「ご記入ください」は上司・目上に失礼？
ビジネスメールに使えるもっと丁寧な敬語ってなに？
とご心配のあなたへ。
「ご記入ください」は目上に失礼とまでは言わないものの、親しい取引先や上司および社内のコミュニケーションにつかえる程度の丁寧レベル。
あるいはウェブサイトのお問い合わせフォームなどであれば「ご記入ください」でOK。
細かい部分ではありますが、ビジネス文書・メールや初対面の相手など気をつかうべきシーンではより丁寧な敬語に言い換えすると好感度UP。
そもそもの意味や理由など細かな解説は本文中にて。
それでは、
「ご記入ください」の意味、目上につかえるより丁寧な言い換え敬語、ビジネスシーンでの使い方（電話・メール・手紙・文書・社内上司・社外取引先・目上・就活・転職）、メール例文を紹介します。
「ご記入ください」の意味と敬語の解説
「ご記入ください」は「記入してくれ」という意味。
なぜこのような意味になるのか？
そもそもの意味と敬語について順をおって解説していきます。
「ご記入ください」の意味は「記入してくれ」
「ご記入」に「ください」をつなげて「ご記入ください」としたときの意味は…
「記入してくれ」
「記入してほしい」
このように解釈できます。尊敬語をつかっているため自分の行為ではなく、相手に「記入してくれ」「記入してほしい」という意味になります。
使い方は文字どおり、上司や取引先になにかしら記入してもらいたいときのビジネスシーンで使われます。
「ご記入ください」の敬語の種類
「ご記入ください」を敬語としてみていくと…以下のようになりたちます。
- もとになる単語「記入」に尊敬語「お・ご」で「ご記入」とし、
- さらに「くれる」の尊敬語「くださる」とし、
- さらに命令形にして「ください」
このようにして元になる語「記入」を敬語にしています。つまり敬語としては何もおかしいところはありません。間違いではなく正しい敬語です。
【補足】敬語の種類（ざっくり復習）
① 尊敬語とは？
相手をうやまって使う敬語の一種。
相手の行為にたいして使い、自分の行為には使わないことが基本。
敬語の種類はほかに②謙譲語、③丁寧語がある
② 謙譲語とは？
自分をへりくだって下にすることで、相手への敬意をあらわす敬語。
自分の行為に使い、相手の行為には使わないことが基本（例外あり）。
③ 丁寧語とは？
いわゆる「です・ます」口調のこと。
なぜビジネスメールで「ご記入ください」はイマイチなの？
ここまでの解説で「ご記入ください」が正しい敬語であることがわかりました。
つづいて、
なぜビジネスメールに敬語「ご記入ください」はイマイチなのか？という点について簡単に解説しておきます。
「ご記入ください」の「ください」という敬語が問題
「ご記入」というフレーズ自体はビジネスシーンで使える日本語です。
ところが問題は「ご記入ください」の「ください」の部分にあり。
なぜなら「ください」は敬語ではあるものの、結局のところ命令形であるために強い口調となるから。
ビジネスシーンにおいては社内メールや親しい取引先への社外メール、あるいは会話シーンに使える丁寧レベル。
ビジネスメールには堅苦しい敬語がオススメ
ビジネス会話であれば「ご記入ください」としてもよいでしょう。
が、ビジネスメールにおいてはより堅苦しい敬語フレーズが好まれます。
なぜならメールは会話と違い、態度で敬意をしめすことができないから。メールにおいては丁寧な敬語フレーズを使うことが上司や目上のひとにたいする最大限の配慮なのです。
とくに、
あまり親睦のない取引先への社外メールや、きびしい上司・目上へのビジネスメールには言い換えするほうが無難です。
相手に「記入してほしい」、つまり何かしらのお願い・依頼ビジネスメールに使うフレーズですので、より丁寧な文章を心がけたいものです。
こんな時に「ご記入ください」って失礼？実際に例文で考えてみる
こうして文章で理由を解説してもわかりにくいため「ご記入ください」がふさわしいかそうでないか、実際のビジネスシーンで見ておきましょう。
ウェブお問い合せフォームでの「ご記入ください」
▼ウェブサイトでの「ご記入ください」
◎お問い合わせ
お問い合わせの際には以下のコンタクトフォームにご記入ください。
↓↓
お問合せ内容：
氏 名：
社 名：
メール：
さて…
いかがでしょうか？
アンケート依頼ビジネスメールでの「ご記入ください」
▼「ご記入ください」ビジネスメール
具体的にはたとえば、目上・取引先・上司などにアンケート調査の依頼をするビジネスメールのとき。
-ビジネスメール例文-
メール件名：残業時間に関するアンケート実施
各位
突然のご連絡、大変失礼いたします。
このたび人事労務部では残業時間の申請と実質の乖離を防ぐため、残業時間に関するアンケート調査を実施する運びとなりました。
つきまして、添付エクセルのとおり質問フォームを作成いたしましたので、ご記入ください。
なお本メールは残業の申請が月30時間を超過している社員の皆さまへ一斉送信しております。
お忙しいところ大変お手数ではございますが、お力添えのほど何卒よろしくお願い致します。
人事部 のまど
さて…
いかがでしょうか？
上司など社内コミュニケーションであれば「ご記入ください」でもまぁ問題はありませんが…
以下のように言い換えすると、より丁寧なビジネスメールになります。
▼言い換えビジネスメール
-言い換え例文-
添付エクセルのとおり質問フォームを作成いたしましたので、
ご記入いただければと存じます。
