【社外あて】退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方と例文

※ 社外あてに退職挨拶・報告メールする前に、後任の担当者と退職日が決まっている必要があります。まずは【ステップ①】上司による承諾をとりましょう。

この記事の目次

書き方:社外あて退職報告・挨拶ビジネスメール

まずは社外(顧客や取引先など)あて退職報告・挨拶ビジネスメールについて、書き方を簡単に。

  1. メール件名は「退職のご挨拶(社名・名字)」「退職のご挨拶及び後任のご紹介」など
    ※「報告」は社内にむけて使うべき言葉であり、社外むけには「挨拶」とする

  2. 面識ありの社外ビジネス挨拶「お世話になっております」
    久しぶりの社外ビジネス挨拶「大変ご無沙汰しております」

  3. メール本文は「さて、私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により×月▲日をもちまして(株)●●●●を退職いたいします」など

  4. メールでの連絡となったことを詫びる・謝罪する
  5. これまでの感謝の気持ちを簡潔に述べる。
    ここは相手に応じてあなたの素直な気持ちを書いてもよい
  6. あなたの後任者の連絡先を伝える
    ※ もし他にも説明が足りていなければ箇条書きで必要事項の報告をする
    ※ ⑤⑥は順不同。先に後任の情報をつたえ、そのあとに感謝の気持ちを伝えてもよい
  7. メール結び・締めくくりは…
    「これまでお世話になりました、これからもよろしく」
    「略儀ながらご挨拶までにメールします」
    「末筆ながら~ご健勝・ご多幸・ご活躍」
    などの文章を丁寧な敬語にして締める

【社外あて】退職報告・挨拶ビジネスメール例文①営業 to 顧客

【to社外取引先・基本テンプレート】
・社外取引先に退職報告/挨拶をするビジネスメール例文
・営業マンが顧客に送るメール
・社外に報告するのは退職日や後任者などすべてのことが決まってからにする
・テンプレートとして使えるもっともシンプルな例文にしています

メール件名:退職のご挨拶(転職・ノマド)

ビジネス株式会社
資材部 資材課 ●● 様 (社外取引先)

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

さて、私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により×月▲日をもちまして(株)■■■■を退職することになりました。

本来であれば直接伺いご挨拶すべきところメールでの連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

また、これまで一方ならぬご愛顧をいただき心より感謝いたしております。本当にありがとうございました。

今後、何かの縁でご一緒させていただく機会がございましたら、その際には宜しくお願い申し上げます。

なお、後任担当は下記のとおりとなります。
今後とも変わらぬご支援のほどお願い申し上げます。

【後任営業担当】

・所属:(株)転職 リテール営業部 国内営業課
・氏名:野間子 オーエル(のまこ おーえる)
・Email:xxx
・電話:xxx

末筆ながら、貴社のますますのご発展と●● 様のご多幸をお祈り申し上げます。

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株式会社転職
リテール営業部 国内営業課
のまど サラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:xxxx
FAX:xxxx
E-mail:xxx@xxx
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【社外あて】退職報告・挨拶ビジネスメール例文②to商社

【to社外取引先・基本テンプレート】
・社外取引先に退職報告/挨拶をするビジネスメール例文
・営業や購買担当が取引先の商社マンに送るメール
・社外に報告するのは退職日や後任者などすべてのことが決まってからにする
・テンプレートとして使えるもっともシンプルな例文にしています

メール件名:退職のご挨拶(転職・ノマド)

のまど商事株式会社
営業部 国内営業課 ●● 様 (社外取引先)

