就活インターンシップのお礼メールが遅れたときの対処法について紹介する記事。
まずはインターンシップ終了後、
どれだけ期間を空けたら「遅れた」と言えるのかについてすこし。
以下を目安にお考えください。
▼ インターンシップお礼メールの基本
- お礼メールはインターンシップ終了後、原則24時間以内におくる
- 金曜日終了 → 土日をはさんだら翌月曜でよい
- 3営業日以内にお礼メールをしなければ「遅れた」といえる
ということで、
インターンシップ終了後3営業日以内にできなかったとしたら…
お礼メールが遅れた！
と考えましょう。
こんなときには言い訳してもサムイだけなので、
グダグダと遅れた理由などを解説する必要はありません。
たとえ遅れたとしても、お礼メールをちゃんと書けば大丈夫。
ただし「お礼メール」の使うフレーズにはちょっとした工夫が必要。以下のような構成になっているとすばらしいお礼メールとなります。
▼ インターンシップお礼メールの構成（遅れたとき）
- メール件名は
「インターンシップのお礼（大学・氏名または名字）」
・お礼メールするときの件名は「○○のお礼」
・就活メールでは（ ）内に大学名＋氏名または名字をいれると親切
↓ - メール宛名は大きく2パターン
①宛名が多すぎるとき
責任者
（CC:社員の皆さま）
②宛名が5名くらいでおさまる
加藤部長 佐藤課長 伊藤様
↓ - 冒頭の挨拶
「お世話になっております」
↓ - 必要におうじて謝罪をいれる
「連絡が遅くなり大変申し訳ありません」
・1週間以上経過していたときはとくに！
↓ - インターンのお礼をシンプルに
「ありがとうございました」
↓ - インターンで学んだこと・感想
・ここがもっとも重要！
・あなた自身が学んだことや感想を述べる
↓ - 入社意欲を伝える
・定型文でよい
↓ - メール結びは「今後もよろしく」的なフレーズ
・定型文でよい
↓ - メール署名を忘れずに！
↓ - 完成！
こんな感じで書くと好感度UPすること間違いなし。
それでは具体的に、
例文をみながら「インターンシップお礼メールが遅れたときの書き方」を学んでいきましょう。
就活お礼メールのご参考にどうぞ。
※こんなメールってあり？というご質問がありましたら、添削しますのでコメント欄にお願いします。
4営業日～1週間ほど遅れた：インターンお礼メール
お礼メールをだすのがどれくらい遅れたか？
で対処方法がことなるためパターン別にお礼メール例文を紹介します。
まずは
インターンシップ終了後4営業日～1週間ほど遅れたとき。
たしかに遅いのですがそこまで深刻になる必要はありません。
なぜなら就活生の評価はインターンシップ中にすでに決まっており、このくらいの遅れで変わったりしないから。
ということで
以下のようなお礼メールをするとよいでしょう。
【例文①】インターンお礼メールが遅れたとき
メール件名：インターンシップのお礼（就活大学・伊藤）
◯◯株式会社
加藤部長、佐藤課長、斉藤様
お世話になっております。
就活大学・工学部の伊藤です。
その節は貴社インターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございました。
他では得られない、貴重な体験をすることができました。
特に、営業職の仕事を体験したことで、個人プレーに見える営業の仕事が、いろいろな方のサポートで成り立っていることを初めて知ることができました。
営業職の“チームワークの重要性”を知ることができ、私も周囲を巻き込んで、よりよいチームとして成長していく働き方を目指したい、と強く感じました。
また、社員の皆様の温かいご指導と、仕事に対する思いに触れることで、ますます貴社への入社意欲が高まりました。
インターンシップで学んだことを糧に、これからの就職活動に励んでいきたいと思っております。
今後ともご指導のほど、何卒宜しくお願いいたします。
*****************
就活大学
工学部
伊藤 太郎
住所
電話：xxx-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx
*****************
【解説①】インターンお礼メールの書き方
メール件名：インターンシップのお礼（東京大学・伊藤）
【メール件名の書き方】
お礼メールの件名は「～～のお礼」とする。
これはどんなお礼メールであっても普遍のマナー。
誰からのメールか分かるように（ ）書きで大学名と名字を入れると親切。
◯◯株式会社
加藤部長、佐藤課長、斉藤様
【メール宛先・宛名の書き方】
お礼メールの宛先は社員が複数いれば複数名を記入する（最大5名）。
宛名が6名以上になるときは…
インターンシップの責任者のみを宛先にし改行（CC：社員の皆様）とする。
役職者は「○○部長」だけでよく「加藤部長 様」だとNGとなるためご注意を。
連名にするときは役職の高いヒトから順番に書いていくのが基本。
「加藤課長 佐藤部長 小林役員」みたいな書き方はNGとなるためご注意を。
お世話になっております。
東京大学・工学部の伊藤です。
【挨拶の書き方】
面識のある相手なので「いつもお世話になっております」「お世話になっております」のどちらを使ってもよい。
初対面の相手には「（これから）お世話になります」を使う。
その節は貴社インターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございました。
他では得られない、貴重な体験をすることができました。
【メール本文の書き方】
まずインターンシップに参加させてもらった“お礼”を簡潔に述べる。
ここは決まり文句なので独自性は必要なし。
“させていただく”は何度も使うと耳につくのでマックス1回にする。
お礼メールが遅れた場合、時間軸の短い「このたびは」という表現を使わない。
時間を空けてしまったら「その節は」「過日は」といったフレーズを使う。
特に、営業職の仕事を体験したことで、個人プレーに見える営業の仕事が、いろいろな方のサポートで成り立っていることを初めて知ることができました。
