【出欠の催促】ビジネスメール例文(飲み会・忘年会・結婚式・会議)

ビジネスシーン(飲み会・忘年会・結婚式・会議など)で出欠確認への返信が来ないとき。「丁寧な出欠の催促メール」の例文・書き方について紹介する記事。

「丁寧な出欠の催促メール」書き方のコツ

まずは基本の書き方について少し。

ビジネスシーンでの「丁寧な出欠の催促メール」の基本となる書き方は6ステップあり、以下のような構成が好ましいです。

  1. メール件名は…
    1-1.新規メールで催促するときには「●●出欠のご確認」
    2-2.メール返信のこない相手に催促するには「転送Fwメール」または「履歴付き返信Reメール」機能を使い、メール件名は変えなくてよい。【再送】【再々送】といった語を件名にくわえてもよい。

  2. メール挨拶文は…
    2-1.社内挨拶「お疲れ様です」
    2-2.社外挨拶「お世話になっております」
    あるいは「たびたび申し訳ありません」「行き違いで連絡を頂いておりましたら申し訳ありません」としてもよい。

  3. メール本文は…
    3-1.新規「さて、先日お願いしておりました●●出欠の件につき、大変失礼とは存じますが、確認までに連絡いたしました」
    3-2.返信のこない相手「さて先般メールにてお願いしておりました●●出欠の件、その後いかがでしょうか」などとする

  4. 「返信してください」のような直接的な表現は避け「その後いかがでしょうか」などのやんわりと催促する敬語フレーズを使う
  5. 「大変失礼とは存じますが」などと丁寧な前置きをして背景について説明。他にもいろいろなパターンあるため催促する内容におうじて柔軟に
  6. メール結び・締めくくりは相手を気づかうフレーズ「お忙しいところ恐れ入りますが、」などを使い「よろしく」的な文章で締める

to社内・上司など「出欠確認の催促メール」文例集5選

まずは社内の相手(上司・目上・各位など)に「丁寧な出欠の催促メール」をするときの例文。飲み会・忘年会・結婚式・会議など、ビジネスシーンごとに紹介します。

例文①②飲み会の出欠を催促するto社内・上司

【to社内・各位・上司など】
社内の催促メールで「飲み会の出欠確認を催促する」ときのビジネスメール例文。メールで案内をしていなければ新たに催促メールを作り、すでに案内済みのときには「転送Fw」「履歴付き返信Re」を使い、出欠の確認ができていない相手だけを宛先にする。催促するときには「●●はいかがでしょうか?」という敬語フレーズを使う。

~ビジネスメール例文①~

メール件名①新規:懇親会・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:【再送】懇親会・出欠のご確認

営業部 各位(社内)

お疲れ様です。

さて、先般お願いしておりました3月10日・懇親会の件、皆さまのご都合はいかがでしょうか。お忙しいところ大変恐れ入りますが、予約等の手配が必要なためあらかじめ人数を把握しておきたく、明日中にご連絡いただければと存じます。

なお、このメールは懇親会へのご出欠連絡がまだの方へ送付しております。行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。

何卒宜しくお願い致します。

営業部 ノマド

~ビジネスメール例文②~

メール件名①新規:懇親会・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:懇親会・出欠のご確認

●● 課長(社内上司)

お疲れ様です。たびたび申し訳ありません。

さて、先般お願いしておりました3月10日・懇親会の件、●●課長のご都合はいかがでしょうか。誠に勝手を申し上げますが、早めに予約等の手配を進めたく、明日中にご連絡いただければと存じます。

また、本メールと行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。

営業部 ノマド

【補足】
・おります は「いる」の謙譲語「おる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いたします は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いただく は「もらう」の謙譲語
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・存じます は「思う」の謙譲語「存じる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語

例文③④忘年会の出欠を催促するto社内・上司など

【to社内・各位・上司など】
社内の催促メールで「忘年会の出欠確認を催促する」ときのビジネスメール例文。メールで案内をしていなければ新たに催促メールを作り、すでに案内済みのときには「転送Fw」または「履歴付き返信Re」を使い、出欠の確認ができていない相手だけを宛先にする。催促するときには「●●はいかがでしょうか?」という敬語フレーズを使う。

~ビジネスメール例文③~

メール件名①新規:忘年会・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:【再送】忘年会・出欠のご確認

営業部 各位(社内)

お疲れ様です。

さて、先般お願いしておりました12月20日・忘年会ご出欠の件、皆さまのご都合はいかがでしょうか。お忙しいところ大変恐れ入りますが、予約等の手配が必要なためあらかじめ人数を把握しておきたく、明日中にご連絡いただければと存じます。

なお、このメールは忘年会へのご出欠連絡がまだの方へ送付しております。行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。

