「ご記入くださいませ」の意味と使い方・ビジネスメール例文

「ご記入くださいませ」の意味、ビジネスシーンにふさわしい使い方(メール・手紙・文書・社内上司・社外・目上・就活・転職)、注意点について。

ビジネスメールの例文つきで誰よりも正しく解説する記事。

※長文になりますので「見出し」より目的部分へどうぞ

意味・敬語の解説

「ご記入ください」は「記入してほしい」という意味。

なぜこのような意味になるのか?

そもそもの意味と敬語について順をおって解説していきます。

“ご記入くださいませ”の意味は「記入してくれ」

「ご記入くださいませ」の意味は直訳すると「記入してくれ」となります。

ただし敬語をつかっているため実際にはもっと丁寧なニュアンス。

結局のところ、

記入してほしい」「記入してください」ということが言いたいのですね。

「ませ」ってどんな意味?

“ご記入くださいませ”の「ませ」に深い意味はなく、丁寧語「ます」の命令形です。

ほとんどの場合は「お(ご)〜くださいませ」のワンセットで使われ、

〜してください」「〜してほしい」の意味になります。

“ご記入ください vs くださいませ”の違い

“ご記入ください vs くださいませ”の違い

もともと”ご記入くださいませ”は「ご記入ください」という命令形。

ただ、

「ご記入ください」だとシーンによっては強い口調に感じられることがあり、目上・上司などに不快感をあたえる恐れがあります。

(実際には敬語なので決して失礼ということはないのですけど…)

そこで、

「〜ください」に丁寧語の命令形「ませ」を添えることで、やんわ〜りとした依頼・お願いの敬語フレーズにしています。

命令形である点において「ご記入ください」とたいして違いはありませんが、「ませ」を添えることで、よりやわらかい印象となりますね。

ちなみに「〜くださいませ」は女性がよくつかうフレーズであるため、女性敬語だと言われることもあります。

ただ実際には男性であろうと女性であろうと違和感なくつかえます。

敬語の種類

まとめとして「ご記入くださいませ」の敬語の成り立ちを整理しておきます。

  • もとになる単語「記入」
  • 「〜してくれる」の尊敬語”お(ご)〜くださる”で「ご記入くださる
  • 丁寧語”ます”の命令形「ませ」をくっつけて「ご記入くださりませ
  • 楽に発音するため「り→い」にして「ご記入くださいませ

