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面接日程メールの返信マナー|5つの例文で学ぶ転職・就活マナー

就活・転職で必要となる“面接日程の調整メール”への返信のやり方を、例文つきで誰よりも詳しく解説する記事。

就活生・転職者のよくある質問に、

“そもそもメール返信の件名とか署名ってどうしたらいいの?”

“ヒマだから面接日程はいつでもOKなんだけど、どうメール返信したらいいの?”

“面接日程の案内をメールで貰ったけど、都合がつかない…どう返信したらいいの?”

“エントリーした企業から面接日程に関する案内メールがきたけど、どうやって返信したらいいの?”

というのがあります。

そこで今回は、5パターンにわけて“面接日程・調整メールに返信する方法”を例文つきで解説します。就活・転職者のご参考になりましたら幸いです。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

メール返信の例文①面接日程に参加できる(複数日程から1枠を選ぶ)

まずは、就活・転職の場面で企業側がくれた面接日程の候補から、一つの枠をピンポイントで指定する場合。企業側から「複数日程から、ご都合のよい面接日程をご連絡ください」といった形でメールがきます。これに対するメール返信は以下のようにします。

例文と抑えるべきPOINT

Re:二次面接日程の案内

【 icon-arrow-up POINT】件名は変えずに返信する。どんなメールであっても“履歴つき返信”をするのがマナー。

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の△△です。

【 icon-arrow-up POINT】“お世話になっております”は誰にでも使える、もっとも汎用性の高い表現。面識のある相手には“いつもお世話になっております”か、“平素よりお世話になります”のどちらかを使ってもよい。また、名乗る時は苗字だけでよい。

この度は、次回面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

【 icon-arrow-up POINT】まず連絡をもらったことに対する“お礼”をする。

それでは、いただいた日程の内、以下の日時にて伺います。

【 icon-arrow-up POINT】本題へ入る時には“さて~~”を使うのが普通だが、結論が決まっていたり、以降の文章が短いときには“それでは”でもよい。

〇月〇日(〇)13:30~

【 icon-arrow-up POINT】日時の表記の仕方はPM1:30でも可、相手がわかれば良い。

お忙しい中、貴重なお時間をいただけるとのこと、とても嬉しく思います。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

【 icon-arrow-up POINT】相手の時間をもらうことに感謝し、“宜しくお願いします”で締める。

◯◯大学◯◯学部
氏名
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx

【 icon-arrow-up POINT】最後はお決まりの署名。同じ苗字の人と混同してしまうことを防ぐため、名前はフルネームで記載しておくこと。最初の名乗る部分では苗字だけで良い。

メール返信の例文②面接日程に参加できる(複数日程から複数枠を指定)

つづいて、就活・転職の場面で企業側から複数の面接日程を与えられた場合かつ、複数の日時に参加できる場合。

例文と抑えるべきPOINT

Re:二次面接日程の案内

【 icon-arrow-up POINT】件名は変えずに返信する。どんなメールであっても“履歴つき返信”をするのがマナー。

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の△△です。

【 icon-arrow-up POINT】面識のある相手には“いつもお世話になっております”か、“平素よりお世話になります”のどちらかを使う。また、名乗る時は苗字だけで良い。

この度は、次回面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

【 icon-arrow-up POINT】まず連絡をもらったことに対する“お礼”をする。

さて、いただいた日程ですと、以下の日時で伺えます。
誠にお手数ではございますが、日時をご指定いただけますと幸いです。

【 icon-arrow-up POINT】本題へ入る時には“さて〜〜”を使うとスムーズになる。“伺う”の使い方は後述している。

〇月〇日(〇)13:30~
◯月△日(△)13:30~
◯月X日(X)13:30~

【 icon-arrow-up POINT】日時の表記の仕方はPM1:30でも可、相手がわかれば良い。

お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

【 icon-arrow-up POINT】相手からの日時確定を待つため、“連絡が欲しい旨”をビジネスマナーに沿って書く。“お忙しい中、大変お手数ではございますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします”でも可。

◯◯大学◯◯学部
氏名
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx

【 icon-arrow-up POINT】最後はお決まりの署名。同じ苗字の人と混同してしまうことを防ぐため、名前はフルネームで記載しておくこと。最初の名乗る部分では苗字だけで良い。

メール返信の例文③面接日程に参加できる(いつでもOK)

つづいて、就活・転職の場面で企業側から複数の面接日程を与えられた場合かつ、全ての面接日程に参加できる場合。

例文と抑えるべきPOINT

Re:二次面接日程の案内

【 icon-arrow-up POINT】件名は変えずに返信する。どんなメールであっても“履歴つき返信”をするのがマナー。

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の△△です。

【 icon-arrow-up POINT】面識のある相手には“いつもお世話になっております”か、“平素よりお世話になります”のどちらかを使う。また、名乗る時は苗字だけで良い。