記入・催促ビジネスメールでの「ご記入ください」
あるいはたとえば、上司や目上・社外取引先に記入を催促するビジネスメールのとき。
-ビジネスメール例文-
メール件名：転送Fw：【再送】残業時間に関するアンケート実施
各位
たびたび失礼いたします。
さて、先般お願いしておりました残業時間に関するアンケート調査の件、その後いかがでしょうか。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
部内で報告が必要なため明日中に添付フォームにご記入ください。
なお、このメールはご返答がまだの方へ送付しております。行き違いでご連絡いただいておりましたら申し訳ありません。
何卒宜しくお願い致します。
人事部 ノマド
さて…
いかがでしょうか？
上司など社内コミュニケーションであれば「ご記入ください」でもまぁ問題はありませんが…
以下のように言い換えすると、より丁寧なビジネスメールになります。
▼言い換えビジネスメール
-言い換え例文-
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
部内で報告が必要なため明日中にご記入いただければと存じます。
ビジネスメールに使える「ご記入ください」の丁寧な言い換え敬語
ここまでの解説で「ご記入ください」が敬語として正しいこと、正しいにもかかわらず目上・ビジネスメールに使うにはちょっとイマイチだということが分かりました。
ここからは、
じゃあどういう風に言い換えすれば丁寧な敬語になるの？という点についてみていきます。
ご記入いただければと存じます
目上・ビジネスメールにつかえる丁寧な「ご記入ください」の言い換え敬語
- 例文「ご記入いただければと存じます」
意味は『記入してもらえたらと思います』
「いただければ」は「もらう」の謙譲語「いただく」＋仮定の「れば」
「存じます」は「思う」の謙譲語「存じる」＋丁寧語「ます」
「～いただければと存じます」という敬語フレーズはお願い・依頼のビジネスメールでよく使います。以下の例文もご参考にどうぞ。
▼「～いただければと存じます」の例文
- 例文『ご連絡（を）いただければと存じます』
- 例文『ご確認（を）いただければと存じます』
- 例文『ご記入（を）いただければと存じます』
- 例文『ご了承（を）いただければと存じます』
- 例文『ご容赦（を）いただければと存じます』
- 例文『お力添え頂ければと存じます』
※注意）（を）としたのは、日本語としては「回答をもらう＝ご回答をいただく」という使い方をしても問題ないから。でもビジネス敬語としては「ご記入いただく」という使い方をするのが一般的です。以降はすべて省略します。
ご記入いただきたく存じます
目上・ビジネスメールにつかえる丁寧な「ご記入ください」の言い換え敬語
- 例文「ご記入いただきたく存じます」
「いただきたく」は「もらう」の謙譲語「いただく」＋願望の「～たい」
「存じます」は「思う」の謙譲語「存じる」＋丁寧語「ます」
というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。
「～いただきたく存じます」という敬語フレーズはお願い・依頼のビジネスメールでよく使います。以下の例文もご参考にどうぞ。
▼「～いただきたく存じます」の例文
- 例文『ご連絡いただきたく存じます』
- 例文『ご確認いただきたく存じます』
- 例文『ご回答いただきたく存じます』
- 例文『ご了承いただきたく存じます』
- 例文『ご検討いただきたく存じます』
- 例文『お力添えいただきたく存じます』
ご記入いただければ幸いです
目上・ビジネスメールにつかえる丁寧な「ご記入ください」の言い換え敬語
- 例文「ご記入いただければ幸いです」
意味は『記入してもらえたら嬉しいです、幸せです』
「いただければ」は「もらう」の謙譲語「いただく」＋可能形＋仮定の「～れば」
「幸いです」は「幸い」＋丁寧語「です」
というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。
「～いただければ幸いです」という敬語フレーズはお願い・依頼のビジネスメールでよく使います。以下の例文もご参考にどうぞ。
▼「～いただければ幸いです」の例文
- 例文『ご連絡いただければ幸いです』
- 例文『ご確認いただければ幸いです』
- 例文『ご検討いただければ幸いです』
- 例文『ご了承いただければ幸いです』
- 例文『ご容赦いただければ幸いです』
- 例文『お力添えいただければ幸いです』
ご記入くださいますようお願い申し上げます
目上・ビジネスメールにつかえる丁寧な「ご記入ください」の言い換え敬語
- 例文「ご記入くださいますようお願い申し上げます」
- 例文「ご記入くださいますようお願い致します」
意味は「記入してくれるようお願いします」
「ご記入くださいますよう」の「くださいますよう」の敬語はややこしいため、くわしく解説しておきます。
- 「くれる」の尊敬語「くださる」の命令形
- 丁寧語「ます」
- ように
上記のようにして敬語にしています。
「ください」単体としての意味は「〜してくれ」「〜して欲しい」の丁寧な言いまわしと考えることができます。
が、
「ください」は敬語ではあるものの、結局のところ命令形であるために強い口調となります。
そこで「ますようにお願い」と続けることで「お願い」とすり替え、やんわ〜りとした表現にしています。とても丁寧な敬語フレーズと言えますね。
