「記入してください」よりも丁寧な言い換え敬語・メール例文

「記入してください」は上司・目上に失礼？

ビジネスメールに使えるもっと丁寧な敬語ってなに？

とご心配のあなたへ。

「記入してください」は目上や上司・取引先へのビジネスメールに使っても失礼ということでは無いのですが…

時と場合によっては上から目線に感じられてしまうことがあります。

会話や電話対応であれば問題ないものの、ビジネスメールなど顔の見えないコミュニケーションではより丁寧な敬語に言い換えすると好感度UP。

より丁寧な言い換えにはたとえば、

例文①ご記入ください
例文②ご記入くださいませ
例文③ご記入をお願い致します
例文④ご記入いただきたく存じます
例文⑤ご記入のほどお願い申し上げます
例文⑥ご記入いただきますようお願い申し上げます
例文⑦ご記入くださいますようお願い申し上げます
例文⑧ご記入いただけますか？ご記入いただけますでしょうか？
例文⑨ご記入いただければ幸いです
例文⑩ご記入賜りますようお願い申し上げます（”賜る”の読みは”たまわる”）

などあり。

これらの言い換えの丁寧レベルとしては「ご記入ください」がもっとも低く「例文⑨ご記入いただければ幸いです」「例文⑩ご記入賜りますよう〜」がもっとも丁寧。

あとはどれも似たようなものです。

それでは、

「記入してください」の意味、目上につかえるより丁寧な言い換え敬語、ビジネスシーンでの使い方（電話・メール・手紙・文書・社内上司・社外取引先・目上・就活・転職）、メール例文を紹介します。

※長文になりますので「見出し」より目的部分へどうぞ

意味・敬語の解説

「記入してください」は「記入してほしい」という意味。

なぜこのような意味になるのか？

そもそもの意味と敬語について順をおって解説していきます。

「記入してください」の意味は「記入してくれ」

「記入してください」のそもそもの意味は…

「記入してほしい」
「記入してくれ」

このように解釈できます。

「記入してください」の敬語の種類

「記入してください」を敬語としてみていくと…以下のようになりたちます。

もとになる単語「記入する」
さらに「くれる」の尊敬語”くださる”で「記入してくださる」
さらに命令形にして「記入してください」

このようにして元になる語「記入する」を敬語にしています。つまり敬語としては何もおかしいところはありません。間違いではなく正しい敬語です。

強い口調となる敬語”記入してください”

