【就活】内定後の提出書類を「返信メールで送付する」書き方・例文

就活で内定後、

企業の採用担当から「提出必要書類（内定承諾書/入社誓約書/卒業見込書など）を送付ください」みたいなメールがあったとき。

返信メールで書類を添付して送るときの書き方を、例文つきで誰よりも正しく解説する記事。

就活メールにかんする以下の質問、すべてに対応してます。

企業の採用担当に返信メールで内定後の提出書類（内定承諾書・雇用契約書など）を送付したいけど、書き方がわからない…
応募書類を添付するときのファイル名は？
ファイルは暗号化してパスワードロックすべき？

就活の内定後に提出をもとめられる書類一覧（例）

健康診断証明書
卒業証明書
卒業見込証明書
運転免許証コピー
保有資格証明書のコピー
内定承諾書/入社誓約書
雇用契約書/労働条件書

それでは具体的にすすめていきます。

※こんなメールってあり？というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

【書き方】内定後の提出書類を送付する

就活の返信メールで基本となる書き方について、まずは簡単に復習。

「採用担当への返信メールで内定後の書類（内定承諾書/入社誓約書/雇用契約書など）を添付する」ときは以下のような構成となっていると素晴らしく丁寧な就活メールとなります。

※ コピペできる例文は書き方のあとに紹介

メール件名の例文・書き方

【例文】
メール件名: Re: 書類送付のお願い（企業名・採用チーム）

【メール件名の書き方】
・返信メールでは件名を変えず「履歴つき返信」を使う。
・就活ではあまりないが、5回も10回もやり取りを繰り返してRe:Re:Re:Re~~~みたいになったら、さすがに「Re:」を一回のみに書き換える。目安としては3~5回くらい。

【NG例文】
「内定後の件」「応募書類の件」「提出書類の件」などの意味不明なメール件名はNGとなるためご注意を。資料を送付するときの件名は「〇〇送付の件」と決まっている。

メール宛名の例文・書き方

【例文】
就活株式会社
人事部　採用課
○○　様

【メール宛名の書き方】
・採用担当者の名前がわかるときは、会社名＋部署名（課名）＋名字を宛先にする。
・わからなければ「採用担当様」などとする。部署名や課名も入れることが普通だが、長すぎたら部署名だけでよい。
・また役職つきの相手であれば「○○部長」「部長　○○様」などとする。

【NG例文】
「○○部長様」はマナー違反、役職者に「様」はつけない。「部長　○○様」はOK。

メール挨拶文の例文・書き方

【例文パターン①】
お世話になっております。
就活大学・ノマドです。ご連絡いただき、誠にありがとうございます。

【例文パターン②挨拶省略】
お忙しいところご連絡いただき、誠にありがとうございます。

【メール挨拶文の書き方】
・初対面の相手には「（これから）お世話になります」を使い、面識のある相手には「（今）お世話になっております」を使う。つづいて名乗り、簡単なお礼を述べる。
・内定後にはかならず相手と面識があるのでこのようにした。
・返信メールでは例文②のように、挨拶文は「連絡ありがとう」的なものだけでもよい。

【NG例文】
「お疲れ様です」「こんにちは」「お久しぶりです」は社内の相手にのみ使う挨拶フレーズであるためNG。カジュアルすぎる。

→ ビジネス挨拶文の例文50選（文書・メール・年賀状・時候ほか）

メール本文の例文・書き方

【例文】
さてご依頼の件、添付にて以下の書類を送付いたします。

【メール本文の書き方】
・企業の採用担当から「内定後の必要書類おくってくださいねぇ～」とメールがきたのであれば、返信メールでは「書類を送付いたします」がスムーズ。文章をながながと書く必要はない。
・「さて」は「これから本文が始まりますよ」と話題を変える意味で使う。「さて、ご連絡いただきました件につき、～」としてもよい。

メール結び・締めの書き方

【例文】
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

【メール結びの書き方】
・「ご査収＝よく中身を確認して受け取ること」の意味。「ご査収のほど何卒よろしくお願いいたします」だけでもよい。
・ただ、相手へのきづかいのために「お忙しいところ大変恐れ入りますが～」をいれると好感度UP。あるいは「ご査収くださいますよう～」でもOK。

→ 【完全版】ビジネスメール締め・結びの例文50選

メール署名の書き方

************************************
就活大学
就活学部　就活学科
ノマド就活
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話：00-0000-0000
携帯：090-0000-0000
E-mail：nomad@gmail.com
************************************

【メール署名の書き方】
あなたが誰だか分かる情報を入れること。就活生の署名は一般的に「大学名＋学部名＋学科名＋住所＋電話＋Eメール」で構成されているとよい。署名のデザインはどうでもいい。

提出書類・ファイル名の書き方

もうひとつ、重要な点を。

内定後の提出書類（内定承諾書/入社誓約書/労働契約書）のファイル名の書き方ですが、以下のようにすると分かりやすくてGood。

書類名_氏名
書類名_採用コース_氏名
書類名_採用コース_氏名_20170917

最後に編集した日付 or 提出した日付までを入れて、

「書類名_氏名_20170917」としてもOK。つまり2017年9月17日に提出した資料だという意味ですね。ビジネスパーソンであれば、たいていはファイル名に日付も入れますね。

内定承諾書/入社誓約書のファイル名
書き方の例①内定承諾書_就活ノマド
書き方の例②内定承諾書_事務系_就活ノマド
書き方の例③内定承諾書_事務系_就活ノマド_20170918
雇用契約書/労働条件書のファイル名
書き方の例①雇用契約書_就活ノマド
書き方の例②雇用契約書_事務系_就活ノマド
書き方の例③雇用契約書_事務系_就活ノマド_20170918
提出書類のファイル名
書き方の例①提出書類_就活ノマド
書き方の例②提出書類_事務系_就活ノマド
書き方の例③提出書類_事務系_就活ノマド_20170918