【社内】日程変更お知らせメールの書き方と例文(会議・訪問・打合せ)

「お知らせ」はすでに日程変更することが決まっていて「日程変更しますよ!」と伝えるだけ。

いっぽうで「お願い」はあくまでも日程変更を依頼するケースであり、使うべき例文が違います。

※ 日程変更のお知らせではなく、お願い(依頼)する例文はこちら

➡︎【社内】日程変更お願いメールの書き方と例文(会議・訪問・打合せ)

社内の日程変更お知らせビジネスメール「書き方」

まずは社内(上司・目上・他部署など)の会議や説明会など、日程変更お知らせメールの書き方について簡単に。

    1. メール件名はもともとあるお知らせメールに履歴つき返信あるいは転送でOK。【日程変更】を件名の前につけておくと親切。
      そうすると「返信Re:【日程変更】●●イベント開催のお知らせ」などがメール件名になる。あるいは新規メールを作成し「●●会議 日程変更のお知らせ」としても丁寧。

    2. つづいて挨拶文は「たびたび失礼いたします」「大変申し訳ございません」といった具合にまずお詫びする
    3. メール本文は「先般ご案内しておりました●●会議の件、▲▲により日程変更をしたく、連絡いたしました」として書き始める。
    4. 新たな日程を知らせる。再度のお詫びを入れるとなお丁寧になるが、社内メールではそんなに気を遣わなくても良い。
    5. 出欠の確認が必要であれば「たびたび恐れ入りますが、皆さまのご都合につき再度伺いたく存じます」などとする
    6. メール結び・締めくくりは再度のお詫び「ご容赦」「ご了承のほど〜」などを使って締める。

社内の日程変更お知らせメール例文①基本テンプレート

【社内/上司/目上/各位・テンプレート】
・社内の相手に日程の変更をお願いするビジネスメール例文
・テンプレートとして使えるもっともシンプルな例文
・あえて新規メールを作成する必要はないが、どちらでもよい

丁寧なテンプレート例文

メール件名①: 返信Re:【日程変更】●●のお知らせ
メール件名②: 新規: ●●日程変更のお知らせ

営業部 各位 (社内)

大変申し訳ございません。

さて、先般ご案内しておりました●●の件、▲▲により日程変更をさせていただきます。

日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。

なお、以下の通りに変更後の日程につきご案内いたします。
たびたび恐れ入りますが再度、皆さまのご都合を伺えればと存じます。

【変更前日程】
・11月3日 10:00-12:00

【変更後日程】
・11月5日 10:00-12:00

今週中に出欠のご連絡をいただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

営業部 ノマド

・●●の部分には「会議」「打合せ」「面談」「訪問」「イベント」などが入る
・▲▲の部分には「会場の都合」「会議室の都合」「部長の急用」「急遽出張予定が入り」などの理由がくる。理由は簡単なものでよく、くわしくは説明しなくてよい

シンプルなテンプレート例文

上記は社内メールとしては丁寧すぎるため、以下のようなテンプレートを使用しても良い。

メール件名①: 返信Re:【日程変更】●●のお知らせ
メール件名②: 新規: ●●日程変更のお知らせ

営業部 各位 (社内)

大変申し訳ございません。

先般ご案内しておりました●●の件、▲▲により「11月5日10:00-12:00」に日程変更をさせていただきます。

日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。

なお、ご欠席される方は今週中に私までご連絡をいただければ幸いです。

ご了承のほど何卒よろしくお願いいたします。

営業部 ノマド

・●●の部分には「会議」「打合せ」「面談」「訪問」「イベント」などが入る
・▲▲の部分には「会場の都合」「会議室の都合」「部長の急用」「急遽出張予定が入り」などの理由がくる。理由は簡単なものでよく、くわしくは説明しなくてよい

▼【補足】敬語の解説

  • いたしたく存じます は「~したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
  • いただく は「もらう」の謙譲語
  • 伺う は「行く・訪問する」「聞く・尋ねる」の謙譲語
  • 恐れ入る は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味
  • 存じる は「思う」の謙譲語
  • いたす は「する」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「いたします」として使う
  • お取り計らい は「ものごとを上手く進めること」の意味
  • お手数 は「手間」の意味
  • ご査収 は「中身をよく確認して受け取ること」の意味
  • ご容赦 は「許すこと」の意味。「ご容赦ください」だと「許してください」の意味となる

社内の日程変更お知らせメール例文②説明会

【社内/上司/目上/各位・説明会】
・社内の相手に説明会日程の変更を知らせるビジネスメール例文
・あえて新規メールを作成する必要はないが、どちらでもよい

メール件名①: 返信Re:【日程変更】●●のお知らせ
メール件名②: 新規: ●●日程変更のお知らせ

営業部 各位 (社内)