どうぞ宜しくお願い致します。

営業部 ノマド

~ビジネスメール例文②~

メール件名①新規:忘年会・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:【再送】忘年会・出欠のご確認

●● 課長(社内上司)

お疲れ様です。たびたび申し訳ありません。

さて、先般ご案内しておりました12月20日・忘年会の件、●●課長のご都合はいかがでしょうか。誠に勝手を申し上げますが、早めに予約等の手配を進めたく、明日までにご連絡いただければと存じます。

また、本メールと行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。

営業部 ノマド

【補足】
・おります は「いる」の謙譲語「おる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いたします は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いただく は「もらう」の謙譲語
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・存じます は「思う」の謙譲語「存じる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語

例文⑤⑥結婚式や二次会の出欠を催促するto社内・上司など

【to社内・各位・上司など】
社内の催促メールで「結婚式や二次会の出欠確認を催促する」ときのビジネスメール例文。メールで案内をしていなければ新たに催促メールを作り、すでに案内済みのときには「転送Fw」または「履歴付き返信Re」を使い、出欠の確認ができていない相手だけを宛先にする。催促するときには「●●はいかがでしょうか?」という敬語フレーズを使う。

~ビジネスメール例文⑤~

メール件名①新規:結婚式・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:【再送】結婚式のお誘い

営業部 各位(社内)

たびたび申し訳ございません。

私事にて大変恐れ入りますが、先般ご案内しておりました11月10日・結婚式の件、皆さまのご都合はいかがでしょうか。誠に勝手を申し上げますが、早めに会場等の手配を進めたく、明日までにご連絡いただければと存じます。

なお、このメールは結婚式へのご出欠連絡がまだの方へ送付しております。行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。

何卒宜しくお願い致します。

営業部 ノマド

~ビジネスメール例文⑥~

メール件名①新規:結婚式二次会・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:【再送】結婚式二次会のお誘い

●● 課長(社内上司)

お疲れ様です。

私事にて大変恐れ入りますが、先般ご案内しておりました11月10日・結婚式二次会の件、●● 課長のご都合はいかがでしょうか。誠に勝手を申し上げますが、会場等の手配が必要なためあらかじめ人数を把握しておきたく、明日までにご連絡いただければと存じます。

なお、このメールは結婚式二次会へのご出欠連絡がまだの方へ送付しております。行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。

何卒宜しくお願い致します。

営業部 ノマド

【補足】
・おります は「いる」の謙譲語「おる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いたします は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いただく は「もらう」の謙譲語
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・存じます は「思う」の謙譲語「存じる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語

例文⑦⑧会議の出欠を催促するto社内・上司など

【to社内・各位・上司など】
社内の催促メールで「会議の出欠確認を催促する」ときのビジネスメール例文。メールで案内をしていなければ新たに催促メールを作り、すでに案内済みのときには「転送Fw」または「履歴付き返信Re」を使い、出欠の確認ができていない相手だけを宛先にする。催促するときには「●●はいかがでしょうか?」という敬語フレーズを使う。

~ビジネスメール例文⑦~

メール件名①新規:開発会議・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:【再送】開発会議開催のご案内

営業部 各位(社内)

お疲れ様です。

さて、先般ご案内しておりました11月5日・開発会議の件、皆さまのご都合はいかがでしょうか。お忙しいところ大変恐れ入りますが、資料の準備等が必要なためあらかじめ人数を把握しておきたく、明日中にご連絡いただければと存じます。

なお、このメールは会議へのご出欠連絡がまだの方へ送付しております。行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。

何卒宜しくお願い致します。

営業部 ノマド

~ビジネスメール例文⑧~

メール件名①新規:販売会議・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:【再送】販売会議開催のご案内

●●課長(社内上司)

お疲れ様です。

さて、先般ご案内しておりました11月5日・開発会議の件、●●課長のご都合はいかがでしょうか。お忙しいところ大変恐れ入りますが、準備が必要なためあらかじめ人数を把握しておきたく、明日中にご連絡いただければと存じます。

また、行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。どうか事情をお察しの上、ご連絡くださいますよう宜しくお願い致します。

営業部 ノマド

【補足】
・おります は「いる」の謙譲語「おる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いたします は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いただく は「もらう」の謙譲語
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・存じます は「思う」の謙譲語「存じる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語

to社外・取引先など「出欠確認の催促メール」文例

つづいて社外の相手(取引先など)に「丁寧な出欠の催促メール」をするときの例文。ビジネスシーンごとに紹介します。

例文⑨イベントの出欠を催促するto社外・取引先

【to社外・取引先など】
社外の催促メールで「展示会などイベントへの出欠確認を催促する」ときのビジネスメール例文。メールで案内をしていなければ新たに催促メールを作り、すでに案内済みのときには「転送Fw」「履歴付き返信Re」を使い、出欠の確認ができていない相手だけを宛先にする。催促するときには「●●はいかがでしょうか?」という敬語フレーズを使う。

