メール宛先が複数人になるときの書き方(区切り・順番・敬称など)

メール宛先が複数人になるときの書き方について、誰よりも正しく解説する記事。

それでは具体的に、
メール宛先が複数人のときの

・メール宛名の書き方
・敬称の書き方
・区切りの書き方

・ならべて書くときの順番
・「to」「cc」「bcc」違いと使い分け
・「各位」「皆さま」の使い方
・注意点

につき、くわしく解説していきます。

たてに並べる(3人以内)

株式会社就活 人事部
鈴木様
佐藤様
加藤様

–メール宛名の書き方①–

メール宛先が複数人になるときの書き方、
まずは『たてに並べる』

冒頭でしめしたとおりの書き方を使います。

敬称の書き方

敬称は「○○様」もしくは、役職者には「鈴木部長」「佐藤課長」などのように、「名字+役職」を使います。書く順番は、役職の高いひとほど上側に書くようにしてください。「加藤様 田中課長 山本部長」は失礼にあたるため、ご注意を。

「TO:」「CC:」に誰をいれる?

メール宛名をたてに複数ならべたときは、以下のルールに従いましょう。

・「TO: 」に全員をいれる

・「CC: 」には誰も入れない

※TO: とはメインの宛先であり、CC: (Carbon Copy)とはメインの下にあるサブの宛先のことです。

使い方と注意点

たてに並べるときの注意点として、5人とかになってしまうとメール宛先だけでかなりのスペースを消費してしまうため、基本は3人以内であることがのぞましいです。

またメール宛先の区切りは「鈴木様、加藤様」のように「、」を使うと見やすいですが、「鈴木様 加藤様」のように区切りをスペースで入れるひともいます。このあたりは見やすければ何でもよく、とくにルールはありません。

よこに並べる(5人以内)

株式会社就活
人事部 採用チーム
鈴木様、佐藤様、加藤様、田中様、山本様

–メール宛名の書き方①–

株式会社転職
人事部
鈴木部長、佐藤課長、加藤様、田中様、山本様

–メール宛名の書き方②–

メール宛先が複数人になるときの書き方、
つづいては『よこに並べる』

例でしめしたとおりの書き方を使います。

敬称は「○○様」もしくは、役職者には「鈴木部長」「佐藤課長」などのように、「名字+役職」を使います。書く順番は、役職の高いひとほど左側に書くようにしてください。「加藤様、田中課長、山本部長」は失礼にあたるため、ご注意を。

「TO:」「CC:」に誰をいれる?

メール宛名をよこに複数ならべたときは、以下のルールに従いましょう。

・「TO: 」に全員をいれる

・「CC: 」には誰も入れない

使い方と注意点

よこに並べるときの注意点として、基本は5人以内であることがのぞましいです。なぜなら10人とかになってしまうとメール宛先だけでかなりのスペースを消費してしまうから。

またメール宛先の区切りは「鈴木様、加藤様」のように「、」を使うと見やすいですが、「鈴木様 加藤様」のように区切りをスペースで入れるひともいます。このあたりは見やすければ何でもよく、とくにルールはありません。

「CC:」を使う(5人以内)

株式会社就活
人事部 採用チーム
鈴木様
(CC:佐藤様、加藤様、田中様、山本様、山田様)

–メール宛名の書き方①–

株式会社転職
人事部
鈴木部長、佐藤課長
(CC:佐藤様、加藤様、田中様、山本様、山田様)

–メール宛名の書き方②–

株式会社ビジネス
営業部
鈴木様
(CC:佐藤部長、加藤課長、田中様、山本様、山田様)

–メール宛名の書き方③–

株式会社ビジネス
営業部
鈴木様
(※「CC:~~」は省略しても構わない)

–メール宛名の書き方④–

メール宛先が複数人になるときの書き方、
つづいては『CC:を使う』

例でしめしたとおり、(CC:)として宛名を書きます。敬称は「○○様」もしくは、役職者には「鈴木部長」「佐藤課長」などのように、「名字+役職」を使います。書く順番は、役職の高いひとほど左側に書くようにしてください。「CC:加藤様、田中課長、山本部長」は失礼にあたるため、ご注意を。

「TO:」「CC:」に誰をいれる?

メール宛名をよこに複数ならべたときは、以下のルールに従いましょう。

・「TO: 」にメインの宛名にした人をいれる

・「CC: 」にサブの宛名にした人を入れる

使い方と注意点

CC:を使うときの注意点としては、「CC:」のあとに続くひとは5人以内であることがのぞましいです。なぜなら「CC:」のあとに続くひとが10人とかになってしまうと、メール宛先だけでかなりのスペースを消費してしまうからです。

また、とくに社内メールでは「CC:~~」を省略しても差し支えありません。イチイチ書いていたらメールするたびに長い宛名書きが必要になり、仕事の効率がおちます。

ちなみにメール宛先の区切りは「、」を使うと見やすいです。

▶︎ cc・bccとは?意味と違い、正しい使い分け(メール宛先)

宛先が非表示の「bcc」を使う

株式会社ビジネス
営業部
鈴木様
(※bccにしたひとは宛名に入れない)

–メール宛名の書き方①–

皆さま
(※bccにしたひとは宛名に入れない)

–メール宛名の書き方②–

メール宛先が複数人になるときの書き方、
つづいては『非表示のbccを使う』

bcc(blind carbon copy)にいれたひとは宛先が非表示となります。したがって宛名にbccのひとはいれません。

ちなみに非表示のbccは、誰に宛てたメールかバレたくないときに使います。たとえば、退職の挨拶メールとか、転勤の挨拶メールとかですね。

「TO:」「CC:」「bcc」に誰をいれる?

