「分からない」の代わりに使える敬語７選、ビジネスメール電話の例文

「分からない」「分かりません」をビジネスシーンで使うと失礼？

とご心配のあなたへ。

「分からない」「分かりません」の代わりにビジネスシーン（電話・メール・手紙・文書・社内上司・社外取引先・目上・就活・転職）で使える敬語を紹介。

まずは要点のまとめから。

「分からない」「分かりません」は失礼？

①社内の上司などに使うのであればまぁOK
②社外のビジネスメールでは不適切。よりかしこまった敬語フレーズが好まれる

「分からない」は否定の丁寧語「ません」をつかって「分かりません」とすれば敬語としては成り立つものの丁寧レベルは低いです。

ビジネス会話や電話・社内で上司に使えるくらいの丁寧レベルであり、よりかしこまった敬語が好まれる社外のビジネスメール・文書・手紙のシーンでは不適切。

「分からない」「分かりません」が不適切である理由は２つ

①もっと丁寧な敬語がある
②一般の小学生から大人まで使う言葉であり、幼稚な感じがする

ということなので、

なんだか幼稚な感じのする表現であり、失礼とまでは言わないまでもできるだけ使いません。とくにビジネスメールで「分かりません」を使うのは相当にイマイチなのでご注意を。

かしこまった敬語が好まれるビジネスメール・手紙・文書で使うときにはもっと丁寧な敬語に言い換えましょう。

敬語・類語での言い換えにはたとえば…

言い換え①存じておりません
言い換え②不勉強で申し訳ありません
言い換え③分かりかねます
言い換え④ご返答いたしかねます／お答えいたしかねます
言い換え⑤確認し、改めてご連絡いたします
言い換え⑥⑦知見がございません　などイロイロ

こんな感じのフレーズあり。

ざっくりとした解説はこれにて終了ですが、それぞれの言い換え表現について、意味と敬語の解説、注意点を詳しくみていきましょう。

「分からない」の敬語、言い換えだけで終わるのはダメ！

「分からない」「分かりません」をビジネスシーン（電話・メール・手紙・文書・社内上司・社外取引先・目上・就活・転職）で使うとき。

「分からない・分かりません」を「存じておりません」などと丁寧な敬語に言い換えするのはいいのですが、それだけで終わってはいけません。

分からないんだけど何とかするよ！として解決策までを示す

そこでビジネスでは、

「分からないんだけど、なんとかするよ！！」

というような前向きな返答。

つまり、相手がどうしたら「分かるようになるのか」その解決策までを提示する必要あり。単純に「分かりません」だけを使うと、丁寧に言い換えしたとしてもホントに不親切な対応となるためご注意を。

そうすると、以下のように補助的な文章の組み合わせが必要になります。

分からないけど…確認して連絡するよ！
例文「社内で確認し（ご）連絡いたします」
分からないけど…誰か分かる人につなげるよ！
例文「○○につきまして、弊社ではお答えいたしかねます。以下△△までお問い合わせくださいますようお願い申し上げます」
その他イロイロ
くわしくは以降で紹介

ガチで「分からない」ときには？

とはいえ、

ガチでどんなことをしても「分からない」ときもあるわけで…

そんなときには最終手段として、

例文「申し訳ありません、存じておりません」
例文「不勉強で申し訳ございません、存じておりません」
例文「社内で確認いたしましたが、あいにく知見がございませんでした。誠に申し訳ございません」