大変ご無沙汰しております。
転職・ノマドでございます。

私事ではございますが、このたび、一身上の都合により×月▲日をもちまして(株)■■■■を退職いたします。

本来であれば直接伺いご挨拶すべきところメールでの連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

また、これまで何かとお力添えをいただき心より感謝いたしております。今後、何かの縁でご一緒させていただく機会がございましたら、その際には宜しくお願い申し上げます。

なお、後任担当は下記のとおりとなります。
今後とも変わらぬご支援のほどお願い申し上げます。

【後任営業担当】

・所属:(株)転職 リテール営業部 国内営業課
・氏名:野間子 オーエル(のまこ おーえる)
・Email:xxx
・電話:xxx

末筆ながら、貴社のますますのご発展と●● 様のご多幸をお祈り申し上げます。

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メール署名
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【社外あて】退職報告・挨拶ビジネスメール例文③後任と訪問・日程調整

【to社外取引先・基本テンプレート・後日挨拶に行く】
・社外取引先に退職報告/挨拶をするビジネスメール例文
・後日、後任者同行で挨拶に訪問するケース
・社外に報告するのは退職日や後任者などすべてのことが決まってからにする
・テンプレートとして使えるもっともシンプルな例文にしています

メール件名:退職のご挨拶(転職・ノマド)

のまど商事株式会社
営業部 国内営業課 ●● 様 (社外取引先)

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

さて、私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により3月末をもちまして(株)■■■■を退職することになりました。

つきまして、よろしければ後任担当のご挨拶もかね、貴社訪問いたしたく存じますが今週のどこかでご都合いかがでしょうか。

なお、後任担当は下記のとおりとなります。
今後とも変わらぬご支援のほどお願い申し上げます。

【後任営業担当】

・所属:(株)転職 リテール営業部 国内営業課
・氏名:野間子 オーエル(のまこ おーえる)
・Email:xxx
・電話:xxx

誠に勝手を申し上げますが、ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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メール署名
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【社外あて】退職報告・挨拶ビジネスメール例文④単独で訪問・日程調整

【to社外取引先・基本テンプレート・後日挨拶に行く】
・社外取引先に退職報告/挨拶をするビジネスメール例文
・後日、後任者同行で挨拶に訪問するケース
・社外に報告するのは退職日や後任者などすべてのことが決まってからにする
・テンプレートとして使えるもっともシンプルな例文にしています

メール件名:退職のご挨拶(転職・ノマド)

のまど商事株式会社
営業部 国内営業課 ●● 様 (社外取引先)

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

私事で大変恐縮ではございますが、このたび、一身上の都合により3月末をもちまして(株)■■■■を退職することになりました。

つきまして、よろしければ退職のご挨拶かたがた貴社訪問いたしたく、以下候補のいずれかでお時間いただけますでしょうか。

①3月10日(月)AM
②3月11日(火)PM
④3月12日(水)PM

なお、後任担当は下記のとおりとなります。
今回は同行することが難しいため別途ご挨拶に伺いますので、併せてお願い申し上げます。

【後任営業担当】

・所属:(株)転職 リテール営業部 国内営業課
・氏名:野間子 オーエル(のまこ おーえる)
・Email:xxx
・電話:xxx

誠に勝手を申し上げますが、ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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メール署名
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【社外あて】退職報告・挨拶ビジネスメール例文⑤BCC一斉送信

【to社外取引先・基本テンプレート】
・社外取引先に退職報告/挨拶をするビジネスメール例文
・取引先に「BCC」をつかって一斉送信する場合
・どうでもよい中小の取引先におくるときに使う
・社外に報告するのは退職日や後任者などすべてのことが決まってからにする
・テンプレートとして使えるもっともシンプルな例文にしています

メール件名:退職のご挨拶(転職・ノマド)

お取引先各位

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

このたび、一身上の都合により3月末で(株)■■■■を退職することになり、本日が最終出勤日となりました。

本来であれば直接伺いご挨拶すべきところメールでの連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

また、これまで何かとお力添えをいただき心より感謝いたしております。今後、何かの縁でご一緒させていただく機会がございましたら、その際には宜しくお願い申し上げます。

なお、後任担当は下記のとおりとなります。
今後とも変わらぬご支援のほどお願い申し上げます。

【後任営業担当】

・所属:(株)転職 リテール営業部 国内営業課
・氏名:野間子 オーエル(のまこ おーえる)
・Email:xxx
・電話:xxx

末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

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メール署名
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【社外あて】退職報告ビジネスメール例文⑥カジュアル・仲のよい取引先