メール宛名をよこに複数ならべたときは、以下のルールに従いましょう。

・「TO: 」宛名があるときはその人だけをいれる。「みなさま」で一斉送信するのであれば誰もいれない

・「CC: 」には誰も入れない

・「bcc 」にはその他大勢をいれる

「CC:」「bcc」の違いとは?

「CC:」と「bcc」の違いは、
まとまりのない不特定多数にメールしたいとき、あるいはこっそりと宛先に含めたい人がいるときには「bcc」を使い、そうでなければ「CC:」を使います。

▶︎ cc・bccとは?意味と違い、正しい使い分け(メール宛先)

「各位」を使う(6人以上)

株式会社転職
人事部
各位

–メール宛名の書き方①–

取引先各位

–メール宛名の書き方②–

メール宛先が複数人になるときの書き方、
つづいては『各位を使う』

例でしめしたとおり、「各位」として宛名を書きます。

使い方と注意点

「各位様・各位殿」は間違いです。なぜなら「各位」は「みなさま」という意味であり、もともと「様・殿」を含んでいるから。「各位様・各位殿」とすると「みなさまさま」という意味になってしまいます。

また「お客様各位」「取引先様各位」のような使い方も間違いです。なぜなら「お客様のみなさま」「取引先様のみなさま」という意味になるからです。ただよく使われるため、正しい使い方として認識されてはいますが…。

ちなみにこの間違いを、敬称の重複といいます。ほかには「部長様」「社長様」もやりがちな間違い。ちなみに年配のひとがよく使う「部長殿」「社長殿」は正しいのでしょうが、あまり一般的な使い方ではありません。「○○部長」「部長 ○○様」のような宛名にするのが無難です。

「みなさま」を使う(6人以上)

みなさま

皆さま

皆様

–メール宛名の書き方①–

営業部の皆さま

–メール宛名の書き方②–

メール宛先が複数人になるときの書き方、
つづいては『みなさまを使う』

例でしめしたとおり、「みなさま・皆様・皆さま」として宛名を書きます。お知らせメールなどで使う表現ですね。

メール宛先を複数にするときの『使い分け』

メール宛先が複数人になるときのパターンを紹介しましたが、ここで生じる疑問として

「たくさんありすぎて、どれをどのビジネスシーンで使うかわからない」

というのがあります。

そこで、
「各位」「CC:」「bcc」「皆さま」や、その他の使い分けについてざっくりと解説します。かならずしもこれに従わなければダメ、というわけではなく目安としてお考えください。

1.『関係の濃い・薄い』で使い分け

メール宛先が複数になるときの使い分け方法、
まずは『関係の濃い・薄いで使い分け』

  • 「CC:」を使うとき
    メール内容にもっとも関係するひとがわかるとき。メインの宛先に担当者をもってくる。あとは適当に関係するひとを「CC:」にする。
  • 非表示の「bcc」を使うとき
    まとまりのない不特定多数に一斉メールしたいとき、あるいはこっそりと宛先に含めたい人がいるときには「bcc」を使う。退職・転職の挨拶メール。
  • 「たてに並べる」「よこに並べる」
    誰がもっとも関係しているのかわからない、だれもが等しく関係しそうなときに使う。お礼メールなどのビジネスシーン。
  • 「各位」「皆さま」
    誰がもっとも関係しているのかわからない、だれもが等しく関係しそうなときに使う。お知らせメール・会議お知らせなどのビジネスシーン。

2.『人数』で使い分け

メール宛先が複数になるときの使い分け方法、
つづいて『人数で使い分け』

複数となる宛名が、

  • ~3人以内:
    「たてに並べる」「よこに並べる」「CC:」のいずれか
  • ~5人以内:
    「よこに並べる」「CC:」のいずれか
  • 6人以上~:
    「皆さま」「各位」

3.『宛先のユニット』で使い分け

メール宛先が複数になるときの使い分け方法、
つづいては『宛先のユニットで使い分け』

宛先となるひとが、

  • 部署・課の一部のひと
    「たてに並べる」「よこに並べる」「CC:」「各位」「皆さま」のいずれか
  • 会社・部署・課など全体
    「各位」「皆さま」のいずれか

たとえば、こんなビジネスシーンではどう使う?

メール宛先が複数になるときの使い分け方法、
つづいては具体的なビジネスシーンでどうしたらいいか、の解説。

例『就活で採用チーム全体にお礼する』
→ 「採用担当チームの皆さま」「採用担当チーム 各位」を宛先にする。個人名は不要。

例『取引先の部署全体にお知らせをする(社外)』
→ 「皆さま」「取引先各位」「お客様各位」を宛先にする。個人名は不要。

例『社内の部署全体にお知らせをする(社内)』
→ 「○○部の皆さま」「○○部 各位」「各位」を宛先にする。個人名は不要。

例『普段のビジネスメール(社外)』
→ 「たてに並べる」「よこに並べる」を宛先にする。

例『お礼メール(社内)』
→ 「○○部の皆さま」「○○部 各位」「各位」を宛先にする。個人名は不要。

例『取引先の部署全体にお中元を贈る(社外)』
→ 部署の代表者(部長)を宛先にする。CC:などは不要

コレだけは押さえて!宛先が複数になるときの注意点まとめ