~ビジネスメール例文⑨~

メール件名①新規:新商品披露イベント・出欠のご確認
メール件名②転送Fw:【再送】新商品披露イベントのお誘い

ビジネス 株式会社
営業部 ●● 部長(社外ビジネス取引先)

たびたび申し訳ありません。転職・ノマドでございます。

さて、先般お誘いしておりました11月10日・新商品披露イベントの件、●● 部長のご都合はいかがでしょうか。大変失礼とは存じますが、念のため仔細につき転送メールにて送付いたします。

また、誠に勝手を申し上げますが会場等の準備を進めたく、11月1日までにご出欠につきご連絡いただければと存じます。どうか事情をご高察くださいますよう、お願い致します。

なお行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。お忙しいところ大変恐れ入りますが何卒宜しくお願い申し上げます。

——————————-
株式会社転職
経理部 買掛チーム
のまど サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxx
FAX:xxxx
E-mail:xxx@xxx
——————————-

例文⑩会議の出欠人数の確認を催促するto社外・取引先

【to社外・取引先など】
社外の催促メールで「会議や打ち合わせなどへの出欠確認を催促する」ときのビジネスメール例文。メールで案内をしていなければ新たに催促メールを作り、すでに案内済みのときには「転送Fw」「履歴付き返信Re」を使い、出欠の確認ができていない相手だけを宛先にする。催促するときには「●●はいかがでしょうか?」という敬語フレーズを使う。

~ビジネスメール例文⑩~

メール件名①新規:次回打合せ・出席人数のご確認(転職・ノマド)
メール件名②転送Fw:【再送】次回お打合せのご相談(転職・ノマド)

ビジネス 株式会社
営業部 ●● 課長(社外ビジネス取引先)

たびたび申し訳ありません。転職・ノマドでございます。

さて、先般お願いしておりました11月10日・打合せご出席人数の件、貴社より何名様がご参加なさいますでしょうか。大変失礼とは存じますが、確認のため連絡をいたしました。念のため仔細につき転送メールにて送付いたします。

また、誠に勝手を申し上げますが会場等の手配を進めたく、11月1日までにおおよその人数をご連絡いただければ幸いです。どうか事情をご高察くださいますよう、お願い致します。

なお行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。お忙しいところ大変恐れ入りますが何卒宜しくお願い申し上げます。

——————————-
株式会社転職
経理部 買掛チーム
のまど サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxx
FAX:xxxx
E-mail:xxx@xxx
——————————-

【補足】
・おります は「いる」の謙譲語「おる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いたします は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
・いただく は「もらう」の謙譲語
・恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
・存じます は「思う」の謙譲語「存じる」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語

書き方:出欠を催促するビジネスメール

つづいて社内上司や社外取引先に出欠確認を催促するときの、ビジネスメールの書き方について簡単に解説しておきます。

メール件名の例文・書き方

例文①新規メール】
メール件名: ●●出欠のご確認

【例文②転送メールFw: 】
メール件名: 転送メールFw:【再送】懇親会のご案内
メール件名: 転送メールFw:【再送】結婚式のお誘い

 icon-arrow-circle-o-up メール件名の書き方
・件名で何を知りたいか、相手に伝わるようにすること。

・案内メールを送っていないときに出欠を催促するには例文①のように新規メールを作成する。出欠の確認をするわけなので「●●出欠のご確認」というメール件名にする。
・あるいはメールで案内を送ったものの返信/返事がこないときには、もとのメールを引っ張り出して例文②のように「転送メールFw」または「履歴付き返信」を使う。
・また、再送していることがわかるように【再送】と付け足してもよい。

メール宛名の例文・書き方

【例文① to 社内・上司など】
○○ 部長

【例文② to 社外・取引先など】
ケミカル株式会社
資材部 三菱 様

 icon-arrow-circle-up メール宛名の書き方
・社内の相手には「名字+役職」か「名字 さん」「名字 様」を使う。企業によって社内文化が違うので先輩などに聞いて従うこと。
・社外メールで担当者の名前がわかるときは会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。わからなければ「ご担当様」「○○部 御中」などとする。また役職つきの相手であれば「○○部長」「部長 ○○様」とする。
「○○部長 様」はマナー違反、役職者に「様」はつけない。「部長 ○○様」はOK。