この度は、次回面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

【 icon-arrow-up POINT】まず連絡をもらったことに対する“お礼”をする。

さて、いただいた日程ですと、いずれも参加できますので、日時をご指定いただければ幸いです。

【 icon-arrow-up POINT】挙げられた全ての候補日程がOKだった場合に限る。本題へ入る時には“さて~~”を使うとスムーズになる。また、伺う”の使い方が難しければ“参加する”を用いてもよい。

お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします。

【 icon-arrow-up POINT】相手からの日時確定を待つため、“連絡が欲しい旨”をビジネスマナーに沿って書く。“お忙しい中、大変お手数ではございますが、ご連絡のほど何卒よろしくお願いいたします”でも可。

◯◯大学◯◯学部
氏名
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx

【 icon-arrow-up POINT】最後はお決まりの署名。同じ苗字の人と混同してしまうことを防ぐため、名前はフルネームで記載しておくこと。最初の名乗る部分では苗字だけで良い。

メール返信の例文④面接日程に参加できない場合

就活・転職の場面で、ベストを尽くしても企業側が提示した面接日程に参加できない場合、以下のようにメール返信します。

例文と抑えるべきPOINT

Re:二次面接日程の案内

【 icon-arrow-up POINT】件名は変えずに返信する。どんなメールであっても“履歴つき返信”をするのがマナー。

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の△△です。

【 icon-arrow-up POINT】面識のある相手には“いつもお世話になっております”か、“平素よりお世話になります”のどちらかを使う。また、名乗る時は苗字だけで良い。

この度は、次回面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

【 icon-arrow-up POINT】まず連絡をもらったことに対する“お礼”をする。

ただ、あいにく別件がございまして、ご連絡いただいた日程では調整が難しい状況です。

【 icon-arrow-up POINT】ビジネスマナーでは“別件”とするのが普通で、具体的な理由まで言う必要はない。これで普通のビジネスマンは察する。

つきまして、誠に勝手なお願いではございますが、以下の日程にて面接日時のご調整をいただけないでしょうか。

【 icon-arrow-up POINT】何かお願いをする時には“誠に勝手な〜〜”または、“誠に勝手ながら”を使うと丁寧になる。

〇月〇日(〇)全日
◯月△日(△)13:00~18:00
◯月X日(X)9:00~12:00

【 icon-arrow-up POINT】できるだけ多く、そして日時に幅を持たせる。

こちらの都合でご迷惑をお掛けいたしますが、ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

【 icon-arrow-up POINT】再度、“お詫びの言葉”を使い、“宜しくお願いします”で締める。

◯◯大学◯◯学部
氏名
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx

【 icon-arrow-up POINT】最後はお決まりの署名。同じ苗字の人と混同してしまうことを防ぐため、名前はフルネームで記載しておくこと。最初の名乗る部分では苗字だけで良い。

メール返信の例文⑤面接日程の候補をこちらから連絡

あまりないパターンではありますが、就活生・転職者の都合に面接日程を合わせてくれる、心優しい企業もあります。その場合、企業側から「ご都合のよろしい面接日程をご連絡ください」みたいな形でメールがきますので、それに対して以下のようにメール返信していきます。

例文と抑えるべきPOINT

Re:二次面接日程の案内

【 icon-arrow-up POINT】件名は変えずに返信する。どんなメールであっても“履歴つき返信”をするのがマナー。

◯◯株式会社
採用担当者 様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の△△です。

【 icon-arrow-up POINT】面識のある相手には“いつもお世話になっております”か、“平素よりお世話になります”のどちらかを使う。また、名乗る時は苗字だけで良い。

この度は、次回面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

【 icon-arrow-up POINT】まず連絡をもらったことに対する“お礼”をする。

さて面接日程の件、以下、いずれかの日程にて伺えますでしょうか。

【 icon-arrow-up POINT】本題へ入る時には“さて〜〜”を使うとスムーズになる。「伺えますでしょうか」は二重敬語だけど、一般的だから使ってもよい。

〇月〇日(〇)全日
◯月△日(△)13:00~18:00
◯月X日(X)9:00~12:00

【 icon-arrow-up POINT】できるだけ多く、そして日時に幅を持たせる。

お忙しい中、大変お手数ではございますが、ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

【 icon-arrow-up POINT】相手にめんどくさい“お願い”をするときには、“お手数ですが〜〜”か、“恐れ入りますが〜〜”を使う。

◯◯大学◯◯学部
氏名
電話:xxx-xxxx-xxxx
Eメール:xxxx@xxxx

【 icon-arrow-up POINT】最後はお決まりの署名。同じ苗字の人と混同してしまうことを防ぐため、名前はフルネームで記載しておくこと。最初の名乗る部分では苗字だけで良い。

メール返信マナー①内容よりもスピード重視!!

