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なぜメール返信はスピード重視なのか？
たとえば就活・転職の面接日程調整を考えると、あなたの他にもたくさんの応募者がいるわけです。採用担当者は暇人ではないので、全員の返信を待ってから予定を組む、みたいなことはしません。自分の中で仕事の期日を決めています。
したがって、採用担当者の期日までに返信のなかった就活・転職者は、空いている枠を他の応募者に取られてしまう可能性がでてきます。そうすると、せっかく送った面接日程メールが「ご希望の面接日程は埋まってしまったので、別の日程でお願いします」となるでしょう。
これでは何のためにメール返信の文章を考えたか、わからなくなりますよね？ということなので、メール返信は早い方が、就活・転職を有利に進められるでしょう。
【メール返信の注意点】丁寧すぎて意味不明にならないように！
就活・転職者の中には、丁寧すぎて意味不明のメール返信内容になる場合があります。就活・転職メールの目的は、あなたの意図を簡潔に伝えることが重要であって、丁寧すぎることは悪です。
たとえば難しいのが、“伺う”です。“伺う”は“行く”の意味で、敬語にすると“伺います”または“お伺いします”が正しい使い方です。ところが世の中、“伺わせていただきます”とか、“お伺いさせていただきます”とかを使っている人がいます（苦笑）。
別に間違いじゃないからいいのですが「それ、声に出して読んでみた！？」って聞きたくなります。サ行の発音が多すぎて、何言ってるか分からなくなるでしょ！？使えるのは“お伺いします”までですね。
ということで、例文にしたようにシンプルで、なおかつ丁寧であることを心がけましょう。
【メール返信の注意点】短い文章で要点だけを伝えること！！
“丁寧すぎる表現は読みにくいだけ”に追加して、もう一点。
就活・転職のメール返信では、マナーを守るのは当然のことですですが、メールマナーを守った上で、“どこまでシンプルに要点を伝えられるか”にも気をつけましょう。
メール返信マナーで気をつけたいNG例
- NG例“同じ言い回しを2回使う”
→○違う表現に変える - NG例“お礼ばかり述べている”
→○お礼はマックス2回までにする - NG例“時候の挨拶などをいれてしまい、手紙風のメールになっている”
→○就活・転職用メールに時候の挨拶は必要なし - NG例“謝罪ばかり述べている”
→○謝罪を表す表現はマックス2回までにする
就活・転職の場面だと、相手に気を使いすぎるあまり、わかっていても長たらしい文章になりがちです…
おまけ：採用担当は堅苦しいメール返信を好む？
これは採用担当者の年齢と経験によりますが…
一般的に“採用担当＝人事部”は外部との接点が少なく、社内でのやり取りが多いため、敬語がとても堅苦しくなります。営業の私から見ると人事部からのメールはたいてい、構成がしっかりしていて、“挨拶〜結び”にいたるまで、まるでビジネスマナー講座を受けているかのような文体です（苦笑）。
一方で営業は丁寧な敬語よりも、スピードを重視して仕事をしています。よほど重要な客でなければ、用件だけを簡潔に伝える適当なメールが多いっていう…
そのあたりのことも意識して例文は作っていますので、就活・転職の場面では十分に役に立つことでしょう。
まとめ
結局のところ、就活・転職におけるメールのやりとりって、誰もそこまで気にしてません。採用担当者はシーズンになると激務になるため、就活・転職者の返信メールを隅々まで読む暇などないのですよ。
ただ、明らかに敬語の使い方がおかしかったり、カジュアルすぎたり、メールマナーを守っていなかったりしたら、メールが読みにくいから一瞬で気付きます（苦笑）。
たとえばメール本文の最初に必要な、“お世話になっております”が抜けているメールとか…これは流石にマズイ。心の狭い人事採用担当がみた場合、減点の対象になってもおかしくありません。私なら確実に“もっと勉強しとけよ！！！”と思いますね。※私は心が狭いです
したがって、就活・転職におけるメール返信のポイントは“うまい文章を作っても加点されることはないが、マナー違反してると減点されることはある”ということです。
よく心得ておきましょう。
