますよね?ということなので、メール返信は早い方が、就活・転職を有利に進められるでしょう。

メール返信の注意点②丁寧すぎて意味不明にならないように!!

就活・転職者の中には、丁寧すぎて意味不明のメール返信内容になる場合があります。就活・転職メールの目的は、あなたの意図を簡潔に伝えることが重要であって、丁寧すぎることは悪です。

たとえば難しいのが、“伺う”です。“伺う”は“行く”の意味で、敬語にすると“伺います”または“お伺いします”が正しい使い方です。ところが世の中、“伺わせていただきます”とか、“お伺いさせていただきます”とかを使っている人がいます(苦笑)。

別に間違いじゃないからいいのですが「それ、声に出して読んでみた!?」って聞きたくなります。サ行の発音が多すぎて、何言ってるか分からなくなるでしょ!?使えるのは“お伺いします”までですね。

ということで、例文にしたようにシンプルで、なおかつ丁寧であることを心がけましょう。

メール返信の注意点③短い文章で要点だけを伝えること!!

“丁寧すぎる表現は読みにくいだけ”に追加して、もう一点。

就活・転職のメール返信では、マナーを守るのは当然のことですですが、メールマナーを守った上で、“どこまでシンプルに要点を伝えられるか”にも気をつけましょう。

メール返信マナーで気をつけたいNG例

  1. NG例“同じ言い回しを2回使う”
    →○違う表現に変える
  2. NG例“お礼ばかり述べている”
    →○お礼はマックス2回までにする
  3. NG例“時候の挨拶などをいれてしまい、手紙風のメールになっている”
    →○就活・転職用メールに時候の挨拶は必要なし
  4. NG例“謝罪ばかり述べている”
    →○謝罪を表す表現はマックス2回までにする

就活・転職の場面だと、相手に気を使いすぎるあまり、わかっていても長たらしい文章になりがちです…

おまけ:採用担当は堅苦しいメール返信を好む?

これは採用担当者の年齢と経験によりますが…

一般的に“採用担当=人事部”は外部との接点が少なく、社内でのやり取りが多いため、敬語がとても堅苦しくなります。営業の私から見ると人事部からのメールはたいてい、構成がしっかりしていて、“挨拶〜結び”にいたるまで、まるでビジネスマナー講座を受けているかのような文体です(苦笑)。

一方で営業は丁寧な敬語よりも、スピードを重視して仕事をしています。よほど重要な客でなければ、用件だけを簡潔に伝える適当なメールが多いっていう…

そのあたりのことも意識して例文は作っていますので、就活・転職の場面では十分に役に立つことでしょう。

まとめ

結局のところ、就活・転職におけるメールのやりとりって、誰もそこまで気にしてません。採用担当者はシーズンになると激務になるため、就活・転職者の返信メールを隅々まで読む暇などないのですよ。

ただ、明らかに敬語の使い方がおかしかったり、カジュアルすぎたり、メールマナーを守っていなかったりしたら、メールが読みにくいから一瞬で気付きます(苦笑)。

たとえばメール本文の最初に必要な、“お世話になっております”が抜けているメールとか…これは流石にマズイ。心の狭い人事採用担当がみた場合、減点の対象になってもおかしくありません。私なら確実に“もっと勉強しとけよ!!!”と思いますね。※私は心が狭いです

したがって、就活・転職におけるメール返信のポイントは“うまい文章を作っても加点されることはないが、マナー違反してると減点されることはある”ということです。

よく心得ておきましょう。

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