メール挨拶文の例文・書き方

【例文①to 社内・上司
1-1. お疲れ様です。
1-2. たびたび申し訳ありません。

【例文②to 社内・上司】
行き違いで送付いただいておりましたら、申し訳ございません。

【例文③to 社外・取引先】
お世話になっております。株式会社転職・ノマドでございます。

【例文④to 社外・取引先】
たびたび申し訳ございません。株式会社転職・ノマドでございます。

 icon-arrow-circle-o-left メール挨拶文の書き方
・社内の相手には「お疲れ様です」「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を使う。
・社外メールには初対面だと「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。
・ここでは返事を催促するわけなので、「たびたび申し訳ありません」「たびたびのご連絡、大変失礼いたします」「たびたび失礼いたします」などを挨拶代わりに使える。

メール本文の例文・書き方

【例文①飲み会出欠の催促】
さて、先般お願いしておりました3月10日・懇親会の件、●●課長のご都合はいかがでしょうか。誠に勝手を申し上げますが、早めに予約等の手配を進めたく、明日中にご連絡いただければと存じます。

【例文②会議出欠の催促】
さて、先般ご案内しておりました11月5日・開発会議の件、皆さまのご都合はいかがでしょうか。お忙しいところ大変恐れ入りますが、資料の準備等が必要なためあらかじめ人数を把握しておきたく、明日中にご連絡いただければと存じます。

 icon-arrow-circle-o-up メール本文の書き方
・「さて」はこれから本題に移りますよ、という意味で使う。最初のメールで日程調整に必要な事項をすべて連絡しているはずなので、それに対してやんわりと返事を催促する。
・催促するときは社内の上司であろうと、社外の取引先であろうと丁寧に対応すべき(ホントは返事をしない相手が悪いのだけど…)。

メール結び・締めの書き方

【例文①催促】
また、本メールと行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。

【例文②催促】
どうか事情をご高察の上、ご連絡いただければ幸いです。何卒宜しくお願い申し上げます。

 icon-arrow-up メール結びの書き方
・普通にメール結びを使う。「相手を気づかう敬語フレーズ+確認あるいは連絡してほしい」という内容のメール結びにする。すると例文のような敬語フレーズとなる。
・「返事してください」といったキツイ言い方は避け、「確認してほしい」「連絡してほしい」「取り計らってほしい」みたいな表現を使うと丁寧。すると例文のようになる。

請求書の催促メールを「丁寧にしたい」ときの注意点

ビジネスシーン(目上・社外取引先・社内上司・就活・転職)で、丁寧に催促メールをするときの注意点について少し。

返事の催促はメールではなく、対面または電話が好ましい

出欠の丁寧な催促ビジネスメールで気をつけたいこと

まずは「返事の催促はメールではなく電話か対面で話すことが望ましい」

なぜなら催促メールをしてもそれすらもスルーされる可能性があるから(経験あり)

メールの文章についてああだこうだ考えるのであれば、パパッと行くなり電話して「○○のご相談ありましてメールを送付していたのですが・・・」と催促するほうが手っ取り早いですね。

どうしても相手がつかまらないとき、あるいは催促する相手が複数にわたるときに催促メールをします。

返事が本当にきてないか、催促する前によく確認!

出欠の丁寧な催促ビジネスメールで気をつけたいこと

つづいて「催促する前に、返信・返事が本当にきていないかをよく確認する」

取引先に返信の催促メールを送ったら…

実はすでに返事きていて、あなたが気づいてないだけだった…。

というサムイ状況になることだけは避けましょう。また返事を確認する前に「ちゃんと自分のメールが上司に送れていたか」を確認する必要もあります。

とにかく自分に非がなかったかをキチッと確認したうえで催促メールしましょう。

相手がメールに気づいてない、という前提で催促する

出欠の丁寧な催促ビジネスメールで気をつけたいこと

つづいて「相手が最初に送ったメールに気づいてない、という前提で催促する」

ビジネスシーン(目上・社外取引先・社内上司・就活・転職)では相手が必ずしもすべてのメールを見ているとは限りません。

わたしたちは日々、山のようにメールを処理しているのです。

そうすると必ず見落としているメールの一つや二つはあるもの。

「メールを見てない上司なり取引先が悪い」とは考えず「忙しいからメールを見落としているんだな」という気持ちでやさしさをもって催促しましょう。

直接的な表現は避け、やんわりとした敬語を使う

出欠の丁寧な催促ビジネスメールで気をつけたいこと

ビジネスシーン(目上・社外取引先・社内上司・就活・転職)で相手にたいする言葉づかいとして「ご返事ください」「至急、ご返信ください」などの強い表現を使うのは避けましょう。

次項に敬語フレーズをまとめますが。積極的に使ってみましょう。

上司へお願いするときに使える敬語10の言葉と、例文50選

ビジネスシーンでよく使う「丁寧な催促の敬語フレーズ」

せっかくの機会ですので、催促のビジネスシーン(電話・メール・目上・社外取引先・社内上司・就活・転職)でよく使われる敬語を紹介します。ご参考にどうぞ。