目上に「ご記入願います」は失礼?意味・言い換え敬語・メール例文

「ご記入願います」は上司・目上に失礼?

ビジネスメールに使えるもっと丁寧な敬語ってなに?

とご心配のあなたへ。

「ご記入願います」は目上に失礼とまでは言わないものの、親しい取引先や上司および社内のコミュニケーションにつかえる程度の丁寧レベル。

こまかい部分ではありますが、ビジネス文書・メールや初対面の相手など気をつかうべきシーンではより丁寧な敬語に言い換えすると好感度UPします。

より丁寧な言い換えにはたとえば、

  • 【例文】ご記入いただけましたら幸いです
  • 【例文】ご記入いただきたく存じます
  • 【例文】ご記入くださいますようお願い申し上げます

などいろいろあります。くわしくは本文にて。

それでは、

「ご記入願います」の意味、目上につかえるより丁寧な言い換え敬語、ビジネスシーンでの使い方(電話・メール・手紙・文書・社内上司・社外取引先・目上・就活・転職)、メール例文を紹介します。

「ご記入願います」の意味と敬語の解説

「ご記入願います」は「記入してほしい」という意味。

なぜこのような意味になるのか?
そもそもの意味と敬語について順をおって解説していきます。

「ご記入願います」の意味は「記入してほしい」

「ご記入願います」の意味は…

「記入してほしい」
「記入してください」
「記入願います」

このように解釈できます。ここで「ご記入」の「ご」は尊敬語となります。尊敬語をつかっているため自分の行為ではなく、相手に「記入してほしい」という意味になります。

使い方は文字どおり上司や目上・取引先になにかしら記入してほしいときのビジネスシーンで使われます。

「ご記入願います」の敬語の種類

「ご記入願います」を敬語としてみていくと…以下のようになりたちます。

  • もとになる単語「記入」に尊敬語「お・ご」で「ご記入」とし、
  • さらに「願う」+丁寧語「ます」をくっつけて「ご記入願います」

このようにして元になる語「記入」を敬語にしています。つまり敬語としては何もおかしいところはありません。間違いではなく正しい敬語です。

なぜ目上に敬語「ご記入願います」はイマイチなの?

ここまでの解説で「ご記入願います」が正しい敬語であることがわかりました。

つづいて、

なぜ目上に敬語「ご記入願います」はイマイチなのか?という点について簡単に解説しておきます。

「ご記入願います」の「願います」という敬語が問題

「ご記入」というフレーズ自体はビジネスシーンで使える日本語です。

ところが問題は「ご記入願います」の「願います」の部分にあり。これは「願う」に丁寧語「ます」をつかっているのでまぁ敬語としては問題ありません。

が、

あなたから「記入してほしい」とお願いするのですから、もっと丁寧な敬語フレーズを使いたいものです。

ビジネスメールには堅苦しい敬語がオススメ

ビジネス会話であれば「ご記入願います」としてもよいでしょう。

あるいは…

親しい取引先・社内の目上・上司などあまり気づかいし過ぎする必要の無い相手にもOK

ただし、ビジネスメールにおいてはより堅苦しい敬語フレーズが好まれます。

なぜならメールは会話と違い、態度で敬意をしめすことができないから。メールにおいては丁寧な敬語フレーズを使うことが上司や目上のひとにたいする最大限の配慮なのです。

とくに、

あまり親睦のない取引先への社外メールや、きびしい上司・目上へのビジネスメールには言い換えするほうが無難です。

相手に「記入してほしい」つまり何かしらのお願い・依頼ビジネスメールに使うフレーズですので、より丁寧な文章を心がけたいものです。

こんな時に「ご記入願います」って失礼?実際に例文で考えてみる

こうして文章で理由を解説してもわかりにくいため「ご記入願います」がふさわしいかそうでないか、実際のビジネスシーンで見ておきましょう。

ウェブお問い合せフォームでの「ご記入願います」

▼ウェブサイトでの「ご記入願います」

◎お問い合わせ

お問い合わせの際には以下のコンタクトフォームにご記入願います。

↓↓

お問合せ内容:
氏 名:
社 名:
メール:

さて…

いかがでしょうか?

