【転職】内定後の提出書類を「返信メールで送付する」書き方・例文

転職で内定後、

企業の採用担当から「提出必要書類(内定承諾書・雇用契約書など)を送付ください」みたいなメールがあったとき。

返信メールで提出書類を添付して送るときの書き方を、例文つきで誰よりも正しく解説する記事。

転職メールにかんする以下の質問、すべてに対応してます。

  • 企業の採用担当に返信メールで内定後の提出書類(内定承諾書・雇用契約書など)を送付したいけど、書き方がわからない…
  • 応募書類を添付するときのファイル名は?
  • ファイルは暗号化してパスワードロックすべき?

また一般的に、

転職で内定後の提出書類は以下のようなものがあります。

転職の内定後に提出をもとめられる書類一覧(例)
  1. 健康診断証明書
  2. 卒業証明書
  3. 運転免許証コピー
  4. 健康保険証のコピー
  5. 内定承諾書/入社誓約書
  6. 雇用契約書/労働条件書

それでは書き方と例文について紹介します。

※こんなメールってあり?というご質問がありましたら、判定・添削しますのでコメント欄にお願いします。

【書き方】返信メールで内定後の提出書類を送付する

転職の返信メールで基本となる書き方について、まずは簡単に復習。

「企業採用担当への返信メールで履歴書や職務経歴書、あるいはほかにも複数の応募書類を添付する」ときは以下のような構成となっていると素晴らしく丁寧な転職メールとなります。

※ コピペできる例文は書き方のあとに紹介

メール件名の例文・書き方

【例文】
メール件名: Re: 書類送付のお願い(企業名・採用チーム)

【メール件名の書き方】
・返信メールでは件名を変えず「履歴つき返信」を使う。
・転職ではあまりないが、5回も10回もやり取りを繰り返してRe:Re:Re:Re~~~みたいになったら、さすがに「Re:」を一回のみに書き換える。目安としては3~5回くらい。

【NG例文】
「内定後の件」「提出書類の件」「職務経歴書添付の件」などの意味不明なメール件名はNGとなるためご注意を。資料を送付するときの件名は「〇〇送付の件」と決まっている。

メール宛名の例文・書き方

【例文】
ビジネス株式会社
人事部 採用課
○○ 様

【メール宛名の書き方】
・採用担当者の名前がわかるときは、会社名+部署名(課名)+名字を宛先にする。
・わからなければ「採用担当様」などとする。部署名や課名も入れることが普通だが、長すぎたら部署名だけでよい。
・また役職つきの相手であれば「○○部長」「部長 ○○様」などとする。
【NG例文】
「○○部長 様」はマナー違反、役職者に「様」はつけない。「部長 ○○様」はOK。

メール挨拶文の例文・書き方

【例文パターン①】
お世話になっております。
転職ノマドです。ご連絡いただき誠にありがとうございます。

【例文パターン②】
ご多忙にも関わらずご連絡いただき、誠にありがとうございます。

【メール挨拶文の書き方】
・初対面の相手には「(これから)お世話になります」を使い、面識のある相手には「(今)お世話になっております」を使う。つづいて名乗り、簡単なお礼を述べる。
・内定後にはかならず相手と面識があるのでこのようにした。
・返信メールでは例文②のように、挨拶文は「連絡ありがとう」的なものだけでもよい。

【NG例文】
「お疲れ様です」「こんにちは」「お久しぶりです」は社内の相手にのみ使う挨拶フレーズであるためNG。カジュアルすぎる。
【NG例文】
「企業名・転職ノマドです」はNGとなる。転職メールには現企業名を入れない。

メール本文の例文・書き方

【例文】
さてご依頼の件、添付にて以下の書類を送付いたします。

1.健康診断証明書
2.卒業証明書
3.運転免許証コピー
4.健康保険証のコピー
5.内定承諾書/入社誓約書
6.雇用契約書/労働条件書
以上

【メール本文の書き方】
・企業の採用担当から「内定後の必要書類おくってくださいねぇ~」とメールがきたのであれば、返信メールでは「書類を送付いたします」がスムーズ。文章をながながと書く必要はない。
・「さて」は「これから本文が始まりますよ」と話題を変える意味で使う。「さて、ご連絡いただきました件につき」としてもよい。
・「記」の位置はビジネス文書では左寄せ、「以上」の位置は右寄せにするが、メールではどちらでもよい。省略もできる。