【to社外取引先・基本テンプレート】
・社外取引先に退職報告をするビジネスメール例文
・仲の良い取引先に、ややカジュアルにメールを送る(ひょっとしたら送別会を開いてくれるかもしれない)
・社外に報告するのは退職日や後任者などすべてのことが決まってからにする
・テンプレートとして使えるもっともシンプルな例文にしています

メール件名:退職のご挨拶(転職・ノマド)

のまど商事株式会社
営業部 国内営業課 ●● 様

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

私事で大変恐縮ではございますが、このたび、一身上の都合により×月▲日をもちまして(株)■■■■を退職いたします。

本来であれば直接伺いご挨拶すべきところメールでの連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

これまで●● 様には公私にわたり大変お世話になりました。

右も左もわからぬまま貴社の担当となった私でしたが、本当に親切にご指導をいただき、心よりお礼申し上げます。●● 様のお力添えにより、これまで続けることができました。

また何かの縁でご一緒させていただく機会がございましたら、その際には宜しくお願い申し上げます。

なお、後任担当は下記のとおりとなります。
今後とも変わらぬご支援のほどお願い申し上げます。

【後任営業担当】

・所属:(株)転職 リテール営業部 国内営業課
・氏名:野間子 オーエル(のまこ おーえる)
・Email:xxx
・電話:xxx

末筆ながら、貴社のますますのご発展と●● 様のご多幸をお祈り申し上げます。

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メール署名
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▼【補足】敬語の解説

  • 私事にて恐縮ですが~ は「自分のことで恐れ入りますが、申し訳ありませんが、」の意味
  • 一方ならぬ(ひとかたならぬ) は「特別な」の意味
  • 伺う は「行く・訪問する」の謙譲語
  • ご愛顧 は「贔屓にすること」の意味
  • いただければ幸いです は「~してもらえたら嬉しいなぁ」の意味の敬語
  • いたしたく存じます は「~したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
  • いただく は「もらう」の謙譲語
  • お力添え は「手伝うこと、手助け」の意味
  • お手すきの際に は「手が空いているときに」の意味
  • 公私にわたり は「仕事とプライベートの両方で」の意味
  • 存じる は「思う」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「存じます」として使う
  • おります は「いる」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
  • いたします は「する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
  • お(ご)~いたす は謙譲語の基本となる形。丁寧語「ます」をくっつけて「お(ご)~いたします」として使うのが一般的

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方①件名

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメール件名の書き方を例文で紹介します。

  1. メール件名「退職のご挨拶(社名・名字)」
  2. メール件名「退職のご挨拶/後任のご紹介(社名・名字)」

▼書き方のコツ

※ とにかく受け取った相手がパッとわかる件名にする。社外の相手には「報告」ではなく「挨拶」とすること。「退職のご挨拶」とするのがもっともオーソドックス。

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方②宛名

【例文①ビジネスメール・相手がわかる】
ビジネス会社
営業部 ケミカル課 ○○ 様

【例文②ビジネスメール・相手不明】
2-1.
ビジネス会社
営業部 ご担当者 様
2-2.
ビジネス会社
営業部 ご担当 様

【例文③ビジネスメール・相手がたくさん】
3-1.
ビジネス会社
営業部 御中
3-2.
ビジネス会社
営業部の皆さま
3-3.
お取引先各位
皆様

▼書き方のコツ

※ 退職の挨拶では「例文①」か「例文③」を使う

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方③挨拶文

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメール挨拶文の書き方を例文で紹介します。

企業むけの挨拶文

  1. 例文「お世話になっております」「いつもお世話になっております」
  2. 例文「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます」
  3. 例文「●●の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り感謝申し上げます」
  4. 例文「●●の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます」
  5. 例文「●●の候 貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます」
  6. 例文「●●の候 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」
  7. 例文「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」