こんなときには「ご記入願います」あるいは「ご記入ください」で十分。一般的には不特定多数がみるようなWEBサイトやブログで丁重な言葉づかいをする必要はありません。(丁重な言葉づかいをしてもまったく問題はありませんが…)

アンケート依頼ビジネスメールでの「ご記入願います」

▼「ご記入願います」ビジネスメール

具体的にはたとえば、目上・取引先・上司などにアンケート調査の依頼をするビジネスメールのとき。

-ビジネスメール例文-

メール件名:残業時間に関するアンケート実施

各位

突然のご連絡、大変失礼いたします。

このたび人事労務部では残業時間の申請と実質の乖離を防ぐため、残業時間に関するアンケート調査を実施する運びとなりました。

添付エクセルのとおり質問フォームを作成いたしましたので、ご記入願います。

なお本メールは残業の申請が月30時間を超過している社員の皆さまへ一斉送信しております。

お忙しいところ大変お手数ではございますが、お力添えのほど何卒よろしくお願い致します。

人事部 のまど

さて…

いかがでしょうか?

上司など社内コミュニケーションであれば「ご記入願います」でもまぁ問題はありませんが…

以下のように言い換えすると、より丁寧なビジネスメールになります。

▼言い換えビジネスメール

-言い換え例文-

添付エクセルのとおり質問フォームを作成いたしましたので、
ご記入いただければと存じます。

記入・催促ビジネスメールでの「ご記入願います」

あるいはたとえば、上司や目上・社外取引先に記入を催促するビジネスメールのとき。

-ビジネスメール例文-

メール件名:転送Fw:【再送】残業時間に関するアンケート実施

各位

たびたび失礼いたします。

さて、先般お願いしておりました残業時間に関するアンケート調査の件、その後いかがでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
部内で報告が必要なため明日中に添付フォームにご記入願います。

なお、このメールはご返答がまだの方へ送付しております。行き違いでご連絡いただいておりましたら申し訳ありません。

何卒宜しくお願い致します。

人事部 ノマド

さて…

いかがでしょうか?

上司など社内コミュニケーションであれば「ご記入願います」でもまぁ問題はありませんが…

以下のように言い換えすると、より丁寧なビジネスメールになります。

▼言い換えビジネスメール

-言い換え例文-

お忙しいところ大変恐れ入りますが、
部内で報告が必要なため明日中にご記入いただければと存じます。

目上に使える「ご記入願います」の丁寧な言い換え敬語

ここまでの解説で「ご記入願います」が敬語として正しいこと、正しいにもかかわらず目上に使うにはちょっとイマイチだということが分かりました。

ここからは、

じゃあどういう風に言い換えすれば丁寧な敬語になるの?という点についてみていきます。

ご記入いただければと存じます

目上にもつかえる丁寧な「ご記入願います」の言い換え敬語

  • 例文「ご記入いただければと存じます」

意味は『記入してもらえたらと思います』となります。

「いただければ」は「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜いただく」+仮定の「れば」

「存じます」は「思う」の謙譲語「存じる」+丁寧語「ます」

「~いただければと存じます」という敬語フレーズはお願い・依頼のビジネスメールでよく使います。以下の例文もご参考にどうぞ。

▼「~いただければと存じます」の例文

  • 例文『ご連絡(を)いただければと存じます』
  • 例文『ご確認(を)いただければと存じます』
  • 例文『ご記入(を)いただければと存じます』
  • 例文『ご了承(を)いただければと存じます』
  • 例文『ご容赦(を)いただければと存じます』
  • 例文『お力添え頂ければと存じます』

※注意)(を)としたのは、日本語としては「記入をもらう=ご記入をいただく」という使い方をしても問題ないから。ビジネス敬語としては「ご記入いただく」という使い方をするのが一般的です。

ご記入いただきたく存じます

目上にもつかえる丁寧な「ご記入願います」の言い換え敬語

  • 例文「ご記入いただきたく存じます」
意味は『記入してもらいたいと思います』となります。

「いただきたく」は「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜いただく」+願望の「~たい」

「存じます」は「思う」の謙譲語「存じる」+丁寧語「ます」

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

「~いただきたく存じます」という敬語フレーズはお願い・依頼のビジネスメールでよく使います。以下の例文もご参考にどうぞ。

▼「~いただきたく存じます」の例文

  • 例文『ご連絡いただきたく存じます』
  • 例文『ご確認いただきたく存じます』
  • 例文『ご回答いただきたく存じます』
  • 例文『ご了承いただきたく存じます』
  • 例文『ご検討いただきたく存じます』
  • 例文『お力添えいただきたく存じます』

ご記入いただければ幸いです

目上にもつかえる丁寧な「ご記入願います」の言い換え敬語

  • 例文「ご記入いただければ幸いです」

意味は『記入してもらえたら嬉しいなぁ、幸せだなぁ』、つまり「記入してもらえたら嬉しいです」となります。

「いただければ」は「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜いただく」+仮定の「~れば」

「幸いです」は「幸い」+丁寧語「です」

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

「~いただければ幸いです」という敬語フレーズはお願い・依頼のビジネスメールでよく使います。以下の例文もご参考にどうぞ。

▼「~いただければ幸いです」の例文

  • 例文『ご連絡いただければ幸いです』
  • 例文『ご確認いただければ幸いです』
  • 例文『ご検討いただければ幸いです』
  • 例文『ご了承いただければ幸いです』
  • 例文『ご容赦いただければ幸いです』
  • 例文『お力添えいただければ幸いです』

