会社説明会キャンセル電話のやり方を誰よりも詳しく、わかりやすく解説していく記事。
まずは基本として、会社説明会をキャンセルするときの本当の理由には、寝坊してしまったとか、やってはいけない理由もあるでしょう。しかし正直に述べてしまうとNGです。
会社説明会をキャンセルする場合には「体調不良により～」「諸事情により～」という理由にするのがもっともスムーズ（仮に実際には違う理由であったとしても…）。
就活に限らずビジネスシーンにおいては、体調不良などで予定をキャンセルすることもあります。
この記事では特に、
「説明会キャンセル電話のやり方」
「電話をかける時間帯や当日キャンセルしたいときの連絡方法」
を解説していきます。
説明会キャンセル電話をかける時間帯
①当日キャンセルの場合｜AM9:00-12:00
まずは、会社説明会を何かの理由で当日キャンセルしたいときの、電話をかける時間帯。結論としては常識の午前中（AM9:00-12:00）に電話しましょう。そして、できるだけAM9:00前後にすること。電話をかけるときはビジネスアワーを守ることが基本で、キャンセルなど重要な連絡はこれを守りながら、なおかつ早くに電話をすることが重要だからです。
朝6時に起床したとして、その時間に電話をかけてもいいの？
キャンセルはできるだけ早く連絡したほうがいいんじゃないの？
とお考えの就活生もいらっしゃることでしょう。メール連絡する場合は、早ければ早いほどいいのですが、電話となるとそうもいきません。相手の時間を奪ってしまいます。さらに私のように、時間外の電話を嫌う社会人もいますので、気をつけましょう。
それでも早くに伝えたい！！
というあなたは、まず説明会キャンセルメールを送り、その後AM9:00ころに電話をしましょう。
②～前日までのキャンセルの場合｜AM9:00-18:00
前日までに説明会キャンセル電話をするときには、普通に定時内に電話をかければOKです。時間外に電話をかけるのは止めましょう。
説明会キャンセル電話のやり方
つづいて、会社説明会キャンセル電話のやり方について解説。以下に、実際のやり取り例を示します。こんな感じで進めてみてください。
あなた：
「就活大学の就活太郎と申します。お世話になります。
誠に申し訳ございません。
本日、貴社の会社説明会へ出席予定だったのですが、体調不良により欠席いたします。お取り計らいを頂いておきながら申し訳ありません…。」
担当者：
「承知いたしました。どうぞお大事になさってください。」
あなた：
「大変申し訳ありません。また次回、改めて参加させていただきます。失礼いたします。」
担当者：
「失礼します」
当日キャンセル電話で抑えるべきポイント
つづいて、会社説明会キャンセル電話で抑えるべきポイント・注意点を解説します。
あなた：
「就活大学の就活太郎と申します。お世話になります。
電話連絡のときは、まず名乗る。そしてビジネス挨拶をひとこと述べる。
誠に申し訳ございません。
本日、貴社の会社説明会へ出席予定だったのですが、体調不良により欠席をいたします。お取り計らいを頂いておきながら申し訳ありません…。」
電話連絡のときはメールと違い、謝罪を全面に押し出す。とにかく「申し訳ありません」「申し訳ございません」を連呼する。「お取り計らい〜」がしっくりこなければ「席を設けていただいたにも関わらず〜」でも良い。電話はメールと違い、丁寧レベルを少し落としても問題なし。
担当者：
「承知いたしました。どうぞお大事になさってください。」
普通なら、相手もすんなりと納得する（ハズ）。ここで理由を突っ込んで聞くような採用担当者は、ビジネスマナーができていない。
あなた：
「大変申し訳ありません。また次回、改めて参加させていただきます。失礼いたします。」
何度も謝る。電話のおわりは必ず「失礼いたします」「失礼します」で締める。これはビジネスマナー。
担当者：
「失礼します」
これにて一件落着。
説明会キャンセルに使える理由は5つだけ
説明会キャンセルの理由は「体調不良により～」としましたが、ここは決まりを守った上で変えてください。ビジネスシーンにおいて、キャンセル理由に使えるのは以下5つの表現だけですので気をつけましょう（よく間違えます）。
当日キャンセルに使える4つの理由
当日キャンセルの理由に使えるのは「体調不良」「交通事故」「天災」「誰かの不幸」の4つだけです。「諸事情により～」では、説明が足りていません。当日キャンセルというのは、それだけ重いのです。