大変申し訳ございません。

先般ご案内しておりました新商品説明会の件、会議室の都合により日程変更をさせていただきます。

日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。

なお、以下の通りに変更後の日程につきご案内いたします。
たびたび恐れ入りますが再度、皆さまのご都合を伺えればと存じます。

【変更前日程】
・11月3日 10:00-12:00

【変更後日程】
・11月5日 10:00-12:00

今週中に出欠のご連絡をいただければ幸いです。

どうかご容赦くださいますよう、お願いいたします。

営業部 ノマド

社内の日程変更お知らせメール例文③研修

【社内/上司/目上/各位・研修】
・社内の相手に研修日程の変更を知らせるビジネスメール例文
・あえて新規メールを作成する必要はないが、どちらでもよい

メール件名①: 返信Re:【日程変更】コンプライアンス研修のご案内
メール件名②: 新規: コンプライアンス研修 日程変更のお知らせ

営業部 各位 (社内)

大変申し訳ございません。

さて、先般ご案内しておりました社内コンプライアンス研修の件、講師の都合により日程変更をしたく連絡いたしました。

日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。

なお、以下の通りに変更後の日程につきご案内いたします。
たびたび恐れ入りますが再度、皆さまのご都合を伺えればと存じます。

【変更前日程】
・11月3日 10:00-12:00

【変更後日程】
・11月5日 10:00-12:00

今週中に出欠のご連絡をいただければ幸いです。

ご了承のほど何卒よろしくお願いいたします。

営業部 ノマド

社内の日程変更お知らせメール例文④会議

【社内/上司/目上/各位・会議】
・社内の相手に会議日程の変更を知らせるビジネスメール例文
・あえて新規メールを作成する必要はないが、どちらでもよい

メール件名①: 返信Re:【日程変更】●●会議開催のご案内
メール件名②: 新規: ●●会議日程変更のお知らせ

営業部 各位 (社内)

大変申し訳ございません。

さて、先般ご案内しておりました●●会議の件、▲▲部長が出張でご不在のため、日程変更をさせていただきます。

日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。

なお、以下の通りに変更後の日程につきご案内いたします。
たびたび恐れ入りますが再度、皆さまのご都合を伺えればと存じます。

【変更前日程】
・11月3日 10:00-12:00

【変更後日程】
・11月5日 10:00-12:00

今週中に出欠のご連絡をいただければ幸いです。

どうかご容赦くださいますよう、お願いいたします。

営業部 ノマド

社内の日程変更お知らせメール例文⑤打合せ

【社内/上司/目上/各位・テンプレート】
・社内の相手に打合せ日程の変更を知らせるビジネスメール例文
・あえて新規メールを作成する必要はないが、どちらでもよい

メール件名①: 返信Re:【日程変更】打合せのお願い
メール件名②: 新規: 打合せ日程変更のお知らせ
メール件名③: 新規: 打合せ日程変更のお知らせ

営業部 各位 (社内)

大変申し訳ございません。

先般お願いしておりました営業報告および打合せの件、急遽▲▲部長に出張の予定が入り、日程変更をさせていただきます。

日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。

なお、以下の通りに変更後の日程につきご案内いたします。
たびたび恐れ入りますが再度、皆さまのご都合を伺えればと存じます。

【変更前日程】
・11月3日 10:00-12:00

【変更後日程】
・11月5日 10:00-12:00

今週中に出欠のご連絡をいただければ幸いです。

ご了承のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

営業部 ノマド

社内の日程変更お知らせメール例文⑥訪問アポイント

【社内/上司/目上/各位・訪問アポイント】
・社内の相手に訪問アポイント日程の変更を知らせるビジネスメール例文
・あえて新規メールを作成する必要はないが、どちらでもよい

メール件名①: 返信Re:【日程変更】貴部署訪問のお願い
メール件名②: 新規: 訪問日程変更のお知らせ
メール件名③: 新規: 訪問日程変更のお知らせ

営業部 各位 (社内)

大変申し訳ございません。

先般ご案内しておりました貴部署訪問の件、▲▲部長のご都合により日程変更をさせていただきます。

日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。

なお、以下の通りに変更後の日程につきご案内いたします。
たびたび恐れ入りますが再度、皆さまのご都合を伺えればと存じます。

【変更前日程】
・11月3日 10:00-12:00

【変更後日程】
・11月5日 10:00-12:00

今週中に出欠のご連絡をいただければ幸いです。

どうかご容赦くださいますよう、お願いいたします。

営業部 ノマド

社内あて「日程変更お知らせビジネスメール」書き方

メール件名の例文・書き方

【メール件名・例文①返信or転送する】
1-1. 返信Re:【日程変更】●●会議開催のお知らせ
1-2. 返信Re: 【日程変更】●●打合せのお願い
1-3. 返信Re: 【日程変更】貴部署訪問のお願い
1-4. 返信Re: 【日程変更】工場見学のお願い

【メール件名・例文②新規メール】
メール件名:●●日程変更のお知らせ

 icon-arrow-circle-o-up メール件名の書き方

  • メール件名は会議や打合せ、訪問の日程調整メールに履歴つき返信あるいは転送でOK。【日程変更】を件名の前につけておくと親切。そうすると「返信Re:【日程変更】会議開催のお知らせ」などがメール件名になる。
  • あるいは新規メールを作成し「●●日程変更のお知らせ」としてもよい。
  • すでに変更日がきまっているのであれば「お知らせ」または「お詫び」をつかい、再度日程を調整してほしいのであれば「●●日程変更のお願い」を使うとよい
  • 社外のメールでは( )内に社名・名字をいれておくと親切。社内メールでは不要。