ここでひとつ注意点を。

「記入してください」だけでなく「～してください」という敬語は、つよい口調に感じられることがあります。

なぜなら「〜してください」は敬語ではあるものの結局のところ命令形であるから。

極端なたとえですが、よく母親が子供に

「はやく片付けなさい！！」
「静かにしなさい！！」

といっているのを耳にします。

「～なさい」は”する”の尊敬語”なさる”の命令形。

尊敬語”〜してくださる”の命令形「～してください」と似たような成り立ちです。

どちらかというと「～してください」のほうが丁寧ではありますが…どちらも結局のところ命令形であり、上から目線に感じられることがあります。

もちろん人それぞれ、感じ方はことなります。

私のようにまったく気にしない人もいれば気分を損ねる上司・目上もいます。

だからといって敬語は丁寧であればよいというわけでもなく、バカ丁寧だとそれはそれで問題あり（”慇懃無礼”-“いんぎんぶれい”といいます）。

で、

シンプルな敬語をつかいすぎると失礼だと言われたり…

本当にむずかしいのですよね。

したがってどんな敬語を使うかは状況や相手を考えてあなたの判断にゆだねられます。

いろんな敬語を知っておくことが重要

もっとも重要なことは、

いろんな敬語フレーズを知っておくこと。

そうすればビジネスシーンに応じてふさわしい敬語を選ぶ記入することができるようになります。

社内の上司にメールするときは”ご記入ください”をつかい、取引先にメールするときは「ご記入いただければ幸いです」をつかい…

というような感じ。

引き出しを多くもっておくと臨機応変に使い分けすることができます。

そういう意味でこれから紹介する言い換え敬語はどれも本当によくつかいます。

覚えておくと必ず役に立つことでしょう。

丁寧な言い換え敬語

ここまでの解説で「記入してください」が敬語として正しいこと、時と場合によってはイマイチになるということが分かりました。

ここからは、

じゃあどういう風に言い換えすればより丁寧な敬語になるの？

という点についてみていきます。

①ご記入ください

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入ください」

意味は『記入してください』

※ 漢字表記「下さい」vs ひらがな表記「ください」はどちらもOK

「記入して」というフレーズを尊敬語「ご記入」に言い換えているため丁寧レベルとしては「記入してください」よりもだいぶマトモ。

ただやはり「〜ください」という命令形である点において、強い口調に感じられてしまうケースあり。

さきほどの繰り返しにはなりますが、時と場合によっては目上・上司・取引先に不快感をあたえてしまいます。

気になるかたは言い換え例文②以降をつかいましょう。

ちなみに”ご記入ください”の敬語は以下のようになりたちます。

もとになる単語「記入する」に尊敬語”お（ご）”で「ご記入」
さらに「くれる」の尊敬語”くださる”で「ご記入くださる」
さらに命令形にして”ご記入ください”

※ 漢字表記「下さい」vs ひらがな表記「ください」はどちらもOK

ちなみに敬語「お（ご）」は…

「自分がご記入する」のであれば謙譲語としての使い方。

上司・目上・取引先などの「相手がご記入くださる」のであれば尊敬語としての使い方。

というように２パターンあります。

また「ご記入してください」は間違い敬語となりますのでご注意を。

②ご記入くださいませ

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入くださいませ」

意味は『記入してください』

尊敬語「ご記入くださる」に丁寧語”ます”の命令形「ませ」をつかい丁寧な敬語フレーズにしています。

命令形である点において「記入してください」とたいして違いはありませんが、丁寧語「ませ」を添えることで、よりやわらかい印象となりますね。

「〜くださいませ」は女性がよくつかうフレーズであるため、女性敬語だと言われることもあります。

ただ実際には男性であろうと女性であろうと違和感なくつかえます。

③ご記入いただきたく、お願い致します

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入いただきたく、お願い致します」
→意味は『記入してもらいたい、お願いします』