ご記入くださいますようお願い申し上げます

目上にもつかえる丁寧な「ご記入願います」の言い換え敬語

  • 例文「ご記入くださいますようお願い申し上げます」
  • 例文「ご記入くださいますようお願い致します」

意味は「記入してくれるようお願いします」

「ご記入くださいますよう」の「くださいますよう」の敬語はややこしいため、くわしく解説しておきます。

  1. 「くれる」の尊敬語「くださる」の命令形
  2. 丁寧語「ます」
  3. ように

上記のようにして敬語にしています。

「ください」単体としての意味は「〜してくれ」「〜して欲しい」の丁寧な言いまわしと考えることができます。

が、

「ください」は敬語ではあるものの、結局のところ命令形であるために強い口調となります。

そこで「ますようにお願い」と続けることで「お願い」とすり替え、やんわ〜りとした表現にしています。とても丁寧な敬語フレーズと言えますね。

たとえば、

  1. ご査収くださいますようお願い申し上げます
    意味「よく中身を記入して受け取ってくれるようお願い!」
  2. ご検討くださいますようお願い申し上げます
    意味「検討してくれるようお願い!」
  3. ご連絡くださいますようお願い申し上げます
    意味「連絡してくれるようお願い!」
  4. ご了承くださいますようお願い申し上げます
    意味「納得してくれるようお願い!」

などのようにして使います。

これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「●●くださいますようお願い〜」を使うことによって相手に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。

ビジネスでは下手(したて)に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。

ご記入いただきますよう・賜りますよう〜

目上にもつかえる丁寧な「ご記入願います」の言い換え敬語

  • 例文「ご記入いただきますようお願い申し上げます」
  • 例文「ご記入賜りますようお願い申し上げます」

意味は「記入してもらうようお願いします」

「いただきますよう」は「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜いただく」+丁寧語「ますよう」

「賜りますよう」は「〜してもらう」の謙譲語「お(ご)〜賜る」+丁寧語「ますよう」

というように敬語にしており、目上のひとや上司・社外取引先につかえるとても丁寧なビジネスフレーズです。

賜る(たまわる)という敬語のほうがよりカチッとした表現になりますので、文書など公式なビジネスシーンではかならず「賜る」を使います。

普段のメールであれば「いただきますよう」でOK。

また「くださいますよう」「いただきますよう・賜りますよう」の違いは後ほど。

ご記入のほどお願い申し上げます

目上にもつかえる丁寧な「ご記入願います」の言い換え敬語

  • 例文「ご記入のほどお願い申し上げます」
  • 例文「ご記入のほどお願い致します」

意味は「記入してくれるようお願いします」となります。

ここで「ご記入のほど」の「のほど」は限定を避ける言い方で、意味としては「〜してもらうよう」「〜してくれるよう」と考えることができます。

断定をさけて表現をやわらげるのに用いる語です。

たとえば、

  1. ご査収のほどお願い申し上げます
    意味「よく中身を記入して受け取るよう、お願い」
  2. お取り計らいのほどお願い申し上げます
    意味「物事をうまく進めてくれるよう、お願い」
  3. ご検討のほどお願い申し上げます
    意味「検討してくれるよう、お願い」
  4. ご了承のほどお願い申し上げます
    意味「納得してくれるよう、お願い」

などのようにして使います。

これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「〜のほど」を使うことによって相手に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。

ビジネスでは下手(したて)に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。

先ほどとおなじく「お願い申し上げます」は「お願いいたします」「お願い致します」と言い換えできます。

ほかにも色々ある「ご記入」の例文

敬語の種類というのは本当にいろいろあります。

ほんの一例ですが他にもある使い方を例文にまとめておきます。

  • 例文「ご記入いただけましたら幸いです」
    ※意味は「記入してもらえたら嬉しいです」
  • 例文「ご記入いただけましたら幸甚に存じます」
    ※意味は「記入してもらえれば嬉しく思います」
  • 例文「ご記入いただければ幸甚に存じます」
    ※意味は「記入してもらえれば嬉しく思います」
・「存じる」は「思う」の謙譲語
・「いただきたく」は謙譲語「いただく」+願望「~たい」
・「いただければ」は謙譲語「いただく」+可能形+仮定「たら・れば」

ご記入の程・くださいますよう・いただきますよう・賜りますよう・ご記入いただければ幸いです の違い