メール宛名の例文・書き方

【例文①社内の相手】
1-1. ●●部長
1-2. ●●さん
1-3. 各位
1-4. 皆さま
1-5. 営業部の皆さま
1-6. 営業部 各位

【例文②ビジネスメール・相手がわかる】
ビジネス会社
営業部 ケミカル課 ○○ 様

【例文③ビジネスメール・相手不明】
3-1.
ビジネス会社
営業部 ご担当者 様
3-2.
ビジネス会社
営業部 ご担当 様
3-3.
ビジネス会社
営業部 御中

 icon-arrow-circle-up メール宛名の書き方
  • 社内の相手には「名字+役職」か「名字 さん」「名字 様」を使う。企業によって社内文化が違うので先輩などに聞いて従うこと。
  • 社外の相手には、担当者の名前がわかるときは会社名+部署名(課名)+名字を宛名に。
  • わからなければ「担当 様」「ご担当 様」「営業部 御中」などとする。部署名や課名も入れることが普通だが、長すぎたら部署名だけでよい。
  • また役職つきの相手であれば「○○ 部長」「部長 ○○ 様」などとする。

メール挨拶文の例文・書き方

【例文①社内上司・目上】
1-1. お疲れ様です。
1-2. こんにちは。

【例文②お詫びメール挨拶】
2-1. たびたび失礼いたします
2-2. 大変申し訳ございません

【例文③社内/社外共通・久しぶりの相手】
大変ご無沙汰しております。

【例文④ビジネスメール・基本Ver
お世話になっております。
株式会社転職・ノマドでございます。先般は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

【例文⑤ビジネスメール・初めてVer
お世話になります。
私、株式会社転職にて営業を担当しております、ノマドと申します。

【例文⑥ビジネスメール・初めてVer
突然の連絡にて大変失礼いたします。
私、株式会社転職にて営業を担当しております、ノマドと申します。

 icon-arrow-circle-o-left メール挨拶文の書き方

  • 社内の相手には「お疲れ様です」「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を使う
  • ただしお詫びメールには最初から謝罪を示す文章をいれると丁寧。すると例文②がベスト
  • 初対面だと「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。
  • どちらを使うか迷ったら「(これから)お世話になります」を使えばよい。

メール本文の例文・書き方

【例文①日程変更お知らせ・シンプルなテンプレート】
先般ご案内しておりました●●の件、▲▲により「11月5日10:00-12:00」に日程変更をさせていただきます。
日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。
なおご欠席される方は今週中に私までご連絡いただければ幸いです。

【例文②日程変更お知らせ・丁寧なテンプレート】
先般ご案内しておりました●●の件、▲▲のため日程変更をお願いしたく連絡いたしました。
日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。
なお、以下の通りに変更後の日程につきご案内いたします。
たびたび恐れ入りますが再度、皆さまのご都合を伺えればと存じます。
【変更前日程】
・11月3日 10:00-12:00
【変更後日程】
・11月5日 10:00-12:00

【例文③日程変更お知らせ・日程の再調整】
先般ご依頼いただいておりました●●の件、急遽出張が決まり、日程変更をお願いしたく連絡いたしました。
日程調整いただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしますこと深くお詫び申し上げます。
つきまして、以下の通りに会議日程を変更いたします。
なお、以下の通りに新たな候補日につき連絡いたします。
たびたび恐れ入りますが再度、ご調整をいただければ幸いです。
・11月3日 AM
・11月6日 AM
・11月7日 PM

 icon-arrow-circle-o-up メール本文の書き方

  • まずは「●●の日程を変更したい」という事実を伝える。「▲▲のため」というように簡単に理由も述べておく
  • つづいてお詫びのフレーズ。冒頭で使った「申し訳ございません」との重複を避け、違うフレーズを使うこと
  • 再度日程調整が必要であれば候補日を連絡し(例文②)、すでに変更後の日程が決まっているのであればその事実を伝える(例文①②)

メール結び・締めの書き方

【メール結び例文①】
誠に勝手を申し上げますが、今週中に出欠につきご連絡いただければ幸いです。
ご了承のほど何卒よろしくお願いいたします。

【メール結び例文②】
ご連絡をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

【メール結び例文③】
なお、ご欠席される場合は事前に小職までご連絡をいただければと存じます。
誠に勝手を申し上げますが、どうかご容赦のほどお願いいたします。

【メール結び例文④】
たびたび恐れ入りますが再度、ご都合を伺えれば幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

 icon-arrow-up メール結びの書き方

  • 「相手を気づかう敬語フレーズ+連絡・検討してほしい」という内容のメール結びにする。すると例文のような敬語フレーズとなる
  • 「〜してもらえたら嬉しいなぁ」の意味で「〜いただければ幸いです」を使うと丁寧さが増す
  • 謝罪やお詫びのときによく使う「ご容赦」「ご了承」などのフレーズも使える

ビジネスメールでよく使う「依頼・お願いの敬語フレーズ」