【社外ビジネス】歓迎会・案内メール書き方と例文

【幹事】日程調整メールやりとり完了！日程が決まる！
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【幹事】歓迎会の案内ビジネスメールを出す ➡︎ 今回はココ！

※日程調整してすでに日程が決まり、案内メールを出すための書き方・例文です

当たり前ではありますが、

歓迎会は「歓迎のみ」

送別会は「送別のみ」

歓送迎会は「歓迎と送別」

の目的でおこなわれます。取り違えのないようにご注意を。

社外あて歓迎会・案内ビジネスメールの書き方

まずは社外の相手（取引先など）の歓迎会・案内ビジネスメールについて、書き方を簡単に。

メール件名は…
「歓迎会のご案内」
「会食のご案内」
「【ｘ月▲日】歓迎会のご案内」
「【ｘ月▲日】歓迎会のご案内（社名・名字）」
とにかく受け取った相手がパッとわかる件名にする。
あるいは日程調整メールを持ち出して「履歴つき返信Re: 会食のお誘い」「返信Re: 歓迎会のお誘い」や転送FWとしてもよい
↓
つづいてビジネス挨拶「お世話になっております」
↓
（公式な歓迎会であれば季節にマッチした時候の挨拶をくわえても丁寧）
↓
メール本文は相手によって変える
たとえば「さて、このたびご就任なさいました●●部長の歓迎会を下記のとおり開催いたします」「さて、先般ご相談させて頂きました●●部長の歓迎会につき、下記のとおり開催いたします」など
↓
一言、二言くわえてもよい
※ ただし変にこだわる必要は無く、必要事項の連絡だけでも十分。
↓
出欠の確認が必要であれば「なお誠に勝手を申し上げますが、ご参加いただける皆様におかれましては、●月▲日までに幹事（ノマド）までご連絡をいただければ幸いです」などとする
↓
メール結び・締めくくりは「よろしく」的な文章で締める。
↓
「記」「以上」をつかって詳細の案内をする

社外あて歓迎会・案内ビジネスメール例文①基本テンプレ

【社外ビジネスメール・基本テンプレ】
・社外取引先の誰かが就任（着任）したときの歓迎会案内ビジネスメール
・もっともシンプルなテンプレート、余計な情報を入れる必要は無い
・日程調整を事前に済ませているシーン
・窓口となっている人に宛て参加者には「CC：」を入れる

メール件名：歓迎会のご案内（転職・ノマド）

株式会社ビジネス
資材部　資材課　▲▲ 様

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

さて、先般ご相談させて頂きました●●部長の歓迎会につき、日時等確定いたしましたので、下記のとおりご案内申し上げます。

ご不明な点がございましたら何なりとお申し付けください。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

記

①日時：4月28日（木）18:30~
・貴社へ伺いご挨拶後、タクシーにて移動
②場所：●●●
・URL:ｘｘｘ
・食品アレルギー等がございましたら事前にお申し付けください
③貴社よりご出席
・●●部長、▲▲様
④弊社より出席
・ｘｘ（上司）、ｚｚ（上司）、ノマド

以上

——————————-
株式会社転職
営業部　国内営業課
ノマドサラリーマン
〒xxx-xxxx
●●県●●市●●Δ-Δ-Δ
電話：xxxx
FAX：xxxx
E-mail：xxx@xxx
——————————-

公式なメールで箇条書きを使うときには「記～箇条書き～以上」のようにする。「記」は中央ぞろえ、「以上」は右寄せだが、ビジネスメールでは相手のメール環境によってレイアウトが崩れるのでどちらも左寄せでよい

▼【補足】敬語の解説

いただければ幸いです　は「～してもらえたら嬉しいなぁ」の意味の敬語
いたしたく存じます　は「～したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
いただく　は「もらう」の謙譲語
存じる　は「思う」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「存じます」として使う
おる　は「いる」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「おります」として使う
いたす　は「する」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「いたします」として使う
お（ご）～いたします　は「～する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
お申し付けください　は「言いつけてください」の意味
（お・ご）～なさる　は「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「なさいます」としても使う
（お・ご）～される　も「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「されます」としても使う

社外あて歓迎会・案内ビジネスメール例文②大勢テンプレ（セミナーや研修/勉強会）

【社外ビジネスメール・基本テンプレ・大勢ver】
・社外の大勢にあてる歓迎会の案内ビジネスメール例文
・テンプレートとして使えるシンプルな例文
・大勢になるような歓迎会では全員の日程調整をする余裕がないため、重要人物のみ日程を確保しあとは案内メールで出欠をとる