あるいは単に、

例文「ご記入をお願い致します」
→意味は『記入をお願いします』

としてもOKです。

※「お願い申し上げます」としても丁寧

※「よろしくお願い致します」というようにしても丁寧

いずれもシンプルかつ丁寧な敬語フレーズであり、ビジネスメールや電話対応でよくつかうフレーズです。

目上・上司にはもちろんのこと社外取引先にもつかえる丁寧な敬語フレーズですね。

「いただきたく」は「〜してもらう」の謙譲語「お（ご）〜いただく」＋希望「～したい」

④ご記入いただければと存じます

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入いただければと存じます」

意味は『記入してもらえたらと思います』

「～してもらえたらと思う」としているため相手に強制しない、とてもやわらか～いお願いの敬語フレーズになります。

目上・上司にはもちろんのこと社外取引先にもつかえる丁寧な敬語フレーズですね。

「いただければ」は「〜してもらう」の謙譲語「お（ご）〜いただく」＋仮定の「れば」

「存じます」は「思う」の謙譲語「存じる」＋丁寧語「ます」

⑤ご記入いただきたく存じます

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入いただきたく存じます」

意味は『記入してもらいたいと思います』

「～してもらいたいと思う」としているため相手に強制しない、とてもやわらか～いお願いの敬語フレーズになります。

「いただきたく」は「〜してもらう」の謙譲語「お（ご）〜いただく」＋願望の「～たい」

「存じます」は「思う」の謙譲語「存じる」＋丁寧語「ます」

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

⑥ご記入いただければ幸いです

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入いただければ幸いです」

意味は『記入してもらえたら嬉しいなぁ、幸せだなぁ』

つまり『記入してもらえたら嬉しいです』

相手に強制しない、とてもやわらか～いお願いの敬語フレーズですね。

「いただければ」は「〜してもらう」の謙譲語「お（ご）〜いただく」＋仮定の「～れば」

「幸いです」は「幸い」＋丁寧語「です」

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

「～いただければ幸いです」という敬語フレーズはお願い・依頼のビジネスメールでよく使います。以下の例文もご参考にどうぞ。

ほかにも似たような敬語には以下のようなフレーズもあります。

例文「ご記入いただけますと幸いです」
例文「ご記入いただけましたら幸いです」
例文「ご記入いただけますと幸甚に存じます」
例文「ご記入いただけましたら幸甚に存じます」
例文「ご記入いただければ幸甚に存じます」
例文「ご記入いただけますと幸いです」
例文「ご記入いただけますと幸甚に存じます」

補）幸甚（こうじん）の意味は「この上もない幸せ。大変ありがたいこと。また、そのさま」

⑦ご記入くださいますようお願い申し上げます

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入くださいますようお願い申し上げます」
例文「ご記入くださいますようお願い致します」

意味は『記入してくれるようお願いします』

※「お願い申し上げます＝お願い致します」に言い換えOK

「ください」単体としての意味は「〜してくれ」「〜して欲しい」の丁寧な言いまわしと考えることができます。

が、

「ください」は敬語ではあるものの、結局のところ命令形であるために強い口調となります。

そこで「ますようにお願い」と続けることで「お願い」とすり替え、やんわ〜りとした表現にしています。とても丁寧な敬語フレーズと言えますね。

たとえば、

ご査収くださいますようお願い申し上げます
意味「よく中身を確認して受け取ってくれるようお願い！」
ご検討くださいますようお願い申し上げます
意味「検討してくれるようお願い！」
ご確認くださいますようお願い申し上げます
意味「確認してくれるようお願い！」
ご了承くださいますようお願い申し上げます
意味「納得してくれるようお願い！」

などのようにして使います。

これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「●●くださいますようお願い〜」を使うことによって相手に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。

ビジネスでは下手（したて）に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。

⑧ご記入いただきますよう・賜りますよう〜

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入いただきますようお願い申し上げます」
例文「ご記入いただけますようお願い申し上げます」
例文「ご記入賜りますようお願い申し上げます」

意味はどちらも『記入してもらうようお願いします』

※「お願い申し上げます」は「お願い致します」に言い換えOK

「いただきますよう」は”〜してもらう”の謙譲語「お（ご）〜いただく」＋丁寧語”ます”＋”ように”

「いただけますよう」は”〜してもらう”の謙譲語「お（ご）〜いただく」＋可能形＋丁寧語”ます”＋”ように”

「賜りますよう」は”〜してもらう”の謙譲語「お（ご）〜賜る」＋丁寧語”ます”＋”ように”

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

賜る（たまわる）という敬語のほうがよりカチッとした表現になりますので、文書など公式なビジネスシーンではかならず「賜る」を使います。

普段のメールであれば「いただきますよう」でOK。

「くださいますよう」「いただきますよう・いただけますよう・賜りますよう」はニュアンスが違うものの、どれも結局のところ「～してほしい」と言いたいので同じです。

なお「ご了承を賜りますよう～」というように「を」を入れるケースもあります。どちらを使っても正しい敬語です。

⑨ご記入のほどお願い申し上げます

目上・ビジネスメールにもつかえる丁寧な「記入してください」の言い換え敬語

例文「ご記入のほどお願い申し上げます」
例文「ご記入のほどお願い致します」

意味は「記入してくれるようお願いします」となります。

※「お願い申し上げます」は「お願い致します」に言い換えOK

ここで「ご記入のほど」の「のほど」は限定を避ける言い方で、意味としては「〜してもらうよう」「〜してくれるよう」と考えることができます。

断定をさけて表現をやわらげるのに用いる語です。

たとえば、

ご査収のほどお願い申し上げます
意味「よく中身を確認して受け取るよう、お願い」
お取り計らいのほどお願い申し上げます
意味「物事をうまく進めてくれるよう、お願い」
ご検討のほどお願い申し上げます
意味「検討してくれるよう、お願い」
ご了承のほどお願い申し上げます
意味「納得してくれるよう、お願い」

