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内定通知「お礼メール」返信の書き方と全注意点【例文あり】

内定通知書(またはメール)を人事部から受け取ったら、「お礼メール」「お礼状」のどちらかを送りましょう。まずは基本として、内定通知を受け取ったら必ず返事をしましょう。具体的なお礼メールの例文、書き方、ポイント、注意点は記事中でご確認ください。

就活や転職のご参考になりましたら嬉しい限りです。

内定通知書お礼メールの返信例とポイント

まずは内定通知書(またはメール)に対するお礼メールの、例文とポイントを見ていきます。

内定通知へのメール返信例①就活

メールで内定通知を受け取った場合に返信する例文です。

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件名:Re:内定通知(就活大学・就活)

株式会社○○○○
人事部 人事部長
○○様

平素よりお世話になっております。
就活大学・就活です。

このたびはご採用を頂き、心よりお礼を申し上げます。

入社までの半年間、さらなる能力向上に努め、
貴社の社員としてふさわしい人材になれるよう、邁進してまいります。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。

まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。

(メール署名)

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ポイント

  • メール返信のポイント①件名はそのまま+(大学・名前)
    ▼件名はそのままで返信するが、氏名を( )書きで入れると親切。
  • メール返信のポイント②お礼を簡潔に!
    ▼本文では挨拶の後、簡潔に採用してもらったことに対するお礼を述べる。メールなので、かしこまり過ぎるのはよくない。
  • メール返信のポイント③今後の抱負を簡潔に!
    ▼お礼だけだと、あまりにメール文章が短く事務的になってしまう。したがって、今後の抱負を一文〜二文で簡潔に語る。例文では固い文面にしたが、もっと柔軟な文章でもよい。ただし、目上の方へ送るメールであるため、敬語の使い方には気をつけること!
  • メール返信のポイント④メール文末の「ご指導よろしく」
    ▼メール文末では「今後もよろしくね〜」的な文章を丁寧な敬語にして伝える。すると「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます」や「今後ともご指導のほど何卒よろしくお願いいたします」がふさわしい表現となる。
  • メール返信のポイント⑤メール締めの「まずは〜〜」
    ▼特にビジネス上の要件もなく、お礼メールだけをする際、メールの結び・締めくくりには「まずはお礼かたがた、ご挨拶申し上げます」などを使う。意味は「簡単ですが、急ぎでお礼だけはしておきたいです。すみません」として使われる定型文。普通は「取り急ぎ」と「お礼」を組み合わせない。「まずはお礼〜」を使う。詳しくは参考記事まで。

参考 → 「取り急ぎお礼まで/ご連絡まで」意味と目上の方への正しい使い方

内定通知書のお礼メール②就活

手紙など、書面で内定通知書を受け取った場合、お礼メールを送る際の例文です。

▼▼▼

件名:採用内定のお礼(就活大学・就活)

○○株式会社
人事部 採用担当チーム
○○様

平素よりお世話になっております。
就活大学・就活です。

先ほど採用通知を拝受いたしました。
ご採用を頂きましたこと、深くお礼を申し上げます。

貴社に貢献する社員になれるよう、入社の日まで、
これまで以上に能力向上に努めてまいります。

今後ともご指導のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

メールでのご連絡となり失礼かとは存じますが、まずは略儀ながらお礼申し上げます。

(メール署名)

▼▼▼

ポイント

  • メール返信のポイント①件名は「採用内定のお礼(大学・名前)」など
    ▼手紙などで内定通知書を受け取り、メールでお礼をする際には件名に「◯◯のお礼」を使う。
  • メール返信のポイント②お礼を簡潔に!
    ▼例文①と同じ
  • メール返信のポイント③今後の抱負を簡潔に!
    ▼例文①と同じ
  • メール返信のポイント④メール文末の「ご指導よろしく」
    ▼例文①と同じ
  • メール返信のポイント⑤メール締めの「まずは〜〜」
    ▼手紙などの書面で内定通知書を受け取った場合、メールでお礼を返信するのであれば「メールでの連絡となりすみません…」を丁寧にした敬語の定型文を使う。メール締めくくりは定型文。

内定通知へのメール返信例③転職

メールで内定通知を受け取った場合に返信する例文です。

▼▼▼

件名:Re:内定通知(転職太郎)

株式会社○○○○
人事部
○○ 部長

平素よりお世話になっております。
転職太郎でございます。

先ほど採用内定通知を拝受いたしました。
この度はご採用を頂き、心よりお礼を申し上げます。

まだ至らない点も多いかとは存じますが、
貴社のご発展に貢献できるよう、邁進する所存です。
今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。

まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。

(メール署名)

▼▼▼

書き方とポイントは就活例文①と同じです。普段のビジネスシーンで使わない、意味不明な敬語は必要ないです。具体的には「哀心より御礼申し上げます」とか・笑。

内定通知お礼メールの書き方

例文のところですでに解説しましたが、内定通知お礼メールの書き方とポイントをまとめておきます。

ステップ①件名はそのまま+(氏名)

内定通知メールに返信する場合は「件名そのまま+(氏名)」、新たに作成する場合には「内定のお礼(氏名)」とします。お礼メールをする際の件名には「◯◯のお礼」を使います。

ステップ②挨拶は「平素よりお世話になります」など

メール冒頭の挨拶には定型文を使います。他には「お世話になっております」「平素よりお世話になり、ありがとうございます」などがあります。そして、どこの誰かを名乗ります。ここは完結に済ませましょう。