メール件名：【4月28日】歓迎会のご案内

皆さま　（社外ビジネス）

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

さて、このたび●●勉強会に新たな2名の仲間をお迎えすることとなりましたので、歓迎会を開催いたしたく、下記のとおりご案内申し上げます。

親睦を深める場といたしたく、皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。

なお誠に勝手を申し上げますが、ご参加いただける皆様におかれましては●月▲日（木）までに添付「申込書」をご記入の上、担当ノマドまでFAX（ｘｘｘ）またはメール（ｖｖｖ）にてご返信いただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

記

①歓迎ゲスト：
・（株）就活　営業部　部長　ｘｘ様
略歴：～～
・（株）セミナー　総務部　課長　ｘｘ様
略歴：～～

②日時：4月28日（木）18:30~
・現地集合にてお願いいたします

③会場：●●ホテル15階▲▼の間
・URL:ｘｘｘ
・交通のご案内を別途添付いたします
・食品アレルギー等がございましたら事前にお申し付けください

④会費：5000円/人
・当日徴収いたします

⑤お申込み：
・添付「申込書」をご記入の上、FAX（ｘｘｘ）またはメール（ｚｚｚ）にて送付ください

以上

▼【補足】敬語の解説

いただければ幸いです　は「～してもらえたら嬉しいなぁ」の意味の敬語
いたしたく存じます　は「～したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
いただく　は「もらう」の謙譲語
存じる　は「思う」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「存じます」として使う
おる　は「いる」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「おります」として使う
いたす　は「する」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「いたします」として使う
お（ご）～いたします　は「～する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
お申し付けください　は「言いつけてください」の意味
（お・ご）～なさる　は「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「なさいます」としても使う
（お・ご）～される　も「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「されます」としても使う

社外あて歓迎会・案内ビジネスメール例文③大勢の歓迎会

【社外ビジネスメール・大勢Ver②】
・社外の大勢にあてる歓迎会の案内ビジネスメール例文
・大勢になるような歓迎会では全員の日程調整をする余裕がないため、重要人物のみ日程を確保しあとは案内メールで出欠をとる

メール件名：【4月28日】●●部長歓迎会のご案内

株式会社ビジネス
営業部　御中

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

さて、このたびご就任なさいました貴社●●部長の歓迎会につき、下記のとおり開催いたします。

親睦を深める場といたしたく皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。

なお誠に勝手を申し上げますが、ご参加される皆様におかれましては●月▲日までに幹事（ノマド）までご連絡をいただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

記

①日時：4月28日（木）18:30~
・貴社へ伺いご挨拶後、タクシーにて移動
②場所：●●●
・URL:ｘｘｘ
・食品アレルギー等がございましたら事前にお申し付けください

以上

▼【補足】敬語の解説

いただければ幸いです　は「～してもらえたら嬉しいなぁ」の意味の敬語
いたしたく存じます　は「～したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
いただく　は「もらう」の謙譲語
存じる　は「思う」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「存じます」として使う
おる　は「いる」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「おります」として使う
いたす　は「する」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「いたします」として使う
お（ご）～いたします　は「～する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
お申し付けください　は「言いつけてください」の意味
（お・ご）～なさる　は「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「なさいます」としても使う
（お・ご）～される　も「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「されます」としても使う

社外あて歓迎会・案内ビジネスメール例文④カジュアル大勢（セミナーや研修/勉強会）

【社外ビジネスメール・カジュアル大勢】
・社外の大勢にあてる歓迎会の案内ビジネスメール例文
・カジュアルな歓迎会
・大勢になるような歓迎会では全員の日程調整をする余裕がないため、重要人物のみ日程を確保しあとは案内メールで出欠をとる

メール件名：【4月28日】歓迎会のご案内

皆さま　（社外ビジネス）

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

さて、このたび●●セミナーに新たな仲間「ｘｘ様」をお迎えすることとなりましたので、歓迎会を開催いたしたく、下記のとおりご案内申し上げます。

なお、ｘｘ様は（株）就活の営業部長として、各地を飛び回って講演会をされております。

親睦を深める場といたしたく皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

記

①歓迎ゲスト：
・（株）就活　営業部　部長　ｘｘ様
略歴：～～
・（株）セミナー　総務部　課長　ｘｘ様
略歴：～～

②日時：4月28日（木）18:30~
・現地集合にてお願いいたします

④会費：5000円/人
・当日徴収いたします

⑤お申込み：
・添付「申込書」をご記入の上、FAX（ｘｘｘ）またはメール（ｚｚｚ）にて送付ください

以上

▼【補足】敬語の解説

いただければ幸いです　は「～してもらえたら嬉しいなぁ」の意味の敬語
いたしたく存じます　は「～したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
いただく　は「もらう」の謙譲語
存じる　は「思う」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「存じます」として使う
おる　は「いる」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「おります」として使う
いたす　は「する」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「いたします」として使う
お（ご）～いたします　は「～する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
お申し付けください　は「言いつけてください」の意味
（お・ご）～なさる　は「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「なさいます」としても使う
（お・ご）～される　も「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「されます」としても使う

