選考3日前〜当日の選考辞退は電話＆メールで！
「選考日程が近い、もしくは当日に選考辞退する！」というときには電話＆メールの両方で連絡するのがもっとも丁寧です。なぜなら、メールだけの連絡だとスルーされている可能性があるから（相手の責任ではありますが…）。
これはビジネスマナーであり、相手への配慮＆こちらの精一杯の誠意を込めた対応です。電話で確実に伝え、さらに念押しとして謝罪メールを送っておけば完璧。
手順は以下のように行ってください。
- 手順「まず電話で連絡し、さらに確認の意味で謝罪メールも送る」
→ もっとも素晴らしい選考辞退の方法です。電話で確実に伝え、さらに念押しとして謝罪メールを送っておけば完璧。営業場面では通常、この方法を使います。 - 手順「まず選考辞退メールを送り、後で電話連絡もする」
→ 順番をかえただけです。急ぎでキャンセル連絡をしたいとき電話連絡だと、営業時間外になってしまうことがあります。そんな時はまずキャンセルメールを送り、その後、営業時間内に電話をするとよいでしょう。
選考までに4日以上ある時はメールだけでよい
選考までに十分な時間がある（3~4営業日が目安）、というときにはメール連絡だけでも構いません。これだけの時間があれば、採用担当も十分にスケジュールの再調整ができます。
もう関わることのない企業ですので、メール返信がこなくても放置で大丈夫。あなたにとって不利になることはありません。
選考辞退では手紙を使わない
就活生や転職者の中にはメールではなく、手紙でいちいち選考辞退を伝える人もいます。
でも、手紙は労力だけかかって全く報われない作業です。届けるのに時間かかりますし、相手からの返信はどちらにせよメールか電話になるわけですし…。
「ビジネスシーンで不必要に丁寧すぎるのは悪だ」ということを認識しておきましょう。
選考辞退で「呼び出し」されても気にしない
「選考辞退 → 企業から呼び出しされる」というのも就活や転職ではよくあるパターンです。でも、気にする必要はありません。
あなたの気持ちを素直に伝え、お詫びをしましょう。内定を複数得たのであれば、どこかの企業に「お断り」を入れるのは仕方のないことです。法的な責任は発生しませんのでご安心ください。
選考辞退メールに返信がこない時の対処法4つ
「選考辞退メール」を送ったものの、企業の採用担当から返信がこない場合もあります。これは、①メールチェック漏れ、②あえて返信しない、の2パターン考えられます。
とくに気にする必要はありませんが、そんなときには以下の対処法があります。
- 気にしない
・メールチェックを怠っていたのは採用担当の責任なので「気にしない」、というのでもよいです（不親切ではありますが…）。 - 返事の催促メールを送る
・催促メール例文「件名FW:（メール転送）先般送付いたしました以下のメールは、お受け取りになられましたか。お忙しいところ恐れ入りますが、お返事をいただければ幸いです。〜後略〜」 - 選考辞退メールを再送する
・再送メール例文「メール送付できていなかった恐れがあり、再度失礼いたします。さて、ご案内をいただいておりました次回選考の件、大変恐れ入りますが諸事情により辞退いたします。〜後略〜」 - シンプルに電話して確認する
・電話で選考辞退することが伝わっているかを確認するのが、最も確実ではあります…。ただし選考を辞退する企業に対して、そこまで丁寧にする必要があるのか？という問題あり。
・電話対応例「〜前略〜先日メールにて連絡いたしましたが、諸事情により選考辞退をいたします。誠に申しわけございません…〜後略〜」