などとしましょう。※「知見がある」は「見聞きして知っている、経験がある」の意味。

すみません…前置きが長くなりましたがこれより言い換え敬語を紹介します。

例文①存じておりません

「分からない・分かりません」の代わりにビジネスシーン（電話・メール・手紙・文書・社内上司・社外取引先・目上・就活・転職）に使える言い換え敬語。

言い換え「存じておりません」
言い換え「存じ上げておりません」

意味は…
「存じている」は「知っている」の謙譲語であり、これを否定形の丁寧語「いません」とすることで「存じていません」となります。

さらに「いる」の謙譲語「おる」を組み合わせれば「存じておりません」という敬語になります。

ということで、謙譲語「存じる」「おる」をつかい素晴らしく丁寧な敬語にしています。

また、

「存じ上げておりません」は丁寧表現の「上げる」をつかい、よりかしこまったフレーズにしています。「ご挨拶申し上げます」などと同じ使い方です。

使い方はたとえば、ビジネスシーンで「化学業界についてご存知ですか？」などと質問されたときに「いえ、存じておりません」などとして使います。

「存じ上げておりません」はビジネス会話で使うには大げさなフレーズであるため、「存じておりません」で十分に丁寧な敬語フレーズとなります。

ほかにも使えるビジネスシーンは以下のとおり。

– 使い方・例文 –

ビジネスシーンで「知らない」「分からない」と返事をする
例文「申し訳ありません、野球のルールについては存じておりません。社内で確認し、改めてご連絡いたします」
例文「申し訳ありません、技術的な話題については存じておりません。社内で確認し、改めてご報告いたします」
ビジネスシーンで「知っていますか？」と質問する
例文「ゆうちょ銀行ATMの場所をご存知ですか？」
例文「敬語の使い方をご存知でしょうか？」

【敬語の補足】
・存じている　と「ご存知」は違う言葉です
・存じる　は「思う」の謙譲語でもあります

例文②不勉強で申し訳ありません

「分からない・分かりません」の代わりにビジネスシーン（メール・手紙・文書・社内上司・社外・目上・就活・転職）に使える言い換え敬語。

言い換え「不勉強で申し訳ありません」

意味は…
「勉強不足ですみません」となりますが、これには「分からないことを申し訳なく思う気持ち」が含まれています。

「分からない・分かりません」の直接の言い換えにはならないのかもしれませんが、「不勉強＝勉強不足で知識が足りない」とすることで遠回りに「分かりません」といっているのと同じことになります。

使い方の注意点としては、あとに何かしらのコメントを入れること。

「不勉強で申し訳ありません。至急確認し（ご）連絡いたします」

「不勉強で申し訳ありません。存じておりません」

などとして使います。

ほかにも使えるビジネスシーンで使える例文は以下のとおり。

– 使い方・例文 –

ビジネスシーンで「知らない」「分からない」と返事をする
例文「不勉強で申し訳ありません、野球のルールについては存じておりません。社内で確認し、改めてご連絡いたします」
例文「不勉強で申し訳ありません。社内で確認し、改めてご報告いたします」

例文③分かりかねます

「分からない・分かりません」の代わりにビジネスシーン（メール・手紙・文書・社内上司・社外・目上・就活・転職）に使える言い換え敬語。

例文「分かりかねます」

意味は…
「分からない・分かりません」ですが、もう少し丁寧な印象になります。

ビジネスメールや会話で「分からない・分かりません」としたいときに使うとよいでしょう。

– 使い方・例文 –

上司・目上のヒト
「CRMって知ってる？」

あなた
「すみません、分かりかねます」

例文④ご返答いたしかねます／お答えいたしかねます

「分からない・分かりません」の代わりにビジネスシーン（メール・手紙・文書・社内上司・社外・目上・就活・転職）に使える言い換え敬語。

言い換え「ご返答いたしかねます」
言い換え「お答えいたしかねます」

意味は…
「返答しかねます＝返答できない」ですが、「分からない・分かりません・知りません」と同じ意味にもとれます。

「する」の謙譲語「お・ご～いたす」に丁寧語「ます」をくっつけて「お・ご～いたしかねます」として敬語にしています。

とくにビジネスメールで「分からない・分かりません」としたいときに使うとよいでしょう。

ビジネスシーンで使える例文は以下のとおり。

– 使い方・例文 –

ビジネスメールで「知らない」「分からない」と返事をする
例文「申し訳ございません。値下げの件について弊社からはご返答いたしかねます。弊社代理店にご確認くださいますようお願い申し上げます」
例文「申し訳ございません。製品の仕様について弊社からはご返答いたしかねます。メーカーに直接お問い合わせくださいますようお願い申し上げます」