「転職でメール返信が遅れた」ときの対処法と全注意点について（もちろん例文つき）。
この記事では転職活動でよくある以下の疑問を解消していきます。
- 面接日程メールへの返信が遅れてしまったけど、お詫びメールの書き方が分からない…
- 転職説明会参加メールへの返信が遅れてしまったけど、お詫びメールの書き方が分からない…
- そもそも、どれだけメール返信が遅れたら「返信が遅れた」といえるのか分からない…
というのがあります。
それでは具体的に対処法を紹介していきます。
この記事の目次
どれだけ待たせたら転職メールの「返信が遅れた」と言えるのか？
まずはどれだけ相手を待たせたらメール返信が遅れたと言えるのか？
その定義についてすこし。
ビジネスマナーの基本は24時間以内にメール返信
すでにお分かりのこととは思いますが、ビジネスシーンにおいては「原則として24時間以内に返信する」がマナーとなります。
メールは手紙や文書などと違い、いつ・どこにいてもスマホでチェックし返信できるのですから、返事を早くすることは必須です。
「ちょっとややこしいから後回し～」
みたいな考えは捨てましょう（結構やりがち）。とくに最近は会社のメールですらスマホでチェックできる時代になり、ホントにこの「24時間以内に返信」っていうのがマストな感じになってきてますね…
ブログ問い合わせ返信のおそい私が言うのも変な話ですが…
転職でも24時間以内に返信してなければ「遅い」
転職者は社会人として見られているのですから、ビジネスマナーの基本に従うべき。
ということなのでシンプルに、
メール返信に24時間以上かかってしまった場合「メール返信が遅れた」と考えましょう。
これはメールの内容にもよるのですが…
重要度の高いメールほど早く返信したほうがよいです。
とくに早く返信すべき転職メール
転職メールでとくに重要度の高いものをまとめると以下のとおり。
- 日程調整メール（面接日程、説明会日程、その他）
日程調整のメールはもっとも重要。企業の採用担当者は、あなただけでなく他の応募者との調整も必要であるため、メール返信が遅れてもいいのですが、希望する日程が取れないリスクあり。 - キャンセルメール（面接・説明会・その他）
礼儀として、無断キャンセルや前日、当日キャンセルは止めましょう。あなたにとってダメージはなくても相手を気づかうことが重要です。 - 辞退メール（選考辞退・面接辞退など）
- お礼メール（面接お礼など）
お礼や謝罪は早ければ早いほど良い。ビジネスの鉄則です。待たせれば待たせるほど、求められる内容のハードルが上がっていき、採用担当者への心象が悪くなるでしょう。
転職メールの返信は原則、24時間以内です。
が、
メールのチェックを忘れていたり他のメールに埋もれていたりで、遅れてしまうこともあります。仕事をしながら転職活動もしていれば、なおのことメール返信が遅れてしまいますよね…
前置きがながくなりましたが、
メール返信がおくれたときの対処法と注意点をまとめておきます。
メール返信が遅れたときの対処例①本文中にてお詫び
誰しもメール返信が遅れることはあります。そんなときには変に言い訳をせずメール返信が遅れたことをフツーにお詫びする一文を入れるとよいでしょう。
以下例文のようなフレーズを使いましょう。
【例文】返信が遅くなり大変申し訳ございません
メール件名：Re:Re: 面接日程調整のお願い（人事部・ｘｘ）
転職株式会社
人事部
ｘｘ 様
お世話になっております。転職ノマドです。
返信が遅くなり大変申し訳ございません。
さて面接日程の件、こちらでは特に希望はございませんので、
ｘｘ様のご都合のよろしい日時にて調整いただければと存じます。
お忙しい中恐れ入りますが、
お取り計らいのほど何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
面接日程調整メールへの返信が遅れたシーンを想定。メールあいさつ文のあとに謝罪の一文を入れる。返信＝返答＝返事と言い換えできる。
ほかにも使える謝罪の例文
- 例文「返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます」
- 例文「返信が遅くなりまして大変申し訳ありません」
- 例文「返答が遅くなり、大変失礼いたしました」
メール返信が遅れたときの対処例②保留したい！と連絡
返信をためらうようなややこしいメールであったり、スケジュール調整などが必要ですぐには返信できそうにない場合。
メール返信が遅れるまえに「回答を保留したい」という感じのメールをするのがベスト。
でも、
すでに手遅れで、さらにメール返信が遅れそうであれば以下の例文を使いましょう。
【例文】メール返信保留を伝える
メール件名：Re:Re: 面接日程調整のお願い（人事部・ｘｘ）
転職株式会社
人事部
ｘｘ 様
お世話になっております。転職ノマドです。
