×丁寧すぎて読みにくいメール
ビジネスパーソンのなかには、丁寧に書くことを意識するあまり意味不明なメールになっていることがあります。
ビジネスメールの目的は、あなたの意図を簡潔に伝えることが重要であり丁寧すぎることは悪。
たとえば、
以下のNG例文のようにダラダラと文章を書くことは、丁寧であっても読みにくいだけ。敬語の使い方は合っていても30点の例文です。
※ちなみにこのNG例文はとある既存の転職サイトからの引用
～前略～
さて、会議資料を作成しましたので、
私の紹介したメールのようにすっきりとした短い文章で、要点だけを伝えるようにしましょう。※もちろん、最低限のメールマナーは守ります。
×送付させていただきます！？
誤解のないように「送付させて頂きます」というのは正しい敬語。
「送付させてもらう」という動詞に「お～させていただく」という謙譲語をつかっているから。
ただ、
「させていただきます」というのは敬語としては正しいものの、あなたの意思が感じられなくなるため多用は厳禁。「させてもらう」が原型で、これを謙譲語にすると「させていただく」となるのですが…
つまり、
「送付させていただく」の意味は、「送付させてもらう」となります。
が、
「送付する」のはあなたの意思ですよね？
「送付させてもらう」だと、あたかも相手から許しを得えなければ送付できない！といった感じがします。
けどそんなことはなくって、
あくまでもあなたの意思で送付するのですから…
「送付いたします」「送付します」「お送りいたします」といった敬語をつかうべき。
→ 「お伺いしたい」「伺いたい」「伺いたく存じます」正しい敬語は？
社外におくる書類は基本、PDFでおくる
社外におくる書類や資料はPDFに変換して送ること。
これは誰かに編集されることを防ぐためです。Windowsであればワードで書いてPDFに変換しましょう。※手書きの場合はPDFスキャンします。
ちなみに、
社内であればセキュリティー面はとくに気をつける必要もなく、ワードやエクセル文書で送ります（上司からの加筆・訂正があるため）。
例文で使ったビジネス敬語の解説
せっかくの機会ですので、ビジネスメールでよく使われる敬語の「意味と使い方」もおさらいしておきます。社会人の皆さんでも、間違っていることは多々あります。
恥ずかしいミスを犯さないよう十分にご注意ください。
「恐れ入ります」
「申し訳ないけれど」の意味。「恐れ入る」＋丁寧語「ます」で敬語にしています。
たとえば、
- 例文「お忙しいところ恐れ入りますが（恐縮ですが）、ご対応のほど宜しくお願い申し上げます」
- 例文「お忙しいところ恐れ入りますが（恐縮ですが）、お取り計らいのほど宜しくお願い申し上げます」
のようにして使い「申し訳ないのだけどお願いしますね」という意味となります。
相手を気づかうクッションフレーズとして役立ちますので、ぜひ覚えておきましょう。
「お取り計らい」
「お取り計らい」の読みは「おとりはからい」。
「お取り計らい」の辞書的な意味は「ものごとがうまく運ぶように考え、処理をすること」
ここで「お」は尊敬語であり、「取り計らう」を敬語にして目上のヒトへも使えるようにしています。決して「相手へ気づかい、配慮、心配りをすること」という意味ではありません。
「させて頂く」
「いただく」
「いただく」の意味は「（自分が）もらう」であり、「もらう」の謙譲語。
以下の例文のように使います。
- 例文「部長から年賀状をいただいた」
- 例文「早々にご連絡いただき、誠にありがとうございます」
「ご連絡くださいまして～」でもOK - 例文「ご検討いただきますよう、お願い申し上げます」
- 例文「ご了承いただきたく存じます。何卒よろしくお願いいたします」
- 例文「ご了承いただければ幸いです。何卒宜しくお願い申し上げます」
- 例文「傘を貸していただけますか？」
「（相手が）くれる」の尊敬語「くださる」をつかって言い換えできる場合もあり。主語があきらかに自分なら「いただく」、主語があきらかに他人であれば「くださる」というように使い分けします。
ビジネスシーンでは結構テキトーで大丈夫です。
◎参考となる記事：
