ビジネスシーンで物品や書類を郵送するとき。
送付状（送り状/添え状）を同封して送付する必要があります。
そこで、
ビジネスシーンにふさわしい送付状（添え状/送り状）のテンプレート例文と、書き方、手順についてゼロからわかりやすく解説。
まずは要点のまとめから。
添え状/送り状/送付状とは？
・書類や物品を郵送するときに同封しておくる案内状のこと。送付状、添え状、送り状、挨拶状などの呼び方がある。
つづいて送付状の書き方について。
いろんな送付状テンプレートを使わずとも、
例文ひとつだけでビジネスシーンにおける送付状のすべてをカバーできます。
具体的には
送付状/送り状/添え状のテンプレートは以下のような構成になっていると好感がもてます。
送付状テンプレート例文
・順番は決して変えないように！
・コピペ可能なテンプは後ろに記載
- 日付
・書類を作成した日付 - 宛名
・だれに宛てた書類なのか？ - 署名
・だれが書いたのか？ - 件名
・どんな目的で送るのか？ - 頭語～本文～結語
・拝啓～本文～敬具 が好ましい - 別記
・「記」とする - 別記主文
・内容物と部数を箇条書きで！ - 結び
・「以上」とする
※ コピペ可能な送付状のテンプレートは本文中にて記載。
つづいて送付状を作成し、
履歴書と同封して郵送するときの手順について。
以下の順序で作成し書類と同封して送りましょう。間違っても別々で送らないようにご注意ください。
- 送付状をワード文書で作成
・テンプレートのコピペでOK
↓ - プリントアウト
・手書きの必要なし
・紙はA4白色の印刷用紙をつかう
↓ - 1. 書類を送る：A4クリアファイルを用意、書類と送付状を一緒にいれる
2. 物品を送る：適切なサイズに折りたたんで同封する。ぐちゃぐちゃになりそうであれば送付状は折りたたんで縦長の封筒に入れる
↓ - 1. 書類を送る：封筒に書類・送付状をいれて完成！
・封筒のサイズは無地、白or茶、角形2号or角形1号
（A4用紙がはいるサイズ）
・書類のサイズが小さければ縦長封筒に折りたたんでいれてもよい
2. 物品を送る：ぐちゃぐちゃになりそうであれば送付状は封筒に入れる
・封筒のサイズは無地、白or茶、長形3号・洋形長3号
（A4用紙が3~4つ折りで入るサイズ）
※上記はとくにこだわる必要ない
↓ - 封筒や物品、郵送物に宛名書きをして発送！
ざっくりとした解説はこれにて終了。
あとは送付状のテンプレート例文、注意点、その他にも気になるであろう事項をまとめておきます。
送付状テンプレート例文①書類・カタログetcを郵送
書類・カタログなどを郵送するときの送付状/添え状/送り状のテンプレート例文。
わたしが普段つかっているテンプレートを紹介します。
いろいろな書類を送るとき、件名は「送付のご案内」だけでよいです。
省エネかつ丁寧な送付状ができますので、テンプレートとしてご活用ください。
送付状のテンプレート：書類・カタログetc
平成29年8月28日
株式会社ビジネス
ビジネス文書部 ビジネス太郎 様
〒123‐4567
東京都渋谷区○○1-1-1 渋谷ビル13F
株式会社レター文書
営業部
担当：転職 一郎
TEL/FAX：xxx-xxxx-xxxx/oooo
e-mail：shukatsu@shukatsu
送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、表題の件につき以下送付いたします。ご査収のほど何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
・iPhone6 製品カタログ 3部
・iPhone6 技術資料 3部
・iPhone6 品質規格書 3部
以上
送付状の書き方
先ほどの例文をつかって、
送付状の書き方でポイントとなる部分を解説します。
以下の順序をまもって書きましょう。
①日付、②宛名、③署名、④件名、⑤頭語～本文～結語、⑥別記、⑦別記主文、⑧結び
また、フォントサイズや改行・スペースはとくに決まりはなく、全体のバランスを考えて読みやすいように作成しましょう。
送付状の枚数はA4・1枚であることが理想的。2枚以上になりそうであれば不要な改行をカットしてください。
送付状・日付の書き方
平成29年8月28日
・西暦（2017年ｘ月ｘ日）と和暦（平成～）のどちらを用いてもOK。
・よこ書きのビジネス文書だと数字はアラビア数字（1,2,3~）を使う。半角、全角はどちらでもよいが、どちらかにそろえる。
・たて書きは漢数字（一、二、三～）。
送付状・宛名の書き方
株式会社ビジネス
ビジネス文書部 ビジネス太郎 様
・宛名が組織、団体だと「御中」
・宛名が個人だと「様」を使う。
個人名がわかっているのであれば「○○様」を使ったほうがよい。