※ 漢字表記「下さい」vs ひらがな表記「ください」はどちらもOK

※「くださませ → くださませ」への変化を「イ音便」といいます

このようにして元になる語「記入」を敬語にしています。つまり敬語としては何もおかしいところはありません。間違いではなく正しい敬語です。

ちなみに敬語「お(ご)」は…

「自分がご記入する」のであれば謙譲語としての使い方。

上司・目上・取引先などの「相手がご記入くださる」のであれば尊敬語としての使い方。

というように2パターンあります。

【使い方】記入してほしい!と伝えるビジネスシーン

つづいて「ご記入くださいませ」の使い方について。

意味のとおりで何かしら「記入してほしい!」「記入してください!」と言いたいビジネスシーンに使います。

①電話対応・ビジネスメールどちらにも使える

「ご記入くださいませ」の使い方

上司や社内の目上・社外取引先になにかしら「記入してほしい」とき。

電話対応・商談などの会話シーンでもつかえますし、ビジネスメールなど文章にもつかえる丁寧な敬語フレーズです。

お願いごとや依頼事項のたくさんあるビジネスメールではとかく「いただく」ばかりつかってしまい、文章や言い回しが気持ち悪くなるケースあり。

そんなとき、

「ご記入くださいませ」にかぎらず「〜くださいませ」というフレーズはサラッとつかえてかつ、やわらかい印象になるので重宝しますね。

②例文

「ご記入くださいませ」はたとえば、

  • 【例文】どうかご記入くださいませ
  • 【例文】何卒ご記入くださいませ
  • 【例文】大変恐れ入りますが、どうかご記入くださいませ

のようにして依頼・お願いをともなうビジネスシーン(会話・電話対応・メール)に使われます。

ようするに「記入してほしい!」という意味なのですが丁寧な敬語にすると、こんな風にややこしい文章になります。

丁寧な言い換え敬語

「記入してほしい」ときにつかえるビジネス敬語。

じつは…

「ご記入くださいませ」だけではなく、もっと丁寧な(というか堅苦しい)敬語フレーズというのはたくさんあります。

ということで、

ここではとくにビジネスメールにおいて活躍する丁寧な敬語フレーズを紹介します。

①ご記入いただければと存じます

「記入してほしい」ときにつかえる丁寧なビジネス敬語

  • 例文「ご記入いただければと存じます」

意味は『記入してもらえたらと思います』

「~してもらえたらと思う」としているため相手に強制しない、とてもやわらか~いお願いの敬語フレーズになります。

目上・上司にはもちろんのこと社外取引先にもつかえる丁寧な敬語フレーズですね。

「いただければ」は「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜いただく」+仮定の「れば」

「存じます」は「思う」の謙譲語「存じる」+丁寧語「ます」

②ご記入いただきたく存じます

「記入してほしい」ときにつかえる丁寧なビジネス敬語

  • 例文「ご記入いただきたく存じます」

意味は『記入してもらいたいと思います』

「~してもらいたいと思う」としているため相手に強制しない、とてもやわらか~いお願いの敬語フレーズになります。

「いただきたく」は「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜いただく」+願望の「~たい」

「存じます」は「思う」の謙譲語「存じる」+丁寧語「ます」

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

③ご記入いただければ幸いです

「記入してほしい」ときにつかえる丁寧なビジネス敬語

  • 例文「ご記入いただければ幸いです」

意味は『記入してもらえたら嬉しいなぁ、幸せだなぁ』

つまり『記入してもらえたら嬉しいです』

相手に強制しない、とてもやわらか~いお願いの敬語フレーズですね。

「いただければ」は「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜いただく」+仮定の「~れば」

「幸いです」は「幸い」+丁寧語「です」

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

「~いただければ幸いです」という敬語フレーズはお願い・依頼のビジネスメールでよく使います。以下の例文もご参考にどうぞ。

ほかにも似たような敬語には以下のようなフレーズもあります。

  • 例文「ご記入いただけましたら幸いです」
  • 例文「ご記入いただけましたら幸甚に存じます」
  • 例文「ご記入いただければ幸甚に存じます」
  • 例文「ご記入いただけますと幸いです」
  • 例文「ご記入いただけますと幸甚に存じます」
  • 例文「ご記入賜りますと幸いです」
  • 例文「ご記入賜りますと幸甚に存じます」

補)幸甚(こうじん)の意味は「この上もない幸せ。大変ありがたいこと。また、そのさま」

④ご記入くださいますようお願い申し上げます

「記入してほしい」ときにつかえる丁寧なビジネス敬語

  • 例文「ご記入くださいますようお願い申し上げます」
  • 例文「ご記入くださいますようお願い致します」

意味は『記入してくれるようお願いします』

とくにビジネスメールの結び・締めによくつかうフレーズになります。

※「お願い申し上げます」は「お願い致します」に言い換えOK

「ください」単体としての意味は「〜してくれ」「〜して欲しい」の丁寧な言いまわしと考えることができます。

が、

「ください」は敬語ではあるものの、結局のところ命令形であるために強い口調となります。

そこで「ますようにお願い」と続けることで「お願い」とすり替え、やんわ〜りとした表現にしています。とても丁寧な敬語フレーズと言えますね。

たとえば、

  1. ご査収くださいますようお願い申し上げます
    意味「よく中身を確認して受け取ってくれるようお願い!」
  2. ご記入くださいますようお願い申し上げます
    意味「記入してくれるようお願い!」
  3. ご確認くださいますようお願い申し上げます
    意味「確認してくれるようお願い!」
  4. ご了承くださいますようお願い申し上げます
    意味「納得してくれるようお願い!」