社外あて歓迎会・案内ビジネスメール例文⑤担当者レベル

【社外ビジネスメール・担当者レベルの接待歓迎会】
・社外取引先の担当者間で行う歓迎会案内ビジネスメール
・日程調整を事前に済ませているシーン
・余計な情報をくわえる必要はない
・窓口となっている人に宛て参加者には「CC：」を入れる

メール件名：【4月28日】歓迎会のご案内（転職・ノマド）

株式会社ビジネス
資材部　資材課　▲▲ 様

いつもお世話になっております。
転職・ノマドでございます。

さて、先般ご相談させて頂きました貴社●●様の歓迎会につき、日時等確定いたしましたので、下記のとおりご案内申し上げます。

ご不明な点がございましたら何なりとお申し付けください。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

記

①日時：4月28日（木）18:30~
・貴社へ伺いご挨拶後、タクシーにて移動
②場所：●●●
・URL:ｘｘｘ
・食品アレルギー等がございましたら事前にお申し付けください
③貴社よりご出席
・●●様、▲▲様
④弊社より出席
・ｘｘ（上司）、ｚｚ（上司）、ノマド

以上

▼【補足】敬語の解説

いただければ幸いです　は「～してもらえたら嬉しいなぁ」の意味の敬語
いたしたく存じます　は「～したいと思う」の謙譲語に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
いただく　は「もらう」の謙譲語
存じる　は「思う」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「存じます」として使う
おる　は「いる」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「おります」として使う
いたす　は「する」の謙譲語。丁寧語「ます」をくっつけて「いたします」として使う
お（ご）～いたします　は「～する」の謙譲語「いたす」に丁寧語「ます」をくっつけた敬語
お申し付けください　は「言いつけてください」の意味
（お・ご）～なさる　は「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「なさいます」としても使う
（お・ご）～される　も「する」の尊敬語。丁寧語「ます」をくみあわせて「されます」としても使う

社外あて歓迎会・案内ビジネスメールの書き方①件名

社外あて歓迎会・案内ビジネスメール件名の書き方を例文で紹介します。

社外取引先むけメール件名

メール件名「歓迎会のご案内」
メール件名「歓迎会のご案内（社名・名字）」
メール件名【12月20日】歓迎会のご案内（社名・名字）
メール件名「返信Re:会食のお誘い」

▼書き方のコツ

※（　）内に社名・名字をいれて「歓迎会のご案内（転職・ノマド）」としても親切

※社外の相手には、歓迎会であろうと食事であろうと、飲み会であろうと懇親会であろうと、すべて「会食」としてもOK。ランチであれば「ランチ会」

社内メール件名

メール件名「歓迎会のご案内」
メール件名【●●部長】歓迎会のご案内
メール件名【12月20日】●●さん歓迎会のご案内
メール件名「返信Re:歓迎会のお誘い」
メール件名「返信Re:歓迎会のお誘い」

▼書き方のコツ

とにかく受け取った相手がパッとわかる件名にする。とくに社内の飲み会は役職が高くなればなるほど誘いも多くなるため混同しがち。ご配慮ください。

そこで「【●●部長】歓迎会のご案内」「【日付】●●さん歓迎会のご案内」などと分かりやすくすると親切です。

社外あて歓迎会・案内ビジネスメールの書き方②挨拶文

社外あて歓迎会・案内ビジネスメール挨拶文の書き方を例文で紹介します。いずれも公式なお知らせにふさわしい丁寧な例文にしています。

企業むけの挨拶文

例文「お世話になっております」
例文「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます」
例文「●●の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り感謝申し上げます」
例文「●●の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます」
例文「●●の候　貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます」
例文「●●の候　貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」
例文「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」

※「○○の候」に使う時候の挨拶は季節によっていろいろあり。

➡︎ ビジネス挨拶文の例文50選（文書・メール・年賀状・時候ほか）

※「ご清栄」は「ご盛栄」「ご隆昌」で言い換えできる

➡︎ ご健勝/ご清栄/ご盛栄/ご清祥/ご発展/ご隆昌の違いと使い分け

個人むけの挨拶文

例文「お世話になっております」
例文「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます」
例文「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」
例文「●●の候　ｘｘ様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます」
例文「平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます」
例文「●●を迎え、お健やかな日々をお過ごしのこととお慶び申し上げます」