ステップ③本文はまず受領報告・御礼

次にメール本文です。内定通知を受け取ったことに対する報告は抜いてもよいですが、お礼は必ず入れましょう。ここも長々と書かず簡潔で構いません。ちなみに目上の人には「受領」ではなく「拝受」を使うと丁寧です。

ステップ④次に今後の抱負

お礼だけだと、本当に業務連絡みたいなメール内容になるため、今後の抱負を簡潔に語ります。今後も頑張ります!的なことであれば何でもOK。

考えるのに苦労するようでしたら例文をそのまま適用してください。考えるだけ時間の無駄です(苦笑)。ちなみに「所存です」は「したいと思う」の意味で使われます。

ステップ⑤最後に「今後とも何卒よろしく〜」

文末には「今後とも何卒よろしくお願いいたします」を使います。ここに「ご指導ご鞭撻のほど」をつけても良いでしょう。メールの定型文ですね。

ステップ⑥結びは御礼の定型文

メールの締めくくりもお礼の定型文を使います。例文で示したように「まずはお礼かたがた、ご挨拶申し上げます」などが使えます。定型文ですので、工夫する必要はありません。

そもそも内定通知お礼メールの目的は?

何のためにお礼メールをするのか?目的がわかれば、ふさわしい文章も自然にできあがります。

①受理したことの報告

まず一つ目の目的は、内定通知書なりメールを受け取ったことの報告です。相手からの返信がなければ、送った側は不安になるものです。したがって、お礼メールを出タイミングは早いほどよい、ということが言えます。

②まずは急いでお礼

二つ目の目的は、採用内定をもらったことに対するお礼です。電話で採用担当者からまず連絡がきて、後日に内定通知がくるケースも多いでしょう。

そのときにお礼はしていますが、内定通知はもっと公式で、上の役職者から連絡がくるかと思います。したがって面倒くさがらず、何度でも採用内定のお礼をします。「まず急ぎのお礼メール」ですので、そこまでかしこまる必要はありません。

内定通知お礼メールでの全注意点

つづいて、内定通知お礼メールを書く際の注意点について触れておきます。

注意点①お礼メールかお礼状は必ず送る(当たり前)

内定通知書を受け取ったら、必ずお礼メールか、お礼状を送りましょう。内定通知書を送る側からすると、メールや手紙が相手に届いたかを知っておきたい、という気持ちが多少なりともあります。

注意点②お礼メール、お礼状はどちらでもよい

就活や転職の内定通知書は、「書類で届く」「メールで届く」場合の2パターンあります。書類だったら手紙でお礼状を書かなければならない、メールだったらお礼メールをしなければならない、ということではありません。

お礼状の方が丁寧だとか、メールで十分だという両方の意見があります。が、心底どちらでもよいです。

注意点③迷ったら「お礼メール」にする

私の個人的な見解ですが、お礼状はやり過ぎ感があり、おすすめしません。そもそもお礼状を書面で書くのがめんどくさいですよね…。

最近のビジネスシーンでは、手紙やハガキを使うのは暑中・残暑見舞いといった「お見舞い系」、葬儀・結婚などの「冠婚葬祭系」、年賀状などの「年末・新年系」くらいのものです。

注意点④お礼メールの内容は簡潔でよい

お礼メールのポイントは「簡潔すぎず、長すぎず」です。丁寧すぎるメールは読みにくいだけで、何もよいことがありません。

そもそも、丁寧にメールしたところで所詮は文章なのですから、相手には用件以外のことを伝えるのが難しいです。したがって、考えすぎずにシンプルにお礼メールをしましょう。

注意点⑤感謝の気持ちはメールではなく、対面で伝える

お礼メールの目的は「内定通知を受理したことを伝える」「まずは急いでお礼する」の2つあります。ところが先ほども述べたように、感謝の気持ちはメールで伝えることができません。例文にもあるように「まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます」なのです。

結局のところ、感謝の気持ちは会ったときに改めて伝えるか、それが難しいようでしたら、電話で伝えるのがよいでしょう。

内定通知書が「ない」ときの対処法

企業によっては内定通知書がなく、電話連絡のみの場合もあります。その際の対処法としては「企業に問い合わせる」が正しいです。なぜなら電話連絡だけの場合、口約束なので企業側がそれを守らない危険があるからです。「内定通知書がない」場合、内定取り消しをされても、そもそも内定した証拠がないので文句を言えません。

したがって、何かしらの内定した証拠を書面でもらうようにしましょう。問い合わせ例文も念のため、以下に記しておきます。

問い合わせメール例文

件名:内定通知ご発行のお願い(転職太郎)

株式会社○○○○
人事部
○○ 部長

平素よりお世話になっております。
転職太郎でございます。

先般は採用内定のご連絡をいただき、深くお礼を申し上げます。

さて首記の件、電話でのご連絡を頂いておりましたが、「内定通知書」またはそれに代わる書面をご発行いただければ幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

(メール署名)

▼▼▼

これはもう、誰かにお願いするときのビジネスメールの典型パターンです。いろいろと丁寧な表現を加えてもよいですが、時間の無駄です。これで仮に返信がこなかった場合、電話して催促をしましょう。重要なので、取りこぼしのないようにしておく必要があります。

まとめ

内定通知書は人事部が発行する公式なものなので、とりあえずは必ず返事をしましょう。

注意点などはすでに述べていますが、ご不明な点等がございましたら「コメント欄」にご記載をお願いいたします。ではでは〜。

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