たとえあなたの失敗だったとしても、この4つの理由のいずれかを使いましょう。ウソをついても構いません。
それでは例文と伝え方です。
①体調不良を理由に当日キャンセル
～前略～ 本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。～後略～
②交通事故を理由に当日キャンセル
本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、交通事故に巻き込まれたため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
③天災を理由に当日キャンセル
本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、台風による交通機関トラブルのため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
④誰かの不幸を理由に当日キャンセル
本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、身内に不幸があったため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
～前日までの説明会キャンセルに使える理由1つ
「諸事情により～」とすること
○月△日の会社説明会に参加予定でしたが、諸事情のため欠席いたします。お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
→「他社の説明会日程と重複したため、欠席します」などとするのはNGです。なぜなら、メールの受け手にとって欠席する理由は、すべて言い訳にしか聞こえないから。「欠席する」という事実には変わりがないので、変に事情を説明する必要はありません。
欠席する理由よりも、欠席するという事実を正確に伝えることが重要です。そして、もし理由を深く聞かれたら、適当な理由をつけましょう。「大学の試験日程と重なった…」とか、何でも大丈夫。
このあたりの事情は、詳しくは別の記事にて作成していますので、以下のリンクよりご確認ください。
会社説明会キャンセルは電話連絡＋謝罪メールが丁寧
ここまでは、会社説明会キャンセル電話のやり方について解説してきました。
ところが何かをキャンセルする場合、電話連絡だけでは決して丁寧な対応とは言えません。通常のビジネスマナーを考えると電話連絡をした上で、謝罪メールを送るのが丁寧な対応です。
念のため、丁寧ランクごとに対応パターンをまとめておきます。
当日キャンセル連絡手段、丁寧ランクごと
- 丁寧レベルNo.1｜電話で連絡し、さらに謝罪メールも送る
→ もっとも素晴らしい当日キャンセルの方法です。電話で確実に伝え、さらに念押しとして謝罪メールを送っておけば完璧。営業場面では通常、当日キャンセルにはこの方法を使います。 - 丁寧レベルNo.1｜キャンセルメールを送り、後で電話連絡もする
→ 順番をかえただけです。急ぎでキャンセル連絡をしたいとき電話連絡だと、営業時間外になってしまうことがあります。そんな時はまずキャンセルメールを送り、その後、営業時間内に電話をするとよいでしょう。
- No.2｜電話のみで連絡する
→ 相手が社内だったり、仲のよい取引先であれば電話連絡のみで十分です。 - No.3｜メールで連絡する
→ 当日キャンセルをメールだけで連絡するのは、ビジネスマナー上は一般的でない対応です。私は、相手に電話が繋がらなかったときだけ使います。
また、具体的な電話連絡と謝罪メールの書き方については、別の記事にしていますので以下のリンクをご確認ください。
まとめ
長々と書きましたが就活における「会社説明会のキャンセル」というのは、よくある話であり、そこまで慎重になる必要はありません。
ただし、本当に志望する企業の会社説明会を、本当にどうにもできない理由で欠席する場合には必ず「電話連絡＋謝罪メール」を使いましょう。メールだけでは決して丁寧とは言えませず、内定の可能性が低くなります。
いっぽうで、どうでもいい企業（言葉は悪いですが…）の会社説明会は、無断キャンセルしても構いません。いちおうは最低限の礼儀として、キャンセルメールくらいはしたほうがいいかなぁ～、という程度です。ではでは、就活のご参考になりましたら幸いです。
例文で使用した敬語の解説
敬語の使い方がわからない！という就活生のために、例文で使用した敬語の正しい使い方を個別の記事で解説しています。詳細は以下のリンクよりご確認ください。