たとえば、
- ご査収くださいますようお願い申し上げます
意味「よく中身を確認して受け取ってくれるようお願い！」 - ご回答くださいますようお願い申し上げます
意味「回答してくれるようお願い！」 - ご一考くださいますようお願い申し上げます
意味「一度考えてくれるようお願い！」 - ご検討くださいますようお願い申し上げます
意味「検討してくれるようお願い！」 - ご容赦くださいますようお願い申し上げます
意味「許してくれるようお願い！」
などのようにして使います。
これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「●●くださいますようお願い〜」を使うことによって相手に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。
ビジネスでは下手（したて）に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。
ご記入いただきますよう・賜りますよう〜
目上・ビジネスメールにつかえる丁寧な「ご記入ください」の言い換え敬語
- 例文「ご記入いただきますようお願い申し上げます」
- 例文「ご記入賜りますようお願い申し上げます」
意味は「記入してもらうようお願いします」
「いただきますよう」は「〜してもらう」の謙譲語「お（ご）〜いただく」＋丁寧語「ますよう」
「賜りますよう」は「〜してもらう」の謙譲語「お（ご）〜賜る」＋丁寧語「ますよう」
というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。
賜る（たまわる）という敬語のほうがよりカチッとした表現になりますので、文書など公式なビジネスシーンではかならず「賜る」を使います。
普段のメールであれば「いただきますよう」でOK。
また「くださいますよう」「いただきますよう・賜りますよう」の違いは後ほど。
ご記入のほどお願い申し上げます
目上・ビジネスメールにつかえる丁寧な「ご記入ください」の言い換え敬語
- 例文「ご記入のほどお願い申し上げます」
- 例文「ご記入のほどお願い致します」
意味は「記入してくれるようお願いします」となります。
ここで「ご記入のほど」の「のほど」は限定を避ける言い方で、意味としては「〜してもらうよう」「〜してくれるよう」と考えることができます。
断定をさけて表現をやわらげるのに用いる語です。
たとえば、
- ご査収のほどお願い申し上げます
意味「よく中身を記入して受け取るよう、お願い」 - お取り計らいのほどお願い申し上げます
意味「物事をうまく進めてくれるよう、お願い」 - ご検討のほどお願い申し上げます
意味「検討してくれるよう、お願い」 - ご了承のほどお願い申し上げます
意味「納得してくれるよう、お願い」
などのようにして使います。
これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「〜のほど」を使うことによって相手に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。
ビジネスでは下手（したて）に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。
先ほどとおなじく「お願い申し上げます」は「お願いいたします」「お願い致します」と言い換えできます。
ほかにも色々ある「ご記入」の例文
敬語の種類というのは本当にいろいろあります。
ほんの一例ですが他にもある使い方を例文にまとめておきます。
- 例文「ご記入いただけましたら幸いです」
※意味は「記入してもらえたら嬉しいです」 - 例文「ご記入いただけましたら幸甚に存じます」
※意味は「記入してもらえれば嬉しく思います」 - 例文「ご記入いただければ幸甚に存じます」
※意味は「記入してもらえれば嬉しく思います」
・「いただきたく」は謙譲語「いただく」＋願望「～たい」
・「いただければ」は謙譲語「いただく」＋可能形＋仮定「たら・れば」
「ご記入いただく vs ご記入ください」違い
ところで「ご記入ください」と似たようなフレーズには「ご記入いただく」があります。これって何が違うのでしょうか？
それぞれの基本となる意味をまとめると、
- 「●●ください」の意味：●●してくれ
- 「●●いただく」の意味：●●してもらう
このように相手に「〜してくれ」とお願いするニュアンスになるのが「〜してください」であり、自分が「〜してもらう、〜してもらいたい」とお願いするニュアンスになるのが「〜していただく」という敬語フレーズです。
より丁寧な「ご記入いただく」
どちらがより丁寧な印象になるでしょうか？
言うまでもなく「〜いただく」のほうですね！？
些細な違いではありますがビジネスシーンにおいては重要な点です。
「ご記入ください」だと相手に「記入してくれ！」という強い口調になります。
「ご記入いただく」だと自分が「記入してもらう」という、よりやんわ〜りとした表現になります。
ご留意ください。
参考記事
➡︎「〜したい」の敬語とビジネスメールに最適な使い方、例文
➡︎【シーン別】お願い・依頼ビジネスメール文例50選
➡︎【ビジネス】日程調整メールをし、返信でお礼し、日時確定する例文
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