▼書き方のコツ

※社外の挨拶は例文①だけで十分だが、変化をつけたければ時候の挨拶(例文②〜)もある

➡︎ ビジネス挨拶文の例文50選(文書・メール・年賀状・時候ほか)

※「○○の候」に使う時候の挨拶は季節によっていろいろあり。

➡︎ ビジネス挨拶文の例文50選(文書・メール・年賀状・時候ほか)

※「ご清栄」は「ご盛栄」「ご隆昌」で言い換えできる

➡︎ ご健勝/ご清栄/ご盛栄/ご清祥/ご発展/ご隆昌の違いと使い分け

個人むけの挨拶文

  1. 例文「お世話になっております」
  2. 例文「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます」
  3. 例文「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」
  4. 例文「●●の候 xx様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます」
  5. 例文「平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます」
  6. 例文「●●を迎え、お健やかな日々をお過ごしのこととお慶び申し上げます」

※個人むけの挨拶で「貴社ますます~」は使えない。

➡︎ ご健勝/ご清栄/ご盛栄/ご清祥/ご発展/ご隆昌の違いと使い分け

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方④文章「書き出し」

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメール本文の書き方を例文で紹介します。退職する理由は「一身上の都合により」だけでOK。

オーソドックスなテンプレート

【社外メール】
さて、私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により●月▲日を持ちまして退職することになりました。本来であれば直接伺いご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となりましたことをお詫び申し上げます。

退職挨拶と後任紹介のため訪問する※日程調整つき

【社外メール・後任紹介のため訪問・日程調整】
さて、私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により3月末をもちまして(株)■■■■を退職することになりました。
つきまして、よろしければ後任担当のご挨拶もかね、貴社訪問いたしたく存じますが今週のどこかでご都合いかがでしょうか。

退職挨拶のため単独で訪問する※日程調整つき

【社外メール・単独で挨拶のため訪問・日程調整】
さて、私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により3月末をもちまして(株)■■■■を退職することになりました。
つきまして、よろしければ退職のご挨拶かたがた貴社訪問いたしたく、以下候補にてお時間いただけますでしょうか。

【社外メール・単独で挨拶のため訪問・日程調整】
さて、私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により3月末をもちまして(株)■■■■を退職することになりました。
つきまして、よろしければ退職のご挨拶かたがた貴社訪問いたしたく存じます。以下候補のいずれかで考えておりますが、ご都合いかがでしょうか。

挨拶まわりしきれなかった人にBCCで一斉送信※最終出社日

【社外メール・BCC一斉送信】
このたび、一身上の都合により3月末で退職することになり、本日が最終出勤日となりました。本来であれば直接伺いご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方④文章「お詫び」

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメール本文の書き方を例文で紹介します。

つづいて、お詫びを簡潔に述べる。ここは退職することにたいするお詫びではなく、メールでの連絡となったことにたいして謝罪の気持ちをしめす。

とくにBCCメールで一斉送信する場合には必須。

※ 挨拶する予定があればここは不要

  1. 本来であれば直接伺いご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます
  2. 本来であれば直接伺いご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます
  3. 突然のご挨拶となり、大変申し訳ございません

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方④文章「これまでのお礼」

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメール本文の書き方を例文で紹介。つづいて、これまでお世話になったお礼を簡潔に述べる。

ここは相手との親密度合いに応じて柔軟に。これまでの思い出話などを書いてもよい。

シンプルなテンプレート

これまで公私にわたり何かとお力添えをいただき、心より感謝いたしております。また何かの縁でご一緒させていただく機会がございましたら、その際にはどうか宜しくお願いいたします。

これまで一方ならぬご愛顧をいただき、心よりお礼申し上げます。また何かの縁でご一緒させていただく機会がございましたら、その際にはぜひ宜しくお願いいたします。

これまでお仕事だけでなく、プライベートでも何かとお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。本当にたくさんのことを学ばせて頂きました。
また何かの縁でご一緒させていただく機会がございましたら、その際にはぜひ宜しくお願いいたします。