わからなければ「組織名＋御中」か「組織名＋ご担当者 様」でOK。
送付状・署名の書き方
〒123‐4567
東京都渋谷区○○1-1-1 渋谷ビル13F
株式会社レター文書
営業部
担当：転職 一郎
TEL/FAX：xxx-xxxx-xxxx/oooo
e-mail：shukatsu@shukatsu
あなたの情報が相手にわかるように！
①住所、②社名・部課名・氏名、④連絡先
の情報をいれる。
はじめに②社名・部課名・氏名を持ってきてもOK。
送付状・件名の書き方
送付のご案内
何かの書類を送るときは「○○送付のご案内」を件名につかう。
書類が複数になるときは「書類送付のご案内」あるいは「送付のご案内」を件名に使う。
フォントは他よりも大きく目立つように。
また前後には1行ほど改行をしてスペースを十分にとる。
※ 決まりではなく見た目の問題
送付状・頭語～挨拶～結語の書き方
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、表題の件につき以下送付いたします。ご査収のほど何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具
頭後・結語は「拝啓・敬具」をつかう。
「拝啓」の位置は左ぞろえ・後ろ1文字スペース。
「敬具」の位置は右ぞろえ・後ろスペースありorなし。
・「○○の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの定型文を使う。
・時候の挨拶は省略してもよく、
「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」はいつでも使える万能フレーズ。
・挨拶につづいて「お世話になっております」のかしこまったフレーズ「平素は格別の～」をいれる。初対面でも面識ある人にも使ってよい。
・「表題の件につき以下送付いたします」とすれば、書類であろうと物品であろうと何でも使えるテンプレートになる。このフレーズにしておけば、イチイチ書き換えする必要がない。
・「査収」の意味は「中身をよく確認して受け取ること」
送付状・別記の書き方
記
・送付状の本文には挨拶と簡単な文章だけにし、中身は別記にするのがビジネスマナー。
・フォントは他よりも大きく目立つように。
・また前後には1行～2行の改行をしてスペースを十分にとる。
※ 決まりではないので全体のバランスを考えて作成する
送付状・別記主文の書き方
・iPhone6 製品カタログ 3部
・iPhone6 技術資料 3部
・iPhone6 品質規格書 3部
内容物が何か、どれくらい入っているかを書く。
書き方のパターンとしては以下３つ。
・表
・単なる箇条書き
・その他のデザイン
中央ぞろえにしてもよいし、例文のようなスタイルにしてもよい。
送付状・結びの書き方
以上
ここで終わりますよ、という合図の「以上」を結びに使う。
「以 上 」というようにスペースを使ってもよい。
「敬具」の位置と書式にあわせる。
送付状テンプレート例文②物品・サンプルを郵送
つづいて書類ではなく、
物品・製品サンプルなどを郵送するときの送付状/添え状/送り状テンプレート例文。
書き方はテンプレート①をつかい、少し書き換えるだけでOK。
また、
物品をおくるときは封筒ではなくダンボール箱などのケースが多いかと思います。
こんなとき、送付状はグチャグチャにならないよう折りたたんで縦長の封筒に入れます。そして封筒のおもてに「送付状」あるいは「送り状」と書くとよいでしょう。
送付状のテンプレート：物品・サンプルetc
平成29年8月28日
株式会社ビジネス
ビジネス文書部 ビジネス太郎 様
〒123‐4567
東京都渋谷区○○1-1-1 渋谷ビル13F
株式会社レター文書
営業部
担当：転職 一郎
TEL/FAX：xxx-xxxx-xxxx/oooo
e-mail：shukatsu@shukatsu
送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、表題の件につき以下送付いたします。ご査収のほど何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
・iPhone6ホワイト サンプル 3台
・製品安全データシート 1部
・製品スペックシート 1部
以上
・複数の物品をおくるとき、件名は「送付のご案内」だけでよい
・「表題の件につき以下送付いたします」とすれば、書類であろうと物品であろうと何でも使えるテンプレートになる。このフレーズにしておけば、イチイチ書き換えする必要がない。
・「査収」の意味は「中身をよく確認して受け取ること」
送付状テンプレート例文③FAX送信