などのようにして使います。

これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「〜のほど」を使うことによって相手に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。

ビジネスでは下手（したて）に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。

先ほどとおなじく「お願い申し上げます」は「お願いいたします」「お願い致します」と言い換えできます。

⑩~その他いろいろな言い換え敬語

敬語の種類というのは本当にいろいろあります。

ほんの一例ですが他にもある使い方を例文にまとめておきます。

例文「ご記入をお願い致します」
※意味は「記入をお願いする」
例文「ご記入いただきたく、お願い致します」
意味は「記入してほしい、お願いします」
例文「ご記入いただけましたら幸いです」
※意味は「記入してもらえたら嬉しいです」
例文「ご記入いただけましたら幸甚に存じます」
※意味は「記入してもらえれば嬉しく思います」
例文「ご記入いただければ幸甚に存じます」
※意味は「記入してもらえれば嬉しく思います」
例文「ご記入いただけますか？」
※意味は「記入してもらえるか？」でとくに会話シーンで使われるフレーズ
例文「ご記入いただけますでしょうか？」
※意味は「記入してもらえるだろうか？」でとくに会話シーンで使われるフレーズ
例文「ご記入いただけますと幸いです」
例文「ご記入いただけますと幸甚に存じます」
例文「ご記入賜りますと幸いです」
例文「ご記入賜りますと幸甚に存じます」
例文「ご記入賜れましたら幸いです」
例文「ご記入賜れましたら幸甚に存じます」

・「存じる」は「思う」の謙譲語
・「いただきたく」は謙譲語「いただく」＋願望「～たい」
・「いただければ」は謙譲語「いただく」＋可能形＋仮定「たら・れば」
・幸甚（こうじん）の意味は「この上もない幸せ。大変ありがたいこと。また、そのさま」

ビジネス会話・電話対応では”ご記入いただけますか？”

ビジネスメールではなく会話や電話対応シーンであれば…

「ご記入くださいますようお願い申し上げます」などは絶対につかいません。

長いうえに丁寧すぎて気持ち悪いですからね。

そこでビジネス会話・電話対応では…

【例文】ご記入いただけますか？
【例文】ご記入いただけますでしょうか？
【例文】ご記入願えますでしょうか？

※もちろん “ご記入ください”or”ご記入くださいませ” としてもOK

といった質問フレーズをつかいましょう。

意味としては「記入してもらえますか？」であり、敬語をつかって丁寧な表現にしています。

「〜いただけますか？」サラッと言えるためビジネスシーンで重宝するフレーズです。

敬語の解説

「ご記入いただけますか？」「ご記入いただけますでしょうか？」

の敬語の成り立ちとしては…

“記入する”に「〜してもらう」の謙譲語「お（ご）〜いただく」で「ご記入いただく」
可能形にして「ご記入いただける」
さらに丁寧語”ます”で「ご記入いただけます」
疑問形にして「ご記入いただけますか？」

“〜だろうか”の丁寧語「〜でしょうか」を使うと「ご記入いただけますでしょうか？」

どちらの表現も謙譲語をうまくつかい、このうえなく丁寧な敬語フレーズとなっていることがわかります。

したがって上司・目上・社外取引先につかえる素晴らしい敬語、と言えるでしょう。

どちらかというと「〜いただけますでしょうか？」のほうが丁寧なのですが…バカ丁寧だという意見もあるため「〜いただけますか？」を使うのをオススメします。

ビジネスメール例文【全文】

こうして長々と読んでいてもイメージがつかみにくいかと思いますので、より実践的に。

ここでは「記入してください」の丁寧な言い換えをつかったビジネスメール例文を紹介します。どれも目上・上司・取引先にふさわしい丁寧な敬語にしていますので、ご参考にどうぞ。