返信が遅くなり大変申し訳ございません。
さて面接日程の件、
仕事のスケジュールとの兼ね合いにより、未だ日程が確保できておりません。
つきまして誠に勝手を申し上げますが、
今週末まで回答にお時間を頂戴したく存じます。
「仕事で忙しくて日程調整できてないのです」とテキトーな理由をつけて回答を引き伸ばす。ながながと書くと「言い訳クソ野郎」になるので短い文章にする。「一身上の都合により」「諸事情により」などボンヤリとした言い方でもOK。
ご了承いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
ご了承＝了解してほしい みたいな意味。
【注意】メール返信が遅れたときに気をつけておきたいこと
つづいて、
転職のメール返信が遅れたときにやってはいけない注意点について。これから紹介する注意点は悪意がなくてもやってしまいがち。
十分にお気をつけください。
「お礼」と「お詫び」はできるだけ併用しない
【NG例文】
お世話になっております。
転職ノマドです。
この度は、次回面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。
さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はございませんので、ｘｘ様のご都合のよろしい日時にて調整いただければと存じます。
～中・後略～
これ、知らず知らずの内によくやってしまいます。
別にマナー違反でも何でもないのですが、お礼をしたいのか、お詫びをしたいのか、よくわかりません…
お礼ならお礼、お詫びならお詫び、とすることがメールをシンプルに読みやすくするコツ。お詫びとお礼を併用すると、チグハグな感じのメールとなってしまいます
メールは必要事項を連絡するためのコミュニケーション・ツールです。
従ってだらだらと長く書くことは悪。いそがしい採用担当者に気づかう意味で文章はできるだけ短く必要最低限にしておくことをオススメします。
※ もちろん最低限のメールマナーは守りましょう。
返信が遅れた理由は書く必要なし！
【NG例文】
お世話になっております。
転職ノマドです。
返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。
メールに気づくのが遅くなってしまいました。
さて面接日程の件、こちらでは特に希望する時間はございませんので、ｘｘ様のご都合のよろしい日時にて調整いただければと存じます。
～中・後略～
これも知らず知らずの内によくやってしまいます。
メール返信が遅れた理由を書いたとしても、採用担当者にとっては言い訳など聞きたくないのですよね…
お詫びをするのに、できなかった理由をつけてしまうことは最悪です。
「普段から言い訳ばかりして仕事のできない人だ」という印象を与えかねません。
お詫びをするときのコツは「自分の非を素直に認めて次のアクションを早くとること」です。言い訳をするだけ時間のムダですから止めておきましょう。
どれだけ遅れたとしても返信する
メール返信が遅れてしまったからといって、「どうせもう落ちただろ、無視しよ」見たいな対応をするのは止めておきましょう。
たとえ1週間ほどメール返信が遅れたとしても、相手が待ってくれてる可能性もあります。あなたの勝手な判断で見切りをつけてしまわないこと。
ということで、
どれだけ遅れても返信だけはしましょう。あなたにとって興味のない企業の面接日程連絡だったり、説明会日程連絡だったり…
このまま無視をしてしまいたい気持ちも十分に理解できます（私もブログのお問い合わせに対して返信が遅れたら無視してしまいます）。
でも礼儀として「メール返信したという誠意」だけはみせましょうね。転職メール返信は定型文をすこし変えれば良いだけなのですから。
何度も同じフレーズを使わない！
お詫びメールをおくるとき、よく転職者がやってしまう間違いに「同じフレーズを何度も使う」というのがあります。
たとえば、
「返信が遅れて申し訳ありません。日程調整できません。ホントに申し訳ありません」
みたいな感じ。
「申し訳ありません」を連投しすぎっ！！
これも知らず知らずのウチにやってしまうのですよね。
ということで、
お詫びメールにしろ、普段の転職メールにしろ、重複するフレーズはできるだけ使わないのがメールを読みやすくするコツです。
「お詫び」をあらわすフレーズには「重ねてお詫び申し上げます」「返信が遅くなり大変失礼いたしました」などのような言い換えもできるのですから。
こんな間違い敬語、つかってませんか？
せっかくの機会ですので、ビジネスメールでよく使われる敬語の「意味と使い方」もおさらいしておきます（とくに例文でつかった間違いやすい敬語について）。
社会人の皆さんでも間違っていることは多々あります。恥ずかしいミスを犯さないよう十分にご注意ください。
