面接日程が“いつでもいい”と伝えたい時のメール返信例文と全注意点

就活・転職で書類選考に通過し、面接日程を調整しなければいけない!そんなとき、企業側の採用担当から「面接日程を調整しますので、ご都合のよい日程を教えてください」と連絡がきます。

そこでよくある就活・転職者の質問に、

「12月1日には退職してるし、それ以降であればいつでもいいんだけど、どう伝えたらよいの?」

「いつでもいいですよ!!というのを丁寧に伝えるにはどう返答したらよい?そもそも電話返答かメール返信、どっちがよい?」

というのがあります。

そこで今回は、「面接日程がいつでもよい場合のメール返信方法と注意点」を例文つきで解説します。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

【メール返信例文】面接日程が“いつでもいい”とき

就活・転職の場面で企業側の採用担当者から“ご都合のよい面接日程を教えてください”とメールで連絡があった場合には、例文のようにメール返信します。

例文と抑えるべきPOINT

メール件名: Re: 面接日程調整のお願い

icon-hand-o-up 【メール件名の書き方】件名はそのままにして「履歴つき返信」を使う。就活ではあまりないが、5回も10回もやり取りを繰り返してRe:Re:Re:Re~~~みたいになったら、さすがに「Re:」を一回のみに書き換える。目安としては3~5回くらい。

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。
関西大学の関西太郎です。

icon-hand-o-up 【メール宛名の書き方】初対面の相手には「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。就活生はどちらを使うべきか迷ったら、「(これから)お世話になります」を使うとよい。また名乗る時は苗字だけ or フルネームのどちらでも良い。就活生は大学名を使い、転職者は氏名だけを使う。

この度は、次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

icon-hand-o-up 【メール本文の書き方】まず連絡をもらったことに対する“お礼”をする。

さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はございませんので、
○○様のご都合のよろしい日時にて、設定いただきたく存じます。

icon-hand-o-up 【メール本文の書き方】ビジネスシーンで“いつでもOK”は絶対に使ってはいけない。丁寧な表現に直すと、こうなる。最後の部分は“ご指定ください”でも可。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

icon-hand-o-up 【メール締め・結びの書き方】メールの最後は念押し。余計な文章はいれず、例文のように“お願いをするときの決まり文句”を使う。

*******************
関西大学
文学部
関西太郎
住所
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx
*******************

icon-hand-o-up 【メール署名の書き方】メール署名は、あなたが誰だか分かる情報を入れること。一般的に「大学名+学部名+学科名+氏名+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。これは、何回やり取りを繰り返しても変えなくてよい。

転職者はシンプルに「氏名+住所+電話+メール」の署名を使う。

メール署名のデザインは正直どうでもよい。

面接日程“いつでもいい”メール返信のポイント

就活・転職者が面接日程で“いつでもOK”を伝えたい場合の注意点を、例文付きでまとめておきます。上の例文で示したPOINTで、特に気をつけるべき箇所を詳しく解説しています。

【メール件名】-面接日程“いつでもいい”メール

【履歴付き返信ができる場合】
Re: 面接日程調整のお願い

icon-hand-o-up メール件名はよほどのことがない限り、変えずに“履歴付き返信”を使います。就活ではあまりないのですが、5回も10回もやり取りを繰り返してRe:Re:Re:Re~~~みたいになったら、気持ち悪くなります。

目安としては3~5回やりとりが続いたら、さすがに「Re:」を一回のみに書き換えましょう。

【新たにメール作成する場合】
面接候補日程のご連絡(就活大学・就活)

icon-hand-o-up もし面接日程調整の案内がメールではなく、書類であったり、電話であったりした場合、メールで企業の採用担当者に連絡するのが良いでしょう。

その場合、例文のようなメール件名にします。“ご連絡”は、自分が連絡する場合には敬語としておかしいのですが、一般的に使われているので大丈夫です。

また、受け手がメール件名をみて誰からのメールかをわかるように、( )内に大学名+名字をいれておくと親切。

◎参考になる記事:

【メール宛先・導入文】-面接日程“いつでもいい”メール

◯◯株式会社
人事部
採用担当者 様

お世話になっております。
関西大学の関西太郎です。

icon-hand-o-up お礼メールの宛先は、会社名+部署名(課名)+採用担当者の名字のみ。初対面の相手には「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使います。

就活生はどちらを使うべきか迷ったら、「(これから)お世話になります」を使うとよい。就活生は大学名を使い、転職者は氏名だけを使います。

また、相手が役職者であるときには、「○○ 部長」とするのが正解。「○○ 部長 様」はNG。役職のあとに「様」はつけない。「部長 ○○様」であればOK。

◎参考になる記事:

【メール本文】-面接日程“いつでもいい”メール

この度は、次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はありませんので、
○○様のご都合のよろしい日時にて、設定いただきたく存じます。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

icon-hand-o-up ビジネスシーンで“いつでもOK”や、“いつでも大丈夫です”は絶対に使ってはいけません。営業場面では、仲の良い取引先に限りカジュアルな表現を使いますが、採用活動においては最後まで隙を見せず、堅苦しいやりとりをしていくことがオススメです。

最後の部分は“ご指定ください”でも可。「お忙しいところ~」や「恐れ入る」の意味や使い方がわからないあなたは、以下の記事をご参照ください。

◎参考になる記事:

【メール署名】-面接日程“いつでもいい”メール

【就活の場合】
北海道大学
経済学部
佐藤 一郎
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx
~~事実を伝える就活・転職サイト“のまどサラリーマンのブログ”~~

icon-hand-o-up メールの最後に署名を使う目的は、当たり前ですが、送信者が誰かをわかるようにするためです。したがって、奇をてらう必要はなく採用担当者があなたを認識しやすくなるような情報だけを入れましょう。また転職者であれば、署名は以下のようにしましょう!

【転職の場合】
佐藤 一郎
住所:〒123-4567 東京都新宿区xxxx
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx

icon-hand-o-up 転職者が署名を作る場合、前にいた会社の情報は必要ありません。前職や前部署は採用担当者には必要のない情報だからです。したがって署名には、シンプルに名前・住所・電話・Eメールだけを記載します。

最後にメール返信の注意点をまとめておきます(すでに当ブログで何度も紹介していますが…)。重複すみません…

【メール返信の注意点】内容よりもスピード重視!!

「鉄は熱い内に打て!」ビジネスの鉄則ですね。就活・転職の場面でのメールに限らず、原則24時間以内にメール返信をしましょう。内容よりもまずスピード!凝ったメールを考える暇があったら完成度が低くてもいいので、1分でも早くメールを送りましょう。これは実際のビジネスでも同じです。

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