会社説明会をキャンセルしたいときのメール・電話での連絡方法を誰よりも詳しく、わかりやすく解説していく記事。
就活の会社説明会キャンセル場面でもっとも良くあるパターンとして、
「会社説明会の当日、体調不良になってしまったので欠席したい。どうしたらいい？」
というのがあります。
当日キャンセルするときの本当の理由には、寝坊してしまったとか、やってはいけない理由もあるでしょう。しかし正直に述べてしまうとNGです。当日キャンセルする場合には「体調不良」という理由にするのがもっともスムーズ（仮に実際には違う理由であったとしても…）。
就活に限らずビジネスシーンにおいては、体調不良などにより予定をキャンセルすることもあります。このような時、まずは基本としてメールか電話で必ず連絡を入れましょう。例文は後述しています。
この記事では特に、
「会社説明会をキャンセルしたいけどメールか電話、どっちがいい？」
「そもそも会社説明会の当日キャンセルメールの書き方がわからない」
「体調不良の理由でキャンセルしたいけど、どう伝えたらいい？」
という疑問を解決していきます。
会社説明会を当日キャンセル＝電話＆謝罪メール、
時間に余裕がある＝メール
就活の説明会で当日キャンセル連絡をするときに迷うパターン、
「キャンセル連絡は電話かメール、どちらがいい？」
というのがあります。
まずは結論ですが、当日キャンセルであれば電話連絡をして、さらに謝罪メールを送るのが普通。
前日や、それより前に会社説明会キャンセルをするときには、メール連絡だけでも可。
このようにする理由は、メールは読まれない可能性があるから。会社説明会を開催する側の立場になって考えてみましょう。当日、メールで説明会キャンセル連絡を受け取ったとして、あなたはメールを読んでいるでしょうか？時間帯にもよりますが、メールは100%読まれるとは限りません。
ということですので当日キャンセルは電話連絡のほうが無難、ということになります。
ただし就活だけに限っていえば、もし、当日キャンセルする企業の選考を受けるつもりがないのでしたら、無断キャンセルでも構いませんし、メール連絡でも構いません。私が述べているのはあくまで通常のビジネスマナーです。
当日キャンセル連絡手段、丁寧ランクごと
次に普通のビジネスシーンにおいて、丁寧な当日キャンセル方法をランクしていきます。
- 丁寧レベルMax｜電話で連絡し、さらに謝罪メールも送る
→ もっとも素晴らしい当日キャンセルの方法です。電話で確実に伝え、さらに念押しとして謝罪メールを送っておけば完璧。営業場面では通常、当日キャンセルにはこの方法を使います。 - 丁寧レベルMax｜キャンセルメールを送り、後で電話連絡もする
→ 順番をかえただけです。急ぎでキャンセル連絡をしたいとき電話連絡だと、営業時間外になってしまうことがあります。そんな時はまずキャンセルメールを送り、その後、営業時間内に電話をするとよいでしょう。
- 丁寧レベル中｜電話のみで連絡する
→ 相手が社内だったり、仲のよい取引先であれば電話連絡のみで十分です。 - 丁寧レベル中～低｜メールで連絡する
→ 当日キャンセルをメールだけで連絡するのは、ビジネスマナー上は一般的でない対応です。私は、相手に電話が繋がらなかったときだけ使います。
【メール例文】体調不良を理由に当日キャンセルしたい
先にも述べたとおり、会社説明会を当日キャンセルするときは、電話連絡をして、さらに謝罪メールを送るのが普通です。相手に電話が繋がらなかったり、その企業に興味がないときに限り、以下のようにメールを送りましょう。
件名：説明会欠席のご連絡（就活大学・就活）
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。
さて本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
次回、会社説明会の機会がございましたら、改めて参加させて頂きたく存じます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
当日キャンセルメールの書き方とポイント
つづいて、会社説明会の当日キャンセルメールの書き方と抑えるべきポイント、注意点を解説します。
▼▼▼▼▼▼
件名：説明会欠席のご連絡（就活大学・就活）
メール件名は読み手がわかるようにし、（ ）内にどこの誰かも分かるように記載する。
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
メール宛名は、担当者の氏名がわからなければ「採用担当者 様」もしくは「採用担当チーム 御中」とする。
お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。
どんなメールでも「お世話になっております＋簡単な自己紹介」を忘れずに書く。
さて本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
当日キャンセルのときは「寝坊した」などとしない。キャンセルの理由が思いつかなければ必ず「体調不良のため…」とすること。「欠席いたします」の部分は「欠席いたしたく存じます」でも良い。「お取り計らいを～」が使いにくければ「席を設けていただいたにも関わらず、～」でもよい。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
メールのみで当日キャンセル連絡をするのであれば、電話ではなくメールで連絡した無礼をわびると、より丁寧。省略も可。
次回、会社説明会の機会がございましたら、改めて参加させて頂きたく存じます。
完全な社交辞令。実際には興味がなくても入れておくと丁寧になる一文。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
「許してね」の丁寧な敬語表現。
メール署名
メール署名は必ず入れる。
【電話連絡の例】体調不良を理由に当日キャンセルしたい
先にも述べたとおり、会社説明会を当日キャンセルするときは、電話連絡をして、さらに謝罪メールを送るのが普通です。電話連絡をするときには、以下の通りに対応しましょう。
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あなた：
「就活大学の就活太郎と申します。お世話になります。
誠に申し訳ございません。