などのようにして使います。

これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「●●くださいますようお願い〜」を使うことによって相手に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。

ビジネスでは下手(したて)に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。

⑤ご記入いただきますよう・賜りますよう〜

「記入してほしい」ときにつかえる丁寧なビジネス敬語

  • 例文「ご記入いただきますようお願い申し上げます」
  • 例文「ご記入いただけますようお願い申し上げます」
  • 例文「ご記入賜りますようお願い申し上げます」

意味はどちらも『記入してもらうようお願いします』

とくにビジネスメールの結び・締めによくつかうフレーズになります。

※「お願い申し上げます」は「お願い致します」に言い換えOK

「いただきますよう」は”〜してもらう”の謙譲語「お(ご)〜いただく」+丁寧語”ます”+”ように”

「いただけますよう」は”〜してもらう”の謙譲語「お(ご)〜いただく」+可能形+丁寧語”ます”+”ように”

「賜りますよう」は”〜してもらう”の謙譲語「お(ご)〜賜る」+丁寧語”ます”+”ように”

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

賜る(たまわる)という敬語のほうがよりカチッとした表現になりますので、文書など公式なビジネスシーンではかならず「賜る」を使います。

普段のメールであれば「いただきますよう」でOK。

「くださいますよう」「いただきますよう・いただけますよう・賜りますよう」はニュアンスが違うものの、どれも結局のところ「~してほしい」と言いたいので同じです。

なお「ご了承賜りますよう~」というように「」を入れるケースもあります。どちらを使っても正しい敬語です。

⑥ご記入のほどお願い申し上げます

「記入してほしい」ときにつかえる丁寧なビジネス敬語

  • 例文「ご記入のほどお願い申し上げます」
  • 例文「ご記入のほどお願い致します」

意味は「記入してくれるようお願いします」となります。

とくにビジネスメールの結び・締めによくつかうフレーズになります。

※「お願い申し上げます」は「お願い致します」に言い換えOK

ここで「ご記入のほど」の「のほど」は限定を避ける言い方で、意味としては「〜してもらうよう」「〜してくれるよう」と考えることができます。

断定をさけて表現をやわらげるのに用いる語です。

たとえば、

  1. ご査収のほどお願い申し上げます
    意味「よく中身を確認して受け取るよう、お願い」
  2. お取り計らいのほどお願い申し上げます
    意味「物事をうまく進めてくれるよう、お願い」
  3. ご記入のほどお願い申し上げます
    意味「記入してくれるよう、お願い」
  4. ご了承のほどお願い申し上げます
    意味「納得してくれるよう、お願い」

などのようにして使います。

これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「〜のほど」を使うことによって相手に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。

ビジネスでは下手(したて)に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。

先ほどとおなじく「お願い申し上げます」は「お願いいたします」「お願い致します」と言い換えできます。

⑦~その他いろいろな言い換え敬語

敬語の種類というのは本当にいろいろあります。

ほんの一例ですが他にもある使い方を例文にまとめておきます。

  • 例文「ご記入をお願い致します
    ※意味は「記入をお願いする」
  • 例文「ご記入いただきたく、お願い致します
    意味は「記入してほしい、お願いします」
  • 例文「ご記入いただけましたら幸いです
    ※意味は「記入してもらえたら嬉しいです」
  • 例文「ご記入いただけましたら幸甚に存じます
    ※意味は「記入してもらえれば嬉しく思います」
  • 例文「ご記入いただければ幸甚に存じます
    ※意味は「記入してもらえれば嬉しく思います」
  • 例文「ご記入いただけますか?
    ※意味は「記入してもらえるか?」でとくに会話シーンで使われるフレーズ
  • 例文「ご記入いただけますでしょうか?
    ※意味は「記入してもらえるだろうか?」でとくに会話シーンで使われるフレーズ
  • 例文「ご記入いただけますと幸いです
  • 例文「ご記入いただけますと幸甚に存じます
  • 例文「ご記入賜りますと幸いです
  • 例文「ご記入賜りますと幸甚に存じます
  • 例文「ご記入賜れましたら幸いです
  • 例文「ご記入賜れましたら幸甚に存じます
・「存じる」は「思う」の謙譲語
・「いただきたく」は謙譲語「いただく」+願望「~たい」
・「いただければ」は謙譲語「いただく」+可能形+仮定「たら・れば」
・幸甚(こうじん)の意味は「この上もない幸せ。大変ありがたいこと。また、そのさま」