「鉄は熱い内に打て!」ビジネスの鉄則ですね。就活・転職の場面でのメールに限らず、原則24時間以内にメール返信をしましょう。内容よりもまずスピード!凝ったメールを考える暇があったら完成度が低くてもいいので、1分でも早くメールを送りましょう。これは実際のビジネスでも同じです。

なぜメール返信はスピード重視なのか?

たとえば就活・転職の面接日程調整を考えると、あなたの他にもたくさんの応募者がいるわけです。採用担当者は暇人ではないので、全員の返信を待ってから予定を組む、みたいなことはしません。自分の中で仕事の期日を決めています。

したがって、採用担当者の期日までに返信のなかった就活・転職者は、空いている枠を他の応募者に取られてしまう可能性がでてきます。そうすると、せっかく送った面接日程メールが「ご希望の面接日程は埋まってしまったので、別の日程でお願いします」となるでしょう。

これでは何のためにメール返信の文章を考えたか、わからなくなりますよね?ということなので、メール返信は早い方が、就活・転職を有利に進められるでしょう。

メール返信マナー②丁寧すぎて意味不明にならないように!!

就活・転職者の中には、丁寧すぎて意味不明のメール返信内容になる場合があります。就活・転職メールの目的は、あなたの意図を簡潔に伝えることが重要であって、丁寧すぎることは悪です。

たとえば難しいのが、“伺う”です。“伺う”は“行く”の意味で例文では、“伺います”としました。ところが世の中、“伺わせていただきます”とか、“お伺いさせていただきます”とかを使っている人がいます(苦笑)。

別に間違いじゃないからいいのですが「それ、声に出して読んでみた!?」って聞きたくなります。サ行の発音が多すぎて、何言ってるか分からなくなるでしょ!?使えるのは“お伺いします”までですね。

ということで、例文にしたようにシンプルで、なおかつ丁寧であることを心がけましょう。

メール返信マナー③短い文章で要点だけを伝えること!!

“丁寧すぎる表現は読みにくいだけ”に追加して、もう一点。

就活・転職のメール返信では、マナーを守るのは当然のことですですが、メールマナーを守った上で、“どこまでシンプルに要点を伝えられるか”にも気をつけましょう。

メール返信マナーで気をつけたいNG例

  1. NG例“同じ言い回しを2回使う”
    →○違う表現に変える
  2. NG例“お礼ばかり述べている”
    →○お礼はマックス2回までにする
  3. NG例“時候の挨拶などをいれてしまい、手紙風のメールになっている”
    →○就活・転職用メールに時候の挨拶は必要なし
  4. NG例“謝罪ばかり述べている”
    →○謝罪を表す表現はマックス2回までにする

就活・転職の場面だと、相手に気を使いすぎるあまり、わかっていても長たらしい文章になりがちです…

おまけ:採用担当は堅苦しいメール返信を好む?

これは採用担当者の年齢と経験によりますが…

一般的に“採用担当=人事部”は外部との接点が少なく、社内でのやり取りが多いため、敬語がとても堅苦しくなります。営業の私から見ると人事部からのメールはたいてい、構成がしっかりしていて、“挨拶〜結び”にいたるまで、まるでビジネスマナー講座を受けているかのような文体です(苦笑)。

一方で営業は丁寧な敬語よりも、スピードを重視して仕事をしています。よほど重要な客でなければ、用件だけを簡潔に伝える適当なメールが多いっていう…

そのあたりのことも意識して例文は作っていますので、就活・転職の場面では十分に役に立つことでしょう。

まとめ

結局のところ、就活・転職におけるメールのやりとりって、誰もそこまで気にしてません。採用担当者はシーズンになると激務になるため、就活・転職者の返信メールを隅々まで読む暇などないのですよ。

ただ、明らかに敬語の使い方がおかしかったり、カジュアルすぎたり、メールマナーを守っていなかったりしたら、メールが読みにくいから一瞬で気付きます(苦笑)。

たとえばメール本文の最初に必要な、“お世話になっております”が抜けているメールとか…これは流石にマズイ。心の狭い人事採用担当がみた場合、減点の対象になってもおかしくありません。私なら確実に“もっと勉強しとけよ!!!”と思いますね。※私は心が狭いです

したがって、就活・転職におけるメール返信のポイントは“うまい文章を作っても加点されることはないが、マナー違反してると減点されることはある”ということです。

よく心得ておきましょう。

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