営業職の“チームワークの重要性”を知ることができ、私も周囲を巻き込んで、よりよいチームとして成長していく働き方を目指したい、と強く感じました。
【感想の書き方】
インターンシップで学んだことを自分の言葉で語る。
敬語が多少、おかしくなっても構わない。
「インターンで感動したことを素直に伝え、今後の人生に活かしたい」という流れが最も使える。
小説みたいに長々と書いてもよい。ここが個性を出す部分。
また、社員の皆様の温かいご指導と、仕事に対する思いに触れることで、ますます貴社への入社意欲が高まりました。
インターンシップで学んだことを糧に、これからの就職活動に励んでいきたいと思っております。
【抱負の書き方】
お決まりのお礼繰り返しとこれからの抱負を語る。
ここは独自性を出す部分ではないため変えなくてよい。
今後ともご指導のほど、何卒宜しくお願いいたします。
【メール結びの書き方】
たとえ今後、関わることがないとしても社交辞令として結びに入れておくと文章のまとまり感がでる。
意味は「これからも指導をしてください、お願い」
おまけ的な部分になるため長々と書く必要はない。
東京大学
工学部
伊藤 太郎
住所
電話：xxx-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx
【メール署名の書き方】
最後はお決まりのメール署名。
同じ苗字の人と混同してしまうことを防ぐため名前はフルネームで記載しておくこと。
最初の名乗る部分では苗字だけでも良い。
一般的に「大学名＋学部名＋学科名＋氏名＋住所＋電話＋Eメール」で構成されているとよい。
1週間～遅れた：インターンお礼メール
つづいてお礼メールをだすのがインターンシップ終了後、1週間以上となってしまったとき。
お礼メールを出すタイミングとしてはもう、かなり遅いです。
どれだけ丁寧なお礼メールをしても、
相手にネガティブな印象を与えてしまうことは間違いありません。
就活生の評価はインターンシップ中にすでに決まっているとはいえ、礼儀に反する行為だということは認識しておきましょう。
ということで
以下のようなお礼メールをだします。
【例文②】インターンお礼メールが遅れたとき
メール件名：インターンシップのお礼（就活大学・伊藤）
◯◯株式会社
加藤部長、佐藤課長、斉藤様
お世話になっております。
就活大学・工学部の伊藤です。
連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。
また過日は貴社インターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございました。
他では得られない、貴重な体験をすることができました。
特に、営業職の仕事を体験したことで、個人プレーに見える営業の仕事が、いろいろな方のサポートで成り立っていることを初めて知ることができました。
営業職の“チームワークの重要性”を知ることができ、私も周囲を巻き込んで、よりよいチームとして成長していく働き方を目指したい、と強く感じました。
また、社員の皆様の温かいご指導と、仕事に対する思いに触れることで、ますます貴社への入社意欲が高まりました。
インターンシップで学んだことを糧に、これからの就職活動に励んでいきたいと思っております。
今後ともご指導のほど、何卒宜しくお願いいたします。
*****************
就活大学
工学部
伊藤 太郎
住所
電話：xxx-xxxx-xxxx
Eメール：xxxx@xxxx
*****************
【解説②】ほかにも使える「お詫び」のひと言
さすがに1週間以上もインターンシップお礼メールが遅れたときには、お詫びのひと言を入れるべき。
ここではシンプルに「大変申し訳ございません」としましたが、他にも使えるフレーズをまとめておきます。
これらの謝罪をしたとしても、相手にネガティブな印象を与えてしまうことは必須です。ここまできたらもう、開き直りましょう。
お礼メールをしないよりは断然すばらしい対処法ですので。
例文「連絡が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます」
例文「連絡が遅くなりましたこと、深謝いたします」
例文「連絡が遅くなり誠に申し訳ありません」
【補足と注意点】
なぜなら、相手にとってはそれを知ったところで何もトクにならないから。言い訳がましいヤツだ、と思われるだけで損するのはあなた。
インターンシップ「お礼メール・お礼状」は、いつまでに出すべき？
インターンシップのお礼状やお礼メールをだすのは、早ければ早いほどよいです。
ビジネスがゆっくりな業界である化学メーカーですら1週間なにも連絡がないと「忘れられてるんだろうなぁ〜…」という気持ちになります。
したがって
どれだけ遅れたとしてもインターンシップの終了後、1週間が期日ですね。
お礼メールであればすぐに出すこともできますが、お礼状だと手紙を書いたり封筒を用意したり、投函したり、社員の手元に届くまでに1週間くらい経過してます。
これだと完全に遅い部類です…。
ビジネスの世界においては相手を待たせれば待たせるほど、内容のハードルが上がっていきます。
24時間以内であれば仮にくだらない内容のお礼メールであったとしても「早いレスポンスだねぇ、関心、関心」となります。
いっぽうで遅いお礼メールを出した場合…
たとえ内容がしっかりしていても「お礼メールあったけど、これだけ考える時間があった割にしょうもないなぁ…」となりますので要注意。
まぁ、
だからといってあなたのインターンシップ中の評価を変えるようなものではありませんが…
お礼メールはできるだけ早く送るように
次回から気をつけましょう。
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コメント
大変参考になりました。
解説①のところに具体的な大学名が出てしまっています。