※個人むけの挨拶で「貴社ますます～」は使えない。

➡︎ ご健勝/ご清栄/ご盛栄/ご清祥/ご発展/ご隆昌の違いと使い分け

社内メールの挨拶文

例文「お疲れ様です」
例文「こんにちは」
その他にはカジュアルな時候の挨拶を用いてもよい

▼書き方のコツ

※社内の挨拶は例文①だけで十分だが、変化をつけたければ時候の挨拶もある

※また、自己紹介が必要だと感じたら「お疲れ様です。歓迎会の幹事を務めさせて頂きます●●と申します。」として挨拶する

社外あて歓迎会・案内ビジネスメールの書き方③文章

社外あて歓迎会・案内ビジネスメール本文の書き方を例文で紹介します。いずれも公式なお知らせにふさわしい丁寧な例文にしています。

不特定多数にあて、出欠確認する（とくに懇親会）

【社外ビジネスメール・出欠確認あり・申込書あり】
さて、このたび●●セミナーに2名の新しい仲間をお迎えすることとなり、下記のとおり歓迎会を開催いたします。
親睦を深める場といたしたく、皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
なお誠に勝手を申し上げますが、ご参加される皆様におかれましては●月▲日までに別紙「申込書」をご記入の上、幹事（ノマド）までFAX(xxx)またはメール(xxx)にてご連絡をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

【社外ビジネスメール・出欠確認あり・申込書なし】
さて、このたび●●セミナーに2名の新しい仲間をお迎えすることとなり、下記のとおり歓迎会を開催いたします。
親睦を深める場といたしたく、皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
なお準備の都合により、ご参加される皆様におかれましては●月▲日までに幹事（ノマド）までご連絡をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

事前に日程調整しており、出欠確認しない（とくに接待）

とくに接待や会食では、事前に日程調整してあることがほとんど。出欠確認が必要ないケースではシンプルに案内するだけでよい。

【社外ビジネスメール・出欠確認なし】
さて、先般ご相談させて頂きました●●部長の歓迎会につき、日時等確定いたしましたので、下記のとおりご案内申し上げます。
ご不明な点がございましたら何なりとお申し付けください。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

社内新人の歓迎会

【社内メール】
さて、このたび営業部に配属となりました新入社員「●●さん」の歓迎会につき、下記のとおりに開催いたします。
なお、本メールはご参加いただく方のみに送付しております。
もし急用などでご欠席される際は、事前に幹事（ノマド：内線1234）までお申し付けください。
よろしくお願いいたします。

社内上司の歓迎会

【社内メール】
さて、このたびの組織改変により着任なさいました●●部長の歓迎会につき、下記のとおりに開催いたします。
なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

複数人の歓迎会を同時に開く

さて、このたび●●勉強会に2名の新しい仲間が加わることとなり、下記のとおり歓迎会を開催いたします。
なお準備の都合により、今週中にご出欠の返事をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
記
①歓迎ゲスト：
・（株）就活　営業部　部長　ｘｘ様
略歴：～～
・（株）セミナー　総務部　課長　ｘｘ様
略歴：～～
②～
③～
以上

「記」「以上」の書き方

公式なメールで箇条書きを使うときには「記～箇条書き～以上」のようにする。書き方のコツは下記のとおり。

「記」は中央ぞろえ、「以上」は右寄せだが、ビジネスメールでは相手のメール環境によってレイアウトが崩れるのでどちらも左寄せでよい
公式な文章でなければ「記」「以上」を省略してもよい
メール結びを先にもってくる「以上」のあとにはメール署名だけが来る。ただしビジネスメールでは厳格にしなくてよい
忘年会の案内をする際、内容は以下の情報が盛り込まれていること
補足があれば「※」でつけ加えるとよい

【大人数の歓迎会】
記
②日時：4月20日（木）18:30~
※現地集合にてお願いいたします
③場所：●●●
※ビュッフェスタイル・会場貸切
※交通のご案内を別途添付いたします
④会費：5000円/人（当日徴収）
⑤緊急連絡先：
・ｘｘｘ（幹事・ノマド）
・ｘｘｘ（副幹事・野間子）
⑥お申込み
・別紙「申込書」をご記入の上、担当ノマドまでFAX(ｘｘｘ)またはメール(ｘｘｘ)にてお申込みください
以上

【歓迎会という名の接待＝会食のケース】
記
①日時：4月20日（木）18:30~
※貴社へ伺いご挨拶後、タクシーにて移動
②会場：●●●
※交通のご案内を添付いたします
③貴社よりご出席：
・xx部長、zz課長（上司）、ノマド
④弊社より出席：
・●●（上司）、▼▼（上司）、ノマド
以上