ビジネスメール例文

こうして長々と読んでいてもイメージがつかみにくいかと思いますので、より実践的に。

ここでは「ご記入くださいませ」の使い方をビジネスメール例文とともにご紹介。

どれも目上・上司・取引先にふさわしい丁寧な敬語にしています。ご参考にどうぞ。

なおビジネスメールにおいて「ご記入くださいませ」としてもいいのですが、

「ご記入いただきたく存じます」

「ご記入いただければと存じます」

「ご記入いただければ幸いです」

「ご記入のほどお願い致します」

などの敬語もオススメです。

ビジネスメール例文①アンケートに記入してほしい

メール件名:残業時間に関するアンケート実施

各位

突然のご連絡、大変失礼いたします。

このたび人事労務部では残業時間の申請と実質の乖離を防ぐため、残業時間に関するアンケート調査を実施する運びとなりました。

添付エクセルのとおり質問フォームを作成いたしましたので、何卒ご記入くださいませ。

なお本メールは残業の申請が月30時間を超過している社員の皆さまへ一斉送信しております。

お忙しいところ大変お手数ではございますが、お力添えのほど何卒よろしくお願い致します。

**************
人事部 のまど
**************

ビジネスメール例文②アンケート記入の催促

メール件名:転送Fw:【再送】残業時間に関するアンケート実施

各位

たびたび失礼いたします。

さて、先般お願いしておりました残業時間に関するアンケート調査の件、その後いかがでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、部内で報告が必要なため明日中に添付フォームにご記入いただければと存じます。

なお、このメールはご返答がまだの方へ送付しております。

行き違いでご連絡いただいておりましたら申し訳ありません。

何卒宜しくお願い致します。

**************
人事部 ノマド
**************

ビジネス会話・電話対応では”ご記入いただけますか?”

ビジネスメールではなく会話や電話対応シーンであれば…

「ご記入くださいますようお願い申し上げます」などは絶対につかいません。

長いうえに丁寧すぎて気持ち悪いですからね。

そこでビジネス会話・電話対応では…

  • 【例文】ご記入いただけますか?
  • 【例文】ご記入いただけますでしょうか?
  • 【例文】ご記入願えますでしょうか?

※もちろん「ご記入ください」「ご記入くださいませ」としてもOK

といった質問フレーズをつかいましょう。

意味としては「記入してもらえますか?」であり、敬語をつかって丁寧な表現にしています。

「〜いただけますか?」サラッと言えるためビジネスシーンで重宝するフレーズです。

敬語の解説

ご記入いただけますか?」「ご記入いただけますでしょうか?

の敬語の成り立ちとしては…

  • “記入”に「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜いただく」で「ご記入いただく」
  • 可能形にして「ご記入いただける」
  • さらに丁寧語”ます”で「ご記入いただけます」
  • 疑問形にして「ご記入いただけますか?」

“〜だろうか”の丁寧語「〜でしょうか」を使うと「ご記入いただけますでしょうか?」

どちらの表現も謙譲語をうまくつかい、このうえなく丁寧な敬語フレーズとなっていることがわかります。

したがって上司・目上・社外取引先につかえる素晴らしい敬語、と言えるでしょう。

どちらかというと「〜いただけますでしょうか?」のほうが丁寧なのですが…バカ丁寧だという意見もあるため「〜いただけますか?」を使うのをオススメします。

参考記事

【まとめ】結局どれがもっとも丁寧?