【転職】選考辞退メールの例文・書き方

ドタキャンは電話&メールで!

「選考日程が近い、もしくは当日に選考辞退する!」というようなドタキャンに近いときには電話&メールの両方で連絡するのがもっとも丁寧。

なぜなら、メールだけの連絡だとスルーされている可能性があるから(相手の責任ではありますが…)。

これはビジネスマナーであり、相手への配慮&こちらの精一杯の誠意を込めた対応です。電話で確実に伝え、さらに念押しとして謝罪メールを送っておけば完璧。

手順は以下のように行ってください。

  • 手順「まず電話で連絡し、さらに確認の意味で謝罪メールも送る」
    → もっとも素晴らしい選考辞退の方法です。電話で確実に伝え、さらに念押しとして謝罪メールを送っておけば完璧。営業場面では通常、この方法を使います。
  • 手順「まず選考辞退メールを送り、後で電話連絡もする」
    → 順番をかえただけです。急ぎでキャンセル連絡をしたいとき電話連絡だと、営業時間外になってしまうことがあります。そんな時はまずキャンセルメールを送り、その後、営業時間内に電話をするとよいでしょう。

選考までに4日以上ある時はメールだけでよい

選考までに十分な時間がある(3~4営業日が目安)、というときにはメール連絡だけでも構いません。これだけの時間があれば採用担当も十分にスケジュールの再調整ができます。

もう関わることのない企業ですので、メール返信がこなくても放置で大丈夫。あなたにとって不利になることはありません。

選考辞退では手紙を使わない

転職者の中にはメールではなく、手紙でいちいち選考辞退を伝える人もいます。

でも手紙は労力だけかかってまったく報われない作業です。届けるのに時間かかりますし、相手からの返信はどちらにせよメールか電話になるわけですし…。

「ビジネスシーンで不必要に丁寧すぎるのは悪だ」ということを認識しておきましょう。

選考辞退メールに返信がこない時の対処法4つ

「選考辞退メール」を送ったものの、企業の採用担当から返信がこない場合もあります。これは、①メールチェック漏れ、②あえて返信しない、の2パターン考えられます。

とくに気にする必要はありませんが、そんなときには以下の対処法があります。

  1. 気にしない
    ・メールチェックを怠っていたのは採用担当の責任なので「気にしない」、というのでもよいです(不親切ではありますが…)。
  2. 返事の催促メールを送る
    ・催促メール例文「件名FW:(メール転送)先般送付いたしました以下のメールは、お受け取りになられましたか。お忙しいところ恐れ入りますが、お返事をいただければ幸いです。〜後略〜」
  3. 選考辞退メールを再送する
    ・再送メール例文「メール送付できていなかった恐れがあり、再度失礼いたします。さて、ご案内をいただいておりました次回選考の件、大変恐れ入りますが諸事情により辞退いたします。〜後略〜」
  4. シンプルに電話して確認する
    ・電話で選考辞退することが伝わっているかを確認するのが、最も確実ではあります…。ただし選考を辞退する企業に対して、そこまで丁寧にする必要があるのか?という問題あり。
    ・電話対応例「〜前略〜先日メールにて連絡いたしましたが、諸事情により選考辞退をいたします。誠に申しわけございません…〜後略〜」