【補足】

※~いたしております は謙譲語「~している」の「~して」の謙譲語「いたして」をつかい、「いる」の謙譲語「おる」を組み合わせ、さらに丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしている

※~させていただく は「~させてもらう」の謙譲語

カジュアルなテンプレート

3年という短い期間ではございましたが、本当にたくさんのご支援をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

仕事だけでなくプライベートでも何かとお力添えをいただき、心より感謝いたしております。

右も左もわからぬまま貴社の担当となった私でしたが、本当に親切にご指導をいただき、心よりお礼申し上げます。●● 様のお力添えにより、これまで続けることができました。

【補足】

※~いたしております は謙譲語「~している」の「~して」の謙譲語「いたして」をつかい、「いる」の謙譲語「おる」を組み合わせ、さらに丁寧語「ます」をくっつけて敬語にしている

※~させていただく は「~させてもらう」の謙譲語

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方④文章「後任の紹介」

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメール本文の書き方を例文で紹介。

つづいて、後任となる担当者を紹介する。

なお、後任担当は下記のとおりとなります。
今後とも変わらぬご支援のほどお願い申し上げます。
【後任営業担当】
・所属:(株)転職 リテール営業部 国内営業課
・氏名:野間子 オーエル(のまこ おーえる)
・Email:xxx
・電話:xxx

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメールの書き方⑤結び/締め

社外あて退職報告・挨拶ビジネスメール締め・結びの書き方を例文で紹介します。

①シンプルな結びでもよいのですが、③公式なフレーズを用いた結びのほうが丁寧です。また、退職挨拶の訪問のために日程調整するときは②のようにするとよい

①シンプルな結び・締め

  1. 例文「どうぞ宜しくお願いいたします」
  2. 例文「何卒よろしくお願いいたします」
  3. 例文「よろしくお願いします」
  4. 例文「宜しくお願い申し上げます」
  5. 例文「何卒よろしくお願い申し上げます」

②後日に挨拶訪問する締め・結び

  1. 略儀ながら、まずはメールにてご挨拶申し上げます
  2. 略儀ではございますが、まずはメールにてご挨拶申し上げます
  3. 誠に勝手を申し上げますが、どうかご検討いただければ幸いです。宜しくお願い申し上げます

③公式な結び・締め

  1. 末筆ながら、貴社のますますのご発展と●●様のご多幸をお祈り申し上げます
  2. 末筆ながら、貴社のますますのご発展ならびに、●●様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます
  3. 末筆ではございますが、〜以下同文

【補足】

※ 末筆ながら は「最後になりましたが」の意味で使う。とくに公式な挨拶メールなど。

※「ご健勝」は「健康であること」の意味

※「ご多幸」は「幸せであること」の意味

➡︎【完全版】ビジネスメール締め・結びの例文50選

➡︎ ご健勝/ご清栄/ご盛栄/ご清祥/ご発展/ご隆昌の違いと使い分け

【注意】社外あて退職報告メールマナー

最後に注意点として、社外(顧客や取引先)に退職報告ビジネスメールをおくるときの、メールマナーについて解説します。

必ず上司に退職報告し、後任者や退職日が決まってから!

社外(顧客や取引先)に退職報告ビジネスメールをおくるときの、メールマナーその1

必ず上司に退職報告し、後任者が決まってから挨拶メールすること
当たり前ですが「誰が後任?」「いつまでいるの?」といったこともクリアになっていない状態だと相手に迷惑がかかります。

「BCCで一斉送信」は挨拶まわりできなかった取引先に使う!※最終出勤日に送るとスムーズ

社外(顧客や取引先)に退職報告ビジネスメールをおくるときの、メールマナーその2

「BCCで一斉送信」は挨拶まわりできなかった取引先に使うこと。
メールするタイミングは・・・最終出勤日に送るのがスムーズですが、取引先に迷惑がかかることや返信メールがきたときのことを考えると、もっと前にメールしても構いません。あなたがどれだけ親切にやるか、という話。