ビジネスシーンで添え状/送り状/送付状を書くときの注意点について。
間違った書き方をすると恥ずかしいので気をつけましょう。
送付状の本文には自己紹介などいらない
添え状/送り状/送付状を書くときの注意点その一。
添え状の本文に
「営業部の転職一郎と申します。お世話になっております」などと挨拶をするひともいますが、その必要はありません。
絶対ダメ！という訳じゃないのですが…
添え状の署名にどこの誰が送った書類なのか、すでに書いてあるわけですからムダな文章を入れるのは「蛇足」といいます。
送付状の本文には「●●を送付いたします」も必要ない
添え状/送り状/送付状を書くときの注意点その三。
添え状の本文に
「以下のとおりに製品カタログを送付いたします」などとするビジネスパーソンもいますが、その必要はありません。
そのしたに「記」として「製品カタログ 1部」と書いているのですから。
「以下送付いたします」
「下記の書類を送付いたします」
つまり
「これから書くとおりに送付しますよ」
という一文だけですべてを表しているのです。二重で解説することもまた「蛇足」といいます。
「させて頂きます」よりも「いたします」を使う
添え状/送り状/送付状を書くときの注意点その四。
添え状の本文に
「以下送付させて頂きます」などとする人もいますが敬語の使い方が気持ちわるいです。
「させて頂く」は「させてもらう」の謙譲語なので、敬語としてはOK。
ただし、
多用すると自分の意思がまるで感じられないので要注意。
いったん文章をもとに戻してみましょう。
「書類を送付させてもらうよ」
となり、自分の意思で送付するにもかかわらず、まるで他人ごとのような感じになります。
それよりも「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をつかって
「いたします」とする方がベター。
ひとつのメール・文書で同じ表現ばかり使うのはイマイチ。
「いたします」ばかり使ってもそれはそれで微妙になるため、バランスよくいろんな表現を身につけましょう。
「いたします」ばかり使ってもそれはそれで微妙になるため、バランスよくいろんな表現を身につけましょう。
【補足】覚えておきたい敬語の解説
本文で紹介した例文のなかで、
就活生には使い慣れないであろうビジネス敬語の意味について。
- ご査収のほど宜しくお願いいたします
意味は「よく中身を確認して受け取ってください、お願いします」 - お取り計らいのほど宜しくお願いいたします
意味は「ものごとがうまく運ぶように処理してください、お願いします」 - ご査収の上、お取り計らいのほど～
意味は「よく中身を確認してうけとり、うまく処理してください、お願いします」
【参考記事】