メール結び・締めの書き方

【例文】
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

【メール結びの書き方】
・「ご査収=よく中身を確認して受け取ること」の意味。「ご査収のほど何卒よろしくお願いいたします」だけでもよい。
・ただ、相手へのきづかいのために「お忙しいところ大変恐れ入りますが~」をいれると好感度UP。あるいは「ご査収くださいますよう~」でもOK。

メール署名の書き方

************************************
転職のまど
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
E-mail:nomad@gmail.com
************************************

【メール署名の書き方】
あなたが誰だか分かる情報を入れること。転職者は「氏名+住所+電話+Eメール」で構成されているとよい。署名のデザインはどうでもよい。
【NG例】
「転職株式会社 転職のまど」のような署名はNG。転職者は現在勤めている会社名を入れないのがマナー。

提出書類・ファイル名の書き方

もうひとつ、重要な点を。

内定後の提出書類(内定承諾書・雇用契約書など)のファイル名の書き方ですが、以下のようにすると分かりやすくてGood。

書類名_氏名
書類名_内定職種_氏名
書類名_内定職種_氏名_20170917

最後に編集した日付 or 提出した日付までを入れて、

「書類名_氏名_20170917」としてもOK。つまり2017年9月17日に提出した資料だという意味ですね。ビジネスパーソンであれば、たいていはファイル名に日付も入れますね。

  • 内定承諾書/入社誓約書のファイル名
    書き方の例①内定承諾書_転職ノマド
    書き方の例②内定承諾書_営業職_転職ノマド
    書き方の例③内定承諾書_営業職_転職ノマド_20170918
  • 雇用契約書/労働条件書のファイル名
    書き方の例①雇用契約書_転職ノマド
    書き方の例②雇用契約書_営業職_転職ノマド
    書き方の例③雇用契約書_営業職_転職ノマド_20170918
  • 提出書類のファイル名
    書き方の例①提出書類_転職ノマド
    書き方の例②提出書類_営業職志望_転職ノマド
    書き方の例③提出書類_営業職志望_転職ノマド_20170918

まぁ、

ファイル名は結局のところ受け手の管理しやすいように変えられるので、そこまで神経質になる必要はありません。

※ 区切りには「 _ 」アンダースコアを使うのが無難。
※ ファイルを暗号化したりパスワードロックをかける必要はありません。

ファイル名に使わない方が無難な記号一覧
「 」スペース
「,」カンマ
「;」セミコロン
「-」ハイフン
「:」コロン
「~」チルダ
「(」「)」「[」「]」「{」「}」「&」「$」「`」「^」「@」「+」

【コピペOK例文】内定後の提出書類を返信メールで送付する

転職の返信メール例文。

これまでの書き方とポイントをふまえて例文を作ると、以下のようになります。めんどくさければコピペしてそのままお使いください。

転職メール返信例文①内定後の提出書類を送付する

メール件名: Re: 書類送付のお願い(企業名・採用チーム)

ビジネス株式会社
人事部 採用課
○○ 様

お世話になっております。
転職ノマドです。ご連絡いただき誠にありがとうございます。

さてご依頼の件、添付にて以下の書類を送付いたします。

  1. 健康診断証明書
  2. 卒業証明書
  3. 運転免許証コピー
  4. 健康保険証のコピー
  5. 内定承諾書/入社誓約書
  6. 雇用契約書/労働条件書

以上

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

企業の採用担当に返信メールをおくるシーンを想定している。
「記」は真ん中ぞろえ、「以上」は右ぞろえが文書のマナーであるものの、メールでは気にしなくてよい。また「記・以上」はメールであれば省略してもよい。

転職メール返信例文②内定後の提出書類を送付する

メール件名: Re: 応募書類送付のお願い(企業名・採用チーム)

ビジネス株式会社
人事部 採用課
○○ 様

お忙しいところご連絡いただき、ありがとうございます。

さてご依頼の件、添付にて以下の書類を送付いたします。

  1. 健康診断証明書
  2. 卒業証明書
  3. 運転免許証コピー
  4. 健康保険証のコピー
  5. 内定承諾書/入社誓約書
  6. 雇用契約書/労働条件書

以上

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒宜しくお願いいたします。

************************************
転職のまど
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
E-mail:nomad@gmail.com
************************************

【注意点】返信メールに提出書類を添付するときはこうする!

つづいて転職の返信メールで応募書類を送付するときの注意点について。

恥ずかしいミスを犯さないよう十分にご注意ください。