本日、貴社の会社説明会へ出席予定だったのですが、体調不良により欠席いたします。お取り計らいを頂いておきながら申し訳ありません…。」
担当者：
「承知いたしました。どうぞお大事になさってください。」
あなた：
「大変申し訳ありません。また次回、改めて参加させていただきます。失礼いたします。」
担当者：
「失礼します」
当日キャンセル電話で抑えるべきポイント
つづいて、会社説明会の当日キャンセル電話で抑えるべきポイント・注意点を解説します。
▼▼▼▼▼▼
あなた：
「就活大学の就活太郎と申します。お世話になります。
電話連絡のときは、まず名乗る。そしてビジネス挨拶をひとこと述べる。
誠に申し訳ございません。
本日、貴社の会社説明会へ出席予定だったのですが、体調不良により欠席いたします。お取り計らいを頂いておきながら申し訳ありません…。」
電話連絡のときはメールと違い、謝罪を全面に押し出す。とにかく「申し訳ありません」「申し訳ございません」を連呼する。「お取り計らいを～」が使いにくければ「席を設けていただいたにも関わらず、～」でもよい。
担当者：
「承知いたしました。どうぞお大事になさってください。」
普通なら、相手もすんなりと納得する（ハズ）。ここで理由を突っ込んで聞くような採用担当者は、ビジネスマナーができていない。
あなた：
「大変申し訳ありません。また次回、改めて参加させていただきます。失礼いたします。」
何度も謝る。電話のおわりは必ず「失礼いたします」「失礼します」で締める。これはビジネスマナー。
担当者：
「失礼します」
これにて一件落着。
ただ実際には、電話をかける最初の部分がいろいろとややこしいです。詳しくは別の記事に記載しておりますので、ご参考にどうぞ。
参考になる記事：
【例文】電話連絡をした後に送るべき謝罪メール
何度も述べていますが、会社説明会を当日キャンセルするときの、最も丁寧なやり方は「電話にて連絡し、謝罪メールを送る」です。そこで、電話連絡をしたあとに送るべき謝罪メールの例文を紹介しておきます。
件名：説明会欠席のお詫び（就活大学・就活）
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。
さて、先ほど電話にて申しました通り、本日の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
次回、会社説明会の機会がございましたら、改めて参加させて頂きたく存じます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
謝罪メールの書き方とポイント
「電話連絡をしたあとに送るべき謝罪メール」の書き方、抑えるべきポイント・注意点を解説します。
▼▼▼▼▼▼
件名：説明会欠席のお詫び（就活大学・就活）
メール件名は「～～のお詫び」という、謝罪するときの定型文を使う。（ ）内にて誰からのメールかを分かるようにしておく。
転職株式会社
人事部
◯◯ 様
メール宛名は、担当者の氏名がわからなければ「採用担当者 様」もしくは「採用担当チーム 御中」とする。
お世話になっております。
就活大学の就活太郎です。
どんなメールでも「お世話になっております＋簡単な自己紹介」を忘れずに書く。
さて、先ほど電話にて申しました通り、本日の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
メールの導入には「先ほど電話にて申しました通り、」という一言を入れると、相手も背景を理解できて、親切になる。「お取り計らいを～」が使いにくければ「席を設けていただいたにも関わらず、～」でもよい。
次回、会社説明会の機会がございましたら、改めて参加させて頂きたく存じます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
あとはすべて同じ。
「体調不良」の中身は言う必要なし
ところで、体調不良の中身にもいろいろとあります。
風邪をひいた、頭痛がひどい、お腹をこわした、生理が重い、インフルエンザにかかったetc…
こんなときも「風邪をひいたため、欠席いたします」ではなく「体調不良により欠席いたします」だけを使うこと。詳細な理由は相手に聞かれたときだけ答えるようにしましょう。
これは理屈はなく、ビジネスマナーです。
「体調不良」の他に使える説明会キャンセル理由
当日キャンセルする理由は「体調不良・交通事故・天災・誰かの不幸」だけを使う
会社説明会を当日キャンセルしなければいけないときに「体調不良」のほかにも使える理由って、実は限られます。
当日キャンセルの理由に使えるのは「体調不良」「交通事故」「天災」「誰かの不幸」の4つだけです。「諸事情により～」では、説明が足りていません。当日キャンセルというのは、それだけ重いのです。
たとえあなたの失敗だったとしても、この4つの理由のいずれかを使いましょう。ウソをついても構いません。
例文と書き方について、詳しくは別の記事にて書いていますので、以下のリンクよりご確認ください。
～前日までのキャンセルは「諸事情により」
会社説明会をキャンセルするのに十分な時間があるときには、全て「諸事情により欠席いたします」とするのが正解。
「他社の説明会日程と重複したため、欠席します」などとするのはNGです。なぜなら、メールの受け手にとって欠席する理由は、すべて言い訳にしか聞こえないから。
「欠席する」という事実には変わりがないので、変に事情を説明する必要はありません。欠席する理由よりも、欠席するという事実を正確に伝えることが重要です。
こちらも、メール例文と書き方は別の記事にて記載しています。
まとめ
長々と書きましたが就活における「説明会の当日キャンセル」というのは、よくある話であり、そこまで慎重になる必要はありません。電話連絡＋謝罪メールが丁寧だと述べましたが、これは通常のビジネスマナーにおける話。
ただし、本当に志望する企業の会社説明会を、本当にどうにもできない理由で欠席する場合には必ず「電話連絡＋謝罪メール」を使いましょう。そうしないと内定の可能性が低くなります。
いっぽうで、どうでもいい企業（言葉は悪いですが…）の会社説明会は、無断キャンセルしても構いません。いちおうは最低限の礼儀として、キャンセルメールくらいはしたほうがいいかなぁ～、という程度です。ではでは、就活のご参考になりましたら幸いです。
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