つづいて郵送ではなく、
FAXで送信するときの送付状/添え状/送り状テンプレート例文。
書き方はテンプレート①をつかい、少し書き換えるだけでOK。
また、
FAXでおくるときは誤送信などのリスクがあるため、宛名に相手のTEL/FAX番号を記載しておきます。
（誤送信された相手が気づくようにする）
送付状のテンプレート：FAX
FAX 送付状
平成29年8月28日
送付先：
株式会社ビジネス
ビジネス文書部 ビジネス太郎 様
TEL：xxx-xxxx-xxxx
FAX：xxx-xxxx-oooo
送信元：
株式会社レター文書
営業部
担当：転職 一郎
〒123‐4567
東京都渋谷区○○1-1-1 渋谷ビル13F
TEL：xxx-xxxx-xxxx
FAX：xxx-xxxx-oooo
e-mail：shukatsu@shukatsu
送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、表題の件につき以下送付いたします。ご査収のほど何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
●送信枚数：5枚（この用紙を含む）
・注文書 2枚
・納品書 1枚
・分析表 1枚
以上
・「送信先」「送信元」は誤送信したときにどこの誰が、誰におくったFAXかを分かるようにするため。なくてもよい。
・相手のTEL/FAXを記載しておくと間違い送信がすくない。FAX番号だけでもよい。
・件名は「送付のご案内」だけでよい。
・「表題の件につき以下送付いたします」とすれば、書類であろうと物品であろうと何でも使えるテンプレートになる。このフレーズにしておけば、イチイチ書き換えする必要がない。
・「査収」の意味は「中身をよく確認して受け取ること」
・別記には合計で何枚FAXするのか、書いておくと親切
送付状の紙・封筒の選び方
送付状（送り状/添え状）の紙・封筒にとくべつなものを選ぶ必要はありません。
ビジネス文書では以下のとおりに紙・封筒を選定するのが一般的です。
送付状の紙は「無地・白・A4サイズ」
送付状の紙はふつうの印刷用紙で「無地・白・A4サイズ」を使います。
手書きにする必要はなく、さきに紹介したテンプレートをMicrosoftワード文書などにペーストし印刷しましょう。
印刷するときの色はカラー・白黒のどちらでもOKです。
書類と送付状の紙はA4クリアファイルに入れる
送りたい書類と送付状の紙は、
A4サイズのクリアファイルに入れたうえで封筒に入れましょう。
配送の途中でぐちゃぐちゃになったり、水にぬれてもいいようにするためです。
書類がぐちゃぐちゃになっていたり、水ぬれでインクがにじんでたりしていたら、さすがに読むほうもいい気分にはなりません。
添え状の紙と履歴書を別々でクリアファイルに入れてもOKですし、一緒にして入れてもOKです。
送付状の封筒は「無地・白or茶・角形2号」
添送付状の封筒はA4サイズの紙が折りたたまずに入るように「無地・白or茶・角形2号」を使います。
こちらはコンビニや文具店であればどこでも入手可能です。就活では何かと書類をおくる必要があるため、多めに買ってストックしておきましょう。
封筒はA4サイズの添え状が折りたたまずに入るサイズであれば、なんでも構いません。角形1号（B4サイズが入る封筒）でもよいでしょう。
また封筒の色は白・茶封筒のどちらでも差し支えありません。
【参考】ビジネス文書での「拝啓・敬具」の書き方、縦・横書きの位置
ビジネス文書には送付状は必要ない？
ビジネス文書を郵送するとき。
送付状なんていらない！
と主張するひともいますが…これは間違い。
送付状は必要です。
どんな書類を送付するときにも「添え状/送り状/送付状」をつけることはビジネスマナー。
では、なぜ送付状が必要なのか？
理由はたったひとつだけ。
どこのだれが、一体どんな目的で、何を送付するのか？
これらを明確にするためです。
文書だけが無造作に送付されてきたら…
たいていは中身を見ればわかるのですが、ひょっとしたらイタズラ文書だと思われて即座に捨てられてしまうかもしれません。
こういうエラーを避けるために、送付状は郵送物の中身をわかりやすくするための「案内状」となるのです。
送付状は手書きにする必要なし！
なかには履歴書の送付状（送り状/添え状）を手書きにする必要あるの？
ということでお悩みの方も多いことと思います。
断言しておきますが、
書類の送付状を手書きにする必要はありません。
なぜなら、
おっさん営業マンのわたしですら手書きしたことが一度もないことにくわえ、取引先からも手書きの送付状を一度も受け取ったことがないから。
ビジネスシーンでの添え状/送り状/送付状はすべて、パソコンで作成された印刷物です。