ビジネスメール例文①アンケート記入のお願い

メール件名：残業時間に関するアンケート実施

各位

突然のご連絡、大変失礼いたします。

このたび人事労務部では残業時間の申請と実質の乖離を防ぐため、残業時間に関するアンケート調査を実施する運びとなりました。

添付エクセルのとおり質問フォームを作成いたしましたので、ご記入いただければと存じます。

なお本メールは残業の申請が月30時間を超過している社員の皆さまへ一斉送信しております。

お忙しいところ大変お手数ではございますが、お力添えのほど何卒よろしくお願い致します。

**************
人事部　のまど
**************

ビジネスメール例文②記入の催促

メール件名：転送Fw：【再送】残業時間に関するアンケート実施

各位

たびたび失礼いたします。

さて、先般お願いしておりました残業時間に関するアンケート調査の件、その後いかがでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、部内で報告が必要なため明日中に添付フォームにご記入くださいますようお願い申し上げます。

なお、このメールはご返答がまだの方へ送付しております。

行き違いでご連絡いただいておりましたら申し訳ありません。

何卒宜しくお願い致します。

**************
人事部　ノマド
**************

ビジネスメール結びをより丁寧にするコツ

あまり関係ないのかもしれませんが重要なので念のため。

ビジネスメールの文末・結び・締めとして使うことのおおい「ご記入」

ここでは、

ビジネスメール結びをより丁寧にするためのコツをご紹介します。

+前置きに添えるフレーズを！

ビジネスメールの文末・結び・締めをより丁寧にするためのコツ。

「ご記入」の前置きに添える丁寧なお願いフレーズ「どうか」「何卒（なにとぞ）」を使うとより丁寧な印象のメールとなります。

たとえば以下のようなフレーズがあります。

どうか
例文「どうかご記入くださいますようお願い申し上げます」
例文「どうかご記入くださいますようお願い致します」
例文「どうかご記入いただければ幸いです」
例文「どうかご記入いただければと存じます。何卒よろしくお願い申し上げます」
何卒＝どうか
例文「何卒ご記入くださいますようお願い申し上げます」
例文「何卒ご記入くださいますようお願い致します」
例文「何卒ご記入いただければ幸いです」
例文「何卒ご記入いただければと存じます。よろしくお願い申し上げます」

+気づかいの敬語フレーズもGood

ビジネスメールの文末・結び・締めをより丁寧にするためのコツ。

「ご記入」の前置きには強調するフレーズ「どうか」「何卒（なにとぞ）」だけでなく、申し訳なく思う気持ちや、相手を気づかうフレーズをもってきても丁寧です。

たとえば「誠に勝手を申し上げますが」などと組み合わせ、以下例文のようにすると好感がもてますね。上司や目上にはもちろんのこと、取引先のメールにも使える丁寧な例文にしています。

恐縮＝申し訳なく思うこと
「お忙しいところ恐縮ではございますがご記入〜」
「お忙しいところ大変恐縮ではございますがご記入〜」
「たびたび恐縮ではございますがご記入〜」
恐れ入る＝申し訳なく思う
「お忙しいところ恐れ入りますがご記入〜」
「お忙しいところ大変恐れ入りますがご記入〜」
「たびたび恐れ入りますがご記入〜」
お手数＝お手間
「お忙しいところお手数お掛けしますがご記入〜」
「お忙しいところ大変お手数ではございますがご記入〜」
勝手を申し上げる＝自分勝手を言う
「誠に勝手を申し上げますがご記入〜」
ご無理申し上げる = 無理を言う
「ご無理申し上げますが、何卒ご記入のほどお願い申し上げます」
ご多忙とは存じますが＝忙しいとは思うけど
「ご多忙とは存じますがご記入〜」